會計實操文庫1/20企業(yè)管理-收貨送貨作業(yè)指導(dǎo)書SOP1.目的為規(guī)范公司收貨與送貨全流程作業(yè)，確保物料/產(chǎn)品收得及時、準(zhǔn)確、安全，貨物送得高效、合規(guī)、可控，明確各崗位在收貨、送貨環(huán)節(jié)的職責(zé)與操作標(biāo)準(zhǔn)，防范收錯貨、送錯貨、貨物損壞、賬實不符等風(fēng)險，保障供應(yīng)鏈上下游銜接順暢，提升客戶滿意度及倉儲物流運(yùn)營效率，特制定本作業(yè)指導(dǎo)書。2.適用范圍本SOP適用于公司所有物料（原材料、零部件、輔料等）的收貨作業(yè)，以及所有產(chǎn)品（產(chǎn)成品、半成品、配套產(chǎn)品等）的送貨作業(yè)，涵蓋采購收貨、生產(chǎn)退貨收貨、銷售送貨、樣品送貨、返工產(chǎn)品送貨等各類場景。公司倉儲部門、采購部門、銷售部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗部門、物流部門及其他涉及收貨送貨相關(guān)工作的人員，均需嚴(yán)格遵守本指導(dǎo)書規(guī)定。3.職責(zé)分工3.1倉儲部門-倉庫主管：統(tǒng)籌收貨、送貨作業(yè)管理，審批相關(guān)單據(jù)，協(xié)調(diào)解決作業(yè)過程中的異常問題，監(jiān)督作業(yè)流程合規(guī)性；-收貨專員：負(fù)責(zé)接收收貨指令，核對到貨信息，組織庫管員完成貨物驗收、入庫登記，維護(hù)收貨臺賬，整理收貨相關(guān)單據(jù)；-送貨專員：負(fù)責(zé)接收送貨指令，核對送貨信息，組織庫管員完成貨物揀選、復(fù)核、打包，辦理送貨交接手續(xù)，維護(hù)送貨臺賬；-庫管員：配合收貨專員完成貨物清點(diǎn)、檢驗、入庫搬運(yùn)；配合送貨專員完成貨物揀選、裝載，更新庫存臺賬。3.2采購部門負(fù)責(zé)發(fā)起采購收貨申請，提供采購訂單、供應(yīng)商信息、到貨計劃等資料，跟進(jìn)入庫進(jìn)度，配合處理收貨過程中與供應(yīng)商相關(guān)的問題（如短少、質(zhì)量不符等）。3.3銷售部門負(fù)責(zé)發(fā)起銷售送貨申請，提供銷售訂單、客戶信息、送貨要求（時間、地點(diǎn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）資料，跟送送貨進(jìn)度，及時與客戶溝通送貨信息，配合處理送貨過程中的客戶相關(guān)問題。3.4生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)發(fā)起生產(chǎn)退貨收貨、返工產(chǎn)品送貨申請，提供相關(guān)單據(jù)（退貨單、返工單等），明確物料/產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、用途，安排人員配合完成交接工作。3.5質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)對收貨物料/產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，出具檢驗合格/不合格證明；對送貨產(chǎn)品（尤其是銷售送貨、樣品送貨）進(jìn)行出庫前復(fù)核檢驗，監(jiān)督不合格品的隔離與處理。3.6物流部門負(fù)責(zé)安排送貨運(yùn)輸車輛，對接承運(yùn)商，規(guī)劃運(yùn)輸路線，保障運(yùn)輸過程中的貨物安全；配合收貨環(huán)節(jié)的車輛引導(dǎo)、卸貨協(xié)調(diào)；提供運(yùn)輸單據(jù)，跟進(jìn)貨物運(yùn)輸進(jìn)度。3.7財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核收貨、送貨相關(guān)單據(jù)與發(fā)票的一致性，處理相關(guān)賬務(wù)核算（如采購入賬、銷售結(jié)算），配合完成收發(fā)貨數(shù)據(jù)的核對與歸檔。4.收貨作業(yè)流程4.1收貨前置準(zhǔn)備1.信息確認(rèn)：收貨專員提前1-2個工作日與采購部門/供應(yīng)商確認(rèn)到貨信息，包括物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次、到貨時間、運(yùn)輸方式、承運(yùn)商信息等；2.場地與工具準(zhǔn)備：根據(jù)到貨物料的特性（如體積、重量、易碎性），規(guī)劃專屬卸貨區(qū)域，準(zhǔn)備好卸貨工具（叉車、托盤、手動液壓車等）、計量工具（地磅、電子秤等）及防護(hù)用品（手套、安全帽等）；3.單據(jù)準(zhǔn)備：提前打印采購訂單、收貨單模板，核對相關(guān)單據(jù)信息的完整性，確?？煽焖偻瓿沈炇蘸藢?。4.2到貨接收與核對1.車輛引導(dǎo)：承運(yùn)商車輛到達(dá)后，收貨專員引導(dǎo)車輛?？恐林付ㄐ敦泤^(qū)域，核對司機(jī)身份信息、運(yùn)輸單據(jù)（運(yùn)單、提貨單）與采購訂單的一致性；2.外包裝檢驗：首先檢查貨物外包裝是否完好，有無破損、變形、滲漏、受潮、污染等情況，核對包裝標(biāo)識（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、批次等）是否清晰準(zhǔn)確；若發(fā)現(xiàn)外包裝異常，需及時拍照留存，通知采購部門及供應(yīng)商確認(rèn)；3.數(shù)量清點(diǎn)：在承運(yùn)商司機(jī)、收貨專員、庫管員共同見證下，按運(yùn)輸單據(jù)、采購訂單逐一對貨物進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)，可采用全檢（數(shù)量較少時）或抽檢（數(shù)量較大時，抽檢比例不低于30%，特殊物料需全檢）的方式；清點(diǎn)過程中做好記錄，確保實際到貨數(shù)量與單據(jù)一致。4.3質(zhì)量檢驗1.檢驗申請：數(shù)量清點(diǎn)無誤后，收貨專員填寫《質(zhì)量檢驗申請單》，連同采購訂單、運(yùn)輸單據(jù)一并提交至質(zhì)量檢驗部門，申請對到貨物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗；2.檢驗實施：質(zhì)量檢驗人員在1-2個工作日內(nèi)完成檢驗，根據(jù)物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物料的外觀、性能、規(guī)格精度等進(jìn)行檢測，出具《質(zhì)量檢驗報告》，明確檢驗結(jié)果（合格/不合格/讓步接收）；3.檢驗結(jié)果處理：-檢驗合格：進(jìn)入入庫上架環(huán)節(jié)；-檢驗不合格：收貨專員立即通知采購部門及供應(yīng)商，將不合格物料隔離放置在不合格品區(qū)，張貼不合格標(biāo)識，記錄不合格原因（如規(guī)格不符、質(zhì)量缺陷、包裝破損等），后續(xù)由采購部門協(xié)調(diào)退貨、換貨或其他處理方案；-讓步接收：經(jīng)質(zhì)量部門、采購部門、生產(chǎn)部門共同審批同意讓步接收的物料，需在收貨單上注明“讓步接收”及審批意見，方可進(jìn)入入庫環(huán)節(jié)。4.4入庫上架與登記1.入庫規(guī)劃：收貨專員根據(jù)物料特性、庫存布局及“先進(jìn)先出（FIFO）”原則，規(guī)劃物料的存儲貨位，在倉庫管理系統(tǒng)（WMS）中更新貨位信息；2.上架作業(yè)：庫管員使用叉車、托盤等工具將檢驗合格的物料搬運(yùn)至指定貨位，確保物料擺放整齊、穩(wěn)固，貨位標(biāo)識與物料信息一致；3.臺賬更新：收貨專員及時將收貨信息錄入WMS系統(tǒng)及庫存臺賬，準(zhǔn)確記錄物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次、供應(yīng)商、到貨日期、貨位、檢驗結(jié)果等信息，完成收貨單的填寫，由收貨專員、庫管員、質(zhì)量檢驗人員簽字確認(rèn)；4.單據(jù)交接：將簽字確認(rèn)后的收貨單、采購訂單、質(zhì)量檢驗報告、運(yùn)輸單據(jù)等整理匯總，提交至倉儲部門檔案管理員歸檔，同時同步至財務(wù)部門用于賬務(wù)處理。4.5特殊收貨場景規(guī)范-生產(chǎn)退貨收貨：需提供經(jīng)生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門審批的《生產(chǎn)退貨單》，收貨專員核對退貨物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、退貨原因，質(zhì)量部門重新檢驗后，根據(jù)檢驗結(jié)果分別入庫（合格品區(qū)）或隔離（不合格品區(qū)），更新庫存臺賬；-緊急收貨：因生產(chǎn)急需等特殊情況需緊急收貨的，可簡化部分流程（如先入庫后補(bǔ)檢驗），但需經(jīng)倉庫主管、生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批同意，收貨專員做好詳細(xì)記錄，后續(xù)2個工作日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)檢驗及審批手續(xù)；-零星物料收貨：對于數(shù)量少、規(guī)格雜的零星物料，需單獨(dú)建立零星物料收貨臺賬，逐筆記錄收貨信息，確保可追溯。5.送貨作業(yè)流程5.1送貨前置準(zhǔn)備1.訂單確認(rèn)：送貨專員提前1-2個工作日與銷售部門/客戶確認(rèn)送貨信息，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次、送貨時間、目的地、收貨聯(lián)系人及聯(lián)系方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸要求等；2.物流安排：物流部門根據(jù)送貨信息選擇合適的承運(yùn)商，規(guī)劃運(yùn)輸路線，確認(rèn)運(yùn)輸車輛及司機(jī)信息，提前告知司機(jī)送貨要求及注意事項；3.作業(yè)準(zhǔn)備：送貨專員根據(jù)送貨訂單，提前安排庫管員做好貨物揀選準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好打包材料（紙箱、泡沫、纏繞膜等）、送貨單據(jù)（送貨單、產(chǎn)品合格證、檢驗報告等）。5.2貨物揀選與復(fù)核1.揀選任務(wù)分配：送貨專員將審核通過的《送貨單》下發(fā)給對應(yīng)庫區(qū)的庫管員，明確揀選任務(wù)及完成時限；2.精準(zhǔn)揀選：庫管員根據(jù)《送貨單》及倉庫貨位臺賬，按“先進(jìn)先出（FIFO）”“批次優(yōu)先”原則，準(zhǔn)確揀選對應(yīng)數(shù)量的產(chǎn)品，揀選過程中檢查產(chǎn)品包裝是否完好、標(biāo)識是否清晰，若發(fā)現(xiàn)問題立即反饋送貨專員及質(zhì)量部門處理；3.全面復(fù)核：送貨專員對揀選完成的產(chǎn)品進(jìn)行100%復(fù)核，核對產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次與《送貨單》的一致性，檢查產(chǎn)品質(zhì)量及包裝情況，確保符合送貨要求；復(fù)核無誤后，在《送貨單》上簽字確認(rèn)。5.3打包與標(biāo)識1.打包作業(yè)：根據(jù)產(chǎn)品特性及運(yùn)輸要求，選擇合適的打包材料，規(guī)范完成打包，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不會移位、損壞；對于易碎、防潮、防震產(chǎn)品，需采取專項防護(hù)措施（如加裝泡沫、纏繞膜、防水袋等）；2.標(biāo)識張貼：在打包完成的貨物上張貼清晰的送貨標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容包括：收貨方名稱、地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次、箱號、重量、警示標(biāo)識（防潮/易碎/向上等）；3.單據(jù)隨附：將《送貨單》副本、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)單據(jù)放入貨物包裝內(nèi)或單獨(dú)密封隨附，確保收貨方可順利核對。5.4裝載與交接1.裝載準(zhǔn)備：物流部門/承運(yùn)商將運(yùn)輸車輛?？恐林付ㄑb載區(qū)域，送貨專員與司機(jī)核對運(yùn)輸信息（目的地、收貨方、運(yùn)輸時間等）；2.安全裝載：庫管員、叉車司機(jī)配合完成產(chǎn)品裝載，遵循“重不壓輕、大不壓小、易碎品單獨(dú)放置”的原則，合理擺放貨物，確保裝載穩(wěn)固；裝載過程中注意保護(hù)倉庫設(shè)施及運(yùn)輸車輛；3.交接確認(rèn)：送貨專員與承運(yùn)商司機(jī)共同核對裝載貨物的數(shù)量、規(guī)格與《送貨單》一致性，核對無誤后，雙方在《送貨單》《運(yùn)輸交接單》上簽字確認(rèn)，倉庫留存《送貨單》存根聯(lián)，承運(yùn)商帶走副本及隨附單據(jù)；若為公司自有車輛送貨，由送貨專員與收貨方完成后續(xù)交接。5.5送貨跟蹤與臺賬更新1.送貨跟蹤：送貨專員實時跟進(jìn)貨物運(yùn)輸進(jìn)度，與承運(yùn)商、客戶保持溝通，及時反饋運(yùn)輸過程中的異常情況（如車輛故障、道路延誤、貨物損壞等），并協(xié)調(diào)解決；2.簽收確認(rèn)：貨物送達(dá)后，督促承運(yùn)商/送貨人員獲取客戶的簽字確認(rèn)（《送貨單》回執(zhí)聯(lián)），確?；貓?zhí)聯(lián)信息清晰、簽字完整；若客戶對貨物有異議，需及時拍照留存，反饋銷售部門協(xié)調(diào)處理；3.臺賬更新：送貨完成后，送貨專員及時將《送貨單》相關(guān)信息錄入WMS系統(tǒng)，更新庫存臺賬，準(zhǔn)確扣減對應(yīng)產(chǎn)品的庫存數(shù)量；4.單據(jù)歸檔：將《送貨單》存根聯(lián)、回執(zhí)聯(lián)、《運(yùn)輸交接單》、質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)單據(jù)整理匯總，提交至倉儲部門檔案管理員歸檔。5.6特殊送貨場景規(guī)范-樣品送貨：需提供經(jīng)銷售部門/研發(fā)部門審批的《樣品送貨單》，注明樣品用途、是否收回等信息；樣品需經(jīng)質(zhì)量檢驗合格，按要求打包標(biāo)識；送貨后單獨(dú)建立《樣品送貨臺賬》，跟進(jìn)樣品回收情況（若需回收）；-返工產(chǎn)品送貨：需提供經(jīng)生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門審批的《返工產(chǎn)品送貨單》，注明返工要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)等信息；送貨專員與收貨方（如客戶、外協(xié)加工單位）詳細(xì)核對產(chǎn)品信息，確保交接清晰；-緊急送貨：因客戶急需等特殊情況需緊急送貨的，可簡化部分打包流程，但需經(jīng)倉庫主管、銷售部門負(fù)責(zé)人審批同意；送貨專員優(yōu)先安排作業(yè)，確保在規(guī)定時間內(nèi)送達(dá)，后續(xù)補(bǔ)齊相關(guān)單據(jù)手續(xù)。6.收發(fā)貨作業(yè)時間要求作業(yè)類型作業(yè)響應(yīng)時間完成時限備注常規(guī)采購收貨車輛到達(dá)后30分鐘內(nèi)當(dāng)天完成卸貨、清點(diǎn)、檢驗（簡單檢驗）及入庫；復(fù)雜檢驗可順延1個工作日需提前協(xié)調(diào)質(zhì)量部門檢驗生產(chǎn)退貨收貨收到退貨申請后1小時內(nèi)4小時內(nèi)完成接收、清點(diǎn)、檢驗及入庫/隔離需明確退貨原因常規(guī)銷售送貨接收合格送貨單后2小時內(nèi)當(dāng)天完成揀選、復(fù)核、打包及裝載交接配合物流運(yùn)輸時間節(jié)點(diǎn)樣品送貨接收合格送貨單后1小時內(nèi)當(dāng)天完成打包與交接發(fā)貨緊急樣品可優(yōu)先處理緊急收/送貨即時響應(yīng)按指定緊急時限完成需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批7.風(fēng)險防控與注意事項-單據(jù)合規(guī)性：嚴(yán)禁無單收貨、無單送貨，所有收發(fā)貨作業(yè)必須以經(jīng)審批合格的單據(jù)為依據(jù)；-信息準(zhǔn)確性：收發(fā)貨過程中嚴(yán)格核對物料/產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次等信息，確保單據(jù)與實物一致，避免錯收、錯發(fā)；-質(zhì)量把控：收貨時嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量檢驗流程，不合格物料嚴(yán)禁入庫；送貨前嚴(yán)格復(fù)核產(chǎn)品質(zhì)量，不合格產(chǎn)品嚴(yán)禁出庫；-貨物防護(hù)：收發(fā)貨全過程注意保護(hù)物料/產(chǎn)品，避免碰撞、擠壓、受潮、污染等；特殊物料（易碎品、危化品、精密儀器）需采取專項防護(hù)措施；-安全作業(yè)：操作人員規(guī)范使用叉車、托盤等工具，佩戴必要的勞動防護(hù)用品，遵守倉庫安全作業(yè)規(guī)定，避免安全事故；-異常處理：收發(fā)貨過程中發(fā)現(xiàn)單據(jù)錯誤、庫存不符、貨物損壞、質(zhì)量問題等異常情況，立即暫停作業(yè)，及時反饋相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決，做好記錄，不得擅自處理；-信息保密：涉及客戶信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)等敏感信息的單據(jù)及資料，需嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁泄露；-應(yīng)急準(zhǔn)備：針對突發(fā)情況（如惡劣天氣、運(yùn)輸故障、貨物緊急召回、疫情管控等），提前制定應(yīng)急方案，確保收發(fā)貨作業(yè)有序應(yīng)對。8.單據(jù)管理與歸檔1.單據(jù)分類：收發(fā)貨相關(guān)單據(jù)按作業(yè)類型（采購收貨、生產(chǎn)退貨、銷售送貨、樣品送貨等）、時間順序分類整理；2.歸檔要求：作業(yè)完成后3個工作日內(nèi)，將收發(fā)貨單據(jù)及相關(guān)支撐資料（采購訂單、銷售訂單、質(zhì)量檢驗報告、運(yùn)輸交接單、簽收回執(zhí)等）歸檔至倉儲部門檔案管理處；紙質(zhì)單據(jù)裝訂成冊，標(biāo)注歸檔編號、時間、作業(yè)類型等信息；電子單據(jù)同步備份至公司指定存儲系統(tǒng)；3.保管期限：收發(fā)貨單據(jù)及相關(guān)資料保管期限不低于3年，涉及重大業(yè)務(wù)、法律糾紛的資料需永久保管；4.借閱管理：內(nèi)部借閱需履行審批手續(xù)，填寫《檔案借閱單》；外部單位借閱需提供正式函件及相關(guān)證明，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱，嚴(yán)禁私自復(fù)制、篡改或帶出。9.監(jiān)督檢查與考核9.1監(jiān)督檢查機(jī)制-日常檢查：倉庫主管每日對收發(fā)貨作業(yè)流程執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查單據(jù)審核質(zhì)量、貨物核對準(zhǔn)確性、交接規(guī)范性；-專項檢查：公司運(yùn)營部門每月開展收發(fā)貨作業(yè)專項檢查，核查作業(yè)合規(guī)性、風(fēng)險防控落實情況、單據(jù)歸檔完整性；-客戶/供應(yīng)商回訪：銷售部門、采購部門定期回訪客戶、供應(yīng)商，收集對收發(fā)貨及時性、貨物完整性、服務(wù)態(tài)度等方面的反饋，作為作業(yè)優(yōu)化的依據(jù)。9.2考核標(biāo)準(zhǔn)-作業(yè)及時性：未按規(guī)定時限完成收發(fā)貨作業(yè)的，每延遲1次扣減相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效[X]分；因延遲導(dǎo)致客戶投訴、生產(chǎn)停滯、供應(yīng)商糾紛的，加重處罰；-作業(yè)準(zhǔn)確性：出現(xiàn)錯收、錯發(fā)、漏收、漏發(fā)貨物的，每發(fā)生1次扣減相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效[X]分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，由相關(guān)責(zé)任人按比例承擔(dān)；-合規(guī)性：違反無單收發(fā)貨、信息保密等規(guī)定的，取消相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任；-單據(jù)管理：收發(fā)貨單據(jù)歸檔不完整、不及時的，每發(fā)現(xiàn)1處問題扣減相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效[X]分；-客戶/供應(yīng)商滿意度：因收發(fā)貨作業(yè)問題導(dǎo)致客戶/供應(yīng)商投訴的