ICS03.120

CCSA00

15

內(nèi)蒙古自治區(qū)地方標(biāo)準(zhǔn)

DB15/T1034—2025

代替DB15/T1034-2016

兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案記錄與管理

Businessarchivesrecord-keepingandmanagementspecificationsfor

childwelfareinstitution

2025-04-30發(fā)布2025-05-30實(shí)施

內(nèi)蒙古自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB15/T1034—2025

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4業(yè)務(wù)檔案建立.......................................................................1

通用要求.......................................................................1

業(yè)務(wù)檔案的產(chǎn)生階段及主要內(nèi)容...................................................2

5業(yè)務(wù)檔案記錄.......................................................................6

6業(yè)務(wù)檔案管理.......................................................................6

整理...........................................................................6

保管...........................................................................6

借閱與復(fù)制.....................................................................6

利用...........................................................................7

轉(zhuǎn)移...........................................................................7

附錄A（規(guī)范性）兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案式樣.............................................8

I

DB15/T1034—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本文件代替DB15/T1034-2016《兒童福利機(jī)構(gòu)兒童成長檔案記錄與管理》，與DB15/T1034-2016相

比，除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性改動(dòng)外，主要技術(shù)變化如下：

a)增加了“規(guī)范性引用文件”一章（見第2章）；

b)將“兒童成長檔案”更改為“兒童業(yè)務(wù)檔案”（見3.1,2016年版的2.1）；

c)增加了“總則”（見4.1.1）；

d)增加了“檔案盒、歸檔章”的規(guī)定（見4.1.2.1、4.1.2.2）；

e)刪除了“兒童基本信息、兒童入院檢查情況”（見2016年版的4.1.2、4.1.3）；

f)增加了“業(yè)務(wù)檔案的產(chǎn)生階段及主要內(nèi)容”“進(jìn)入機(jī)構(gòu)、在機(jī)構(gòu)、離開機(jī)構(gòu)”（見4.2、4.2.1、

4.2.2、4.2.3）；

g)將“兒童生長發(fā)育監(jiān)測情況”更改為“養(yǎng)育檔案”（見4.2.2.2，2016年版的4.1.4）；

h)將體格檢查內(nèi)容更改為兒童成長記錄內(nèi)容（見4.2.2.2.2，2016年版的3.1.4.2）；

i)刪除了“接種疫苗種類及年齡段”（見2016年版的3.1.4.3）；

j)將“兒童健康情況”更改為“醫(yī)療檔案”（見4.2.2.3，2016年版的3.1.5）；

k)刪除了“兒童在機(jī)構(gòu)內(nèi)轉(zhuǎn)移情況”（見2016年版的3.1.6）；

l)將“兒童教育情況”更改為“教育檔案”（見4.2.2.4，2016年版的3.1.7）；

m)更改了“總體要求”內(nèi)容（見4.2.2.5.1，2016年版的3.1.8.1）；

n)刪除了“兒童個(gè)性化成長記錄情況”、“嬰幼兒認(rèn)知發(fā)育記錄情況”、“兒童轉(zhuǎn)出情況”（見

2016年版的3.1.9、3.1.10、3.1.11）；

o)增加了“家庭寄養(yǎng)檔案”、“社會(huì)工作服務(wù)檔案”的規(guī)定（見4.2.2.6、4.2.2.7）；

p)增加了“兒童成年后符合特困人員認(rèn)定條件的納入特困人員救助供養(yǎng)范圍安置到相應(yīng)的特困

人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)或社會(huì)福利機(jī)構(gòu)情形和其他離院情形，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存的材料”

（見4.2.3.1.8、4.2.3.1.9）；

q)刪除了“檔案排列順序”（見2016年版的3.2）；

r)刪除了“基本要求”（見2016年版的5.1）；

s)更改了“整理”、“保管”的規(guī)定（見6.1，2016年版的5.2）；

t)增加了“利用”的規(guī)定（見6.4）；

u)更改了“轉(zhuǎn)移”的規(guī)定（見6.5，2016年版的5.5）；

v)刪除了“兒童接種疫苗表”“疫苗接種自查表”（見2016年版的附錄A和附錄B）；

w)增加了“兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案式樣”(見附錄A）。

本文件由呼和浩特市兒童福利院提出。

本文件由內(nèi)蒙古自治區(qū)民政廳歸口。

本文件起草單位：呼和浩特市兒童福利院、內(nèi)蒙古自治區(qū)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化研究院。

本文件主要起草人：蔣檸、米紅瑞、王燕云、張鐸、李驍捷、程遠(yuǎn)明、張楊、李美榮、張欣、趙霞。

本文件及其所代替文件的歷次版本發(fā)布情況為:

——2016年首次發(fā)布為DB15/T1034-2016；

——本次為第一次修訂。

II

DB15/T1034—2025

兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案記錄與管理

1范圍

本文件規(guī)定了兒童福利機(jī)構(gòu)兒童業(yè)務(wù)檔案的建立、記錄、內(nèi)容、管理、利用、轉(zhuǎn)移的要求。

本文件適用于兒童福利機(jī)構(gòu)兒童業(yè)務(wù)檔案的建立、記錄、歸檔和管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T42174-2022兒童福利機(jī)構(gòu)社會(huì)工作服務(wù)通用要求

DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則

MZ/T122-2019家庭寄養(yǎng)評(píng)估

MZ/T209-2024兒童福利機(jī)構(gòu)特殊教育服務(wù)規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

兒童業(yè)務(wù)檔案Children'sbusinessarchives

兒童福利機(jī)構(gòu)在收留兒童撫養(yǎng)兒童工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、音像、電

子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

4業(yè)務(wù)檔案建立

通用要求

4.1.1總則

4.1.1.1應(yīng)建立并完善業(yè)務(wù)檔案工作制度，對(duì)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)置專門的檔案工作用房、

配置必要設(shè)施設(shè)備，指定專門人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案工作，并安排檔案工作人員參加必要的培訓(xùn)。

4.1.1.2兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)文件材料的收集整理。

4.1.1.3應(yīng)遵循一人一檔、動(dòng)態(tài)管理的要求。

4.1.1.4檔案應(yīng)圖文清晰，真實(shí)完整，能有效利用。

4.1.1.5隨身實(shí)物、音像等特殊載體材料，應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

1

DB15/T1034—2025

4.1.1.6應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案信息化工作。按照國家檔案信息化要求，開展傳統(tǒng)載體業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作，

應(yīng)配備必要的檔案管理軟件。對(duì)于直接形成的電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定歸檔。有條件的兒童福利機(jī)

構(gòu)應(yīng)建立電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫。

4.1.1.7應(yīng)對(duì)兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)、在機(jī)構(gòu)、離開機(jī)構(gòu)三個(gè)階段形成的有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行歸檔。

4.1.2基本要求

4.1.2.1歸檔章

歸檔章式按照附錄A中表A.1。

4.1.2.2檔案盒

由建檔人員進(jìn)行填寫，檔案盒包括盒內(nèi)文件目錄、盒內(nèi)備考表、檔案盒封面、檔案盒脊、目錄等項(xiàng)

目（各式按照附錄A），填寫時(shí)使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫或者直接打印,檔案相關(guān)目錄應(yīng)打印，

備考表和檔案相關(guān)目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

4.1.2.3檔案目錄

4.1.2.3.1由建檔人員填寫，主要內(nèi)容包括檔案序列、名稱、頁數(shù)等。

4.1.2.3.2由檔案管理人員在兒童入院時(shí)建立，隨時(shí)間推移填寫、歸集、補(bǔ)充。

業(yè)務(wù)檔案的產(chǎn)生階段及主要內(nèi)容

4.2.1進(jìn)入機(jī)構(gòu)

4.2.1.1基本檔案

4.2.1.1.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)情況歸檔下列材料：

a)撿拾棄嬰（兒童）報(bào)案證明；

b)兒童DNA檢測報(bào)告；

c)尋親公告；

d)撿拾棄嬰（兒童）交接表；

e)社會(huì)福利機(jī)構(gòu)接收棄嬰入院登記表；

f)門診病歷或者住院病歷，感染四項(xiàng)化驗(yàn)報(bào)告單；

g)體格檢查表；

h)兒童基本信息表(包含姓名、性別、進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間、照片、健康狀況等)。

4.2.1.1.2兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)保存工作中形成的特殊載體材料，主要包括：

a)實(shí)物材料，包括兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)隨身攜帶能夠標(biāo)識(shí)其身份的物品等;

b)音像材料，包括兒童的重要活動(dòng)的照片、音視頻等。

4.2.1.1.3兒童入院信息，主要內(nèi)容為兒童來源情況、入院時(shí)間、入院診斷，在兒童入院時(shí)由接診醫(yī)

生及護(hù)士填寫。

4.2.1.1.4兒童檢查情況，主要包括臨床診斷、疾病初診。由觀察區(qū)醫(yī)生自兒童入院24小時(shí)之內(nèi)填寫

完成并歸入檔案。

4.2.2在機(jī)構(gòu)

4.2.2.1基本檔案

4.2.2.1.1兒童在機(jī)構(gòu)生活期間,兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)情況歸檔下列材料：

2

DB15/T1034—2025

a)戶口本(復(fù)印件)；

b)身份證（復(fù)印件）；

c)殘疾證(復(fù)印件)；

d)中華人民共和國社會(huì)保障卡(復(fù)印件)；

e)健康檔案(含現(xiàn)病史、既往病史、體檢報(bào)告表等)；

f)預(yù)防接種記錄；

g)養(yǎng)育照料相關(guān)材料（包括個(gè)性化養(yǎng)育方案、生長發(fā)育監(jiān)測、兒童成長記錄表、生活自理能力評(píng)

估表（養(yǎng)育評(píng)估）等）；

h)疾病、手術(shù)治療相關(guān)材料(包括診斷證明、入院手續(xù)、病歷、出院記錄、主要的輔助檢查記錄

等)；

i)康復(fù)治療相關(guān)材料(包括康復(fù)計(jì)劃方案、康復(fù)評(píng)估報(bào)告、康復(fù)階段性記錄、康復(fù)醫(yī)師或者專業(yè)

機(jī)構(gòu)出具的矯形器具及康復(fù)輔助器具的適配評(píng)估報(bào)告等)；

j)受教育相關(guān)材料(包括受教育基本信息表、教育評(píng)估報(bào)告、教學(xué)階段性記錄、個(gè)案服務(wù)面談?dòng)?/p>

錄、獲獎(jiǎng)證明、年度學(xué)習(xí)成績單、錄取通知書等)；

k)家庭寄養(yǎng)相關(guān)材料(包括寄養(yǎng)家庭基本信息表、寄養(yǎng)家庭申請表、寄養(yǎng)家庭評(píng)估報(bào)告、家庭寄

養(yǎng)協(xié)議、護(hù)理醫(yī)療康復(fù)記錄或者相關(guān)治療記錄、兒童福利機(jī)構(gòu)探訪記錄、年度家庭寄養(yǎng)工作評(píng)

價(jià)、解除寄養(yǎng)申請、解除寄養(yǎng)通知書等)；

l)社會(huì)工作服務(wù)相關(guān)材料(包括兒童需求預(yù)估記錄表、綜合評(píng)估表、社會(huì)工作服務(wù)計(jì)劃書、跟進(jìn)

服務(wù)記錄表、結(jié)案評(píng)估等)；

m)其他應(yīng)歸檔的文件材料。

4.2.2.2養(yǎng)育檔案

4.2.2.2.1生長發(fā)育監(jiān)測，主要內(nèi)容有年齡、體重、身長、頭圍、胸圍、坐高、腳長，適用于0～7歲

兒童。內(nèi)容由兒童所在區(qū)護(hù)士操作并填寫，新生兒月滿1日內(nèi)完成；1～12個(gè)月兒童每月一次，月滿3

日內(nèi)完成；1～3歲兒童每季度一次，季滿7日內(nèi)完成。評(píng)估由兒童所在養(yǎng)護(hù)區(qū)的護(hù)理人員和保健護(hù)士

共同完成填寫并歸入檔案。

4.2.2.2.2兒童成長記錄，主要內(nèi)容包括兒童的語言、運(yùn)動(dòng)、認(rèn)知、情感、社交能力的變化、日常行

為記錄，以及兒童成長過程中的重要事件，由護(hù)理員、類家庭家長、早教老師等進(jìn)行記錄。成長記錄應(yīng)

真實(shí)、全面，也可通過照片、視頻等進(jìn)行記錄。記錄完成及時(shí)歸檔。

4.2.2.3醫(yī)療檔案

4.2.2.3.1兒童醫(yī)療檔案應(yīng)包括但不限于：

a)體溫表；

b)醫(yī)囑單；

c)住院病歷；

d)病例續(xù)頁；

e)健康檔案；

f)疫苗接種本、體檢報(bào)告單；

g)化驗(yàn)、檢查單、影像檢查結(jié)果等。

4.2.2.3.2在院患病記錄，主要包括兒童患病日期、時(shí)間、主要癥狀體征、診斷、主要治療、轉(zhuǎn)院、

出院等情況。內(nèi)容由兒童所在養(yǎng)護(hù)區(qū)醫(yī)生填寫，由執(zhí)行護(hù)士簽字，填寫完成及時(shí)歸檔。

4.2.2.4教育檔案

3

DB15/T1034—2025

應(yīng)符合MZ/T209-2024中第8章的規(guī)定。

4.2.2.5康復(fù)檔案

4.2.2.5.1總體要求

康復(fù)病例包括康復(fù)訓(xùn)練登記表、康復(fù)訓(xùn)練評(píng)估、訓(xùn)練計(jì)劃、訓(xùn)練記錄、總結(jié)。每3個(gè)月為一個(gè)康復(fù)

周期，書寫一份康復(fù)病例。

4.2.2.5.2訓(xùn)練登記

以機(jī)構(gòu)內(nèi)養(yǎng)育殘疾兒童作為康復(fù)訓(xùn)練對(duì)象，重點(diǎn)是6歲以下有特殊需要、有康復(fù)潛能的兒童，由康

復(fù)醫(yī)師填寫康復(fù)訓(xùn)練登記表。

4.2.2.5.3訓(xùn)練評(píng)估

4.2.2.5.3.1納入康復(fù)訓(xùn)練的兒童要按照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行初次評(píng)估、中期評(píng)估和末期評(píng)估，由康復(fù)治

療師對(duì)兒童的功能進(jìn)行逐項(xiàng)評(píng)估、評(píng)分：

a)初次評(píng)估的目的是掌握兒童目前的功能障礙情況，為制定訓(xùn)練計(jì)劃、確定訓(xùn)練項(xiàng)目提供依據(jù)；

b)中期評(píng)估的目的是經(jīng)過一段時(shí)間的訓(xùn)練，針對(duì)存在的問題，進(jìn)一步調(diào)整訓(xùn)練計(jì)劃；

c)末期評(píng)估的目的是在即將結(jié)束康復(fù)訓(xùn)練時(shí)，對(duì)實(shí)現(xiàn)康復(fù)目標(biāo)的情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出進(jìn)一步康復(fù)

的意見。

4.2.2.5.3.2訓(xùn)練評(píng)估由康復(fù)治療師填寫。

4.2.2.5.3.3康復(fù)訓(xùn)練專用病歷的填寫要求客觀、準(zhǔn)確、及時(shí)，并存檔保管，以備檢查。

4.2.2.5.4訓(xùn)練計(jì)劃

由康復(fù)醫(yī)師、康復(fù)治療師、康復(fù)護(hù)士、兒童護(hù)理員、特殊教育老師、社會(huì)工作者等人員參加，依據(jù)

初次評(píng)估的結(jié)果，共同制定訓(xùn)練計(jì)劃。訓(xùn)練計(jì)劃包括針對(duì)兒童主要功能障礙而確定的訓(xùn)練項(xiàng)目、訓(xùn)練方

法以及預(yù)期的康復(fù)目標(biāo)等。由康復(fù)治療師填寫。

4.2.2.5.5訓(xùn)練記錄

由康復(fù)治療師將訓(xùn)練時(shí)間、訓(xùn)練內(nèi)容、訓(xùn)練表現(xiàn)、訓(xùn)練中存在的問題以及解決的方法等情況給予記

錄，每一次訓(xùn)練都應(yīng)記錄。

4.2.2.5.6評(píng)估與總結(jié)

兒童康復(fù)訓(xùn)練時(shí)間以三個(gè)月為一周期，在訓(xùn)練一個(gè)半月時(shí)進(jìn)行中期評(píng)估，對(duì)訓(xùn)練計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行

小結(jié)。末期評(píng)估應(yīng)填寫從初期訓(xùn)練到末期訓(xùn)練之間的變化，并評(píng)價(jià)訓(xùn)練效果?？偨Y(jié)三個(gè)月的訓(xùn)練是否實(shí)

現(xiàn)康復(fù)目標(biāo)，提出進(jìn)一步康復(fù)的意見。由康復(fù)治療師填寫。

4.2.2.5.7評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)

為了檢驗(yàn)康復(fù)訓(xùn)練的效果，設(shè)立“評(píng)估項(xiàng)目”、“評(píng)估依據(jù)”和“效果評(píng)定”三項(xiàng)內(nèi)容?！霸u(píng)估項(xiàng)

目”與“訓(xùn)練評(píng)估”中的項(xiàng)目及說明一致；“評(píng)估依據(jù)”是根據(jù)兒童完成訓(xùn)練評(píng)估項(xiàng)目規(guī)定動(dòng)作、活動(dòng)

程度和范圍，分為四個(gè)等級(jí)的評(píng)估計(jì)分；“效果評(píng)定”是通過兒童初次與末次評(píng)估的分值之差，確定康

復(fù)訓(xùn)練的效果。

4.2.2.6家庭寄養(yǎng)檔案

4

DB15/T1034—2025

4.2.2.6.1家庭寄養(yǎng)評(píng)估檔案管理按照MZ/T122-2019中第9章的規(guī)定執(zhí)行。

4.2.2.6.2家庭寄養(yǎng)評(píng)估檔案包括：

a)寄養(yǎng)家庭基本情況評(píng)估表、寄養(yǎng)家庭情況考察表、寄養(yǎng)融合期評(píng)估表、寄養(yǎng)家庭養(yǎng)育實(shí)效評(píng)估

表、寄養(yǎng)期家庭需求評(píng)估和寄養(yǎng)家庭終結(jié)評(píng)估表，按照MZ/T122-2019中附錄A～附錄F；

b)兒童寄養(yǎng)前評(píng)估表、寄養(yǎng)期兒童需求評(píng)估表、兒童寄養(yǎng)終結(jié)評(píng)估表,按照MZ/T122-2019中

附錄G～附錄I；

c)其他各種記錄。

4.2.2.7社會(huì)工作服務(wù)檔案

按照GB/T42174-2022中8.4的規(guī)定執(zhí)行。

4.2.3離開機(jī)構(gòu)

4.2.3.1兒童離開機(jī)構(gòu)的情況

4.2.3.1.1兒童死亡的：

a)應(yīng)保存負(fù)責(zé)救治或者有資質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)簽發(fā)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書》；

b)由公安司法部門出具的死亡注銷證明；

c)兒童福利機(jī)構(gòu)向所屬民政部門及其他相關(guān)民政部門提交的情況報(bào)告；

d)遺體火化的，應(yīng)保存火化證明；

e)骨灰安放（葬）合同、骨灰安放證、骨灰寄存卡。

4.2.3.1.2兒童父母或者其他監(jiān)護(hù)人出現(xiàn)的：

a)兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)情況登記保存公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童送還通知書，兒童確屬于走

失、被盜搶或者被拐騙的結(jié)案證明，人民法院撤銷宣告失蹤或者宣告死亡的判決書，以及能夠

反映原監(jiān)護(hù)關(guān)系的材料等；

b)兒童福利機(jī)構(gòu)還應(yīng)登記保存父母、其他監(jiān)護(hù)人或者其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人提交的戶口簿、

居民身份證復(fù)印件等證明身份的材料以及民政部門離院意見等材料。

4.2.3.1.3兒童父母恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或者有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存兒童

原戶籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的父母恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或者有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人

的情況報(bào)告。

4.2.3.1.4兒童父母或者其他監(jiān)護(hù)人恢復(fù)監(jiān)護(hù)人資格的兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存人民法院恢復(fù)監(jiān)護(hù)人

資格的判決書。

4.2.3.1.5兒童福利機(jī)構(gòu)還應(yīng)登記保存父母、其他監(jiān)護(hù)人或者其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人提交的戶口

簿、居民身份證復(fù)印件等證明身份的材料以及民政部門離院意見等材料。

4.2.3.1.6兒童被依法收養(yǎng)的，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存收養(yǎng)登記證復(fù)印件、民政部門離院意見等材

料。

4.2.3.1.7兒童福利機(jī)構(gòu)和未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)簽訂的委托協(xié)議期滿或者被解除的，兒童福利機(jī)構(gòu)

應(yīng)登記保存兒童福利機(jī)構(gòu)和未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)簽訂的委托協(xié)議或者解除委托協(xié)議的相關(guān)材料。

4.2.3.1.8兒童成年后符合特困人員認(rèn)定條件的，按規(guī)定將其納入特困人員救助供養(yǎng)范圍，安排到相

應(yīng)的特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)或社會(huì)福利機(jī)構(gòu)安置，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存向所屬民政部門上報(bào)關(guān)于

移交大齡兒童的請示，特困人員入住社會(huì)福利院申請表以及身份材料。

4.2.3.1.9其他離院情形的，應(yīng)登記保存兒童離院確認(rèn)書。

4.2.4檔案附件

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4.2.4.1粘貼頁主要內(nèi)容有化驗(yàn)報(bào)告單、特殊檢查報(bào)告單、外醫(yī)院診斷證明等。

4.2.4.2保健護(hù)士在收到單據(jù)當(dāng)日分類按日期順序自上而下粘貼并歸檔。

4.2.5歸檔時(shí)限要求

兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)以及在機(jī)構(gòu)生活期間形成的材料，各部門應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。兒童離開機(jī)構(gòu)

形成的材料，各部門應(yīng)在20個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。

5業(yè)務(wù)檔案記錄

記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，內(nèi)容簡明扼要、實(shí)用，醫(yī)學(xué)術(shù)語應(yīng)準(zhǔn)確，實(shí)事求是。

字跡清楚、端正。出現(xiàn)錯(cuò)字時(shí)，應(yīng)用雙線劃在錯(cuò)字上，保留原記錄清楚、可辨，并注明修改時(shí)間，

修改人簽名。不應(yīng)采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡。

眉欄、頁碼填寫完整，記錄者簽全名。

6業(yè)務(wù)檔案管理

整理

6.1.1兒童自入院起，為其建立入院登記，按姓氏拼音順序給予檔案文號(hào)，統(tǒng)一管理。

6.1.2兒童業(yè)務(wù)檔案編號(hào)應(yīng)按照DA/T13根據(jù)兒童入院年、月及當(dāng)月入院順序號(hào)確定編排順序，不重

復(fù)、不漏號(hào)。

6.1.3對(duì)兒童業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行甄別與篩選，檔案材料應(yīng)完整、規(guī)范、真實(shí)、有效。

6.1.4兒童業(yè)務(wù)檔案以兒童為單位歸檔，應(yīng)用專用檔案盒，一人一檔。

保管

6.2.1未統(tǒng)一歸檔前，兒童檔案由檔案產(chǎn)生的部門進(jìn)行管理。

6.2.2各類檔案應(yīng)按照歸檔時(shí)限要求，及時(shí)整理歸檔。

6.2.3嚴(yán)格履行檔案移交、接收等手續(xù)。

6.2.4由專人負(fù)責(zé)，集中統(tǒng)一管理本單位兒童業(yè)務(wù)檔案，專室專柜，排列有序，便于查找。

6.2.5加強(qiáng)庫房管理，做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防有害氣體和微生物侵蝕等工作。檔案

庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和雜物，非工作人員不應(yīng)擅自入內(nèi)。

6.2.6定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)工作，做到目錄與室藏檔案相符。

6.2.7業(yè)務(wù)檔案保管期限為永久。

借閱與復(fù)制

6.3.1兒童業(yè)務(wù)檔案不應(yīng)隨意借閱，需要時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或授權(quán)方可查閱。

6.3.2無關(guān)工作人員不應(yīng)翻閱或攜帶檔案出區(qū)，醫(yī)生為患兒外出會(huì)診或轉(zhuǎn)院時(shí)可攜帶檔案摘要。

6.3.3兒童業(yè)務(wù)檔案使用應(yīng)登記，退回的檔案逐份檢查內(nèi)容是否完整，對(duì)破損的檔案應(yīng)粘貼修補(bǔ)，及

時(shí)辦理退還手續(xù)。

6.3.4檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念。對(duì)保密檔案應(yīng)嚴(yán)格管理，不應(yīng)將保密檔案私自帶出

檔案室或外傳，對(duì)保密檔案內(nèi)容不應(yīng)自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。

6.3.5借閱人對(duì)借用的檔案應(yīng)妥善保管和愛護(hù)，按期歸還，不應(yīng)涂改、轉(zhuǎn)借、拆散、撕毀或遺失。

6.3.6凡需復(fù)印兒童業(yè)務(wù)檔案相關(guān)內(nèi)容應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由兒童檔案保管人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)經(jīng)主

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管領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋機(jī)構(gòu)公章后方可離院。

利用

6.4.1檔案一般不借出檔案室，特殊情況確需借出的，重要檔案時(shí)間不超過三天，其他檔案時(shí)間不超

過一周。

6.4.2外單位來院查閱檔案，應(yīng)持本單位介紹信辦理借閱手續(xù)，并在指定的閱覽室查閱。

6.4.3檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任感，熱情提供利用服務(wù)，定期檢查借、查閱登記簿，及時(shí)催還借出檔

案。檔案利用完畢，應(yīng)認(rèn)真檢查并及時(shí)歸放原位，嚴(yán)防檔案的損壞和遺失。

6.4.4兒童成年后持身份證件，可利用本人的檔案；兒童監(jiān)護(hù)人持身份證件、戶口簿、收養(yǎng)登記證或

者能夠反映監(jiān)護(hù)關(guān)系的證明材料，可以利用被監(jiān)護(hù)兒童的檔案。

6.4.5定期進(jìn)行利用效果分析。

轉(zhuǎn)移

兒童從機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)出時(shí)按規(guī)定移交相關(guān)檔案內(nèi)容，填寫轉(zhuǎn)移記錄，當(dāng)天完成，機(jī)構(gòu)內(nèi)留存副本。

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A

A

附錄A

（規(guī)范性）

兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案式樣

A.1歸檔章式樣見圖A.1。

全宗號(hào)類別卷號(hào)

門類代碼姓名（身份證號(hào)）頁數(shù)

填寫說明:

1.全宗號(hào):填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。

2.門類代碼:統(tǒng)一標(biāo)注為“ZY·ET”。

3.類別:填寫該卷業(yè)務(wù)檔案的所屬具體類別，用A、B、C、D、E字母標(biāo)示。

4.姓名(身份證號(hào)):填寫兒童姓名或身份證號(hào)。

5.卷號(hào):填寫檔案順序號(hào)。

6.頁數(shù):填寫本卷文件材料的總頁數(shù)。

圖A.1歸檔章式樣

A.2盒內(nèi)文件目錄式樣見圖A.2。

件文號(hào)頁備

責(zé)任者題名日期

號(hào)或編號(hào)號(hào)注

填寫說明:

1.件號(hào):填寫盒內(nèi)文件材料的件號(hào)。

2、文號(hào)或編號(hào):填寫文件的文號(hào)或者實(shí)物類檔案、音像類檔案編號(hào)。

3.責(zé)任者:填寫文件的責(zé)任者，應(yīng)當(dāng)照實(shí)抄錄。

4.題名:填寫文件材料標(biāo)題。文件材料沒有標(biāo)題或者標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加[]”號(hào)。

5.日期:填寫文件材料的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。

6.頁號(hào):填寫文件在本盒內(nèi)的起始頁號(hào)，最后一份文件材料填寫該件的起止頁號(hào)。

7.備注:對(duì)需要說明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注“*”號(hào)，并將需要說明的情況填寫在備考表中。

圖A.2盒內(nèi)文件目錄式樣

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A.3盒內(nèi)備考表式樣見圖A.3。

備考表

盒內(nèi)檔案情況說明：

整理人：

檢查人：

時(shí)間：

填寫說明:

1.盒內(nèi)檔案情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、

移出等情況。

2.整理人:由本盒檔案整理者簽名。

3.檢查人:由本盒檔案質(zhì)量審核者簽名。

4.時(shí)間:填寫本盒檔案檢查完畢的日期。

圖A.3盒內(nèi)備考表式樣圖

A.4檔案盒封面式樣見圖A.4。

（全宗名稱）

兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案（姓名）

自年月至年月保管期限永久

本盒共件頁卷號(hào)

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填寫說明:

1.全宗名稱:填寫立檔單位的全稱。全宗名稱可以直接印在檔案盒封面上。

2.(姓名):填寫兒童姓名。

3.日期:填寫本盒內(nèi)最早和最晚一份文件材料的形成時(shí)間。

4.件數(shù)、頁數(shù):填寫本盒文件材料的總件數(shù)和總頁數(shù)。

5.卷號(hào):填寫本盒業(yè)務(wù)檔案的案卷號(hào)。

圖A.4檔案盒封面式樣圖

A.5檔案盒脊式樣見圖A.5。

全宗號(hào)

門類代碼

類別

姓名（身份證號(hào)）

卷號(hào)

起止

件號(hào)

盒號(hào)

填寫說明:

1.全宗號(hào):填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。

2.檔案門類代碼:統(tǒng)一標(biāo)注為“ZY·ET”。

3.類別:填寫本盒檔案的所屬具體類別，用A、B、C、D、E字母標(biāo)示。

4.姓名(身份證號(hào)):填寫兒童姓名或身份證號(hào)。

5.卷號(hào):填寫本盒檔案的案卷號(hào)。

6.起止件號(hào):填寫盒內(nèi)第一份和最后一份文件的起止順序號(hào)，中間用“一”號(hào)連接。

7.盒號(hào):填寫檔案盒的排列順序號(hào)。

圖A.5檔案盒脊式樣圖

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A.6業(yè)務(wù)檔案案卷目錄式樣見圖A.6。

卷姓名性進(jìn)入機(jī)構(gòu)離開機(jī)構(gòu)頁備

號(hào)（身份證號(hào)）別