合同管理系統(tǒng)關(guān)鍵要素填報(bào)工具使用指南一、適用工作場景本工具適用于企業(yè)法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及合同管理人員在新合同簽訂、合同變更備案、歷史合同信息補(bǔ)錄及年度合同審計(jì)等場景下，系統(tǒng)化填報(bào)合同關(guān)鍵要素。具體包括：新合同簽訂前：標(biāo)準(zhǔn)化采集合同主體、標(biāo)的、履行條款等核心信息，保證合同要素完整合規(guī)；合同變更管理：對已生效合同的主體、金額、履行期限等變更事項(xiàng)進(jìn)行要素更新；合同檔案規(guī)范化：針對歷史紙質(zhì)合同或電子合同，補(bǔ)錄關(guān)鍵要素至管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化歸檔；合規(guī)性審查：通過要素結(jié)構(gòu)化填報(bào)，為法務(wù)部門提供清晰的審查依據(jù)，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。二、詳細(xì)填報(bào)步驟步驟一：登錄系統(tǒng)并進(jìn)入填報(bào)模塊使用企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄合同管理系統(tǒng)，選擇“合同管理”菜單欄下的“關(guān)鍵要素填報(bào)”功能入口；根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇“新合同填報(bào)”“合同變更填報(bào)”或“歷史合同補(bǔ)錄”類型，進(jìn)入信息填報(bào)頁面。步驟二：填寫合同基礎(chǔ)信息合同編號：按企業(yè)規(guī)范填寫，格式通常為“年份-部門代碼-序號”（如2024-FW-001），保證唯一性；合同名稱：準(zhǔn)確反映合同核心內(nèi)容，避免使用“合作協(xié)議”“合同書”等模糊表述，示例為“設(shè)備采購合同”；簽訂日期：選擇合同雙方實(shí)際簽署日期，格式為YYYY-MM-DD；合同類型：從下拉菜單中選擇（如采購、銷售、服務(wù)、租賃等），系統(tǒng)將自動關(guān)聯(lián)對應(yīng)的要素模板；所屬項(xiàng)目：若合同關(guān)聯(lián)具體項(xiàng)目，填寫項(xiàng)目編號或名稱，便于后續(xù)項(xiàng)目維度統(tǒng)計(jì)。步驟三：填報(bào)合同主體信息甲方信息：單位名稱：填寫法定全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致；單位性質(zhì)：選擇企業(yè)/事業(yè)單位/社會組織/個(gè)體工商戶等；統(tǒng)一社會信用代碼：填寫18位信用代碼（或營業(yè)執(zhí)照注冊號）；地址：填寫注冊或?qū)嶋H經(jīng)營地址；聯(lián)系人及電話：填寫合同對接人姓名（用代替，如“張”）、辦公電話（示例：010-5678）。乙方信息：按甲方信息規(guī)范填寫，若乙方為境外主體，“統(tǒng)一社會信用代碼”可填寫注冊地識別碼。主體關(guān)系說明：若存在關(guān)聯(lián)方交易，需勾選“關(guān)聯(lián)交易”并填寫關(guān)聯(lián)關(guān)系類型（如母子公司、受同一控制企業(yè)等）。步驟四：明確合同標(biāo)的與履行條款合同標(biāo)的：標(biāo)的名稱：填寫具體物品或服務(wù)名稱（如“辦公電腦”“軟件開發(fā)服務(wù)”）；規(guī)格型號/服務(wù)要求：詳細(xì)描述標(biāo)的特性（如電腦品牌、型號、配置；服務(wù)范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)）；數(shù)量/工作量：填寫具體數(shù)值及單位（如“臺”“人/天”）；單價(jià)及總價(jià)：分別填寫單位價(jià)格和合同總金額（大寫與小寫需一致，示例：￥100,000.00，人民幣壹拾萬元整）。履行期限：起始時(shí)間/截止時(shí)間：明確合同履行起止日期；履行節(jié)點(diǎn)：若分期履行，需填寫各階段交付時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“第一階段：2024-06-30前交付設(shè)備并驗(yàn)收”）。履行方式與地點(diǎn)：履行方式：選擇“交付”“服務(wù)”“租賃”等，并補(bǔ)充具體形式（如“上門安裝”“現(xiàn)場服務(wù)”）；履行地點(diǎn)：填寫標(biāo)的交付或服務(wù)提供的具體地點(diǎn)（如“北京市區(qū)路號”）。步驟五：約定付款與違約責(zé)任付款方式：付款條件：選擇“預(yù)付款”“進(jìn)度款”“驗(yàn)收款”“質(zhì)保金”等，并明確觸發(fā)條件（如“合同簽訂后7日內(nèi)支付預(yù)付款30%”）；付款比例及金額：填寫各期付款比例和具體金額；收款賬戶信息：填寫乙方開戶行、賬號（系統(tǒng)已加密處理，僅合規(guī)人員可見）。違約責(zé)任：違約金標(biāo)準(zhǔn)：填寫逾期履行、質(zhì)量不合格等情形的違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日0.05%支付違約金”）；賠償范圍：明確違約方需承擔(dān)的損失類型（如直接損失、合理維權(quán)費(fèi)用）；爭議解決方式：選擇“訴訟”或“仲裁”，并填寫具體管轄法院或仲裁機(jī)構(gòu)（如“市區(qū)人民法院”“仲裁委員會”）。步驟六：附件與提交審核附件清單：按系統(tǒng)要求合同附件，包括：雙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）；標(biāo)的物明細(xì)、技術(shù)參數(shù)等補(bǔ)充文件；授權(quán)委托書（若簽約人為非法定代表人）；其他雙方確認(rèn)的書面材料。信息核對：“預(yù)覽”按鈕，逐項(xiàng)檢查填報(bào)要素是否完整、準(zhǔn)確，重點(diǎn)核對金額、日期、主體信息等關(guān)鍵字段；提交審核：確認(rèn)無誤后提交，系統(tǒng)將根據(jù)合同類型自動流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，審核進(jìn)度可在“我的申請”中查詢。三、合同關(guān)鍵要素信息表要素類別填報(bào)項(xiàng)填寫規(guī)范示例基礎(chǔ)信息合同編號按企業(yè)規(guī)范編碼，唯一不可重復(fù)2024-FW-001合同名稱反映核心內(nèi)容，避免模糊表述品牌辦公設(shè)備采購合同簽訂日期YYYY-MM-DD格式2024-03-15主體信息（甲方）單位名稱法定全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼或注冊號91110000聯(lián)系人及電話姓名用*代替，填寫辦公電話聯(lián)系人：李*，電話的與履行標(biāo)的名稱具體物品或服務(wù)名稱臺式電腦（型號：-Pro）規(guī)格型號/服務(wù)要求詳細(xì)描述標(biāo)的特性CPU:i5-12400，內(nèi)存:16GB，硬盤:512GBSSD合同總價(jià)大寫與小寫一致，含幣種￥150,000.00，人民幣壹拾伍萬元整履行期限起止日期明確2024-04-01至2024-06-30付款與違約付款節(jié)點(diǎn)明確各期付款條件及比例預(yù)付款30%，驗(yàn)收款70%違約金標(biāo)準(zhǔn)約定具體計(jì)算方式逾期付款按日萬分之五支付違約金爭議解決方式選擇訴訟/仲裁并明確管轄地提交仲裁委員會仲裁附件清單附件名稱列明附件名稱及份數(shù)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（1份）、設(shè)備參數(shù)表（1份）四、填報(bào)要點(diǎn)提示信息準(zhǔn)確性：主體名稱、信用代碼、金額等關(guān)鍵信息需與營業(yè)執(zhí)照、合同文本完全一致，避免因信息誤差導(dǎo)致合同無效或糾紛；完整性要求：標(biāo)有“*”的為必填項(xiàng)，不可遺漏；若存在“無”或“不適用”情形，需在備注欄說明原因；附件規(guī)范性：附件需為加蓋公章的掃描件（PDF格式），保證清晰可辨，單個(gè)附件大小不超過10MB；變更填報(bào)規(guī)則：合同變更時(shí)，需填寫