企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防控工具指南一、適用場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)各類合同的全生命周期管理，覆蓋合同起草、審批、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)，同時(shí)針對(duì)不同場(chǎng)景提供風(fēng)險(xiǎn)防控支持。具體包括：日常合同處理：如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等標(biāo)準(zhǔn)化合同的起草與審批；跨部門協(xié)作：涉及多部門（如采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)）的合同聯(lián)合審核與流程推進(jìn)；風(fēng)險(xiǎn)排查：對(duì)歷史合同或新簽合同進(jìn)行合規(guī)性審查，識(shí)別潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如主體資格、條款漏洞、違約責(zé)任等）；糾紛預(yù)防：針對(duì)合同履行過(guò)程中的爭(zhēng)議點(diǎn)（如付款延遲、質(zhì)量不符）提前制定應(yīng)對(duì)方案；新員工培訓(xùn)：作為標(biāo)準(zhǔn)化教材，幫助新員工快速掌握合同管理流程與風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)。二、操作流程指南（一）合同啟動(dòng)與準(zhǔn)備需求明確：由業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求，明確合同目的（如采購(gòu)設(shè)備、提供服務(wù)）、核心條款（如標(biāo)的物、金額、履行期限）及對(duì)方主體信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）。主體資格審查：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方信用平臺(tái)核實(shí)對(duì)方企業(yè)是否存在經(jīng)營(yíng)異常、失信記錄、涉訴信息等；若對(duì)方為自然人，需核實(shí)身份信息及授權(quán)權(quán)限（如代理人需提供授權(quán)委托書(shū)）。資料收集：整理需求方提供的合同背景資料（如招投標(biāo)文件、往來(lái)郵件、技術(shù)參數(shù)）、對(duì)方資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、授權(quán)書(shū)）及過(guò)往合作記錄（如有）。（二）合同起草與條款審核模板選擇：根據(jù)合同類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同）選擇企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化模板（若無(wú)模板，可參考行業(yè)范本），避免“空白合同”或“口頭約定”。條款填寫(xiě)：核心條款：明確合同主體（全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬（含稅價(jià)、支付方式）、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任（違約金計(jì)算方式、賠償范圍）、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟及管轄法院）。風(fēng)險(xiǎn)防控條款：增加“保密條款”（明保證密范圍、期限及違約責(zé)任）、“知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款”（歸屬及侵權(quán)責(zé)任）、“不可抗力條款”（定義及處理方式）、“合同解除條件”（如對(duì)方違約、破產(chǎn)等情形）。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門審核：確認(rèn)條款是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的物、金額等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確；財(cái)務(wù)部門審核：核對(duì)付款方式、發(fā)票類型、稅務(wù)處理是否符合財(cái)務(wù)制度；法務(wù)部門審核：重點(diǎn)審查法律合規(guī)性，避免條款沖突、法律漏洞（如“霸王條款”、管轄法院約定不明）。（三）審批流程執(zhí)行流程發(fā)起：由合同經(jīng)辦人通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)或?qū)徟ぞ咛峤缓贤跋嚓P(guān)附件，明確審批路徑（如業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→總經(jīng)理）。節(jié)點(diǎn)審批：各審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如1個(gè)工作日）完成審核，填寫(xiě)審批意見(jiàn)（同意/不同意/修改后同意），并說(shuō)明理由；若審批不通過(guò)，需退回經(jīng)辦人并明確修改意見(jiàn)。用印管理：審批通過(guò)后，由行政部門核對(duì)合同文本與審批意見(jiàn)一致性，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁“先蓋章后審批”或“蓋空白章”）。（四）合同履行與監(jiān)控履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為履行主體，建立《合同履行臺(tái)賬》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨期、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）的完成情況，定期（如每周/每月）向法務(wù)部門反饋。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若出現(xiàn)履行異常（如延遲交貨、質(zhì)量不符），經(jīng)辦人需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門提交《合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表》，說(shuō)明問(wèn)題、原因及初步解決方案。證據(jù)留存：履行過(guò)程中形成的書(shū)面文件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通函、郵件往來(lái)）需及時(shí)掃描存檔，保證電子與紙質(zhì)檔案一致，避免糾紛時(shí)證據(jù)缺失。（五）合同變更與終止變更流程：若需修改合同條款（如金額、履行期限），由雙方協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，參照原合同審批流程執(zhí)行；禁止口頭變更，避免“單方面修改”或“事實(shí)履行”導(dǎo)致的爭(zhēng)議。終止處理：合同到期或解除時(shí)，雙方需結(jié)清款項(xiàng)、移交資料，并簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止后的權(quán)利義務(wù)（如保密義務(wù)延續(xù)、質(zhì)保期責(zé)任）。（六）歸檔與復(fù)盤(pán)歸檔管理：合同履行完畢或終止后，由行政部門統(tǒng)一歸檔，分類存放（如按合同類型、年份編號(hào)），保存期限不少于合同終止后5年（涉及訴訟的保存至訴訟結(jié)束）。復(fù)盤(pán)優(yōu)化：每季度組織法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門對(duì)合同管理流程進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約條款約定不明），優(yōu)化合同模板及審批流程。三、核心工具模板模板1：合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱合同類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)等）甲方（企業(yè)全稱）乙方（對(duì)方全稱）簽訂日期履行期限合同金額（元）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人法務(wù)審核人審批狀態(tài)（草稿/審批中/已簽署/已終止）CG-2024-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同采購(gòu)合同科技有限公司商貿(mào)有限公司2024-03-012024-03-01-2024-03-31150,000已簽署模板2：合同審批流程表審批環(huán)節(jié)部門/崗位責(zé)任人審批意見(jiàn)（同意/不同意/修改后同意）審批時(shí)間備注（修改意見(jiàn)說(shuō)明）業(yè)務(wù)發(fā)起采購(gòu)部同意2024-02-28無(wú)法務(wù)審核法務(wù)部修改后同意2024-03-01第5條“違約責(zé)任”需明確具體比例財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部同意2024-03-02付款方式符合財(cái)務(wù)制度總經(jīng)理審批總經(jīng)理辦公室趙六同意2024-03-03最終版已確認(rèn)模板3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行階段（如交貨/驗(yàn)收/付款）關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)描述計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人履行情況說(shuō)明（正常/異常）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警（是/否）附件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）CG-2024-001設(shè)備交貨辦公電腦50臺(tái)交付2024-03-102024-03-10正常否驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（編號(hào)：YB-2024-001）CG-2024-001首筆付款支付合同款30%2024-03-152024-03-18延遲3天（對(duì)方銀行賬戶問(wèn)題）是對(duì)方延遲說(shuō)明函模板4：合同風(fēng)險(xiǎn)排查表合同編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)類型（主體/條款/履行等）風(fēng)險(xiǎn)描述風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）應(yīng)對(duì)措施責(zé)任部門完成時(shí)間CG-2024-001主體資格風(fēng)險(xiǎn)乙方為分支機(jī)構(gòu)，未提供總公司授權(quán)書(shū)高要求乙方補(bǔ)充總公司授權(quán)書(shū)并加蓋公章采購(gòu)部2024-03-05CG-2024-001履行條款風(fēng)險(xiǎn)質(zhì)保期約定“設(shè)備正常運(yùn)行”，未明確具體期限中修改為“質(zhì)保期12個(gè)月，自驗(yàn)收合格之日起計(jì)算”法務(wù)部2024-03-02四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示主體資格審查不嚴(yán)：未核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)文件或信用記錄，可能導(dǎo)致合同無(wú)效或?qū)Ψ铰募s不能。防控建議：簽約前通過(guò)官方渠道核實(shí)主體信息，對(duì)方為分支機(jī)構(gòu)時(shí)需提供總公司授權(quán)書(shū)。條款約定模糊：如“質(zhì)量合格”“盡快交付”等表述缺乏量化標(biāo)準(zhǔn)，易引發(fā)履行爭(zhēng)議。防控建議：核心條款需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T19001-2016，交付時(shí)間為2024年3月10日前）。履行監(jiān)控缺失：未跟蹤合同履行進(jìn)度，導(dǎo)致對(duì)方違約時(shí)未能及時(shí)主張權(quán)利。防控建議：建立《合同履行臺(tái)賬》，設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒，異常情況24小時(shí)內(nèi)上報(bào)。變更與終止不規(guī)范：口頭變更條款或單方面終止合同，可能構(gòu)成違約。防控建議：變更或終止需簽訂書(shū)面協(xié)議，履行內(nèi)部審批程序，保留