銷售合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板合同審核與執(zhí)行跟蹤工具一、工具應(yīng)用背景與目標(biāo)銷售合同是企業(yè)與客戶明確權(quán)利義務(wù)、規(guī)范交易行為的核心法律文件，其管理質(zhì)量直接影響企業(yè)資金安全、客戶關(guān)系維護(hù)及經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)控制。為解決合同審核流程不統(tǒng)一、執(zhí)行進(jìn)度不透明、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警滯后等問題，本工具通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)與配套表單模板，實(shí)現(xiàn)合同從發(fā)起、審批、簽訂到執(zhí)行跟蹤、歸檔的全生命周期管理，助力企業(yè)提升合同管理效率，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，保障交易順利履約。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備發(fā)起主體：由銷售部門業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（如*銷售經(jīng)理）根據(jù)客戶需求發(fā)起，填寫《銷售合同審批表》基礎(chǔ)信息。資料收集：客戶主體資格材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明，若為個(gè)人客戶提供身份證復(fù)印件）；合同文本初稿（包含產(chǎn)品/服務(wù)描述、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、付款方式、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款）；附件材料（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、招投標(biāo)文件等，需與合同內(nèi)容一致）。信息核對(duì)：銷售代表（*銷售代表）需保證客戶名稱、合同金額、產(chǎn)品型號(hào)等關(guān)鍵信息與客戶需求及公司政策一致，避免錯(cuò)漏。（二）多部門協(xié)同審核合同審核采用“初審-復(fù)審-終審”三級(jí)流程，根據(jù)合同金額、類型可調(diào)整審核環(huán)節(jié)：審核環(huán)節(jié)審核部門/人員審核重點(diǎn)輸出物初審銷售部門負(fù)責(zé)人（*銷售總監(jiān)）1.合同內(nèi)容與客戶需求是否匹配；2.價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策；3.交貨期、付款方式是否在銷售權(quán)限范圍內(nèi)；4.客戶信用記錄（如逾期付款、違約情況）。《銷售合同審批表》“初審意見”欄復(fù)審法務(wù)部門（*法務(wù)專員）1.合同條款合法性（如違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決約定）；2.措辭是否嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義；3.是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無(wú)效、管轄約定不合理）?！朵N售合同審批表》“復(fù)審意見”欄復(fù)審財(cái)務(wù)部門（*財(cái)務(wù)經(jīng)理）1.付款條件、開票信息是否符合財(cái)務(wù)制度；2.稅費(fèi)計(jì)算是否準(zhǔn)確；3.大額合同是否需評(píng)估客戶付款能力。《銷售合同審批表》“復(fù)審意見”欄終審總經(jīng)理/分管副總（*總經(jīng)理）1.超出銷售權(quán)限的合同條款（如金額、付款方式）；2.涉及重大合作或戰(zhàn)略客戶的合同條款；3.綜合評(píng)估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與收益?！朵N售合同審批表》“終審意見”欄注意事項(xiàng)：審核過程中若存在修改意見，需在審批表中明確標(biāo)注修改內(nèi)容及完成時(shí)限，銷售部門需及時(shí)反饋客戶并確認(rèn)達(dá)成一致后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂與生效文本最終確認(rèn)：終審?fù)ㄟ^后，由銷售部門根據(jù)審核意見修訂合同文本，形成最終版本（需標(biāo)注“最終版”及版本日期），并與客戶溝通確認(rèn)。簽訂方式：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章/合同章（保證公章清晰、無(wú)涂改），簽訂一式三份（客戶、銷售部門、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一份）；電子合同：通過合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽訂，需保證簽約主體身份真實(shí)及合同內(nèi)容不可篡改。歸檔登記：簽訂完成后，銷售助理（*銷售助理）在1個(gè)工作日內(nèi)將合同文本掃描存檔，并在《合同臺(tái)賬》中登記合同編號(hào)、客戶名稱、簽訂日期、金額、履行期限等信息，同步更新至公司合同管理系統(tǒng)（若有）。（四）執(zhí)行跟蹤與進(jìn)度管理節(jié)點(diǎn)拆解：合同生效后，銷售部門需根據(jù)合同條款拆解關(guān)鍵執(zhí)行節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款到賬、生產(chǎn)/服務(wù)啟動(dòng)、發(fā)貨/交付、驗(yàn)收、尾款到賬等），明確各節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人及計(jì)劃完成時(shí)間，填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》。進(jìn)度更新：責(zé)任人需在節(jié)點(diǎn)到期前3個(gè)工作日提醒相關(guān)方（如生產(chǎn)部門、客戶），節(jié)點(diǎn)完成后1個(gè)工作日內(nèi)更新《合同執(zhí)行跟蹤表》實(shí)際完成情況；若出現(xiàn)延遲（如生產(chǎn)延期、客戶未按時(shí)驗(yàn)收），需在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)銷售部門負(fù)責(zé)人，分析原因并制定補(bǔ)救措施（如與客戶協(xié)商延期、調(diào)整交付計(jì)劃）。異常處理：對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題（如客戶違約、產(chǎn)品質(zhì)量爭(zhēng)議），銷售部門需聯(lián)合法務(wù)、售后部門制定應(yīng)對(duì)方案，必要時(shí)啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序（如協(xié)商、仲裁、訴訟），并記錄處理過程及結(jié)果。（五）合同變更與終止變更流程：因客戶需求變化、政策調(diào)整等原因需變更合同時(shí)由銷售部門發(fā)起《合同變更申請(qǐng)表》，附變更說明及雙方確認(rèn)的變更文本，重新履行審核審批流程（參照“多部門協(xié)同審核”環(huán)節(jié)），簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》后生效。終止流程：協(xié)議終止：雙方協(xié)商一致，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止日期、已履行部分結(jié)算方式、違約責(zé)任處理等；單方終止：一方違約導(dǎo)致合同無(wú)法履行，守約方需書面通知違約方，說明違約事實(shí)及依據(jù)，保留追究違約責(zé)任的權(quán)利，終止前需經(jīng)法務(wù)部門審核確認(rèn)。（六）合同歸檔與復(fù)盤歸檔要求：合同執(zhí)行完畢或終止后，銷售部門需整理全套資料（合同文本、審批表、附件、補(bǔ)充協(xié)議、執(zhí)行記錄、溝通函件等），按“合同編號(hào)+客戶名稱”分類歸檔，保存期限不少于合同終止后5年（涉及法律訴訟的保存至訴訟結(jié)束）。復(fù)盤總結(jié)：每季度/年度，銷售部門聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門對(duì)合同管理情況進(jìn)行復(fù)盤，分析常見問題（如審核延遲、執(zhí)行逾期、客戶投訴等），提出流程優(yōu)化建議，持續(xù)完善合同管理體系。三、配套工具表單模板（一）銷售合同審批表合同基本信息合同編號(hào)（按規(guī)則編制：年份+部門簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如2024XS-001）客戶名稱合同類型□銷售合同□服務(wù)合同□框架協(xié)議□其他合同金額（元）大寫：________________小寫：________________簽訂地點(diǎn)履行期限自_年_月_日至_年__月__日合同核心條款摘要產(chǎn)品/服務(wù)描述數(shù)量/服務(wù)時(shí)長(zhǎng)單價(jià)（元）付款方式□預(yù)付款_%□分期付款（%）□貨到付款□其他_______________交貨/交付方式質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/驗(yàn)收要求違約責(zé)任審批流程銷售部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理/分管副總終審意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日附件清單□客戶資質(zhì)材料□報(bào)價(jià)單□技術(shù)協(xié)議□其他________________________（二）合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)客戶名稱合同金額（元）履行期限負(fù)責(zé)人執(zhí)行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人狀態(tài)預(yù)付款到賬*財(cái)務(wù)專員□進(jìn)行中□已完成□逾期生產(chǎn)/服務(wù)啟動(dòng)*生產(chǎn)主管□進(jìn)行中□已完成□逾期產(chǎn)品/服務(wù)交付*物流專員□進(jìn)行中□已完成□逾期客戶驗(yàn)收*銷售代表□進(jìn)行中□已完成□逾期尾款到賬*財(cái)務(wù)專員□進(jìn)行中□已完成□逾期更新記錄更新人更新時(shí)間備注（三）合同變更申請(qǐng)表原合同編號(hào)客戶名稱變更類型□條款變更□金額調(diào)整□期限延長(zhǎng)□其他變更原因變更內(nèi)容（詳細(xì)說明變更前條款及變更后約定）雙方確認(rèn)客戶（蓋章）：__________日期：____年_月日我方（蓋章）：_______日期：____年__月__日審批意見銷售部門：__________法務(wù)部門：__________財(cái)務(wù)部門：__________總經(jīng)理：__________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示客戶資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：簽約前需核實(shí)客戶主體資格及信用狀況，避免與無(wú)民事行為能力主體或失信客戶簽約，必要時(shí)可通過第三方征信機(jī)構(gòu)調(diào)查。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任）不得遺漏，避免口頭約定或模糊表述（如“盡快”“大概”），防止?fàn)幾h時(shí)無(wú)法舉證。審批流程風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁跳過審核環(huán)節(jié)或“先簽后批”，超權(quán)限合同需報(bào)更高層級(jí)審批，保