采購訂單管理模板規(guī)范采購流程適用業(yè)務(wù)場景日常運營采購：如辦公用品、生產(chǎn)輔料、勞保用品等常規(guī)物料的采購需求；項目專項采購：如新項目建設(shè)、設(shè)備改造、研發(fā)項目等專項物料或服務(wù)采購；緊急采購：因生產(chǎn)突發(fā)故障、市場供應(yīng)臨時短缺等需快速響應(yīng)的采購需求；供應(yīng)商合作采購：針對長期合作供應(yīng)商的框架協(xié)議內(nèi)訂單執(zhí)行，保證采購效率與合規(guī)性。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、需求發(fā)起與審批責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）操作步驟：填寫采購申請：需求部門根據(jù)實際需求，填寫《采購申請單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望交付日期等關(guān)鍵信息，部門負責(zé)人*經(jīng)理簽字確認。需求審核：采購部收到申請后，核對需求的合理性（如數(shù)量是否符合消耗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格是否匹配現(xiàn)有設(shè)備），必要時與需求部門溝通調(diào)整；財務(wù)部審核預(yù)算是否充足，出具預(yù)算審核意見。分級審批：根據(jù)采購金額及物料類型，提交至對應(yīng)審批人：金額≤5000元：需求部門負責(zé)人→采購部主管*主管審批；5000元＜金額≤50000元：需求部門負責(zé)人→采購部主管→財務(wù)部*經(jīng)理審批；金額＞50000元：需求部門負責(zé)人→采購部主管→財務(wù)部經(jīng)理→分管副總*總審批。輸出結(jié)果：審批通過的《采購申請單》作為采購啟動依據(jù)，審批不通過的需反饋需求部門整改。二、供應(yīng)商選擇與確認責(zé)任主體：采購部操作步驟：供應(yīng)商尋源：根據(jù)采購需求，通過合格供應(yīng)商名錄、公開招標(biāo)、詢價比價等方式篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇長期合作或資質(zhì)齊全的供應(yīng)商（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書等）。詢價與比價：對3家及以上供應(yīng)商進行書面或線上詢價，對比價格、質(zhì)量、交期、售后服務(wù)等，形成《比價記錄表》，注明選擇理由。供應(yīng)商確認：與選定供應(yīng)商溝通采購細節(jié)，確認價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等，供應(yīng)商需在《采購訂單確認函》上簽字蓋章（或電子簽章）反饋。輸出結(jié)果：《比價記錄表》《供應(yīng)商確認函》作為訂單創(chuàng)建依據(jù)，保證供應(yīng)商選擇過程透明合規(guī)。三、采購訂單創(chuàng)建與審批責(zé)任主體：采購部操作步驟：訂單信息錄入：基于審批通過的《采購申請單》和《供應(yīng)商確認函》，在采購管理系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購訂單》，填寫完整信息：訂單基本信息：訂單編號、訂單日期、需求部門、申請人、聯(lián)系方式；供應(yīng)商信息：供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、地址、開戶行及賬號；物料/服務(wù)明細：物料編碼、名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、含稅/不含稅標(biāo)識；交付信息：交付日期、交付地點、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)；付款信息：付款方式（如預(yù)付、貨到付款、分期付款）、付款節(jié)點、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）。訂單復(fù)核：采購專員與采購主管共同復(fù)核訂單信息（數(shù)量、價格、供應(yīng)商信息等），保證與申請及確認函一致，避免錄入錯誤。訂單審批：根據(jù)訂單金額提交審批（流程同需求審批），審批通過后正式《采購訂單》，加蓋采購專用章（或電子簽章）；審批不通過的退回采購部修改。輸出結(jié)果：生效的《采購訂單》（一式三份：采購部、供應(yīng)商、財務(wù)部各執(zhí)一份）。四、訂單執(zhí)行與跟蹤責(zé)任主體：采購部、需求部門操作步驟：訂單下達：采購部將生效的《采購訂單》書面或電子版發(fā)送至供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按訂單約定履約。生產(chǎn)/備貨跟蹤：供應(yīng)商確認訂單后，采購專員定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進度（或備貨情況），保證按期交付；若遇延遲風(fēng)險（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、原材料短缺），要求供應(yīng)商提供解決方案并同步需求部門。物流協(xié)調(diào)：供應(yīng)商發(fā)貨后，提供物流單號至采購部，采購部及時反饋至需求部門，協(xié)調(diào)收貨準(zhǔn)備（如卸貨人員、倉儲空間）。輸出結(jié)果：《訂單跟蹤記錄表》（記錄跟蹤時間、供應(yīng)商反饋、風(fēng)險處理措施等）。五、物料接收與驗收責(zé)任主體：需求部門、倉儲部、質(zhì)量部操作步驟：物料接收：供應(yīng)商送達物料后，需求部門或倉儲部核對實物與訂單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、外包裝完好性），確認無誤后簽收《送貨單》；若數(shù)量不符或包裝破損，當(dāng)場注明異常情況并拍照留存，供應(yīng)商簽字確認。質(zhì)量檢驗：常規(guī)物料：需求部門根據(jù)《采購訂單》中的驗收標(biāo)準(zhǔn)（如規(guī)格參數(shù)、合格證）進行現(xiàn)場檢驗，填寫《物料驗收單》；重要/特殊物料：質(zhì)量部參與檢驗，出具《質(zhì)量檢驗報告》，合格則驗收通過，不合格則啟動退貨/換貨流程。入庫登記：驗收合格后，倉儲部辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，將《物料驗收單》反饋至采購部和財務(wù)部。輸出結(jié)果：《送貨單》《物料驗收單》《質(zhì)量檢驗報告》（如有）。六、付款結(jié)算與訂單歸檔責(zé)任主體：財務(wù)部、采購部操作步驟：發(fā)票核對：供應(yīng)商根據(jù)訂單約定開具合規(guī)發(fā)票，財務(wù)部核對發(fā)票信息（訂單編號、金額、稅號等）與《物料驗收單》《采購訂單》一致，保證“三單匹配”。付款申請：財務(wù)部根據(jù)付款節(jié)點（如貨到付款、驗收后30天付款），填寫《付款申請單》，附發(fā)票、驗收單、訂單等憑證，按審批流程提交付款。資金支付：審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯款等方式支付款項，同步供應(yīng)商到賬信息。訂單歸檔：采購部將訂單全流程資料（《采購申請單》《比價記錄表》《采購訂單》《驗收單》《發(fā)票》等）整理歸檔，電子檔備份至服務(wù)器，紙質(zhì)檔按訂單編號順序存放，保存期限≥3年。輸出結(jié)果：《付款申請單》《付款憑證》、訂單歸檔檔案。采購訂單核心模板表1：采購申請單申請部門申請日期訂單編號申請人聯(lián)系方式物料/服務(wù)信息預(yù)估信息名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價審批意見部門負責(zé)人簽字：日期：采購部主管意見：日期：財務(wù)部意見：日期：分管副總意見（如需）：日期：表2：采購訂單訂單編號PO-YYYYMMDD-XXX訂單日期年月日需求方信息供應(yīng)商信息需求部門供應(yīng)商名稱申請人統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系方式聯(lián)系人交付地址開戶行賬號物料明細物料編碼名稱規(guī)格型號單位交付信息付款信息交付日期年月日付款方式□預(yù)付□貨到付款□分期付款交付地點付款節(jié)點□交付后□驗收后□天運輸方式□供應(yīng)商承擔(dān)□需求方承擔(dān)發(fā)票類型□增值稅專用發(fā)票□普通發(fā)票備注審批采購部：簽字：日期：財務(wù)部：簽字：日期：總經(jīng)理：簽字：日期：供應(yīng)商確認供應(yīng)商（蓋章）：日期：關(guān)鍵控制要點審批權(quán)限管控：嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，嚴(yán)禁越級審批或先執(zhí)行后補審批，保證采購流程合規(guī)性。供應(yīng)商資質(zhì)審核：優(yōu)先選擇納入合格供應(yīng)商名錄的企業(yè)，新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明，必要時進行現(xiàn)場考察。信息準(zhǔn)確性：采購訂單創(chuàng)建時，物料編碼、數(shù)量、價格、供應(yīng)商信息等需與申請及確認函一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致交付或付款問題。變更管理：若需修改訂單（如數(shù)量增減、交付時間調(diào)整），需由需求部門