采購(gòu)流程與審批標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景二、全流程操作指引采購(gòu)流程需嚴(yán)格遵循“需求提出—部門審核—采購(gòu)執(zhí)行—驗(yàn)收入庫(kù)—付款審批”五大步驟，各環(huán)節(jié)責(zé)任人與操作內(nèi)容1.需求提出與申請(qǐng)責(zé)任人：需求部門申請(qǐng)人（如行政專員、生產(chǎn)主管）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如辦公用品短缺、生產(chǎn)原料不足、服務(wù)項(xiàng)目啟動(dòng)），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（見“核心模板表格”），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途、需求日期及供應(yīng)商建議（若有）。預(yù)算總價(jià)需符合公司預(yù)算管理規(guī)定，若涉及超預(yù)算采購(gòu)，需在“備注”欄說(shuō)明超預(yù)算原因，并附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。申請(qǐng)人核對(duì)信息無(wú)誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門審核與預(yù)算確認(rèn)責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理*）操作內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)需求的必要性、合理性及規(guī)格參數(shù)是否符合部門工作計(jì)劃，重點(diǎn)核對(duì)預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)。對(duì)于生產(chǎn)類采購(gòu)，需結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃與庫(kù)存量確認(rèn)采購(gòu)數(shù)量；對(duì)于服務(wù)類采購(gòu)，需明確服務(wù)范圍與交付標(biāo)準(zhǔn)。審核通過(guò)后，在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，并提交至采購(gòu)部門；若審核不通過(guò)，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。3.采購(gòu)執(zhí)行與供應(yīng)商選擇責(zé)任人：采購(gòu)部門專員（如采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)員）操作內(nèi)容：采購(gòu)方式確定：根據(jù)采購(gòu)金額與物品類型，選擇合適的采購(gòu)方式：公開招標(biāo)：適用于單筆預(yù)算≥10萬(wàn)元或年度累計(jì)采購(gòu)金額≥50萬(wàn)元的項(xiàng)目，需通過(guò)公司招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)。詢價(jià)比價(jià)：適用于單筆預(yù)算1萬(wàn)-10萬(wàn)元的項(xiàng)目，需向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期后選擇最優(yōu)供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)：適用于專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理或緊急采購(gòu)（需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批），僅向1家供應(yīng)商采購(gòu)，需說(shuō)明無(wú)法替代的原因。供應(yīng)商確定：采購(gòu)專員將供應(yīng)商選擇方案（含報(bào)價(jià)、資質(zhì)證明等）填寫至《采購(gòu)申請(qǐng)表》“采購(gòu)部門意見”欄，按審批權(quán)限提交審批（審批權(quán)限見下表）。審批層級(jí)采購(gòu)預(yù)算范圍審批人部門負(fù)責(zé)人單筆預(yù)算≤0.5萬(wàn)元需求部門負(fù)責(zé)人*采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人單筆預(yù)算0.5萬(wàn)-5萬(wàn)元采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人*分管副總單筆預(yù)算5萬(wàn)-20萬(wàn)元分管副總*總經(jīng)理單筆預(yù)算≥20萬(wàn)元總經(jīng)理*4.訂單下達(dá)與合同簽訂責(zé)任人：采購(gòu)專員操作內(nèi)容：審批通過(guò)后，采購(gòu)專員與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》（若單筆預(yù)算≤0.5萬(wàn)元且為標(biāo)準(zhǔn)化物資，可免簽合同，直接下達(dá)采購(gòu)訂單），明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。通過(guò)公司ERP系統(tǒng)或書面形式向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，并同步跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按需交貨。5.驗(yàn)收入庫(kù)與質(zhì)量確認(rèn)責(zé)任人：需求部門驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)管理員*操作內(nèi)容：到貨核對(duì)：供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，需求部門與倉(cāng)庫(kù)管理員共同到場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)實(shí)物與《采購(gòu)訂單》的名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致，檢查外包裝是否完好。質(zhì)量檢驗(yàn)：對(duì)于辦公物資、固定資產(chǎn)等，需檢查外觀、功能是否正常；對(duì)于生產(chǎn)原材料、服務(wù)類項(xiàng)目，需按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)（如送第三方檢測(cè)、提供驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員填寫《入庫(kù)單》，注明入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、存放位置，并同步更新庫(kù)存臺(tái)賬；驗(yàn)收不合格的，需當(dāng)場(chǎng)拒收并書面通知采購(gòu)專員，由采購(gòu)專員與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。6.付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)結(jié)算責(zé)任人：采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)部門*操作內(nèi)容：采購(gòu)專員收集《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》《驗(yàn)收合格證明》等資料，填寫《付款申請(qǐng)表》，提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核單據(jù)的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭是否正確、金額是否與合同一致），確認(rèn)無(wú)誤后按合同約定付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）辦理結(jié)算。付款完成后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證復(fù)印件反饋至采購(gòu)部門歸檔。三、核心模板表格清單1.采購(gòu)申請(qǐng)表序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明需求日期供應(yīng)商建議（若有）申請(qǐng)人申請(qǐng)日期1A4打印紙80g箱1025250辦公日常使用2024-03-15XX辦公用品公司張*2024-03-102生產(chǎn)用鋼材Q235BΦ20mm噸5450022500機(jī)械加工原料2024-03-20XX鋼鐵廠李*2024-03-12部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：______________采購(gòu)部門意見：采購(gòu)方式：□招標(biāo)□詢價(jià)比價(jià)□單一來(lái)源供應(yīng)商選擇：__________________負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：______________審批意見：2.入庫(kù)單入庫(kù)單號(hào)：RK20240315001采購(gòu)訂單號(hào)：PO20240312001供應(yīng)商名稱：XX鋼鐵廠物品名稱規(guī)格型號(hào)單位入庫(kù)數(shù)量生產(chǎn)用鋼材Q235BΦ20mm噸5驗(yàn)收意見：合格，符合采購(gòu)訂單要求驗(yàn)收人：王*倉(cāng)庫(kù)管理員：趙*日期：2024-03-203.付款申請(qǐng)表付款申請(qǐng)單號(hào)：FK20240320001供應(yīng)商名稱：XX鋼鐵廠采購(gòu)合同號(hào)/訂單號(hào)：PO20240312001付款金額（元）：22500付款方式：貨到付款用途：采購(gòu)鋼材貨款附件清單：□采購(gòu)申請(qǐng)表□合同□訂單□入庫(kù)單□驗(yàn)收單□發(fā)票采購(gòu)專員意見：資料齊全，符合付款條件簽字：劉*日期：2024-03-21財(cái)務(wù)審核意見：審核無(wú)誤，安排付款簽字：陳*日期：2024-03-22審批意見：審批人：*副總?cè)掌冢?024-03-22四、關(guān)鍵事項(xiàng)提醒預(yù)算控制：所有采購(gòu)必須控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)。供應(yīng)商管理：合格供應(yīng)商需從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）后方可采用，且同類物資原則上優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作供應(yīng)商。審批時(shí)效：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的配件）可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)并說(shuō)明緊急原因。資料歸檔