建筑單位合同管理規(guī)范手冊一、引言在建筑行業(yè)全周期運營中，合同作為項目實施的核心法律依據(jù)與商業(yè)紐帶，直接關聯(lián)企業(yè)效益、風險防控與合規(guī)經(jīng)營?？茖W規(guī)范的合同管理，是化解工程糾紛、保障資金安全、提升項目履約能力的關鍵支撐。本手冊立足建筑行業(yè)特性，從組織架構、合同訂立、履約管控、風險防控等維度，系統(tǒng)梳理實操規(guī)范，為企業(yè)構建“全流程、全要素、全責任”的合同管理體系提供指引。二、合同管理組織架構與職責（一）管理體系構建建筑單位應建立“分層負責、部門協(xié)同”的合同管理體系：以合同管理部門（如合約部）為核心統(tǒng)籌部門，法務、項目、財務、技術等部門依職責協(xié)同參與，形成“立項-談判-訂立-履約-收尾”的全流程閉環(huán)管理機制。（二）部門職責分工1.合同管理部門：牽頭合同全流程管理，包括文本起草、多部門評審、履約跟蹤、檔案歸檔；統(tǒng)籌部門協(xié)作，匯總履約問題并提出應對策略。2.法務部門：負責合同合規(guī)性審查，識別法律風險（如條款效力、違約責任沖突）；參與糾紛處理，提供法律意見與維權支持。3.項目部門：結合現(xiàn)場施工需求，提出工期、質量等條款優(yōu)化建議；負責合同履約的現(xiàn)場執(zhí)行，及時反饋進度、變更等動態(tài)。4.財務部門：審核合同價款支付邏輯（如付款節(jié)點、發(fā)票要求）；監(jiān)控資金流向，確保收支合規(guī)；參與結算爭議談判。5.技術部門：從工程技術角度審查合同（如施工方案可行性、技術標準匹配性），為履約提供技術支持。（三）崗位設置與職責設置專職合同管理員，負責合同臺賬更新、風險預警、檔案管理：建立合同管理臺賬，動態(tài)記錄訂立、履行、變更、終止等關鍵節(jié)點；定期向管理層匯報履約風險（如工期延誤、價款爭議）；配合各部門完成合同評審、糾紛取證等工作。三、合同訂立管理（一）前期準備1.項目調研：合同管理部門聯(lián)合項目部，對項目背景（業(yè)主資信、項目合法性）、市場環(huán)境（材料價格波動、政策限制）開展調研，形成《項目風險評估報告》。2.資質審查：對合作方（分包商、供應商）的資質（施工資質、生產許可）、業(yè)績、信用記錄進行核查，優(yōu)先選擇信用等級高、履約能力強的合作方。3.風險評估：法務部結合調研結果，識別潛在風險（如業(yè)主付款能力不足、政策調整導致工期延誤），提出應對預案（如增設付款擔保、工期順延條款）。（二）合同談判談判圍繞核心條款（工期、價款、質量、違約責任）展開，遵循“平等協(xié)商、風險共擔”原則：工期：明確總工期、節(jié)點工期，約定延誤責任劃分（業(yè)主原因延誤需支付窩工費，承包方原因延誤需支付違約金）；價款：采用固定價、可調價或成本加酬金模式時，明確調價觸發(fā)條件（如材料漲幅超5%可調價）；質量：約定工程質量標準（國標/行標）、驗收流程（分部分項驗收節(jié)點）、質保期及質保金返還條件。談判過程形成《談判紀要》，由雙方簽字確認，作為合同附件。（三）合同起草優(yōu)先采用行業(yè)示范文本（如住建部《建設工程施工合同（示范文本）》），結合項目特點補充條款：明確“雙方權利義務”：如業(yè)主提供施工條件的時間、承包方的安全管理責任；細化“違約責任”：區(qū)分一般違約（逾期付款、供貨）與根本違約（擅自轉包、偷工減料）的責任承擔方式；約定“爭議解決”：優(yōu)先選擇仲裁（明確仲裁機構）或訴訟（約定管轄法院），避免“或裁或審”條款。（四）合同評審實行多部門會簽評審制度：1.合同管理部門將草案發(fā)至法務、項目、財務、技術部門；2.各部門3個工作日內提出評審意見（法務審查合法性，財務審查付款合理性）；3.合同管理部門匯總意見、修改后報分管領導審批；4.審批通過后，由法定代表人或授權代表簽署合同。四、合同履行管理（一）合同交底合同簽訂后，合同管理部門聯(lián)合項目部開展履約交底：向項目經(jīng)理、技術負責人、施工班組講解核心條款（工期節(jié)點、質量標準、付款條件）；形成《合同交底記錄》，明確各崗位履約責任（如資料員負責簽證資料歸檔，施工員負責工期節(jié)點管控）。（二）過程管控1.進度與質量跟蹤：項目部定期（每周）填報《履約進度表》，記錄實際進度與合同工期偏差、質量驗收結果。若出現(xiàn)偏差，合同管理部門聯(lián)合技術、財務部門分析原因（設計變更、材料供應延誤），提出調整方案（申請工期順延、索賠費用）。2.價款支付管理：嚴格按合同約定的付款節(jié)點執(zhí)行：承包方向業(yè)主申請付款時，需提供完整資料（進度確認單、發(fā)票）；業(yè)主付款后，財務部門更新資金臺賬，合同管理部門同步記錄履約節(jié)點。3.變更管理：工程變更（設計變更、工程量增減）需履行簽證流程：項目部提出變更申請，附變更原因、費用/工期影響分析；業(yè)主確認后，合同管理部門起草《變更協(xié)議》，明確變更范圍、價款調整方式、工期變化，雙方簽字后作為合同附件。（三）檔案管理建立合同檔案庫，實行“一合同一檔案”管理：歸檔內容：合同文本、附件（招投標文件、談判紀要、變更協(xié)議）、履約資料（進度報表、簽證單、付款憑證）；檔案分類編號（項目編號+合同類型編號），電子檔案與紙質檔案同步留存；檔案借閱需填寫《借閱申請表》，明確用途與歸還時間，涉密合同僅限內部查閱。五、合同風險防控（一）常見風險類型1.條款漏洞風險：如合同未約定材料漲價分擔機制，導致成本超支；2.履約違約風險：如業(yè)主逾期付款、分包商擅自停工；3.政策合規(guī)風險：如施工遇環(huán)保政策調整，需停工整改。（二）防控措施1.合同審查環(huán)節(jié)：法務部重點審查“歧義條款”（如“合理期限”未明確天數(shù)）、“無效條款”（違法分包條款），確保條款合法、清晰、可執(zhí)行。2.履約監(jiān)控環(huán)節(jié)：合同管理員定期（每月）梳理風險點，形成《風險預警報告》：對逾期付款的業(yè)主，發(fā)《催款函》并啟動擔保索賠（如業(yè)主提供履約保函）；對進度滯后的項目，聯(lián)合項目部制定趕工方案，避免觸發(fā)工期違約金。3.保險與擔保運用：根據(jù)項目風險，投?！肮こ桃磺须U”“履約保證保險”；要求合作方提供履約保函、預付款保函，轉移履約風險。（三）糾紛處理1.協(xié)商與調解：糾紛發(fā)生后，優(yōu)先協(xié)商解決（召開專題會議，明確責任與賠償方案）；協(xié)商無果時，申請行業(yè)協(xié)會、建設主管部門調解。2.仲裁與訴訟：若協(xié)商/調解失敗，按合同約定啟動仲裁或訴訟：仲裁：提交仲裁協(xié)議、證據(jù)清單（合同、簽證單、付款憑證），遵循仲裁程序；訴訟：準備起訴狀、證據(jù)鏈，選擇管轄法院，注重訴訟時效（工程款訴訟時效為3年）。六、合同管理考核與改進（一）考核指標建立合同管理KPI體系，每季度考核：合同履約率（實際履約節(jié)點/合同約定節(jié)點×100%）；糾紛發(fā)生率（糾紛合同數(shù)/總合同數(shù)×100%）；管理效率（合同評審時長、檔案調取時長等）。（二）改進機制1.定期復盤：每半年召開“合同管理復盤會”，分析典型糾紛案例（如某項目因簽證流程不規(guī)范導致索賠失?。?，總結經(jīng)驗教訓。2.流程優(yōu)化：根據(jù)復盤結果，優(yōu)化合同評審流程（簡化低風險合同評審環(huán)節(jié)）、履約監(jiān)控機制（引入信息化系統(tǒng)，實時跟蹤進度）。