企業(yè)合同管理與審批流程規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與核心場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含集團化公司、中小型企業(yè)）在開展業(yè)務過程中涉及的所有合同管理活動，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、合作協(xié)議等商業(yè)性文本。核心應用場景包括：業(yè)務部門發(fā)起合同需求（如采購原材料、銷售產(chǎn)品、委托第三方服務等）；法務部門進行合規(guī)性審核；財務部門對資金條款與預算進行把控；管理層對重大合同進行決策審批；合同履行過程中的跟蹤、變更與歸檔管理。通過標準化流程，保證合同簽訂的合規(guī)性、風險可控性及履約效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同全生命周期管理流程（一）合同發(fā)起與起草責任部門：業(yè)務需求部門（如采購部、銷售部、項目部）操作內(nèi)容：需求確認：業(yè)務部門明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合作內(nèi)容（標的、數(shù)量、質(zhì)量標準等）、核心條款（價款、支付方式、履行期限、違約責任等）。起草合同：根據(jù)企業(yè)《合同示范文本庫》（如有）或合作方提供的草案，起草合同文本，保證條款清晰、無歧義；附件（如技術協(xié)議、驗收標準等）需與主合同內(nèi)容一致。內(nèi)部初審：業(yè)務部門負責人對合同的業(yè)務必要性、條款合理性進行初步審核，簽字確認后提交至下一環(huán)節(jié)。輸出成果：合同草案（含附件）、《合同審批申請表》（由業(yè)務部門填寫基本信息）。（二）法務合規(guī)審核責任部門：法務部（或指定法務負責人）操作內(nèi)容：主體資格審查：核查合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)/組織，是否具備相應的履約資質(zhì)（如特種行業(yè)經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證等）。合法性審核：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”“顯失公平”等法律風險。權(quán)責對等性審核：確認雙方權(quán)利義務是否對等，違約責任是否明確、合理，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否合法有效。風險提示：對審核中發(fā)覺的法律風險點（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力范圍等）提出修改建議，并反饋至業(yè)務部門。輸出成果：法務審核意見書（明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及修改理由）。（三）財務審核責任部門：財務部操作內(nèi)容：資金條款審核：檢查價款、支付方式（預付款、進度款、尾款比例）、結(jié)算幣種、發(fā)票類型等是否符合企業(yè)財務制度，是否存在資金支付風險。預算匹配性審核：確認合同金額是否在業(yè)務部門年度/季度預算范圍內(nèi)，超預算合同需附預算調(diào)整審批文件。稅務合規(guī)性審核：核對合同中的涉稅條款（如稅率、價稅分離）是否符合稅法規(guī)定，避免稅務風險。輸出成果：財務審核意見書（明確“通過”“需調(diào)整”或“不通過”及調(diào)整建議）。（四）管理層審批責任部門：根據(jù)合同金額、重要性分級審批（如總經(jīng)理、分管副總、董事會等）操作內(nèi)容：權(quán)限劃分：一般合同（金額≤10萬元）：由分管副總審批；重大合同（10萬元＜金額≤50萬元）：由總經(jīng)理審批；重大投資/戰(zhàn)略合同（金額＞50萬元或涉及核心業(yè)務）：提交董事會審議。審批重點：審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務發(fā)展方向，重大風險是否已有效控制，審批流程是否完整。輸出成果：管理層審批意見（簽字確認的審批表）。（五）合同簽署與用印責任部門：行政部（或指定用印管理部門）、業(yè)務部門操作內(nèi)容：文本核對：行政部核對最終審批通過的合同文本（含所有修改痕跡）與審批意見是否一致，保證文本完整、無涂改。用印申請：業(yè)務部門填寫《用印申請表》，附合同文本、審批表等材料，經(jīng)行政部審核后用印。簽署儀式：法定代表人或授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》）與合作方法定代表人或授權(quán)代表共同簽署合同，雙方簽字處需加蓋公章或合同專用章。輸出成果：正式簽署的合同文本（一式N份，按合作方數(shù)量+檔案留存份數(shù)準備）。（六）合同履行與跟蹤責任部門：業(yè)務部門、法務部、財務部操作內(nèi)容：履行計劃：業(yè)務部門制定合同履行計劃（如交付時間、驗收節(jié)點），明確各環(huán)節(jié)負責人，同步至法務部、財務部。進度監(jiān)控：業(yè)務部門定期跟蹤履行情況（如供應商供貨進度、客戶回款進度），對逾期或異常情況（如質(zhì)量問題、付款延遲）及時記錄并上報。變更管理：若需變更合同內(nèi)容（如標的、價款、履行期限），應由業(yè)務部門與合作方協(xié)商一致，簽訂《合同補充協(xié)議》，并重新履行審批流程。爭議處理：履行過程中發(fā)生爭議，業(yè)務部門應第一時間收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收報告），并上報法務部，通過協(xié)商、仲裁或訴訟解決。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《合同補充協(xié)議》（如有）、爭議處理材料。（七）合同歸檔與復盤責任部門：行政部（檔案室）、業(yè)務部門操作內(nèi)容：材料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門收集合同文本、審批表、補充協(xié)議、履行記錄（如驗收單、付款憑證）、爭議處理文件等全套材料。歸檔登記：行政部對材料進行分類、編號，錄入《合同臺賬》，并按照企業(yè)檔案管理規(guī)定（電子+紙質(zhì)）存檔，保存期限不少于合同履行結(jié)束后10年。復盤評估：業(yè)務部門、法務部、財務部每季度對合同管理流程進行復盤，分析常見問題（如審核延遲、履約違約），提出優(yōu)化建議，持續(xù)完善制度。輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、《合同臺賬》、《合同管理復盤報告》。三、配套管理工具模板（一）合同審批申請表合同編號合同名稱合作方名稱合作方統(tǒng)一社會信用代碼合同類型（采購/銷售/服務等）合同金額（元）履行期限擬簽訂日期業(yè)務部門聯(lián)系人及電話合同主要內(nèi)容摘要：（標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款、支付方式、違約責任等）附件清單：（如技術協(xié)議、報價單、合作方資質(zhì)文件等）審核意見：業(yè)務部門負責人簽字：__________日期：______法務部審核意見：__________簽字：__________日期：______財務部審核意見：__________簽字：__________日期：______管理層審批意見：__________簽字：__________日期：______（二）合同臺賬管理表合同編號合同名稱簽訂日期合作方合同類型金額（元）履行狀態(tài)（履行中/已完成/終止）負責人歸檔日期備注（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱關鍵節(jié)點（如交付、驗收、付款）計劃完成時間實際完成時間負責人節(jié)點進展說明（正常/延遲/異常）異常情況說明及處理措施四、關鍵風險控制與管理要點合規(guī)性優(yōu)先：所有合同條款必須符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，禁止簽訂“陰陽合同”“虛假合同”，嚴禁為規(guī)避法律而設置無效條款。權(quán)責清晰：明確合作方法定代表人/授權(quán)代表信息，保證簽約主體資格合法；合同中需注明“本合同自雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章之日起生效”。時效管理：各環(huán)節(jié)審核時限需明確（如法務審核≤3個工作日，財務審核≤2個工作日），避免因流程拖延導致業(yè)務風險。保密要求：合同內(nèi)容（尤其是價格、技術信息等）屬于企業(yè)商業(yè)秘密，僅限審批、履行相關人員知悉，嚴禁泄露給無關第三方。變更規(guī)范：合同履行中