機(jī)關(guān)單位公文檔案管理操作手冊(cè)為規(guī)范機(jī)關(guān)單位公文檔案管理工作，確保公文檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際工作情況，制定本操作手冊(cè)。第一章總則1.1適用范圍本手冊(cè)適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的公文檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等全流程管理工作。1.2管理原則公文檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類歸檔、安全保密、便于利用的原則，確保檔案資源的系統(tǒng)性、規(guī)范性和可檢索性。1.3職責(zé)分工檔案管理部門(mén)：負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，統(tǒng)籌檔案收集、整理、保管、利用等工作，指導(dǎo)各科室開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)，組織檔案鑒定與銷毀，維護(hù)檔案信息安全。各科室：負(fù)責(zé)本科室公文的日常管理，及時(shí)移交辦理完畢的公文，配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案整理、利用等工作，對(duì)本科室產(chǎn)生的公文真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)檔案工作的審批與監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問(wèn)題。第二章公文檔案的收集2.1收集范圍公文檔案收集范圍涵蓋本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，主要包括：收文：上級(jí)機(jī)關(guān)及其他單位發(fā)送的各類公文（如通知、批復(fù)、函等），含紙質(zhì)文件及電子文件。發(fā)文：本機(jī)關(guān)制發(fā)的正式文件（如決定、報(bào)告、請(qǐng)示等），含定稿、存本及電子文件。內(nèi)部文件：本機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的工作部署、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研材料、規(guī)章制度等。專項(xiàng)材料：各類會(huì)議材料（如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話）、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書(shū)等具有保存價(jià)值的材料。2.2收集要求及時(shí)性：公文辦理完畢（或項(xiàng)目、活動(dòng)結(jié)束）后，30個(gè)工作日內(nèi)由科室兼職檔案員整理并移交至檔案管理部門(mén)；年度終了后，需完成本年度全部公文的移交工作。完整性：移交的公文需包含文件正文、附件、簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示等相關(guān)材料，確保文件內(nèi)容完整、要素齊全。準(zhǔn)確性：公文內(nèi)容需真實(shí)反映公務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況，電子文件需與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，格式規(guī)范（如PDF、DOC等通用格式）。2.3收集流程1.科室整理：科室兼職檔案員對(duì)本科室公文進(jìn)行分類、排序，去除無(wú)關(guān)材料（如臨時(shí)便簽、重復(fù)文件），檢查文件完整性，填寫(xiě)《公文檔案移交清單》（見(jiàn)附件1）。2.移交審核：檔案管理部門(mén)對(duì)移交的公文及清單進(jìn)行審核，確認(rèn)文件數(shù)量、內(nèi)容與清單一致后，雙方簽字確認(rèn)，各留存一份清單。3.特殊情況處理：涉密公文需單獨(dú)移交，標(biāo)注密級(jí)；電子文件需刻錄光盤(pán)或通過(guò)專用涉密系統(tǒng)移交，確保傳輸安全。第三章公文檔案的整理3.1分類方法采用“年度—機(jī)構(gòu)（科室）—保管期限”的分類體系：年度：按公文形成的公歷年度劃分（如2023年、2024年）。機(jī)構(gòu)（科室）：按公文形成或承辦的科室劃分（如辦公室、人事科、業(yè)務(wù)科）。保管期限：分為永久、30年、10年（依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》確定）。3.2編號(hào)規(guī)則公文檔案采用“檔號(hào)”進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)，格式為：`年度-機(jī)構(gòu)代碼-保管期限代碼-件號(hào)`（例：2023-BGS-YJ-001，其中BGS為辦公室代碼，YJ為永久代碼）。3.3裝訂與排序裝訂：去除公文內(nèi)的金屬物（如訂書(shū)釘），采用線裝或膠裝方式裝訂，保持頁(yè)面平整；電子文件需按分類建立文件夾，以“件號(hào)_文號(hào)_標(biāo)題”命名。排序：同一分類內(nèi)的公文，按“發(fā)文（或收文）時(shí)間”排序；會(huì)議材料、專項(xiàng)工作材料按“工作開(kāi)展順序”排序。3.4編目與著錄編制《公文檔案目錄》，每條目錄包含以下要素：件號(hào)、文號(hào)、文件標(biāo)題、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、密級(jí)（如需）、備注（如特殊說(shuō)明）。電子目錄需與紙質(zhì)目錄同步更新，確保檢索準(zhǔn)確。第四章公文檔案的保管4.1保管場(chǎng)所要求檔案室需具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防鼠功能，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%）、消防器材（如滅火器、煙霧報(bào)警器）、防蟲(chóng)藥劑（如樟腦丸）。檔案柜需采用金屬材質(zhì)，按分類編號(hào)排列，柜頂禁止堆放雜物，保持通道暢通。4.2保管期限管理永久保管：涉及本機(jī)關(guān)歷史、法規(guī)、重要決策的公文（如機(jī)構(gòu)設(shè)立文件、年度總結(jié)報(bào)告、重要合同）。30年保管：涉及重要業(yè)務(wù)、人事管理的公文（如干部任免文件、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目審批文件）。10年保管：一般性事務(wù)公文（如會(huì)議通知、日常請(qǐng)示批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）。4.3檔案存放與索引檔案按“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”順序存放于檔案柜，柜外張貼分類索引牌（如“2023年—辦公室—永久”）。電子檔案需存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或移動(dòng)硬盤(pán)，定期備份（每月一次），并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)（如在電子目錄中標(biāo)注紙質(zhì)檔案位置）。4.4檢查與維護(hù)檔案管理部門(mén)每半年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案完整性、裝訂牢固性、保管環(huán)境安全性。對(duì)破損、褪色的檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)（如托裱、數(shù)字化掃描）；對(duì)電子檔案，定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)，確保數(shù)據(jù)可讀。第五章公文檔案的利用5.1利用流程1.申請(qǐng)：本單位人員需填寫(xiě)《公文檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件2），注明利用目的、檔案編號(hào)、利用方式（查閱、復(fù)制、摘錄）；外單位人員需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：一般檔案由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案需經(jīng)保密委員會(huì)審批，明確利用范圍。3.登記：檔案管理部門(mén)對(duì)利用情況進(jìn)行登記，記錄利用人、時(shí)間、檔案編號(hào)、歸還時(shí)間等。4.歸還：利用人需按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)檢查檔案完整性后，在登記表中注明“已歸還”。5.2利用方式現(xiàn)場(chǎng)查閱：利用人在檔案閱覽室查閱紙質(zhì)檔案，禁止攜帶食物、飲料，禁止涂改、標(biāo)記檔案。復(fù)制與摘錄：需經(jīng)審批后，由檔案管理部門(mén)提供復(fù)印件或電子掃描件，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制件”印章。電子利用：通過(guò)單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，授權(quán)用戶可在線查閱電子檔案（涉密檔案需通過(guò)涉密系統(tǒng)訪問(wèn)）。5.3利用要求利用檔案需遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案室。對(duì)利用中發(fā)現(xiàn)的檔案問(wèn)題（如頁(yè)碼缺失、內(nèi)容錯(cuò)誤），需及時(shí)反饋檔案管理部門(mén)。第六章公文檔案的鑒定與銷毀6.1鑒定小組組成由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)科室、保密部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)人員組成檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。6.2鑒定流程1.定期鑒定：鑒定小組每10年對(duì)到期的定期檔案（30年、10年）進(jìn)行鑒定，重點(diǎn)評(píng)估檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.存毀意見(jiàn)：對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《公文檔案銷毀清冊(cè)》（見(jiàn)附件3），列明檔案編號(hào)、標(biāo)題、形成日期、保管期限、銷毀原因。3.審批：銷毀清冊(cè)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)檔案行政管理部門(mén)備案（如需）。6.3銷毀流程1.銷毀準(zhǔn)備：將待銷毀檔案單獨(dú)存放，與其他檔案隔離；電子檔案需徹底刪除或格式化存儲(chǔ)介質(zhì)。2.監(jiān)銷：銷毀時(shí)需有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需核對(duì)銷毀檔案與清冊(cè)一致，監(jiān)督銷毀過(guò)程（如焚燒、粉碎）。3.銷毀記錄：監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式，檔案管理部門(mén)留存銷毀記錄。第七章安全與保密管理7.1安全管理制度檔案室實(shí)行專人值守（或門(mén)禁管理），非檔案人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入；下班前需關(guān)閉門(mén)窗、電源，檢查消防器材。制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件的處置流程，每年組織一次應(yīng)急演練。7.2保密管理要求涉密檔案需單獨(dú)存放，標(biāo)注密級(jí)，借閱、復(fù)制需經(jīng)保密委員會(huì)審批，嚴(yán)格控制知悉范圍。電子檔案需采用加密存儲(chǔ)（如設(shè)置訪問(wèn)密碼、使用加密軟件），傳輸過(guò)程需通過(guò)涉密網(wǎng)絡(luò)或加密U盤(pán)，禁止通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密檔案。7.3責(zé)任追究對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為（如擅自銷毀檔案、泄