采購合同審核及簽訂指導(dǎo)手冊一、適用場景與業(yè)務(wù)背景本手冊適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)中合同的審核與簽訂流程，涵蓋貨物采購、服務(wù)采購、工程采購等場景。當(dāng)采購部門完成供應(yīng)商選擇、價格談判等前期工作后，需通過規(guī)范的合同審核與簽訂流程，明確雙方權(quán)利義務(wù)、控制法律風(fēng)險、保障采購合規(guī)性。手冊供采購專員、法務(wù)專員、財務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員協(xié)同使用，保證采購合同從起草到歸檔的全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、合同審核與簽訂全流程操作指引（一）合同前置準(zhǔn)備需求與資料收集采購專員根據(jù)采購結(jié)果，收集《采購申請單》《供應(yīng)商報價單》《技術(shù)規(guī)格說明書》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）等基礎(chǔ)資料。對于特殊采購（如涉及進(jìn)口設(shè)備、專利技術(shù)等），需補充提供《進(jìn)口報關(guān)單》《技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議》等專項文件。合同草案擬定優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《采購合同（通用版）》《采購合同（服務(wù)專用版）》），根據(jù)采購類型調(diào)整條款內(nèi)容。明確合同核心要素：合同雙方主體信息、采購標(biāo)的名稱/規(guī)格/數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點、驗收方式、價款及支付方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。（二）業(yè)務(wù)部門初步審核需求匹配性審核核對合同標(biāo)的、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)是否與《采購申請單》《技術(shù)規(guī)格說明書》一致，保證滿足業(yè)務(wù)部門實際需求。審核交付時間、地點是否與生產(chǎn)/項目計劃匹配，避免影響后續(xù)工作進(jìn)度。供應(yīng)商資質(zhì)與商務(wù)條款審核復(fù)核供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)/經(jīng)營許可等資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)，保證供應(yīng)商具備履約能力。審核價格條款（含單價、總價、稅費約定）、交付周期、運輸方式等商務(wù)條款是否與談判結(jié)果一致，是否存在異常價格波動或不合理附加條件。輸出成果業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在《合同審核意見表》中簽署“同意”意見；若需修改，需標(biāo)注具體修改內(nèi)容及建議，退回采購專員調(diào)整。（三）法務(wù)專項審核主體資格與合法性審核核對合同雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人等）與資質(zhì)文件是否一致，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的供應(yīng)商簽約。審查供應(yīng)商是否為“三無企業(yè)”或存在重大訴訟、失信記錄（可通過企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)或第三方信用平臺核實）。條款合規(guī)性與風(fēng)險審核重點審核以下條款：質(zhì)量條款：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確（如國標(biāo)、行標(biāo)或約定標(biāo)準(zhǔn)），驗收方法、異議期限是否合理；交付條款：交付時間、地點、風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點是否清晰（如“交付后風(fēng)險轉(zhuǎn)移至買方”）；付款條款：支付條件（如“驗收合格后30日內(nèi)支付”）、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、逾期付款違約金是否約定明確；違約責(zé)任：雙方違約情形對應(yīng)的違約金比例、賠償范圍是否公平，是否約定“定金罰則”或“違約金上限”；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機構(gòu)是否約定清晰（如“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”）。排除“霸王條款”（如“供應(yīng)商對貨物質(zhì)量問題不承擔(dān)責(zé)任”等違反公平原則的條款）。輸出成果法務(wù)專員出具《法律審核意見書》，對合法條款簽署“同意”；對存在風(fēng)險的條款，標(biāo)注修改意見（如“建議將‘質(zhì)量異議期7天’延長至15天”）；對法律風(fēng)險條款（如主體不適格、核心條款缺失），需否決合同并說明理由。（四）財務(wù)合規(guī)審核資金與稅務(wù)條款審核核對合同金額是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分需附《預(yù)算調(diào)整審批單》；審核付款方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如大額支付是否需銀行轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金交易）；明確稅費承擔(dān)方（如“價款含增值稅13%，由供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票”），發(fā)票類型、開具時間需與付款條件掛鉤（如“付款前提供足額發(fā)票”）。履約能力與資金風(fēng)險審核評估供應(yīng)商財務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流），避免因供應(yīng)商資金鏈斷裂導(dǎo)致交付違約；對于大額采購，可要求供應(yīng)商提供履約保證金（一般不超過合同金額的10%），并在合同中明保證證金退還條件。輸出成果財務(wù)專員在《合同審核意見表》中簽署“同意”或“需修改”意見，涉及資金預(yù)算或稅務(wù)風(fēng)險的，需附書面說明。（五）跨部門聯(lián)合會簽意見匯總與整改采購專員收集業(yè)務(wù)部門、法務(wù)、財務(wù)的審核意見，整理形成《合同修改清單》，與供應(yīng)商溝通修改合同條款；對于無法達(dá)成一致的爭議條款（如違約金比例、爭議解決方式），由采購部門牽頭組織相關(guān)部門與供應(yīng)商協(xié)商，必要時提請分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。聯(lián)合會簽確認(rèn)修改后的合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)、財務(wù)負(fù)責(zé)人依次會簽，確認(rèn)所有意見已落實，形成《聯(lián)合會簽記錄表》。（六）管理層最終審批審批分級管理根據(jù)合同金額及重要性，實行分級審批：金額≤10萬元：由采購部門負(fù)責(zé)人審批；10萬元＜金額≤50萬元：由分管副總審批；金額＞50萬元或涉及重大戰(zhàn)略采購（如核心設(shè)備、長期服務(wù)）：由總經(jīng)理審批。審批內(nèi)容管理層重點審核合同整體商業(yè)合理性、風(fēng)險控制措施、成本效益是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，對重大合同可要求補充供應(yīng)商盡職調(diào)查報告。輸出成果審批通過后，管理層在《合同審批表》中簽署“批準(zhǔn)”意見，合同進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)；若未通過，注明駁回理由及整改要求。（七）合同簽訂與歸檔合同簽訂雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限），并加蓋合同專用章或公章（騎縫章需完整覆蓋合同文本）；合同一式多份（通常至少4份：甲方2份、乙方1份、財務(wù)1份），雙方各執(zhí)原件，復(fù)印件由采購部門留存。合同登記與歸檔采購專員在合同管理系統(tǒng)中錄入合同信息（編號、簽訂日期、金額、對方主體、履行期限等），《合同臺賬》；將合同正本、附件（審批表、審核意見書、供應(yīng)商資質(zhì)文件等）按“一合同一檔”原則整理，移交檔案管理部門保存，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)云盤。三、常用工具表單模板（一）采購合同信息登記表合同編號簽訂日期合同類型（□貨物□服務(wù)□工程）甲方信息（名稱、地址、聯(lián)系人）乙方信息（名稱、地址、聯(lián)系人）標(biāo)的物名稱/規(guī)格數(shù)量單價（元）總價（元）履行期限付款方式審批狀態(tài)（□草稿□已審批□已簽訂）CG-2024-0012024–貨物科技有限公司，制造有限公司，服務(wù)器X1型10臺50,000500,000簽訂后30日內(nèi)交付驗收合格后60日轉(zhuǎn)賬已審批（二）合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見修改建議審核結(jié)果（□通過□需修改□不通過）審核日期CG-2024-001業(yè)務(wù)初審生產(chǎn)部*經(jīng)理需求匹配，交付周期合理無通過2024–CG-2024-001法務(wù)審核法務(wù)部*專員質(zhì)量異議期過短，建議延長至15天第5條“異議期7天”改為“15天”需修改2024–CG-2024-001財務(wù)審核財務(wù)部*主管預(yù)算內(nèi)，付款方式合規(guī)無通過2024–（三）合同審批流程跟蹤表流程節(jié)點責(zé)任部門/人完成時限狀態(tài)（□待處理□進(jìn)行中□已完成□駁回）備注合同起草采購部2024–已完成按標(biāo)準(zhǔn)模板擬定業(yè)務(wù)審核生產(chǎn)部2024–已完成無意見法務(wù)審核法務(wù)部2024–已完成修改質(zhì)量異議期財務(wù)審核財務(wù)部2024–已完成無意見聯(lián)合會簽采購部2024–已完成整改完成總經(jīng)理審批總經(jīng)理辦公室2024–已完成批準(zhǔn)簽訂四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作要點（一）主體資格審查風(fēng)險風(fēng)險點：與無資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍或存在失信記錄的供應(yīng)商簽約，導(dǎo)致合同無效或履約風(fēng)險。應(yīng)對措施：簽訂前核驗供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等），通過“信用中國”等平臺查詢信用記錄，保證供應(yīng)商主體合法有效。（二）核心條款缺失或不明確風(fēng)險風(fēng)險點：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任等條款模糊，引發(fā)爭議（如“質(zhì)量合格”未明確標(biāo)準(zhǔn)，“交付延遲”未約定違約金）。應(yīng)對措施：核心條款需量化、具體化（如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合GB/T19001-2016”“逾期交付每延遲1天按合同總額0.5%支付違約金”），避免使用“合理”“適當(dāng)”等模糊表述。（三）付款與履約條款失衡風(fēng)險風(fēng)險點：預(yù)付款比例過高（如＞30%）或付款條件與履約進(jìn)度不匹配，導(dǎo)致供應(yīng)商履約不力或企業(yè)資金占用。應(yīng)對措施：采用“分期付款”模式（如“預(yù)付款30%，到貨驗收合格支付50%，質(zhì)保期滿支付20%”），質(zhì)保金比例不低于5%，質(zhì)保期不少于1年。（四）法律合規(guī)性疏漏風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款違反《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)（如約定“爭議解決方式為供應(yīng)商所在地仲裁”違反公平原則）。應(yīng)對措施：法務(wù)專員需嚴(yán)格依據(jù)最新法律法規(guī)審核條款，重大合同可邀請外部法律顧問參與審核，保證合同合法有