新員工入職資料表及流程規(guī)范指南一、指南目的與適用范圍本指南旨在明確新員工入職所需提交的資料清單及全流程操作規(guī)范，幫助新員工高效完成入職手續(xù)，同時為人力資源部門（以下簡稱“HR”）的入職管理工作提供標準化依據(jù)。適用于公司所有新入職的全職員工（含試用期、正式員工），實習(xí)生入職可參考本指南核心要求執(zhí)行。二、入職資料表詳細說明新員工需在入職前或入職當(dāng)日，按要求提交以下資料（注：所有復(fù)印件需清晰可辨，建議使用A4紙復(fù)印并由本人簽字確認“與原件一致”）：（一）個人基礎(chǔ)資料1寸免冠證件照3張（近期3個月內(nèi)拍攝，底色建議與公司工牌要求一致，如無特殊要求可提供白底照片）；有效身份證件復(fù)印件1份（正反面需復(fù)印在同一頁，外籍員工提供護照及就業(yè)許可證復(fù)印件）；戶口本本人頁復(fù)印件1份（部分崗位如需戶籍審核時提供，如無要求可入職后補交）。（二）學(xué)歷與資質(zhì)證明最高學(xué)歷畢業(yè)證書復(fù)印件1份（如為國外學(xué)歷，需同時提供教育部留學(xué)服務(wù)中心出具的學(xué)歷認證報告復(fù)印件）；學(xué)位證書復(fù)印件1份（如無學(xué)位可忽略，需與學(xué)歷證書信息匹配）；崗位相關(guān)職業(yè)資格證書、技能等級證書復(fù)印件1份（如教師資格證、建造師證等，無則無需提供）。（三）勞動關(guān)系相關(guān)材料離職證明原件1份（注：與原單位解除勞動關(guān)系的證明，應(yīng)屆生可提供就業(yè)推薦表或三方協(xié)議，待畢業(yè)后補交離職證明；退休人員提供退休證復(fù)印件）；社保公積金轉(zhuǎn)移單（如有，可入職后由HR協(xié)助辦理轉(zhuǎn)移，無則無需提前準備）；入職體檢報告原件1份（注：需為入職前1個月內(nèi)由縣級及以上公立醫(yī)院或公司指定體檢機構(gòu)出具的常規(guī)體檢報告，包含肝功能、胸片等基礎(chǔ)項目）。（四）其他補充材料銀行卡復(fù)印件1份（注：需為本人名下、與公司薪資發(fā)放銀行一致的借記卡，標注開戶行名稱及本人簽字）；緊急聯(lián)系人信息表（含聯(lián)系人姓名、電話、關(guān)系，可在入職當(dāng)天填寫HR提供的模板）。三、入職流程規(guī)范全解析（一）入職前準備階段（入職前1-3個工作日）1.HR端工作：向新員工發(fā)送《入職通知書》，明確入職時間、地點、所需資料清單及著裝要求（如“入職當(dāng)天請著正裝/商務(wù)休閑裝”）；協(xié)調(diào)用人部門準備辦公工位、電腦、工牌等物資，同步更新OA系統(tǒng)或考勤系統(tǒng)的人員信息；確認入職培訓(xùn)計劃（含公司制度、崗位技能培訓(xùn)等）的時間安排。2.員工端準備：按資料表要求整理、復(fù)印相關(guān)材料，確保照片、復(fù)印件清晰有效；提前規(guī)劃通勤路線，確認入職當(dāng)天的到崗時間（建議比上班時間提前10-15分鐘）；若有資料無法按時提交（如學(xué)歷認證報告辦理中），需提前與HR溝通并說明補交時間。（二）入職當(dāng)日辦理階段（工作日9:00-12:00/14:00-18:00）1.到崗簽到與資料核驗：新員工到HR部門簽到，提交所有入職資料，HR當(dāng)場核驗資料的完整性、合規(guī)性（如照片尺寸、復(fù)印件清晰度、離職證明有效性等）；資料核驗通過后，HR發(fā)放《員工手冊》《崗位說明書》等文件，指導(dǎo)員工填寫《員工信息登記表》《勞動合同簽訂須知》。2.勞動合同簽訂：HR向員工講解勞動合同條款（含試用期期限、薪資結(jié)構(gòu)、社保繳納基數(shù)等），員工確認無誤后簽署勞動合同（注：勞動合同一式兩份，公司與員工各執(zhí)一份，簽訂后1個工作日內(nèi)由HR歸檔）；同步簽訂《保密協(xié)議》《競業(yè)限制協(xié)議》（如崗位有要求）。3.入職培訓(xùn)與工位安排：參加入職培訓(xùn)：上午/下午集中進行公司文化、考勤制度、安全規(guī)范等通用培訓(xùn)，培訓(xùn)后需簽署《培訓(xùn)確認單》；用人部門負責(zé)人帶領(lǐng)新員工到工位，介紹團隊成員、辦公環(huán)境及設(shè)備使用方法，同步交接《入職任務(wù)清單》（含試用期重點工作、考核節(jié)點等）。4.后勤手續(xù)辦理：行政部門發(fā)放工牌、門禁卡（如需），講解食堂、班車等后勤福利使用規(guī)則；財務(wù)部門收集銀行卡復(fù)印件，確認薪資發(fā)放信息。（三）入職后銜接階段（入職后1-30個工作日）1.試用期管理：入職第1周：HR與用人部門負責(zé)人溝通新員工適應(yīng)情況，解決辦公流程、團隊融入等問題；入職第1個月：用人部門組織試用期首次考核（如提交階段性工作總結(jié)、完成技能測試等），HR同步辦理社保、公積金增員手續(xù)（需員工提供身份證、銀行卡等信息完成系統(tǒng)申報）；試用期內(nèi)：員工需按《崗位說明書》完成工作任務(wù)，每月提交《工作周報》，HR定期發(fā)送《試用期溝通函》收集反饋。2.檔案與資料歸檔：HR在入職后5個工作日內(nèi)，將員工資料整理歸檔（紙質(zhì)檔案存放于人事檔案柜，電子檔案上傳至HR系統(tǒng)）；如需辦理檔案轉(zhuǎn)移（如國企、事業(yè)單位背景員工），HR需指導(dǎo)員工開具《調(diào)檔函》并協(xié)助完成檔案轉(zhuǎn)入。3.社保公積金與薪資發(fā)放：入職當(dāng)月（或次月，依公司社保繳納政策），HR完成社保、公積金增員，員工可通過公司系統(tǒng)或APP查詢繳納記錄；入職后第1個自然月結(jié)束，財務(wù)部門按勞動合同約定的薪資結(jié)構(gòu)發(fā)放首月工資（含試用期薪資，如有加班、補貼需按制度核算）。四、注意事項與常見問題解答（一）核心注意事項1.資料真實性：所有提交的資料需確保真實有效，如發(fā)現(xiàn)學(xué)歷造假、離職證明虛假等情況，公司有權(quán)立即解除勞動關(guān)系且不承擔(dān)任何賠償責(zé)任；2.時間節(jié)點：入職資料原則上需在入職當(dāng)天提交完整，體檢報告需為1個月內(nèi)有效，逾期未提交可能影響試用期考核及薪資發(fā)放；3.流程合規(guī)性：勞動合同需在入職后1個月內(nèi)簽訂（法律規(guī)定最長不超過1個月），社保公積金需在入職后30日內(nèi)辦理增員（依當(dāng)?shù)卣邎?zhí)行）。（二）常見問題解答1.Q：入職資料可以部分補交嗎？A：確有特殊情況（如學(xué)歷認證、體檢報告辦理延遲），需提前與HR溝通，經(jīng)同意后可在3個工作日內(nèi)補交，逾期未補交將暫緩試用期考核及薪資調(diào)整。2.Q：試用期內(nèi)離職需要提前多久申請？A：試用期內(nèi)員工離職需提前3個自然日向HR及直屬領(lǐng)導(dǎo)提交書面離職申請，辦理工作交接后即可離職；公司如需辭退試用期員工，需提前3日告知并說明不符合錄用條件的具體理由。3.Q：社保公積金基數(shù)如何確定？A：社保公積金基數(shù)原則上按員工勞動合同約定的薪資標準確定，如薪資低于當(dāng)?shù)刈畹突鶖?shù)標準，則按最低基數(shù)繳納（具體以當(dāng)?shù)厣绫＞?、公積金管理中心政策為準）。五、附則本指南自發(fā)布之日起實施