2026年智能寵物喂食器制造公司采購檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司智能寵物喂食器產(chǎn)品相關(guān)采購活動檔案的管理工作，確保采購檔案真實(shí)、完整、可追溯，為采購合規(guī)審查、供應(yīng)商管理、成本核算、糾紛處理提供有效依據(jù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)采購管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司采購業(yè)務(wù)實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于本公司智能寵物喂食器生產(chǎn)經(jīng)營所需各類物資采購檔案的管理，包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)檔案、采購計(jì)劃文件、采購合同及補(bǔ)充協(xié)議、詢價(jià)/招標(biāo)資料、到貨驗(yàn)收記錄、質(zhì)量檢測報(bào)告、付款憑證等，覆蓋采購檔案的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、銷毀等全環(huán)節(jié)，公司采購部、財(cái)務(wù)部、倉儲部、質(zhì)量管控部、行政部等相關(guān)部門及全體涉及采購檔案管理的人員均需遵守本制度。第三條采購檔案管理遵循“真實(shí)完整、分類管控、安全存儲、可溯可查、按期保管”的原則，確保每一份采購檔案都能客觀反映采購業(yè)務(wù)全流程，為采購管理優(yōu)化、合規(guī)檢查、糾紛處置提供有效支撐。第四條本制度所指“采購檔案”是指公司在智能寵物喂食器相關(guān)物資采購活動中形成的具有保存價(jià)值的各類文字、數(shù)據(jù)、憑證類文件，分為電子類檔案（系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)、電子合同、掃描件等）和紙質(zhì)類檔案（紙質(zhì)合同、手寫驗(yàn)收單、打印憑證等），是公司采購管理體系的核心組成部分。第二章組織職責(zé)第五條公司采購部為采購檔案管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：（一）建立并完善采購檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔規(guī)范、存儲要求及管理細(xì)則；（二）統(tǒng)籌全公司采購檔案的統(tǒng)一管理，制定各類采購檔案的整理模板及歸檔要求；（三）督促采購人員及時(shí)收集、整理采購全流程檔案，確保檔案內(nèi)容完整、簽字齊全；（四）建立采購檔案管理臺賬，記錄檔案名稱、歸檔時(shí)間、存儲位置、保存期限、借閱情況等信息；（五）制定采購檔案銷毀計(jì)劃，按規(guī)定流程處置超期且無保存價(jià)值的采購檔案；（六）指導(dǎo)相關(guān)人員開展采購檔案管理工作，組織檔案管理相關(guān)技能培訓(xùn)。第六條財(cái)務(wù)部職責(zé)：（一）及時(shí)提供采購付款憑證、發(fā)票等財(cái)務(wù)類檔案，配合采購部完成歸檔；（二）核查采購檔案中合同金額、付款金額、驗(yàn)收記錄的一致性，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；（三）配合采購部查閱財(cái)務(wù)類采購檔案，提供相關(guān)數(shù)據(jù)的解釋說明。第七條倉儲部職責(zé)：（一）完整留存采購物資到貨驗(yàn)收記錄、入庫單等檔案，按時(shí)移交采購部歸檔；（二）確保驗(yàn)收類檔案與實(shí)際到貨情況一致，不得隨意涂改、偽造驗(yàn)收記錄；（三）配合采購部核查驗(yàn)收類檔案的完整性，提供到貨相關(guān)的原始信息。第八條質(zhì)量管控部職責(zé)：（一）及時(shí)出具并移交采購物資質(zhì)量檢測報(bào)告，納入采購檔案管理；（二）確保檢測類檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、簽字完整，為采購檔案的有效性提供支撐；（三）配合采購部查閱檢測類檔案，協(xié)助分析供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題。第九條行政部職責(zé)：（一）為紙質(zhì)類采購檔案提供符合存儲要求的檔案保管場地，做好防潮、防火、防蟲、防盜等防護(hù)措施；（二）配合采購部管理電子類采購檔案的存儲服務(wù)器，定期備份數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)存儲安全；（三）協(xié)助采購部完成超期采購檔案的銷毀處置工作，全程監(jiān)督銷毀過程。第三章采購檔案全流程管理第十條采購檔案分類與收集：（一）采購部按業(yè)務(wù)類型將采購檔案分為五大類：供應(yīng)商資質(zhì)檔案（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）、采購計(jì)劃檔案（采購申請單、采購計(jì)劃文件等）、合同檔案（采購合同、補(bǔ)充協(xié)議、詢價(jià)/招標(biāo)文件等）、驗(yàn)收檢測檔案（到貨驗(yàn)收單、質(zhì)量檢測報(bào)告等）、財(cái)務(wù)憑證檔案（發(fā)票、付款憑證、對賬記錄等）；（二）采購人員在每筆采購業(yè)務(wù)完成后15個(gè)工作日內(nèi)，收集該業(yè)務(wù)全流程檔案，確保檔案覆蓋采購申請、洽談、簽約、到貨、驗(yàn)收、付款全環(huán)節(jié)，核心檔案（如合同、驗(yàn)收單）需相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。第十一條采購檔案整理與歸檔：（一）采購人員按分類標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，紙質(zhì)檔案按業(yè)務(wù)批次裝訂成冊，標(biāo)注檔案名稱、采購批次、歸檔日期；電子檔案按統(tǒng)一命名規(guī)則存儲，確保檢索便捷；（二）整理完成的采購檔案經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，紙質(zhì)檔案移交行政部檔案庫歸檔，電子檔案存儲至專用服務(wù)器，歸檔完成后在管理臺賬中記錄相關(guān)信息。第十二條采購檔案存儲與保管：（一）紙質(zhì)類采購檔案由行政部按類別、年份、批次分類存放，粘貼清晰標(biāo)識，存儲環(huán)境保持干燥通風(fēng)，避免檔案受潮、破損；（二）電子類采購檔案由采購部聯(lián)合行政部定期備份，備份數(shù)據(jù)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改，電子檔案保存格式需兼容常用辦公軟件；（三）不同類型采購檔案設(shè)置差異化保存期限：供應(yīng)商資質(zhì)檔案永久保存，采購合同、驗(yàn)收檢測檔案保存不少于5年，采購計(jì)劃、財(cái)務(wù)憑證檔案保存不少于3年，涉及糾紛或訴訟的采購檔案永久保存。第十三條采購檔案借閱與使用：（一）公司內(nèi)部人員因工作需要借閱采購檔案的，需填寫《采購檔案借閱申請單》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及采購部審批后辦理借閱手續(xù)；（二）紙質(zhì)類檔案借閱期限不超過10個(gè)工作日，電子類檔案僅限在公司內(nèi)網(wǎng)查看，嚴(yán)禁私自拷貝、外傳；借閱人員需妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失；（三）外部單位（如監(jiān)管部門、司法機(jī)關(guān)）需查閱采購檔案的，需經(jīng)公司管理層審批，采購部專人陪同查閱，嚴(yán)禁直接移交原始檔案。第十四條采購檔案銷毀：（一）超期且無保存價(jià)值的采購檔案，由采購部制定銷毀計(jì)劃，列明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因；（二）銷毀計(jì)劃經(jīng)公司管理層審批后，由采購部聯(lián)合行政部執(zhí)行銷毀，紙質(zhì)類檔案采用碎紙方式處置，電子類檔案采用永久刪除并銷毀備份的方式處置；（三）銷毀過程需填寫《采購檔案銷毀記錄表》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、執(zhí)行人、監(jiān)督人，相關(guān)人員簽字確認(rèn)，記錄表永久留存。第四章監(jiān)督與考核第十五條采購部每月對采購檔案的收集、整理、歸檔情況進(jìn)行自查，每季度聯(lián)合行政部開展一次全面檢查，重點(diǎn)核查檔案的完整性、真實(shí)性、存儲安全性；第十六條對未及時(shí)收集歸檔、檔案內(nèi)容不完整、借閱后未按時(shí)歸還采購檔案的人員，視情節(jié)輕重采取約談、限期整改、扣減績效等措施；對偽造、篡改、損毀采購檔案的人員，嚴(yán)肅追責(zé)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，追究相應(yīng)責(zé)任；第十七條對在采購檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人（如規(guī)范整理檔案提升檢索效率、及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案漏洞規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)），給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)；第十八條采購部將采購檔案管理合規(guī)性納入部門績效考核，作為采購管理體系運(yùn)行評價(jià)的重