機關單位檔案管理工作流程及規(guī)范一、檔案管理工作的重要性機關單位檔案是行政決策、業(yè)務開展、歷史傳承的核心憑證，其規(guī)范管理對維護單位歷史真實面貌、提升行政效能、服務社會利用具有關鍵作用。做好檔案管理工作，需以“收得全、管得好、用得上”為目標，遵循科學流程與嚴格規(guī)范，確保檔案資源成為單位治理與社會發(fā)展的“活資料”。二、檔案管理核心工作流程（一）檔案收集：全面歸集，應歸盡歸檔案收集是管理的基礎，需明確范圍、時限、方式，確?！皯獨w盡歸”：收集范圍：涵蓋機關公務活動中形成的文書檔案（公文、會議記錄）、業(yè)務檔案（項目審批、執(zhí)法文書）、科技檔案（基建圖紙、設備說明書）、聲像檔案（照片、視頻）及實物檔案（榮譽證書、印章）等，覆蓋單位職能全領域。收集時限：文書檔案原則上年度結束后次年第一季度內(nèi)完成收集；項目類、專項工作檔案隨項目結束或專項工作完成后3個月內(nèi)收集；臨時性工作檔案在任務結束后1個月內(nèi)收集。收集方式：采用“部門移交+專項征集”結合。各業(yè)務部門指定專人預整理本部門檔案，定期移交至檔案管理部門；對散存的歷史檔案、個人保存的公務檔案，通過宣傳動員、專項登記等方式征集。（二）檔案整理：科學分類，規(guī)范組卷整理是檔案有序化的關鍵，需遵循分類—組卷—編號—編目的流程：分類：依據(jù)《機關檔案管理規(guī)定》，結合單位職能與業(yè)務特點，采用“年度—機構（或問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機構（或問題）”的分類方案，確保同類檔案集中管理。組卷：將同一主題、同一階段的文件組合成卷，卷內(nèi)文件按時間或重要程度排序，編寫頁號，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表；電子檔案按“件”整理，確保元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建者、修改時間、權限等）完整。編號與編目：對案卷（或文件）賦予唯一檔號，編制案卷目錄（或文件目錄），注明檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等信息，實現(xiàn)“一卷（件）一目錄”，便于檢索利用。（三）檔案鑒定：價值判斷，分級保管鑒定需區(qū)分檔案價值，劃定保管期限：價值判斷：成立由檔案人員、業(yè)務骨干、法律顧問組成的鑒定小組，依據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，從史料價值、行政價值、法律價值等維度評估。保管期限劃分：分為永久、30年、10年三類。涉及單位歷史沿革、重大決策、重要合同的檔案定為永久；一般行政事務、階段性工作檔案按30年或10年劃分。每年對到期檔案復查，無保存價值的按程序銷毀（需編制銷毀清冊，經(jīng)單位分管領導審批后執(zhí)行）。（四）檔案保管：安全防護，環(huán)境可控保管需保障檔案實體與信息安全：庫房管理：檔案庫房應獨立設置，遠離潮濕、高溫、易燃區(qū)域，配備恒溫恒濕設備（溫度14-24℃、相對濕度45-60%）、防火防盜設施（煙霧報警器、門禁系統(tǒng)）、防磁柜（存放磁性載體檔案）。實體防護：檔案裝具采用無酸紙檔案盒、防蛀藥劑，定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀及時處理；電子檔案需異地、異介質備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案利用：依規(guī)服務，高效便捷利用需平衡“便捷服務”與“安全保密”：保密要求：涉密檔案利用嚴格執(zhí)行保密制度，借閱、復制需登記備案，嚴禁擅自擴散；利用結束后及時歸還，檔案人員核查完整性。（六）檔案編研：資源開發(fā)，服務決策編研是檔案價值的深度挖掘：編研內(nèi)容：圍繞單位中心工作，編制《大事記》《組織機構沿革》《專題文件匯編》等，或針對歷史檔案開展研究，形成參考資料（如政策沿革分析、歷史案例匯編）。（七）檔案移交：手續(xù)完備，責任清晰移交分為內(nèi)部移交與向檔案館移交：內(nèi)部移交：部門向檔案管理部門移交檔案時，填寫《檔案移交清冊》，雙方簽字確認；檔案管理部門向檔案館移交時，按《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，編制移交目錄，辦理交接手續(xù)。移交要求：永久保管的檔案自形成之日起滿20年、定期保管的檔案滿保管期限，按規(guī)定向同級國家檔案館移交，確保移交檔案完整、準確、系統(tǒng)。三、檔案管理工作規(guī)范要求（一）制度規(guī)范：建章立制，有章可循建立“三納入”制度：將檔案工作納入單位工作計劃、工作考核、人員職責；制定《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《電子檔案管理辦法》等，明確各環(huán)節(jié)操作標準，確?！笆率掠兄贫龋讲接幸?guī)范”。（二）人員規(guī)范：專業(yè)素養(yǎng)，責任落實崗位要求：檔案管理人員需具備檔案專業(yè)知識或相關工作經(jīng)驗，熟悉《檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等法規(guī)，掌握數(shù)字化管理技能。培訓考核：定期組織檔案人員參加業(yè)務培訓（如檔案整理、數(shù)字化加工、保密管理），將檔案工作納入個人績效考核，強化責任意識。（三）技術規(guī)范：數(shù)字賦能，安全可控數(shù)字化管理：推進檔案數(shù)字化轉型，紙質檔案掃描需符合《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，確保圖像清晰、元數(shù)據(jù)完整；電子檔案管理系統(tǒng)需具備“四性”（真實性、完整性、可用性、安全性）檢測功能。系統(tǒng)安全：檔案管理系統(tǒng)部署在單位內(nèi)網(wǎng)，設置訪問權限（只讀、編輯、管理員），定期更新系統(tǒng)補丁，防范網(wǎng)絡攻擊。（四）保密規(guī)范：分級管理，全程管控密級劃分：按《保守國家秘密法》，對檔案進行密級鑒定（絕密、機密、秘密、非密），涉密檔案單獨保管，借閱需經(jīng)保密部門審批。全程保密：從收集到利用的全流程，嚴格執(zhí)行保密制度，檔案人員簽訂保密責任書，嚴禁泄露檔案內(nèi)容。四、保障措施（一）組織保障：強化領導，明確責任成立檔案工作領導小組，由單位分管領導任組長，辦公室（或檔案管理部門）牽頭，各部門負責人為成員，定期研究檔案工作，協(xié)調解決人員、經(jīng)費、設施等問題。（二）經(jīng)費保障：?？顚Ｓ?，按需投入將檔案工作經(jīng)費納入單位年度預算，保障檔案收集、整理、保管、數(shù)字化等工作的資金需求（如購置檔案裝具、更新庫房設備、開展人員培訓等）。（三）監(jiān)督考核：定期檢查，持續(xù)改進建立檔案工作檢查機制，每年開展自查（檔案管理部門）與抽查（領導小組），重點檢查檔案收集完整性、整理規(guī)范性、利用合規(guī)性；對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改，將考核結果與部門評優(yōu)、