在數(shù)字化辦公趨勢下，電子合同憑借高效、合規(guī)的優(yōu)勢，已成為公司業(yè)務(wù)合作的重要工具。為規(guī)范內(nèi)部電子合同操作，確保合同合法有效、流程清晰可控，特制定本指引，供各部門參考執(zhí)行。一、合同發(fā)起（責(zé)任主體：業(yè)務(wù)需求部門/經(jīng)辦人）當(dāng)業(yè)務(wù)合作意向達(dá)成后，經(jīng)辦人需啟動(dòng)合同發(fā)起流程，確保合同基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確、條款合規(guī)。1.需求確認(rèn)與準(zhǔn)備與合作方充分溝通，明確合同核心條款（如標(biāo)的、金額、履行期限、權(quán)利義務(wù)等），形成初步書面共識(shí)。若有標(biāo)準(zhǔn)模板，優(yōu)先參照模板調(diào)整；無模板時(shí)，需梳理?xiàng)l款邏輯，確保表述清晰無歧義。2.系統(tǒng)錄入操作登錄公司電子合同管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”），進(jìn)入【合同發(fā)起】模塊，按提示填寫信息：基礎(chǔ)信息：填寫合同名稱（如“XX項(xiàng)目服務(wù)合同”）、合同類型（買賣合同/服務(wù)合同等）、合作方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等，確保與營業(yè)執(zhí)照一致）。條款填寫：逐項(xiàng)填寫標(biāo)的描述、價(jià)款及支付方式、履約方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，需與前期溝通的共識(shí)完全一致。附件上傳：如需補(bǔ)充產(chǎn)品清單、技術(shù)方案等附件，按系統(tǒng)要求格式（PDF/Word）上傳，確保文件清晰、無損壞。3.提交審核核對(duì)信息無誤后，點(diǎn)擊【提交】，將合同流轉(zhuǎn)至直屬上級(jí)或指定審核人，等待審核反饋。若審核退回，需根據(jù)意見修改后重新提交。二、合同審核（責(zé)任主體：業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)）審核環(huán)節(jié)通過多部門協(xié)同，從業(yè)務(wù)邏輯、法律合規(guī)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等維度把控合同質(zhì)量，避免潛在糾紛。1.業(yè)務(wù)初審（業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)）重點(diǎn)審核合同的業(yè)務(wù)合理性：如合作模式是否符合公司戰(zhàn)略、價(jià)格是否匹配市場行情、合作方資質(zhì)是否滿足要求（首次合作需驗(yàn)證基本信用記錄）。操作：在系統(tǒng)中點(diǎn)擊【審核】，選擇“通過”或“退回”；退回時(shí)需詳細(xì)注明修改意見（如“請(qǐng)補(bǔ)充付款周期的明確約定”），便于經(jīng)辦人調(diào)整。2.法務(wù)合規(guī)審核法務(wù)部從法律風(fēng)險(xiǎn)角度審核：合同條款是否符合法律法規(guī)、公司合規(guī)制度，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，爭議解決條款是否明確可行。操作：若條款需優(yōu)化，法務(wù)部直接與經(jīng)辦人溝通修改；重大風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任失衡）需提交法務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊【通過】。3.財(cái)務(wù)審核（按需觸發(fā)）若合同涉及付款、開票等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部審核：付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度（如對(duì)公賬戶、付款周期）；發(fā)票條款是否完整（開票類型、時(shí)間、稅點(diǎn)）；預(yù)算匹配度（是否在年度預(yù)算或?qū)ｍ?xiàng)預(yù)算范圍內(nèi)）。操作：提出財(cái)務(wù)優(yōu)化建議（如“建議將預(yù)付款比例從30%調(diào)整為20%，降低資金風(fēng)險(xiǎn)”），通過后流轉(zhuǎn)至終審。4.終審（分管領(lǐng)導(dǎo)）分管領(lǐng)導(dǎo)從全局視角審核：合同是否契合公司戰(zhàn)略布局，整體風(fēng)險(xiǎn)是否可控。操作：簽署最終審核意見，點(diǎn)擊【通過】后，合同進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。三、合同簽署（責(zé)任主體：公司簽署人、合作方簽署人）簽署環(huán)節(jié)需確保雙方身份真實(shí)、簽署過程可追溯，最終形成合法有效的電子合同。1.公司內(nèi)部簽署系統(tǒng)自動(dòng)通知指定簽署人（如法定代表人、授權(quán)代表），簽署人登錄系統(tǒng)后：核對(duì)合同版本與審核意見，確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊【簽署】按鈕（系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)用已備案的電子簽章，或使用電子手寫簽名工具完成簽署）。簽署后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄簽署時(shí)間、簽署人信息，生成帶時(shí)間戳的合同版本。2.合作方簽署系統(tǒng)向合作方指定郵箱/系統(tǒng)賬戶發(fā)送簽署邀請(qǐng)（含操作指南）：合作方接收邀請(qǐng)后，按指引完成操作（如注冊賬號(hào)、實(shí)名認(rèn)證、加蓋電子章/簽名）。若合作方無電子簽署工具，可建議使用第三方平臺(tái)（如通用電子合同平臺(tái)），或由我方提供臨時(shí)簽署權(quán)限。合作方簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)回傳合同，雙方可在系統(tǒng)中查看“已完成”狀態(tài)。四、合同歸檔與履約管理合同簽署完成后，需做好歸檔與履約跟蹤，確保全生命周期管理合規(guī)、高效。1.系統(tǒng)歸檔系統(tǒng)自動(dòng)將合同原件（含簽署記錄、附件）歸檔至【已完成合同】模塊，支持按合同類型、年份、部門等維度分類，可通過關(guān)鍵詞（如合同名稱、合作方）快速檢索。2.線下備份（按需執(zhí)行）如需線下留存，經(jīng)辦人可導(dǎo)出PDF版本，打印后按公司檔案制度編號(hào)、裝訂，移交檔案管理部門（需確保紙質(zhì)版與電子版內(nèi)容完全一致）。3.履約跟蹤與變更履約提醒：業(yè)務(wù)部門定期在系統(tǒng)中更新履約進(jìn)度（如付款節(jié)點(diǎn)、交付情況），系統(tǒng)可設(shè)置自動(dòng)提醒（如付款日前3天推送通知）。變更/解除：若需調(diào)整條款，需重新發(fā)起【合同變更】流程（重復(fù)審核、簽署步驟）；解除合同需提交解除協(xié)議，履行審批后歸檔。五、操作注意事項(xiàng)1.信息準(zhǔn)確性：發(fā)起時(shí)需反復(fù)核對(duì)合作方信息、條款內(nèi)容，避免因筆誤（如金額、日期）導(dǎo)致履約糾紛（錯(cuò)誤需重新發(fā)起流程）。2.權(quán)限安全：各環(huán)節(jié)人員需妥善保管系統(tǒng)賬號(hào)密碼，電子簽章密鑰定期更換，避免泄露導(dǎo)致無權(quán)簽署。3.合規(guī)性要求：電子合同需符合《電子簽名法》，確保簽署主體身份真實(shí)、簽署過程不可篡改（系統(tǒng)需具備時(shí)間戳、哈希值驗(yàn)證功能）。4.異常處理：系統(tǒng)故障或合作方簽署異常時(shí)，及時(shí)聯(lián)系IT/法務(wù)部，保留溝通記錄（郵件、聊天記錄），必要時(shí)啟用線下臨時(shí)合同（事后補(bǔ)簽電子合同）。六、常見問題解答1.電子合同與紙質(zhì)合同效力是否相同？根據(jù)《電子簽名法》，合法有效的電子合同與紙質(zhì)合同具有同等法律效力（前提：電子簽名可靠、合同內(nèi)容完整可追溯）。2.如何驗(yàn)證電子合同的真實(shí)性？可通過系統(tǒng)內(nèi)置工具查看哈希值、簽署時(shí)間戳，或聯(lián)系檔案管理部門核對(duì)歸檔記錄。3.合作方無電子簽署工具怎么辦？可建議使用第三方電子合同平臺(tái)，或