通用行政管理流程與標準手冊一、總則（一）目的為規(guī)范公司日常行政管理行為，統(tǒng)一工作標準，提升行政服務效率，保障各項事務有序開展，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體員工的行政管理相關事務，涵蓋辦公事務、會議、資產(chǎn)、檔案、印章、差旅、訪客等核心管理場景。（三）職責分工行政部：統(tǒng)籌管理行政事務，制定并優(yōu)化流程，監(jiān)督執(zhí)行情況，負責跨部門協(xié)調。各部門：配合行政部落實流程要求，提出合理需求，保證本部門行政事務合規(guī)高效。全體員工：遵守行政管理規(guī)范，按要求辦理相關事務，愛護公司資產(chǎn)，維護辦公秩序。二、辦公事務管理（一）適用情形日常辦公用品申領與發(fā)放、辦公環(huán)境維護、辦公設備報修等基礎行政支持工作。（二）操作步驟1.辦公用品申領與發(fā)放需求提出：員工根據(jù)工作需要，通過OA系統(tǒng)填寫《辦公用品申領表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。部門審核：部門負責人*對申領合理性進行審核，確認與部門工作匹配后提交至行政部。行政部審核：行政部核對庫存情況及預算標準，對超量或非必需品可駁回并說明原因。采購與發(fā)放：審核通過后，行政部按采購流程進行采購（緊急用品可走應急采購）；物品到貨后，員工憑OA審批記錄至行政部領取，行政人員更新庫存臺賬。2.辦公環(huán)境維護區(qū)域劃分：行政部明確各部門辦公區(qū)域、公共區(qū)域（會議室、茶水間等）的衛(wèi)生責任部門及責任人。日常維護：各責任部門每日下班前清理本區(qū)域雜物，保持桌面整潔；公共區(qū)域由行政部安排保潔人員每日打掃兩次。問題反饋：發(fā)覺辦公設施（如照明、空調）損壞，員工及時通過OA系統(tǒng)提交《維修申請單》，行政部協(xié)調維修人員在1個工作日內響應。3.辦公設備使用設備領用：新員工入職需領用辦公設備（電腦、打印機等），由部門負責人*提交《設備領用申請表》，行政部備案后發(fā)放并建立設備臺賬。使用規(guī)范：員工按設備說明書正確操作，禁止私自安裝非工作軟件；設備故障時及時報修，不得擅自拆解。歸還與轉移：員工離職或崗位調動時，需將設備交還行政部，檢查無誤后辦理交接手續(xù)；設備轉移需在臺賬中更新使用人信息。（三）相關表單《辦公用品申領表》（含字段：申領部門、申請人、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、申領日期、審核人、領用人簽字）《維修申請單》（含字段：申請人、聯(lián)系方式、維修位置、問題描述、期望完成時間、維修人簽字、完成日期）《設備領用申請表》（含字段：領用人部門、姓名、設備名稱、型號、序列號、領用日期、預計歸還日期、部門負責人簽字、行政部簽字）（四）執(zhí)行要點辦公用品申領需遵循“按需申領、杜絕浪費”原則，每月25日前可提交次月常規(guī)需求申請。辦公環(huán)境維護責任到人，行政部每周組織一次衛(wèi)生檢查，結果納入部門績效考核。辦公設備臺賬需實時更新，保證賬實相符，每季度盤點一次。三、會議管理（一）適用情形部門例會、項目研討會、跨部門協(xié)調會、外部來訪會議等各類組織會議場景。（二）操作步驟1.會議發(fā)起與審批需求提出：會議發(fā)起人明確會議主題、目的、預計時間、地點、參會人員及議程，通過OA系統(tǒng)提交《會議申請表》。審批流程：部門內部會議由部門負責人審批；跨部門會議需提前3個工作日提交至行政部，由行政部協(xié)調分管領導審批；重要會議（如外部合作會議）需經(jīng)總經(jīng)理*審批。2.會議通知與準備通知發(fā)布：審批通過后，行政部至少提前1個工作日通過OA、郵件或群發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程及需提前準備的材料。會前準備：行政部負責預定會議室（含設備調試：投影儀、麥克風、白板等）；會議發(fā)起人準備會議材料，提前半天分發(fā)至參會人員。3.會議組織與記錄簽到與紀律：參會人員提前5分鐘到場，在《會議簽到表》上簽字；會議期間關閉手機或調至靜音，不得無故缺席、遲到，確需請假需提前向會議發(fā)起人報備。會議記錄：指定專人（一般為會議發(fā)起人或行政人員）記錄會議內容，重點記錄決議事項、責任部門及完成時限，會后24小時內整理成《會議紀要》。4.紀要分發(fā)與歸檔紀要審核：會議紀要經(jīng)會議發(fā)起人及部門負責人*審核無誤后，分發(fā)至所有參會人員及相關部門。執(zhí)行跟蹤：決議事項責任部門需在規(guī)定時限內完成工作，并在下一次例會中反饋進展；行政部對決議執(zhí)行情況進行跟蹤，形成閉環(huán)管理。資料歸檔：會議通知、簽到表、紀要等材料由行政部整理歸檔，保存期限不少于2年。（三）相關表單《會議申請表》（含字段：會議主題、發(fā)起部門、發(fā)起人、時間、地點、參會人員、議程、所需設備、審批人）《會議簽到表》（含字段：會議名稱、日期、地點、參會人簽字、缺席人及原因）《會議紀要》（含字段：會議時間、地點、參會人、缺席人、會議主題、主要內容、決議事項、責任部門、完成時限）（四）執(zhí)行要點會議需遵循“高效務實”原則，控制時長（常規(guī)會議不超過1.5小時，專題會議不超過2小時）。臨時會議需提前4小時通知，緊急會議可口頭通知后補OA流程。會議紀要需明確“誰來做、做什么、何時完成”，避免模糊表述。四、資產(chǎn)管理（一）適用情形固定資產(chǎn)（電腦、打印機、辦公家具等）和低值易耗品（文件夾、訂書機等）的購置、領用、維護、盤點及報廢管理。（二）操作步驟1.資產(chǎn)購置需求評估：部門因工作需要新增資產(chǎn)，需填寫《資產(chǎn)購置申請表》，說明購置原因、規(guī)格型號、預算金額及使用人。審批與采購：部門負責人審核后提交行政部，行政部匯總評估必要性及預算合理性，按權限審批（單次采購金額≤5000元由行政部負責人審批，＞5000元需報分管領導*審批）；采購需選擇合格供應商，簽訂采購合同，保證資產(chǎn)質量。2.資產(chǎn)驗收與入庫到貨驗收：資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門共同驗收，核對規(guī)格、數(shù)量、質量是否與申請一致，填寫《資產(chǎn)驗收單》。入庫登記：驗收合格后，行政部為資產(chǎn)粘貼標簽（編號、名稱、購置日期、使用人），錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，建立“一物一檔”臺賬。3.資領用與轉移領用流程：使用人憑《資產(chǎn)領用申請表》至行政部領用，簽字確認后領用資產(chǎn)；臺賬同步更新使用人信息。內部轉移：資產(chǎn)在部門間轉移，需由轉出、轉入部門負責人*簽字確認，行政部更新臺賬及系統(tǒng)信息，保證賬實相符。4.資產(chǎn)維護與盤點日常維護：使用人負責日常清潔和簡單維護，發(fā)覺故障及時報修；行政部每半年組織一次全面檢修，延長資產(chǎn)使用壽命。定期盤點：行政部每季度末組織資產(chǎn)盤點，各部門配合核對臺賬與實物，填寫《資產(chǎn)盤點表》；對盤盈、盤虧資產(chǎn)查明原因，形成書面報告報領導審批后處理。5.資產(chǎn)報廢申請鑒定：資產(chǎn)達到使用年限或損壞無法修復，由使用部門提交《資產(chǎn)報廢申請表》，說明報廢原因、資產(chǎn)狀況。審批與處置：行政部組織技術人員鑒定，確認符合報廢標準后，按審批權限報批（報廢金額≤2000元由行政部負責人審批，＞2000元報分管領導審批）；審批通過后，由行政部統(tǒng)一處置（如回收、變賣），并更新臺賬。（三）相關表單《資產(chǎn)購置申請表》（含字段：申請部門、申請人、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、購置原因、使用人、審批人）《資產(chǎn)驗收單》（含字段：資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商、驗收日期、驗收人、使用人簽字）《資產(chǎn)盤點表》（含字段：資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、臺賬數(shù)量、實盤數(shù)量、盤盈/盤虧原因、責任人、處理意見）《資產(chǎn)報廢申請表》（含字段：資產(chǎn)名稱、編號、購置日期、使用年限、報廢原因、鑒定人、審批人）（四）執(zhí)行要點資產(chǎn)購置需優(yōu)先考慮性價比，鼓勵共享閑置資產(chǎn)，避免重復購置。資產(chǎn)標簽不得隨意撕毀，轉移或報廢時需同步更新標簽信息。盤點中發(fā)覺差異需在3個工作日內完成原因分析及處理，保證資產(chǎn)安全完整。五、檔案管理（一）適用情形公司各類文件資料（含紙質、電子）的分類、歸檔、借閱、保管及銷毀，如制度文件、合同、會議紀要、項目資料等。（二）操作步驟1.文件分類與整理分類標準：行政部制定《檔案分類目錄》，將檔案分為“行政管理類”（制度、通知、會議紀要等）、“經(jīng)營管理類”（合同、報表、項目資料等）、“人事財務類”（員工檔案、財務憑證等）大類，每類下設二級、三級細目。整理規(guī)范：紙質文件需去除夾子、回形針等金屬物，按時間順序排序，編寫頁碼；電子文件需命名規(guī)范（如“2023-行政部-辦公用品采購-會議紀要-20231025”），分類存儲至指定服務器文件夾。2.歸檔與移交歸檔時限：各類文件在辦理完畢后次月10日前完成歸檔，年度檔案在次年1月底前整理完畢。移交流程：文件形成部門將整理好的檔案（含紙質版、電子版）填寫《檔案移交清單》，與行政部共同核對，雙方簽字確認后，行政部統(tǒng)一入庫保管。3.檔案借閱借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、用途、借閱期限（一般不超過5個工作日），經(jīng)部門負責人*審批后提交行政部。借閱與歸還：行政部核對審批信息后，提供檔案借閱；借閱人需妥善保管，不得涂改、抽取、損毀，到期及時歸還；如需續(xù)借，需提前1天申請，續(xù)借期不超過3個工作日。4.保管與鑒定保管條件：紙質檔案存放于專用檔案柜，保持通風、干燥、防火、防潮；電子檔案定期備份（每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失。鑒定與銷毀：對到期檔案（保管期限一般為10-30年，具體按《檔案保管期限表》執(zhí)行），行政部每組織一次鑒定，對無保存價值的檔案填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)分管領導*審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，并記錄銷毀過程。（三）相關表單《檔案分類目錄》（示例：行政管理類-制度文件-公司級制度；經(jīng)營管理類-合同-采購合同）《檔案移交清單》（含字段：檔案編號、名稱、類別、份數(shù)、移交人、接收人、移交日期）《檔案借閱申請表》（含字段：借閱人部門、姓名、檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限、審批人、歸還日期）《檔案銷毀清單》（含字段：檔案編號、名稱、類別、保管期限、銷毀原因、監(jiān)銷人、銷毀日期）（四）執(zhí)行要點檔案分類需統(tǒng)一標準，各部門不得自行調整，保證查閱便捷。電子檔案需定期檢查格式兼容性，重要檔案需刻錄光盤備份。涉密檔案（如未公開合同）需單獨保管，借閱需經(jīng)總經(jīng)理*審批。六、印章管理（一）適用情形公司公章、合同章、財務專用章、法定代表人印章等印章的使用、保管及登記。（二）操作步驟1.印章保管專人負責：各類印章由行政部指定專人（印章管理員）保管，實行“專人專柜、專管專用”，保管人不得擅自委托他人代管。安全措施：印章存放于帶鎖保險柜，保險柜鑰匙由保管人隨身攜帶；非工作時間需將印章鎖入保險柜，保證安全。2.印章使用用印申請：用印前，申請人需填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期，并附文件電子版或紙質版。審核流程：公章、合同章：部門負責人審核→行政部負責人審核→分管領導審批（金額≤1萬元由行政部負責人審批，＞1萬元需報分管領導*審批）；財務專用章、法定代表人印章：需經(jīng)財務負責人及總經(jīng)理雙審批。用印登記：審批通過后，印章管理員核對文件內容與申請信息是否一致，無誤后在《印章使用登記表》中記錄（含文件名稱、份數(shù)、用印日期、申請人、審批人、保管人簽字），方可蓋章。3.印章保管與交接日常保管：印章管理員每日下班前檢查印章是否歸位，每月向行政部負責人*匯報印章使用及保管情況。人員交接：印章管理員離職或崗位變動時，需辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接清單》，由行政部負責人*監(jiān)交，雙方簽字確認。（三）相關表單《印章使用申請表》（含字段：用印部門、申請人、文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期、審批人、備注）《印章使用登記表》（含字段：用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人、保管人簽字、文件編號）《印章交接清單》（含字段：印章名稱、交接人、接交人、監(jiān)交人、交接日期、備注）（四）執(zhí)行要點用印文件需內容完整、手續(xù)齊全，對不符合規(guī)定的用印申請，印章管理員有權拒絕。印章不得帶離辦公場所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*審批，并由2人以上共同攜帶）。嚴禁在空白紙張、空白合同或未審核文件上蓋章，防范法律風險。七、差旅管理（一）適用情形員工因公出差（含市內、國內、國際）的交通、住宿、費用報銷及行程管理。（二）操作步驟1.出差申請與審批行程規(guī)劃：員工出差前填寫《出差申請表》，注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具（優(yōu)先選擇經(jīng)濟方式）、預計費用。審批流程：部門負責人審核→行政部核對差旅標準→分管領導審批（出差時間≥3天或費用≥5000元需報總經(jīng)理*審批）。審批通過后，OA系統(tǒng)自動出差編號，員工憑編號預訂交通住宿。2.交通與住宿安排交通預訂：員工按審批結果通過公司合作平臺預訂交通（機票、高鐵票等），票據(jù)抬頭需為公司全稱；市內出差優(yōu)先選擇公共交通，需注明起止地點。住宿標準：住宿需選擇經(jīng)濟型酒店（協(xié)議酒店優(yōu)先），住宿標準按地區(qū)劃分（一線城市≤400元/晚，二線城市≤300元/晚，三線城市≤200元/晚），超標部分需由分管領導*審批說明。3.出差執(zhí)行與費用報銷行程變更：出差期間行程需與申請一致，確需變更需提前1天向部門負責人*報備；出差結束后2個工作日內提交《差旅報銷單》。報銷流程：員工粘貼原始票據(jù)（交通、住宿、餐飲等，餐飲按100元/天標準包干使用），填寫報銷明細，部門負責人*審核→行政部核對差旅標準→財務部審核無誤后報銷。4.差旅總結（可選）重要項目出差或長期出差（≥7天），員工需提交《差旅總結報告》，說明出差成果、問題及建議，提交部門負責人*及行政部備案。（三）相關表單《出差申請表》（含字段：出差人部門、姓名、出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具、預計費用、審批人）《差旅報銷單》（含字段：報銷人、出差時間、地點、費用明細（交通、住宿、餐飲）、票據(jù)張數(shù)、審批人、報銷金額）《差旅總結報告》（含字段：出差主題、行程概述、成果與問題、建議、提交日期）（四）執(zhí)行要點差旅申請需“一事一申請”，不得合并多事由報銷；嚴禁虛報、冒報差旅費用。原始票據(jù)需真實、合法，票據(jù)抬頭、日期與出差信息一致，遺失票據(jù)需書面說明并經(jīng)部門負責人*簽字。國際出差需提前辦理護照、簽證，并遵守當?shù)胤煞ㄒ?guī)，回國后及時提交報銷材料。八、訪客管理（一）適用情形外部客戶、合作伙伴、部門等來訪人員的接待、登記及服務管理。（二）操作步驟1.訪客預約預約申請：被訪部門提前1個工作日通過OA系統(tǒng)提交《訪客預約登記表》，注明訪客姓名、單位、職務、聯(lián)系方式、來訪人數(shù)、事由、接待時間及陪同人。預約確認：行政部收到預約后，1個工作日內反饋確認，告知訪客