檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條基本原則為規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案在單位經(jīng)營、決策、歷史追溯中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》（國家檔案局令第22號(hào)）等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本細(xì)則。檔案管理工作遵循“全程管控、真實(shí)可靠、安全可控、高效利用”原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。第二條適用范圍本細(xì)則適用于單位內(nèi)所有部門及所屬單位的檔案管理工作，包括但不限于經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)辦理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。檔案管理的責(zé)任主體為單位檔案管理中心，各部門須指定專（兼）職檔案員配合執(zhí)行。第三條責(zé)任體系領(lǐng)導(dǎo)小組：由單位分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案管理中心、信息化部門、業(yè)務(wù)部門及保密部門組成，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，協(xié)調(diào)解決重大問題。檔案管理中心：負(fù)責(zé)制度制定、流程監(jiān)督、檔案接收與保管，指導(dǎo)各部門電子文件歸檔，定期組織檔案檢查與培訓(xùn)。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初檢與歸檔申報(bào)，確保電子文件形成過程的規(guī)范性。信息化部門：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支撐、數(shù)據(jù)安全及設(shè)備維護(hù)，保障電子檔案存儲(chǔ)與傳輸?shù)姆€(wěn)定性。第二章檔案管理章程第四條檔案類別劃分檔案按性質(zhì)和用途分為綜合檔案、部門檔案和項(xiàng)目檔案三大類，具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下：檔案類別涵蓋內(nèi)容責(zé)任部門典型示例綜合檔案單位章程、年度報(bào)告、戰(zhàn)略規(guī)劃等檔案管理中心股東會(huì)決議、年度審計(jì)報(bào)告部門檔案部門規(guī)章制度、業(yè)務(wù)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要等各業(yè)務(wù)部門人力資源部薪酬報(bào)表、行政部公文項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)書、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等項(xiàng)目執(zhí)行部門基建項(xiàng)目施工圖紙、研發(fā)項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)記錄第五條管理制度框架檔案管理中心需制定覆蓋全流程的管理制度，包括：形成階段：明確電子文件命名規(guī)則（如“部門-年份-業(yè)務(wù)類型-序號(hào)”）、版本控制要求（修改需標(biāo)注修改人及時(shí)間）。歸檔階段：規(guī)范歸檔范圍、格式標(biāo)準(zhǔn)及檢測(cè)流程，確保電子文件與元數(shù)據(jù)同步歸檔。保管階段：制定存儲(chǔ)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)（溫濕度、防火防潮措施）、備份策略（本地+云端雙備份）及定期檢查制度。利用階段：設(shè)定借閱權(quán)限分級(jí)（如公開級(jí)、部門級(jí)、機(jī)密級(jí)）、利用登記流程及保密審查機(jī)制。處置階段：建立檔案鑒定小組，明確銷毀審批流程及涉密檔案銷毀方式（如粉碎、焚燒）。第三章檔案管理具體措施第六條檔案建立與收集收集范圍：原始記錄：包括項(xiàng)目啟動(dòng)文件、會(huì)議紀(jì)要、研究報(bào)告等，需在業(yè)務(wù)辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)整理。電子文件：涵蓋內(nèi)部郵件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子合同等，其中電子勞動(dòng)合同、財(cái)務(wù)憑證等需實(shí)時(shí)生成備份。外部文件：接收的合同、函件等需加蓋公章后掃描歸檔，原件由檔案管理中心保存。收集要求：紙質(zhì)文件需掃描為PDF/A格式，分辨率不低于300dpi；手寫文件需逐頁標(biāo)注頁碼并附文字說明。電子文件需包含完整元數(shù)據(jù)，如形成者、形成時(shí)間、關(guān)聯(lián)文件等，符合《文書類電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》。第七條檔案整理與編碼整理規(guī)范：按“年度-部門-業(yè)務(wù)類型”三級(jí)分類法排序，同一業(yè)務(wù)的文件按形成時(shí)間先后排列。組卷需保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，如項(xiàng)目檔案需按“立項(xiàng)-實(shí)施-驗(yàn)收”階段組卷，卷內(nèi)附詳細(xì)目錄。編號(hào)規(guī)則：綜合檔案：Z-年份-序號(hào)（如Z-2025-001）部門檔案：BM-部門代碼-年份-序號(hào)（如BM-HR-2025-003）項(xiàng)目檔案：XM-項(xiàng)目編號(hào)-階段代碼（如XM-2025001-SC，“SC”代表“實(shí)施階段”）第八條檔案保管與備份存儲(chǔ)環(huán)境：紙質(zhì)檔案庫房需配備恒溫恒濕系統(tǒng)（溫度18-24℃，濕度40%-60%），安裝煙感報(bào)警器及七氟丙烷滅火設(shè)備。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備需遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，服務(wù)器機(jī)房采用雙路供電，配備UPS應(yīng)急電源。備份策略：實(shí)時(shí)備份：核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)ERP）產(chǎn)生的電子憑證通過接口自動(dòng)同步至檔案管理系統(tǒng)。定期備份：部門級(jí)檔案每月10日前完成本地備份，綜合檔案每季度進(jìn)行云端備份（加密傳輸至合規(guī)云平臺(tái)）。離線備份：年度重要檔案（如審計(jì)報(bào)告、年度總結(jié)）需制作離線介質(zhì)（藍(lán)光光盤或加密硬盤），存放于異地保險(xiǎn)柜。第九條檔案利用與借閱利用權(quán)限分級(jí)：公開級(jí)：如單位年度報(bào)告，全體員工可通過檔案系統(tǒng)直接查閱。部門級(jí)：如部門業(yè)務(wù)報(bào)表，僅限部門負(fù)責(zé)人及授權(quán)人員借閱。機(jī)密級(jí)：如核心技術(shù)專利文件，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且僅限在指定涉密電腦查閱。借閱流程：線上申請(qǐng)：通過檔案管理系統(tǒng)提交借閱單，注明利用目的、使用期限及所需檔案編號(hào)。權(quán)限審核：系統(tǒng)根據(jù)文件密級(jí)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至審批人（部門級(jí)由部門負(fù)責(zé)人審批，機(jī)密級(jí)需領(lǐng)導(dǎo)小組審批）。借閱登記：線下借閱紙質(zhì)檔案需簽署《檔案借閱登記表》，電子檔案下載需記錄IP地址及操作日志。歸還檢查：檔案歸還時(shí)需核對(duì)完整性（如是否有缺頁、涂改），電子檔案需確認(rèn)已刪除本地副本。第四章檔案管理監(jiān)督與評(píng)估第十條監(jiān)督機(jī)制日常監(jiān)督：檔案管理中心每月抽查各部門歸檔情況，重點(diǎn)檢查電子文件格式合規(guī)性（如是否為PDF/A格式）、元數(shù)據(jù)完整性（如是否包含形成時(shí)間、版本信息）。定期檢查：每季度開展檔案安全檢查，包括存儲(chǔ)環(huán)境溫濕度記錄、備份介質(zhì)有效性測(cè)試（如光盤讀取測(cè)試）及系統(tǒng)日志審計(jì)（是否存在異常訪問記錄）。專項(xiàng)審計(jì)：每年聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)核查涉密檔案保管情況及銷毀流程的規(guī)范性。第十一條考核與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)：歸檔及時(shí)率：部門年度應(yīng)歸檔文件中，在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔的比例（目標(biāo)≥95%）。檔案完整率：抽查檔案中，元數(shù)據(jù)齊全、內(nèi)容無缺失的比例（目標(biāo)≥98%）。安全事故率：年度內(nèi)檔案泄密、丟失或損壞事件數(shù)量（目標(biāo)=0）。獎(jiǎng)懲措施：獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)歸檔及時(shí)率達(dá)100%的部門，授予“檔案管理先進(jìn)單位”稱號(hào)；對(duì)發(fā)現(xiàn)重大檔案安全隱患并及時(shí)上報(bào)者，給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)。懲處：未按期歸檔導(dǎo)致文件丟失的，扣減部門年度考核分；違規(guī)泄露涉密檔案的，按《保密法》追究責(zé)任人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者移交司法機(jī)關(guān)。第五章電子檔案管理專項(xiàng)細(xì)則第十二條電子文件歸檔規(guī)范格式標(biāo)準(zhǔn)：文本類：采用PDF/A-1a格式（長(zhǎng)期保存無字體依賴），頁面大小統(tǒng)一為A4，分辨率300dpi。圖像類：照片用JPEG（壓縮比≤10:1），掃描件用TIFF（黑白模式，分辨率400dpi）。視頻類：采用H.264編碼的MP4格式，碼率≥2Mbps，確保畫質(zhì)清晰可辨。元數(shù)據(jù)要求：隨電子文件一并歸檔的元數(shù)據(jù)包括：基礎(chǔ)信息：文件標(biāo)題、形成部門、形成時(shí)間、文件編號(hào)。業(yè)務(wù)信息：關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號(hào)、審批人、業(yè)務(wù)類型（如“采購合同”“人事任免”）。技術(shù)信息：文件格式、大小、校驗(yàn)值（如MD5哈希值，用于完整性校驗(yàn)）。第十三條電子檔案安全保障系統(tǒng)安全：檔案管理系統(tǒng)需部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）及數(shù)據(jù)防泄漏（DLP）軟件，禁止外部設(shè)備直接接入存儲(chǔ)服務(wù)器。采用“三員分立”管理模式：系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)，安全審計(jì)員負(fù)責(zé)日志審查，操作員負(fù)責(zé)日常檔案處理，權(quán)限互不交叉。應(yīng)急處置：數(shù)據(jù)恢復(fù)：當(dāng)本地存儲(chǔ)故障時(shí)，通過云端備份在4小時(shí)內(nèi)恢復(fù)核心檔案；離線備份介質(zhì)需在24小時(shí)內(nèi)完成數(shù)據(jù)重建。災(zāi)備演練：每半年開展一次災(zāi)難恢復(fù)演練，模擬服務(wù)器宕機(jī)、病毒攻擊等場(chǎng)景，測(cè)試恢復(fù)流程的有效性。第六章附則第十四條制度更新本細(xì)則根據(jù)國家檔案