事業(yè)單位文秘崗位職責手冊一、崗位定位事業(yè)單位文秘崗位是單位行政事務運轉的核心樞紐，兼具服務性（服務領導決策、部門協(xié)作、群眾需求）、綜合性（統(tǒng)籌文書、會務、協(xié)調、調研等多元工作）、規(guī)范性（嚴守制度流程、保障工作合規(guī)有序）三大特點，需在“承上啟下、內外協(xié)調”中保障單位日常運轉高效順暢，為事業(yè)發(fā)展提供堅實行政支撐。二、核心職責明細（一）文書處理與檔案管理日常需對各類文件進行全流程管理，確保政令暢通、檔案安全：收文辦理：收到上級來文、外單位函件或內部請示后，先核對文號、份數(shù)、密級，確保文件完整；接著登記來文單位、標題等信息，建立電子臺賬；結合文件內容和單位職責，提出分辦建議（如呈送領導、轉辦科室）；按領導批示或工作需要傳遞文件，同步記錄傳閱軌跡；最后跟蹤辦理進度，定期反饋結果，確保工作落地。發(fā)文辦理：統(tǒng)籌公文“擬稿—核稿—簽發(fā)—排版—印發(fā)—歸檔”全流程：擬稿時遵循《黨政機關公文處理工作條例》，確保文種正確、格式規(guī)范，重要文稿需會同業(yè)務科室調研論證；核稿時審核行文邏輯、政策依據(jù)，避免錯漏；簽發(fā)后按規(guī)范排版（含文號、主送機關等要素），選用合規(guī)用紙印發(fā)；印發(fā)后及時登記文號、份數(shù)，同步完成電子公文上傳與紙質檔案歸檔。檔案管理：按《檔案法》要求，對文書、會議記錄、項目資料等檔案分類整理、編目歸檔、安全保管：定期收集零散文件，按年度、類別（如黨群、行政、業(yè)務）裝訂成冊；運用檔案管理系統(tǒng)建立電子索引，方便快速檢索；嚴格執(zhí)行檔案借閱審批制度，涉密檔案單獨保管，定期檢查保存環(huán)境（防潮、防火、防泄密）。（二）會務組織與服務針對黨組會、職工大會、業(yè)務研討會等不同會議類型，提供全周期服務：會前籌備：確認會議主題、時間、地點、參會人員，起草會議通知（明確議程、材料要求），通過OA系統(tǒng)、郵件或書面形式傳達；準備會議材料（領導講話稿、匯報材料、簽到表等），提前調試會場設備；涉密會議需額外做好會場保密檢查（如手機存放、信號屏蔽）、參會人員保密提醒。會中服務：提前到場組織簽到，引導參會人員就座，分發(fā)會議材料；準確記錄會議決議（含口頭交辦事項），同步整理會議紀要框架；及時響應臨時需求（如調整投影、補充茶水），確保會議節(jié)奏順暢。會后跟進：24小時內完成會議紀要起草，經領導審定后印發(fā)；梳理會議決議事項，形成“任務清單”（明確責任科室、完成時限），定期督辦；歸檔會議材料（含錄音、視頻、簽到表），總結組織經驗（如流程優(yōu)化、材料準備不足等）。（三）參謀輔政與文稿服務圍繞單位中心工作，提供決策支持與文稿保障：調研與信息收集：擬定調研提綱，深入業(yè)務科室、基層一線或服務對象中收集一手資料；分析數(shù)據(jù)、案例，形成《調研簡報》或《問題分析報告》，為領導決策提供參考；建立信息臺賬，跟蹤行業(yè)動態(tài)、政策變化，定期向領導報送《信息專報》。文稿撰寫：承擔領導講話稿、工作總結、匯報材料、請示報告等核心文稿的起草：精準把握領導意圖與工作方向，結合單位職能、政策要求與實際成效撰寫；重要文稿需“謀篇布局—初稿撰寫—多輪修改—領導審定”，確保邏輯清晰、表述精煉、數(shù)據(jù)準確；對臨時性文稿（如緊急匯報、致辭），快速響應，12小時內形成初稿。（四）協(xié)調溝通與事務管理統(tǒng)籌內外協(xié)作，保障行政運轉細節(jié)：內部協(xié)調：跟蹤跨科室項目進度，協(xié)調資源分配（如人員、經費、設備）；牽頭組織部門聯(lián)席會議，推動問題協(xié)商解決，形成會議紀要并督辦；及時向領導反饋部門協(xié)作難點，提出優(yōu)化建議（如流程簡化、職責厘清）。外部聯(lián)絡：對接上級來文、檢查、調研等工作，做好接待方案（含行程安排、材料準備、后勤保障）；代表單位參加外部會議、交流活動，準確傳達工作動態(tài)，收集外部反饋；處理群眾咨詢、投訴（通過電話、信訪窗口等渠道），按“首問負責制”轉辦、跟蹤、回復，確保訴求閉環(huán)解決。日常事務：管理辦公用品（申購、發(fā)放、盤點），杜絕浪費；統(tǒng)籌考勤統(tǒng)計、節(jié)假日值班安排，報送領導審定后公示；協(xié)助領導安排日程（會議、調研、接待等），提前提醒并準備相關材料。（五）保密與合規(guī)管理嚴守單位機密，確保工作合規(guī)：文件保密：對涉密文件（如黨組會議記錄、人事任免材料）實行“專人保管、專柜存放、定密管理”：收文時標注密級，傳閱僅限授權人員，用后及時收回；發(fā)文時嚴格控制知悉范圍，涉密文件通過機要通道傳遞；定期清查涉密文件，確?！百~物相符”，銷毀時按規(guī)定流程（如碎紙、登記）處理。會議保密：涉密會議全程監(jiān)督：要求參會人員簽訂保密承諾書，禁止攜帶電子設備；會議材料標注密級，會后全部收回，嚴禁私自復印、傳播；會場部署信號屏蔽設備，防止信息外泄。信息合規(guī)：審核對外發(fā)布內容（如官網文章、公眾號推文、對外報表）：確保數(shù)據(jù)真實、表述合規(guī)，無涉密信息、敏感內容；對媒體采訪、合作協(xié)議等外部信息交互，提前報領導審批，全程留痕。三、工作流程規(guī)范（一）公文處理流程收文：門衛(wèi)簽收→文秘登記→擬辦（標注分辦建議）→領導閱示→轉辦科室→督辦反饋→歸檔發(fā)文：科室擬稿→文秘核稿→領導簽發(fā)→排版印發(fā)→登記文號→歸檔（二）會議組織流程籌備：確定會議需求→制定方案→通知分發(fā)→材料準備→會場布置→設備調試執(zhí)行：簽到引導→會議記錄→臨時需求響應收尾：紀要起草→決議督辦→材料歸檔四、能力與素養(yǎng)要求（一）專業(yè)能力公文寫作：熟練掌握《黨政機關公文處理工作條例》，能獨立撰寫請示、報告、紀要等15種以上公文，文字表述“精準、簡潔、規(guī)范”。辦公技能：精通Office（尤其是Word排版、Excel數(shù)據(jù)處理、PPT匯報制作）、OA系統(tǒng)、檔案管理軟件，會使用打印機、復印機、投影儀等設備。會務管理：能根據(jù)會議規(guī)模、性質制定全流程方案，應對突發(fā)情況（如設備故障、人員缺席）時快速補位。（二）職業(yè)素養(yǎng)責任心：對文件流轉、會議細節(jié)、保密要求等“零失誤”，主動跟蹤工作閉環(huán)。細致嚴謹：審核文稿時關注標點、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)，整理檔案時確?！凹?shù)、文號、內容”一一對應。保密意識：嚴守單位機密（如人事調整、項目預算、信訪內容），不向無關人員透露工作細節(jié)。溝通協(xié)調：與領導溝通時“匯報清晰、建議可行”，與科室協(xié)作時“換位思考、主動補位”，與群眾交流時“耐心專業(yè)、態(tài)度親和”。（三）學習能力政策學習：每月研讀上級政策文件（如《事業(yè)單位管理條例》《黨政機關厲行節(jié)約條例》），結合單位職能提出落實建議。業(yè)務精進：每季度總結工作難點（如公文錯漏類型、會議組織不足），針對性學習（如參加公文寫作培訓、觀摩優(yōu)秀會議案例）。五、職業(yè)發(fā)展與自我提升崗位進階：從“事務型文秘”向“參謀型文秘”轉型，主動參與調研、文稿核心工作，積累政策研究、決策輔助經驗。培訓學習：每年參加1-2次系統(tǒng)內文秘培訓（如公文寫作、檔案管理），考取“高級秘書資格證”“檔案管理員證書”等資質。輪崗實踐：申請到業(yè)務科室輪崗（如項目辦、財務科），了解一線工作邏輯，提升跨部門協(xié)作能力。總結反思：建立“工作臺賬”，記錄每日重點任務、問題解決過程、領導反饋建議，每周復盤優(yōu)化。六、附則1.本手冊適用于[單位名