餐飲集團采購管理流程規(guī)范手冊第一章總則1.1目的為規(guī)范集團旗下各餐飲品牌（含門店、中央廚房）的采購管理流程，保障食材及物資品質(zhì)安全、成本可控、供應(yīng)穩(wěn)定，提升采購效率與合規(guī)性，特制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于集團總部、區(qū)域分公司及旗下所有餐飲經(jīng)營主體的采購活動，涵蓋食材（生鮮、干貨、調(diào)味品等）、餐飲設(shè)備、餐具、耗材等采購品類。1.3基本原則品質(zhì)優(yōu)先：采購物資需符合國家食品安全標準及集團品質(zhì)要求，優(yōu)先選擇資質(zhì)合規(guī)、質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商。成本可控：通過集中采購、比價議價、庫存優(yōu)化等方式，在保障品質(zhì)的前提下合理控制采購成本。合規(guī)透明：采購流程需符合國家法律法規(guī)及集團內(nèi)控制度，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如招標、合同簽訂）需留痕可追溯。高效協(xié)同：采購部門、使用部門（門店、中央廚房）、財務(wù)部門需建立協(xié)同機制，確保需求提報、供貨、驗收、結(jié)算等環(huán)節(jié)高效銜接。第二章采購需求管理2.1需求提報門店需求：各門店根據(jù)營業(yè)預(yù)估、庫存結(jié)余及菜品更新計劃，由廚師長或店長填寫《采購需求單》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間（鮮貨需精確到次日/當(dāng)午時段），每周五17:00前提交至區(qū)域采購部。中央廚房需求：中央廚房根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存及門店要貨計劃，由生產(chǎn)主管提報《生產(chǎn)性采購需求單》，每周四18:00前提交至總部采購中心。臨時需求：突發(fā)需求（如設(shè)備故障、臨時活動）需填寫《臨時采購申請單》，經(jīng)門店/廚房負責(zé)人、區(qū)域經(jīng)理雙簽后，2小時內(nèi)提報至采購部門。2.2需求審核采購部門需在1個工作日內(nèi)完成需求審核，重點核對：需求與預(yù)算的匹配性（超預(yù)算需求需附專項說明）；庫存合理性（滯銷物資需核減采購量，避免積壓）；規(guī)格與品質(zhì)要求（如特殊食材的產(chǎn)地、等級）。2.3需求調(diào)整若市場供應(yīng)、成本或需求發(fā)生變化，由提報部門發(fā)起《需求變更申請》，經(jīng)原審核人確認后，采購部門同步調(diào)整采購計劃。第三章供應(yīng)商管理3.1供應(yīng)商準入資質(zhì)審核：新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營/生產(chǎn)許可證、質(zhì)檢報告（近6個月內(nèi)）、冷鏈運輸資質(zhì)（鮮貨類）等文件，采購部門需驗證資質(zhì)有效性及經(jīng)營范圍。實地考察：對年采購額超10萬元的供應(yīng)商，采購部聯(lián)合品控、使用部門實地考察，重點評估生產(chǎn)環(huán)境、倉儲條件、產(chǎn)能穩(wěn)定性、質(zhì)量管控體系。樣品試用：關(guān)鍵食材（如核心醬料、特色生鮮）需提供樣品，由廚師長、品控人員評估口感、穩(wěn)定性，試用周期不少于3天，試用合格后方可進入合作環(huán)節(jié)。3.2供應(yīng)商分級根據(jù)供貨質(zhì)量（合格率）、價格競爭力（同品類比價）、交貨及時率、服務(wù)響應(yīng)速度，將供應(yīng)商分為A（優(yōu)質(zhì)）、B（合格）、C（待改進）三級：A級：年度合作占比不低于60%，可優(yōu)先獲得大額訂單、賬期延長等政策；B級：需每季度提交改進計劃，采購量逐步優(yōu)化；C級：限期（3個月）整改，整改后仍不達標則淘汰。3.3考核與汰換季度考核：采購部聯(lián)合品控、財務(wù)對供應(yīng)商進行打分，質(zhì)量合格率低于95%、交貨及時率低于90%的供應(yīng)商啟動預(yù)警。汰換機制：出現(xiàn)以下情況之一，立即終止合作：提供假冒偽劣產(chǎn)品或篡改質(zhì)檢報告；連續(xù)2次交貨延遲超24小時（鮮貨類超4小時）；年度考核為C級且整改無效。3.4檔案管理建立供應(yīng)商電子檔案庫，包含資質(zhì)文件、合作記錄、考核結(jié)果、樣品檢測報告等，每半年更新一次；紙質(zhì)檔案由采購部專人保管，保存期不少于3年。第四章采購執(zhí)行流程4.1采購類型與方式大宗食材（糧油、凍品、干貨）：招標采購：年采購額超50萬元的品類，每年度組織公開招標，由采購、財務(wù)、品控、法務(wù)組成評審小組，評選出3-5家合作供應(yīng)商。長期協(xié)議采購：與招標入圍供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議，約定價格浮動機制（如以批發(fā)市場均價為基準，上下浮動不超過5%）、交貨周期。鮮貨食材（蔬菜、肉類、海鮮）：定點采購：選擇3-5家距離門店/中央廚房30公里內(nèi)的供應(yīng)商，簽訂季度供貨協(xié)議，每日按需配送。每日詢價：鮮貨采購員需每日對比至少3家供應(yīng)商報價，確保價格不高于當(dāng)?shù)嘏l(fā)市場均價的10%，詢價記錄需存檔備查。非食材類物資（設(shè)備、餐具、耗材）：標準品采購：通過電商平臺（如京東企業(yè)購）或品牌經(jīng)銷商采購，需貨比三家并索取增值稅專用發(fā)票。定制類采購：如門店VI餐具、特殊設(shè)備，需聯(lián)合設(shè)計、使用部門進行方案評審，簽訂定制合同并明確驗收標準。4.2采購合同管理合同要素：明確標的、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準（如生鮮的檢疫要求、設(shè)備的保修期）、價格（含稅）、交貨期、付款方式（如貨到驗收合格后30天付款）、違約責(zé)任（如延遲交貨的違約金比例）。簽訂流程：采購部門擬定合同→法務(wù)審核（重點審核違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)條款）→分管領(lǐng)導(dǎo)審批（單筆超10萬元需總經(jīng)理審批）→雙方簽字蓋章。履行跟蹤：采購專員需在交貨前24小時提醒供應(yīng)商，到貨后同步跟蹤驗收進度，異常情況（如部分缺貨、質(zhì)量瑕疵）需在2小時內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案。第五章驗收與倉儲管理5.1驗收環(huán)節(jié)驗收人員：門店驗收由廚師長或指定專人負責(zé)，中央廚房驗收需品控員、倉管員共同參與，驗收人員需持《食品安全管理員證》上崗。驗收標準：鮮貨類：外觀無腐爛/變質(zhì)、檢疫證明齊全（肉類需帶“兩證一報告”）、重量偏差不超過±3%；干貨/調(diào)味品：包裝完好、生產(chǎn)日期在保質(zhì)期內(nèi)1/3以上、質(zhì)檢報告與合同一致；設(shè)備/餐具：外觀無破損、功能正常（設(shè)備需現(xiàn)場調(diào)試）、配件齊全。異常處理：驗收不合格的物資，需拍照留證，填寫《驗收異常單》，2小時內(nèi)反饋供應(yīng)商，協(xié)商退貨、換貨或折價接收（折價需經(jīng)采購部、財務(wù)雙簽）。5.2倉儲管理倉儲條件：鮮貨類：冷藏（0-8℃）、冷凍（-18℃以下）庫需每日記錄溫濕度，異常時啟動備用制冷設(shè)備；干貨類：存放于通風(fēng)、干燥的常溫庫，離地10cm、離墻20cm，避免陽光直射。庫存管理：執(zhí)行“先進先出”原則，倉管員需在物資外包裝標注到貨日期；每月5日前完成庫存盤點，差異率超過0.5%需分析原因（如損耗、出入庫錯誤），并提交《庫存盤點報告》。滯銷品處理：臨近保質(zhì)期（剩余1/5保質(zhì)期）的物資，優(yōu)先調(diào)撥至其他門店使用；無法調(diào)撥的，經(jīng)審批后做員工餐或促銷處理，避免浪費。第六章結(jié)算與復(fù)盤管理6.1結(jié)算流程發(fā)票核對：供應(yīng)商需在交貨后5個工作日內(nèi)提供增值稅專用發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容需與合同、驗收單一致。付款申請：采購專員填寫《付款申請單》，附合同、驗收單、發(fā)票，經(jīng)采購主管、財務(wù)審核（超5萬元需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）后，提交至出納付款。付款方式：優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬，鮮貨類可周結(jié)/月結(jié)，大宗物資按合同約定賬期付款，禁止個人墊付。6.2采購復(fù)盤月度分析：采購部每月10日前輸出《采購成本分析報告》，對比預(yù)算與實際支出、同品類價格波動，識別成本異常點（如某食材價格環(huán)比上漲超10%）。季度復(fù)盤：每季度末組織供應(yīng)商評審會，分析各供應(yīng)商表現(xiàn)（如A級供應(yīng)商的合作占比是否達標），優(yōu)化下季度采購策略（如調(diào)整供應(yīng)商結(jié)構(gòu)、談判降價）。流程優(yōu)化：根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，修訂采購流程（如簡化小額采購審批、新增品類的招標標準），每半年更新一次手冊。第七章風(fēng)險管控7.1質(zhì)量風(fēng)險建立“索證索票+抽檢+追溯”體系：要求供應(yīng)商隨貨提供質(zhì)檢報告，每月隨機抽檢10%的批次（重點檢測農(nóng)殘、重金屬），不合格批次追溯至源頭并公示。應(yīng)急機制：若發(fā)生食品安全事件，立即啟動備選供應(yīng)商，同步封存涉事物資、排查同批次產(chǎn)品，24小時內(nèi)提交《風(fēng)險處置報告》。7.2供應(yīng)風(fēng)險備選供應(yīng)商庫：每類物資儲備2-3家備選供應(yīng)商，每年開展1次備選供應(yīng)商試用，確保突發(fā)斷貨時可48小時內(nèi)切換。安全庫存：鮮貨類保持1天用量的安全庫存，干貨/凍品保持7天用量，中央廚房需根據(jù)季節(jié)調(diào)整庫存策略（如冬季增加蔬菜儲備）。7.3合規(guī)風(fēng)險廉政制度：采購人員需簽訂《廉潔承諾書》，禁止接受供應(yīng)商宴請、禮品，每2年輪崗一次；審計監(jiān)督：內(nèi)審部每季度抽查采購流程（如詢價記錄、合同簽訂），發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為立即追責(zé)并公示。