采購需求與供應商管理工具模板一、適用范圍與應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)制造、服務、商貿(mào)等類型）的采購部門及需求部門，用于規(guī)范從采購需求提報到供應商全生命周期管理的標準化流程。具體應用場景包括：新項目/新業(yè)務采購：如企業(yè)新產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)線擴建等項目中的物料或服務采購需求管理；日常運營采購：如生產(chǎn)原材料、辦公用品、IT設備等常規(guī)物料的定期采購；緊急/臨時采購：如設備突發(fā)故障維修、臨時活動物料等需快速響應的采購需求；供應商合作優(yōu)化：現(xiàn)有供應商績效評估、新供應商引入及淘汰決策支持。二、標準化操作流程詳解（一）采購需求發(fā)起與審核需求提報需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）根據(jù)業(yè)務計劃或實際需求，填寫《采購需求申請表》（模板見“核心工具模板清單”），明確物料/服務名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、用途、期望交付時間、預算金額等關鍵信息。需求部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，簽字確認后提交至采購部。需求復核與匯總采購部收到需求后，重點審核需求的完整性（如規(guī)格是否清晰、預算是否符合公司標準）、與現(xiàn)有庫存的匹配度（避免重復采購），以及緊急程度的合理性。對多個部門提出的同類需求進行匯總，形成合并采購需求，以提高采購效率。需求審批根據(jù)采購金額或物料重要性，按權限分級審批（如金額≤1萬元由采購經(jīng)理審批，1萬-5萬元由分管副總審批，＞5萬元由總經(jīng)理審批）。審批通過后，采購部啟動供應商尋源流程；審批不通過則退回需求部門修改。（二）供應商尋源與評估供應商信息收集采購部通過公開招標、行業(yè)推薦、供應商自薦、歷史合作記錄等渠道，收集潛在供應商信息，建立《供應商信息庫》。收集內(nèi)容需包括：供應商名稱、主營業(yè)務、資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)認證）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（僅保留公司固話，避免個人隱私信息）、歷史合作案例等。供應商資格預審從《供應商信息庫》中篩選符合基本資質(zhì)的供應商，重點審核：經(jīng)營范圍是否匹配本次采購需求；是否具備必要的生產(chǎn)/經(jīng)營許可（如ISO9001質(zhì)量體系認證、特種設備生產(chǎn)許可證等）；財務狀況（如近3年無嚴重虧損、無法律糾紛）；信用記錄（如未被列入經(jīng)營異常名錄、嚴重違法失信企業(yè)名單）。資格預審不通過的供應商終止合作流程。供應商現(xiàn)場考察/樣品測試（可選）對金額較大或技術要求復雜的采購項目（如大型設備定制），組織需求部門、技術部門共同對供應商進行現(xiàn)場考察，評估其生產(chǎn)規(guī)模、技術能力、品控流程等。需提供樣品的采購項目（如原材料、零部件），由需求部門進行樣品測試，出具《樣品測試報告》，確認是否符合技術標準。綜合評估與選定采購部組織成立評估小組（成員含采購、需求、技術、財務部門人員），從價格、質(zhì)量、交期、服務、合作穩(wěn)定性等維度對供應商進行評分（參考《供應商評估表》）。評分采用百分制，各維度權重可根據(jù)采購類型調(diào)整（如質(zhì)量類采購質(zhì)量權重可設為40%，價格類采購價格權重可設為50%）。選取綜合得分最高的供應商作為候選供應商，若得分相近（如分差＜5分），可增加商務談判環(huán)節(jié)進一步比較。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂詢價與比價對候選供應商進行詢價，要求其提供正式報價單（需加蓋公章，注明含稅/不含稅價格、交貨期、付款方式等）。采購部對比至少3家合格供應商的報價，結合《供應商評估表》得分，確定最終合作供應商。合同擬定與審核采購部根據(jù)談判結果，擬定《采購合同》，明確雙方權利義務，包括：物料/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、質(zhì)量標準、交付時間與地點、驗收方式、付款條件、違約責任、爭議解決方式等條款。合同需經(jīng)法務部（或指定法務人員）、財務部、需求部門及分管領導審核，保證條款合規(guī)、風險可控。合同簽訂與執(zhí)行審核通過后，由授權代表（如總經(jīng)理或分管副總）與供應商簽訂合同，雙方各執(zhí)一份原件，采購部將合同掃描件存檔并同步至財務部、需求部門。采購部向供應商下達《采購訂單》，作為交付依據(jù)，同時跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度。（四）履約管理與驗收交付跟蹤供應商按合同約定時間交付物料/服務時，需提前通知采購部及需求部門。采購部核對到貨信息（如訂單號、數(shù)量、批次號）與合同是否一致，確認無誤后簽收《送貨單》。質(zhì)量驗收需求部門根據(jù)《采購合同》中的質(zhì)量標準（如國標行標、技術協(xié)議、樣品標準）對到貨物料/服務進行驗收，可包括：外觀檢查（包裝是否完好、標識是否清晰）；數(shù)量清點（與送貨單、訂單一致）；功能測試（如抽檢送檢、現(xiàn)場試運行）。驗收合格后，填寫《物料驗收單》，需求部門、采購部、供應商（或其送貨人）簽字確認；驗收不合格則出具《不合格品報告》，聯(lián)系供應商退換貨或協(xié)商解決方案。入庫與結算驗收合格的物料由倉庫辦理入庫手續(xù)，登記《庫存臺賬》，更新庫存數(shù)據(jù)。財務部根據(jù)《采購合同》《物料驗收單》《發(fā)票》（需與合同信息一致）等單據(jù)，按約定付款方式（如貨到付款、賬期30天）辦理付款，采購部配合完成結算流程。（五）供應商績效評價與優(yōu)化績效數(shù)據(jù)收集采購部定期（如每季度/每半年）收集供應商履約數(shù)據(jù)，包括：交付準時率（按時交付批次/總交付批次×100%）；質(zhì)量合格率（驗收合格批次/總交付批次×100%）；價格競爭力（對比市場均價或歷史采購價格）；服務響應速度（如問題解決及時性、配合度）；合作配合度（如是否按時提供發(fā)票、配合售后等）?？冃гu分與評級依據(jù)《供應商績效評價表》，對各項指標量化評分（如交付準時率≥95%得20分，90%-95%得15分，＜90%得0分），計算綜合得分。根據(jù)得分將供應商分為四級：A級（優(yōu)秀，≥90分）、B級（良好，80-89分）、C級（合格，60-79分）、D級（不合格，＜60分）。結果應用與優(yōu)化A級供應商：優(yōu)先分配訂單，給予付款賬期優(yōu)惠，邀請參與長期戰(zhàn)略合作項目；B級供應商：保持正常合作，針對薄弱環(huán)節(jié)（如交期波動）提出改進要求；C級供應商：暫停新訂單下達，要求提交《整改報告》，3個月后復評仍不合格則降為D級；D級供應商：終止合作，從《供應商信息庫》中移除，并分析淘汰原因避免風險。績效評價結果需同步至公司管理層，作為采購策略調(diào)整的重要依據(jù)。三、核心工具模板清單（一）采購需求申請表序號需求部門物料/服務名稱規(guī)格型號需求數(shù)量單位用途說明期望交付時間預算金額（元）需求部門負責人簽字日期1生產(chǎn)部A型原材料XYZ-2023500kg甲產(chǎn)品生產(chǎn)2024-03-1525000*經(jīng)理2024-03-012行政部辦公打印機HP-M4062臺日常辦公2024-03-108000*主管2024-02-28（二）供應商評估表供應商名稱評估日期評估維度（權重）評分標準（示例）得分加權得分科技有限公司2024-03-05價格（30%）低于市場均價5%以上30分，持平20分，高5%以內(nèi)10分，＞5%0分257.5質(zhì)量（40%）抽檢合格率100%40分，≥95%30分，≥90%20分，＜90%0分3514交期（20%）按時交付100%20分，≥95%15分，≥90%10分，＜90%0分183.6服務（10%）響應及時、配合度高10分，一般5分，差0分80.8綜合得分————————25.9（三）采購合同臺賬合同編號簽訂日期供應商名稱物料/服務名稱合同金額（元）合同有效期履約狀態(tài)（進行中/已完成/終止）付款進度（已付/應付）責任人（采購員）CG-2024-0012024-03-08科技有限公司A型原材料250002024-03-08至2024-06-07進行中0/25000*專員CG-2024-0022024-03-12商貿(mào)公司辦公打印機80002024-03-12至2024-09-11進行中0/8000*專員（四）供應商績效評價表供應商名稱評價周期交付準時率質(zhì)量合格率價格競爭力（對比市場均價）服務響應速度配合度綜合得分評級改進建議科技有限公司2024Q192%98%低3%24小時內(nèi)響應良好82B建議提升交期穩(wěn)定性商貿(mào)公司2024Q188%100%持平48小時內(nèi)響應一般75C需加強訂單跟進四、關鍵風險控制要點需求描述清晰化：需求部門需明確物料/服務的規(guī)格、技術參數(shù)及驗收標準，避免因描述模糊導致采購偏差或后期爭議。供應商資質(zhì)審核：嚴格審查供應商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)及信用記錄，保證合作方具備合法經(jīng)營能力，降低合規(guī)風險。合同條款嚴謹性：合同中需明確質(zhì)量標準、交付時間、違約責任等核心