企業(yè)行政文檔存檔與保管實用手冊前言行政文檔是企業(yè)運營的重要載體，記錄了企業(yè)各項管理活動、決策過程及業(yè)務往來的關鍵信息。為規(guī)范行政文檔的存檔與保管流程，保證文檔的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門日常行政文檔的管理工作，旨在為文檔管理人員提供清晰、可操作的操作指引。一、適用范圍與典型應用場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政文檔的存檔與保管，涵蓋以下典型場景：日常行政管理：如會議紀要、通知公告、工作計劃與總結、請示報告等；人力資源管理：如員工入職離職材料、勞動合同、培訓記錄、績效考核檔案等；資產(chǎn)管理：如設備采購合同、資產(chǎn)臺賬、維修記錄、盤點報告等；合同協(xié)議管理：如行政類采購合同、服務協(xié)議、合作意向書等；項目專項管理：如項目立項文件、實施方案、驗收報告、項目總結等；其他重要文件：如企業(yè)資質(zhì)證書、審計報告、榮譽獎狀、重要往來函件等。二、文檔存檔全流程操作指引（一）文檔收集：全面覆蓋，及時歸集責任主體：各部門文檔管理員為文檔收集第一責任人，負責本部門形成文檔的初步收集；行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，監(jiān)督各部門文檔收集完整性。收集范圍：正式發(fā)文：包括企業(yè)紅頭文件、部門函件、審批簽報等；會議材料：會議通知、議程、簽到表、發(fā)言稿、會議紀要等；過程文件：工作計劃、實施方案、進度報告、驗收材料等；憑證材料：合同原件、發(fā)票復印件（僅限行政類采購）、支付憑證、驗收單等；其他應歸檔文件：法律法規(guī)、行業(yè)標準、外部重要函件等。收集要求：文檔內(nèi)容需完整、清晰，無涂改（如有修改需加蓋修改人章或簽字確認）；電子文檔需為最終版本，紙質(zhì)文檔需為原件（如無原件需注明“復印件”并加蓋部門章）；每月25日前，各部門文檔管理員將本月收集的文檔移交至行政部。（二）文檔分類：科學劃分，邏輯清晰分類原則：按“部門-年度-文件類型”三級分類法，保證分類體系穩(wěn)定、可擴展。一級分類（部門）：按企業(yè)組織架構劃分，如“行政部”“人力資源部”“財務部”“市場部”等。二級分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2023年”“2024年”等，跨年度文件歸入主要形成年度。三級分類（文件類型）：按文件性質(zhì)劃分，具體如下（可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整）：行政部：會議紀要、通知公告、工作計劃、資產(chǎn)檔案、后勤管理文件等；人力資源部：員工檔案、合同協(xié)議、培訓記錄、薪酬福利文件等；財務部：行政類采購合同、費用報銷憑證、審計報告、資產(chǎn)臺賬等；市場部：項目文件、合作協(xié)議、宣傳材料、客戶往來函件等。（三）文章樣式：唯一標識，便于檢索編碼規(guī)則：采用“部門代碼-年度-文件類型代碼-流水號”組合格式，示例：XZ-2024-01-001（行政部2024年會議紀要第1號）。代碼說明：部門代碼：用部門名稱首字母縮寫（如行政部“XZ”、人力資源部“RL”）；文件類型代碼：用文件類型關鍵詞首字母縮寫（如會議紀要“01”、通知公告“02”），具體代碼由行政部統(tǒng)一制定并發(fā)布；流水號：按年度從001開始順序編制，每年重新編號。標注要求：紙質(zhì)文檔：在首頁右上角用鉛筆標注編碼，并加蓋“歸檔章”（歸檔章包含編碼、歸檔日期、經(jīng)辦人等信息）；電子文檔：將編碼作為文件名前綴（如“XZ-2024-01-001_2024年度第一次辦公會議紀要.docx”）。（四）文檔歸檔：規(guī)范整理，有序存放1.紙質(zhì)文檔歸檔（1）整理裝訂：按編碼順序排列，檢查頁碼是否連續(xù)，缺失頁需補充并注明原因；左側(cè)裝訂（厚度超過1cm的需采用膠裝），加裝檔案封面（注明部門、年度、文件類型、起止編碼、歸檔日期）。（2）入庫登記：使用《紙質(zhì)文檔歸檔登記表》（見模板1）詳細記錄文檔信息，移交人、接收人雙方簽字確認；將文檔存入專用檔案盒，盒面標注“部門-年度-文件類型-起止編碼”（如“行政部-2024-會議紀要-XZ-2024-01-001至020”），按編碼順序排柜存放。2.電子文檔歸檔（1）存儲路徑：建立企業(yè)級檔案服務器，按“部門-年度-文件類型”分級存儲，示例：\\檔案服務器\行政部\2024\會議紀要\。（2）格式要求：文檔格式優(yōu)先采用PDF（防止格式篡改）、DOCX、XLSX等通用格式；圖片類文檔分辨率不低于300DPI，掃描件需清晰可辨。（3）備份管理：每日17:00自動將當日新增電子文檔備份至異地服務器；每月最后一周進行全量備份，并《電子文檔備份記錄表》（見模板2）。（五）文檔保管：環(huán)境適宜，安全可控存儲環(huán)境要求：紙質(zhì)檔案庫房：溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設施；電子檔案存儲：服務器需配備UPS不間斷電源，定期殺毒（每周一次），硬件故障率低于0.1%。保管責任：行政部設專職檔案管理員，負責檔案庫房的日常管理及安全巡查；每月對紙質(zhì)檔案進行一次清點，每季度對電子檔案備份有效性進行一次測試。（六）文檔借閱：規(guī)范流程，責任到人借閱權限：普通文檔：部門內(nèi)部員工經(jīng)部門負責人簽字后可借閱，跨部門借閱需經(jīng)借閱部門負責人及行政部審批；涉密文檔（如未公開合同、戰(zhàn)略規(guī)劃）：需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，借閱范圍限定為相關人員。借閱流程：（1）借閱人填寫《文檔借閱申請表》（見模板3），注明借閱文檔名稱、編碼、用途、歸還期限；（2）按權限逐級審批，審批通過后由檔案管理員辦理借閱手續(xù)；（3）紙質(zhì)文檔原則上當場借閱，確需帶出需經(jīng)行政部經(jīng)理批準，借閱期限不超過3個工作日；（4）電子文檔需在檔案服務器內(nèi)在線查閱，嚴禁私自（經(jīng)批準的需在《電子文檔借閱登記表》中記錄）。歸還與續(xù)借：借閱到期后，借閱人需及時歸還，檔案管理員檢查文檔完整性后簽字確認；如需續(xù)借，需在到期前1個工作日提交續(xù)借申請，續(xù)借期限不超過原期限。（七）文檔銷毀：依法依規(guī)，手續(xù)完備銷毀范圍：超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的文檔（如保管期限參考《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》）；復制件、重復件及已作電子備份的紙質(zhì)草稿。銷毀流程：（1）檔案管理員每季度對到期文檔進行清點，編制《文檔銷毀清冊》（見模板4），注明文檔名稱、編碼、數(shù)量、銷毀原因；（2）行政部經(jīng)理、分管副總經(jīng)理審批銷毀清冊；（3）由2名以上監(jiān)銷人員（行政部、紀檢部各1名）監(jiān)督銷毀過程，紙質(zhì)文檔采用粉碎或焚燒方式，電子文檔進行徹底刪除（低級格式化）；（4）監(jiān)銷人員在《文檔銷毀清冊》上簽字確認，銷毀清冊存檔保存10年。三、常用文檔存檔模板示例模板1：紙質(zhì)文檔歸檔登記表部門年度文件名稱文件編碼頁數(shù)歸檔日期移交人接收人備注行政部2024第一次辦公會議紀要XZ-2024-01-00152024-01-05含議程及簽到表人力資源部20243月員工培訓計劃RL-2024-03-00232024-03-01附培訓簽到表模板2：電子文檔備份記錄表備份日期備份范圍備份方式存儲路徑操作人校驗結果2024-03-31行政部2024年1-3月文檔全量備份\異地服務器\2024\03\正常2024-04-01人力資源部員工檔案更新增量備份\異地服務器\2024\04\趙六正常模板3：文檔借閱申請表借閱人部門借閱日期文件名稱文件編碼借閱用途歸還期限部門負責人簽字審批意見（行政部）行政部2024-03-102024年度采購合同CG-2024-05-003查詢歷史價格2024-03-15*經(jīng)理同意模板4：文檔銷毀清冊部門年度文件名稱文件編碼數(shù)量（頁/份）保管期限銷毀原因?qū)徟吮O(jiān)銷人銷毀日期行政部2020年度工作總結XZ-2020-12-0011010年保管期限已到*副總、2024-03-20人力資源部2019員工入職登記表RL-2019-06-00520永久重復件（已電子備份）*經(jīng)理、趙六2024-03-20四、存檔管理關鍵注意事項安全保密：涉密文檔需單獨存放，加密管理，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；檔案管理員不得泄露文檔內(nèi)容，離職時需辦理檔案交接手續(xù)。存儲環(huán)境維護：每日檢查檔案庫房溫濕度，超出范圍需及時調(diào)節(jié)；定期檢查檔案盒、檔案柜，破損需及時更換。電子文檔管理：禁止在非企業(yè)授權設備上處理或存儲涉密電子文檔；定期更新殺毒軟件，防范病毒攻擊及數(shù)據(jù)泄露。人員培訓：行政部每半年組織一次文檔管理培訓，內(nèi)容包括分類規(guī)則、編碼規(guī)范、借閱流程等；新員工入職時