通用合同管理標準化操作流程一、適用范圍與應(yīng)用場景本標準化操作流程適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團公司）的法務(wù)部門、行政管理部門及業(yè)務(wù)部門，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動合同等常見合同類型。通過規(guī)范合同全生命周期管理，可幫助企業(yè)實現(xiàn)以下目標：規(guī)范合同起草、審核、簽署、履行、歸檔等環(huán)節(jié)操作；降低合同法律風險，減少糾紛發(fā)生；提高合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益；實現(xiàn)合同信息集中化、可追溯化管理。二、標準化操作流程詳解（一）合同準備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息操作目標：梳理合同核心要素，保證需求清晰、資料齊全，為后續(xù)起草奠定基礎(chǔ)。需求對接與立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購物資、提供服務(wù)、對外投資等），填寫《合同立項申請表》，明確合作方基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、預(yù)算金額等核心內(nèi)容；部門負責人對立項申請進行審批，確認需求合理性與可行性。合作方背景調(diào)查法務(wù)或業(yè)務(wù)部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“裁判文書網(wǎng)”等公開渠道，核查合作方主體資格（是否為合法注冊企業(yè)、有無經(jīng)營異?；驀乐剡`法記錄）、履約能力（注冊資本、財務(wù)狀況、過往合作案例）；若涉及重大合作，可要求合作方提供近一年經(jīng)審計的財務(wù)報表、銀行資信證明等材料，形成《合作方資質(zhì)評估報告》。資料收集與整理收集合作方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明）、授權(quán)委托書（若由代理人簽署）、項目相關(guān)技術(shù)規(guī)范或需求說明書等資料；整理歷史同類合同模板、行業(yè)慣例條款，為起草階段提供參考。（二）合同起草階段：規(guī)范內(nèi)容與條款設(shè)計操作目標：依據(jù)需求與法律規(guī)定，起草條款清晰、權(quán)責明確的合同文本，避免歧義與漏洞。模板選擇與框架搭建優(yōu)先選用企業(yè)標準合同模板庫中的對應(yīng)類型模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），無模板時參考行業(yè)示范文本；搭建合同框架：一般包括標題、合同主體、（標的、數(shù)量質(zhì)量、價款支付、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決等）、簽署頁（各方蓋章處、日期）。核心條款填寫規(guī)范合同主體：填寫合作方全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代理人姓名及職務(wù)，避免使用簡稱或簡稱與全稱混用；標的條款：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、服務(wù)內(nèi)容（需具體描述，避免“相關(guān)服務(wù)”等模糊表述），可附技術(shù)參數(shù)清單或附件作為補充；價款與支付：約定金額（大小寫一致）、貨幣種類、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付節(jié)點（如“預(yù)付款30%發(fā)貨前付，尾款70%驗收合格后30日內(nèi)付”），明確收款賬戶信息（戶名、開戶行、賬號）；履行條款：約定履行期限（具體起止日期或條件，如“收到預(yù)付款后15日內(nèi)交付”）、履行地點（交貨地/服務(wù)提供地）、運輸方式與風險轉(zhuǎn)移節(jié)點（如“貨物交付后毀損滅失風險由甲方承擔”）；違約責任：明確違約情形（如逾期付款、質(zhì)量不達標）對應(yīng)的違約金計算方式（如“按逾期金額每日0.05%支付違約金”）或賠償范圍，避免約定“違約金過高”或“概不負責”等無效條款；爭議解決：約定協(xié)商、仲裁（明確仲裁機構(gòu)，如“中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會”）或訴訟（明確管轄法院，如“被告所在地人民法院”），優(yōu)先選擇訴訟（仲裁費用較高且一裁終局）。內(nèi)部初審起草人完成合同文本后，交由部門負責人初審，重點核對需求匹配度、條款完整性、數(shù)據(jù)準確性（如數(shù)量、金額、日期），形成《合同起草初審記錄》。（三）合同審核階段：風險把控與合規(guī)審查操作目標：通過多維度審核，識別并消除合同法律風險、商業(yè)風險，保證條款合法合規(guī)。審核職責分工業(yè)務(wù)部門初審：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準等是否與項目要求一致，履行能力是否具備；法務(wù)部門復(fù)審：審核合同合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、合規(guī)性（是否違反企業(yè)內(nèi)部制度）、條款嚴謹性（如是否存在歧義、權(quán)利義務(wù)是否對等）；財務(wù)部門會簽：審核價款支付方式、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型、稅率）、資金安排是否合理，避免財務(wù)風險；分管領(lǐng)導(dǎo)終審：審核合同整體風險等級、是否符合企業(yè)戰(zhàn)略，重大合同（如金額超100萬元）需提交總經(jīng)理辦公會審批。審核要點清單審核維度核查內(nèi)容主體資格合作方是否具備相應(yīng)民事行為能力，超越經(jīng)營范圍條款是否有效，授權(quán)委托是否有效標的合法性標的是否為法律禁止或限制流通物（如、槍支），是否符合產(chǎn)業(yè)政策條款完整性是否缺少必備條款（如質(zhì)量標準、違約責任），附件是否齊全且與沖突權(quán)利義務(wù)對等雙方責任、義務(wù)是否平衡，是否存在“霸王條款”（如“乙方承擔全部違約責任”）爭議解決可執(zhí)行性約定的仲裁機構(gòu)/法院是否明確，是否符合“或裁或?qū)彙痹瓌t審核反饋與修改審核人需在《合同審核意見表》中明確標注修改意見（如“第3.2條需明確質(zhì)量驗收標準”），并說明修改理由；起草人根據(jù)意見修改文本，重大分歧需組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門召開協(xié)調(diào)會，形成一致意見后重新提交審核。（四）合同簽署階段：規(guī)范用印與文本管理操作目標：保證合同簽署合法有效，文本版本統(tǒng)一，避免簽署后篡改或遺失。簽署前最終核對法務(wù)或授權(quán)人員核對簽署文本與審核通過文本是否一致（包括頁碼、條款、附件），避免“陰陽合同”；確認合作方簽字/蓋章人員身份：法定代表人需提供身份證原件核對，授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書原件（載明代理權(quán)限、期限），簽字需清晰可辨。用印申請與管理起草人填寫《合同用印申請表》，附審核通過的合同文本、合作方資質(zhì)證明、立項申請表等材料，按審批流程報批（一般由部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)負責人簽字）；行政部門用印時，核對申請材料與合同文本一致，加蓋“合同專用章”（嚴禁使用公章代替合同章），騎縫章（多頁合同需加蓋在每頁連接處），注明“騎縫章”字樣。文本交付與留存合同一式多份（至少3份：企業(yè)正本、合作方正本、財務(wù)/法務(wù)存檔），雙方各執(zhí)正本，企業(yè)留存副本；電子合同需通過可靠的第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署身份真實、合同內(nèi)容不可篡改，同步保存電子存檔與簽署日志。（五）合同履行階段：跟蹤執(zhí)行與風險預(yù)警操作目標：實時監(jiān)控合同履行進度，及時發(fā)覺并處理履行異常，保障合同目的實現(xiàn)。履行責任分工業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責任人，負責跟蹤交付進度、質(zhì)量驗收、款項結(jié)算等，定期（每周/每月）向法務(wù)、財務(wù)部門反饋履行情況；財務(wù)部門負責核對收款/付款憑證，保證資金到賬與合同約定一致；法務(wù)部門負責審核履行過程中的變更、解除文件，處理潛在糾紛。履行跟蹤流程進度記錄：業(yè)務(wù)部門填寫《合同履行跟蹤表》，記錄履行節(jié)點（如“2024年5月10日貨物發(fā)出”“2024年5月20日驗收合格”）、負責人、存在問題（如“延遲交付3天，原因為供應(yīng)商生產(chǎn)故障”）；驗收確認：標的交付后，雙方按合同約定進行驗收（如現(xiàn)場清點貨物、出具驗收報告），驗收不合格需在《驗收單》中注明問題及整改期限；款項結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)驗收結(jié)果、支付節(jié)點開具發(fā)票，辦理收款/付款手續(xù)，留存銀行回單、發(fā)票等憑證。變更與解除處理履行過程中需變更合同內(nèi)容（如數(shù)量、價款、履行期限）時，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更事項、生效條件，經(jīng)原審批流程審核后簽署；因不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化）或?qū)Ψ竭`約導(dǎo)致合同無法履行，需書面通知對方，收集證據(jù)（如部門通知、對方違約證明），協(xié)商解除合同，必要時通過法律途徑解決。（六）合同歸檔階段：分類整理與信息管理操作目標：實現(xiàn)合同資料集中存儲、規(guī)范管理，便于后續(xù)查閱、審計與糾紛處理。歸檔范圍與分類歸檔資料包括：合同文本（正本/副本）、審批文件（立項申請、審核意見表）、用印申請表、合作方資質(zhì)證明、履行過程中的補充協(xié)議、驗收單、付款憑證、往來函件等；按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）、簽訂年度分類存放，每份合同建立唯一“合同編號”（規(guī)則：年份-部門類型-合同序號，如“2024-采-001”）。歸檔流程合同履行完畢或終止后30日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門整理歸檔資料，填寫《合同歸檔清單》，移交法務(wù)或行政部門；檔案管理人員核對資料完整性，編號入庫，登記《合同臺賬》（包含合同編號、名稱、主體、簽訂日期、履行期限、歸檔日期等關(guān)鍵信息）；電子檔案同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅相關(guān)部門可查看），定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。借閱與銷毀因工作需要借閱合同檔案，需填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人、檔案管理部門審批，借閱期限不超過7天，不得復(fù)制、涂改；合同保存期限：一般合同保存10年，重大合同（如涉及不動產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)）保存20年以上，超過保存期限的檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準后統(tǒng)一銷毀，并記錄銷毀清單。三、常用管理工具模板模板一：合同審批表合同編號合同名稱甲方（采購方）名稱：________________；統(tǒng)一社會信用代碼：________________乙方（供應(yīng)方）名稱：________________；統(tǒng)一社會信用代碼：________________合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他________標的________________________合同金額人民幣________________元（大寫：________________）履行期限________年_月_日至______年_月_日起草部門________________________起草人________________________部門負責人初審意見________________________簽字：__________日期：______法務(wù)審核意見________________________簽字：__________日期：______財務(wù)會簽意見________________________簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見________________________簽字：__________日期：______總經(jīng)理審批意見________________________簽字：__________日期：______模板二：合同履行跟蹤表合同編號________________________合同名稱________________________履行階段□準備階段□執(zhí)行階段□驗收階段□結(jié)算階段當前節(jié)點________________________計劃完成時間________年_月_日實際完成時間________年_月_日履行內(nèi)容________________________負責人________________________存在問題________________________處理措施________________________業(yè)務(wù)部門反饋________________________簽字：__________日期：______法務(wù)部門意見________________________簽字：__________日期：______模板三：合同變更申請表合同編號________________________原合同簽訂日期________年_月_日變更原因□需求調(diào)整□政策變化□對方違約□其他________原合同主要條款________________________（可簡述）變更內(nèi)容明細條款序號：________；變更前：________________；變更后：________________（可附頁）申請人________________________部門意見________________________簽字：__________日期：______法務(wù)審核意見________________________簽字：__________日期：______最終審批意見________________________簽字：__________日期：______變更生效日期________年_月_日附件（變更協(xié)議等）□有□無四、關(guān)鍵風險控制與操作提示主體資格審查“三查”原則查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否包含合同標的）；查授權(quán)委托書（代理人簽字是否與身份證一致、代理權(quán)限是否為“特別授權(quán)”）；查履約記錄（過往合作中是否存在逾期、違約情況），避免與無資質(zhì)或信用不良方合作。條款表述“四避免”避免模糊表述（如“盡快”“合理時間內(nèi)”，需明確具體時限）；避免責任空白（如“其他事宜由雙方協(xié)商”，需補充“協(xié)商不成按方式解決”）；避免矛盾條款（如合同約定“驗收合格后付款”，附件約定“發(fā)貨后付款”，以為準）；避免無效格式條款（如“乙方放棄對合同條款的異議權(quán)”，可能被認定為無效）。審核流程“閉環(huán)管理”未通過審核的合同不得進入簽署環(huán)節(jié)，審核意見需書面記錄并歸檔；重大合同審核需留存“審核過程記錄”（如會議紀要、郵件往來），保證可追溯。履行監(jiān)控“動態(tài)跟蹤”業(yè)務(wù)部門需定期（每月）向法務(wù)、財務(wù)部門提交《合同履行報告》，對逾期履行、