會(huì)議管理會(huì)議記錄與決議執(zhí)行表工具指南一、適用工作場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)、團(tuán)隊(duì)或組織的常規(guī)會(huì)議管理，包括但不限于：周例會(huì)、月度/季度工作推進(jìn)會(huì)、項(xiàng)目專題會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、決策評(píng)審會(huì)等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄會(huì)議過(guò)程與決議事項(xiàng)，明確責(zé)任分工與執(zhí)行節(jié)點(diǎn)，保證會(huì)議成果有效落地，避免“議而不決、決而不行”的問題，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率與目標(biāo)達(dá)成率。二、全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確定會(huì)議核心目的：組織者需提前明確會(huì)議主題（如“Q3項(xiàng)目進(jìn)度復(fù)盤”“新產(chǎn)品上線協(xié)調(diào)會(huì)”）及預(yù)期成果（如“明確項(xiàng)目延期原因及調(diào)整方案”“確定各部門上線任務(wù)分工”），避免議題發(fā)散。收集與梳理議題：向參會(huì)人提前收集需討論的議題，整理優(yōu)先級(jí)（如緊急議題優(yōu)先討論），并預(yù)估各議題時(shí)長(zhǎng)，形成會(huì)議議程。確認(rèn)參會(huì)信息：明確參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、列席人員及會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議），提前至少1天發(fā)送會(huì)議通知，附上議程及背景材料（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)、方案草案）。準(zhǔn)備記錄工具：指定記錄人提前熟悉本工具模板，準(zhǔn)備會(huì)議記錄表（用于實(shí)時(shí)討論內(nèi)容記錄）和決議執(zhí)行表（會(huì)后用于整理決議事項(xiàng)），保證記錄格式規(guī)范。（二）會(huì)中記錄：客觀全面，聚焦關(guān)鍵記錄基礎(chǔ)信息：會(huì)議開始后，由記錄人第一時(shí)間填寫會(huì)議記錄表的“基本信息”欄，包括會(huì)議名稱、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員（簽到確認(rèn)）、缺席人員及原因、會(huì)議議程（可提前打印議程表，勾選實(shí)際討論順序）。逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容：按議程順序，客觀記錄各議題的討論要點(diǎn)：不同觀點(diǎn)：需標(biāo)注關(guān)鍵分歧（如“技術(shù)部建議開發(fā)周期延長(zhǎng)2周，市場(chǎng)部堅(jiān)持按原計(jì)劃上線”）；事實(shí)依據(jù)：引用數(shù)據(jù)、案例或文件（如“根據(jù)用戶調(diào)研報(bào)告，70%用戶關(guān)注功能A”）；結(jié)論性意見：明確最終達(dá)成的共識(shí)（如“同意優(yōu)先開發(fā)功能A，功能B延后至下階段”）。提煉決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)：對(duì)討論形成的結(jié)果，單獨(dú)記錄為“決議事項(xiàng)”和“行動(dòng)項(xiàng)”，區(qū)分核心決議（需執(zhí)行且影響目標(biāo)的關(guān)鍵決策）和一般決議（如信息同步、原則性同意）。行動(dòng)項(xiàng)需包含“具體任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“計(jì)劃完成時(shí)間”“所需支持（可選）”四要素，例如：任務(wù)：完成用戶調(diào)研報(bào)告數(shù)據(jù)分析；負(fù)責(zé)人：*（數(shù)據(jù)分析師）；完成時(shí)間：2023年10月20日；支持：市場(chǎng)部提供原始調(diào)研問卷。確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性：會(huì)議結(jié)束前，主持人帶領(lǐng)參會(huì)人快速回顧決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)，記錄人同步展示記錄內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)遺漏或歧義后，參會(huì)人簽字（或線上確認(rèn)）。（三）會(huì)后整理：及時(shí)歸檔，分發(fā)到位完善會(huì)議記錄：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)中確認(rèn)內(nèi)容，補(bǔ)充會(huì)議記錄表的“討論內(nèi)容細(xì)節(jié)”“決議事項(xiàng)”“會(huì)議總結(jié)”等欄，保證語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰，避免主觀評(píng)價(jià)（如“的發(fā)言不切實(shí)際”改為“提出需評(píng)估資源投入風(fēng)險(xiǎn)”）。整理決議執(zhí)行表：將會(huì)議記錄中的“決議事項(xiàng)”和“行動(dòng)項(xiàng)”提取至決議執(zhí)行表，填寫“決議編號(hào)”（按“日期-會(huì)議類型-序號(hào)”格式，如“20231015-周會(huì)-01”）、“決議內(nèi)容”“責(zé)任部門/人”“計(jì)劃完成時(shí)間”，明確“進(jìn)度狀態(tài)”初始值為“未開始”。分發(fā)與確認(rèn)：將最終版會(huì)議記錄（PDF/Word格式）和決議執(zhí)行表（Excel格式）發(fā)送至所有參會(huì)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人抄送，要求接收人2個(gè)工作日內(nèi)反饋確認(rèn)，如有異議需及時(shí)與記錄人溝通修正。（四）跟蹤落實(shí)：動(dòng)態(tài)監(jiān)控，閉環(huán)管理定期更新進(jìn)度：決議執(zhí)行表的責(zé)任人需按計(jì)劃節(jié)點(diǎn)更新進(jìn)度，狀態(tài)分為“未開始”“進(jìn)行中（可標(biāo)注完成百分比，如60%）”“已完成”“延期（需注明原因）”“暫停（需說(shuō)明重啟條件）”。跟蹤人督辦：指定專人（如會(huì)議主持人、項(xiàng)目助理）作為跟蹤人，每周/每?jī)芍軝z查決議執(zhí)行表，對(duì)逾期或進(jìn)度滯后的任務(wù)，提前3天提醒責(zé)任人；若遇資源不足或外部依賴問題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門支持。閉環(huán)確認(rèn)：任務(wù)完成后，責(zé)任人需提交成果物（如報(bào)告、原型、方案），由跟蹤人審核確認(rèn)無(wú)誤后，在決議執(zhí)行表中更新“實(shí)際完成時(shí)間”“完成結(jié)果（簡(jiǎn)要描述）”，并標(biāo)注“已完成”。會(huì)議復(fù)盤：在下一次相關(guān)會(huì)議中，優(yōu)先回顧上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)未完成的任務(wù)分析原因（如“需求變更導(dǎo)致延期”“資源未及時(shí)到位”），并明確下一步措施，保證每項(xiàng)決議有始有終。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板工具（一）會(huì)議記錄表基本信息會(huì)議名稱會(huì)議編號(hào)（可選）日期時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人應(yīng)參會(huì)人數(shù)實(shí)際參會(huì)人數(shù)缺席人員及原因議程與討論內(nèi)容序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)（關(guān)鍵觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、分歧）1議題1：建議方案A，成本可控；：擔(dān)心風(fēng)險(xiǎn)，建議方案B2議題2：當(dāng)前進(jìn)度滯后20%，需調(diào)整計(jì)劃；：資源已協(xié)調(diào)，可追回進(jìn)度決議事項(xiàng)（明確需執(zhí)行且影響目標(biāo)的核心決策，如“批準(zhǔn)Q4營(yíng)銷預(yù)算方案”“調(diào)整項(xiàng)目交付節(jié)點(diǎn)”）行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人1完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告*（風(fēng)控部）2協(xié)調(diào)2名開發(fā)人員支援項(xiàng)目組*（人力部）會(huì)議總結(jié)（簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議成果、待解決問題及下一步重點(diǎn)）主持人簽字：記錄人簽字：參會(huì)人簽字：（二）決議執(zhí)行跟蹤表決議編號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間進(jìn)度狀態(tài)備注（延期/問題說(shuō)明/完成結(jié)果）跟蹤人20231015-周會(huì)-01完成Q4營(yíng)銷預(yù)算方案*（市場(chǎng)部）2023-10-252023-10-24已完成方案已提交財(cái)務(wù)部審核，待反饋*（項(xiàng)目助理）20231015-周會(huì)-02調(diào)整項(xiàng)目交付節(jié)點(diǎn)*（項(xiàng)目組）2023-10-202023-10-22延期需等待客戶確認(rèn)需求變更，預(yù)計(jì)10月25日最終確定*（項(xiàng)目經(jīng)理）20231015-周會(huì)-03協(xié)調(diào)開發(fā)人員支援*（人力部）2023-10-202023-10-20已完成已安排、到崗，對(duì)接人**（項(xiàng)目助理）四、使用關(guān)鍵提示記錄客觀性：會(huì)議記錄需忠實(shí)反映討論過(guò)程，避免記錄人主觀臆斷或遺漏關(guān)鍵信息，尤其對(duì)分歧點(diǎn)需準(zhǔn)確標(biāo)注不同立場(chǎng)。決議可執(zhí)行性：決議事項(xiàng)需明確“做什么、誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)完成”，避免模糊表述（如“盡快推進(jìn)”“研究一下”），需量化或明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。跟蹤及時(shí)性：決議執(zhí)行表需動(dòng)態(tài)更新，跟蹤人需主動(dòng)督辦，而非等待責(zé)任人匯報(bào)；對(duì)延期任務(wù)，需第一時(shí)間分析原因并制定補(bǔ)救措施，而非簡(jiǎn)單記錄。信息保