企業(yè)合同管理與審核工具包一、適用工作情境本工具包適用于企業(yè)各類合同的全生命周期管理場景，包括但不限于：新業(yè)務(wù)合作簽約：與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴首次簽訂采購、銷售、服務(wù)合同時規(guī)范流程與條款審核；年度合同續(xù)簽：對即將到期的租賃、勞動合同、框架協(xié)議等進行評估與續(xù)簽管理；重大合同專項審核：涉及大額資金、長期履約、高風(fēng)險業(yè)務(wù)的合同（如并購、工程建設(shè)、知識產(chǎn)權(quán)許可等），需強化審核與風(fēng)險控制；合同履約異常處理：在合同履行過程中出現(xiàn)違約、變更、終止等情形時，提供流程指引與記錄工具；合同檔案歸檔：對已簽署合同進行分類整理，保證電子與紙質(zhì)檔案的合規(guī)性與可追溯性。二、標準化操作流程步驟1：合同需求梳理與發(fā)起責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人（如銷售經(jīng)理、采購主管）操作要點：明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）；確定合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、價款及支付方式等核心要素；填寫《合同需求審批單》，附上合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等），提交部門負責(zé)人初審。步驟2：合同起草與模板選用責(zé)任人：法務(wù)專員或指定起草人（如經(jīng)理）操作要點：根據(jù)合同類型（如買賣合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議）選擇對應(yīng)的標準模板，優(yōu)先使用企業(yè)已備案的模板；按照需求梳理結(jié)果填寫合同條款，重點約定雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款等；起草完成后，形成《合同草案（初稿）》，標注“待審核”字樣及版本號。步驟3：內(nèi)部多部門聯(lián)合審核審核部門：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、法務(wù)部（必要時涉及人力資源部、技術(shù)部等）審核要點：業(yè)務(wù)部門：審核標的、數(shù)量、履行期限等是否與業(yè)務(wù)需求一致，合作方履約能力是否匹配；財務(wù)部：審核價款、支付方式、稅務(wù)條款、發(fā)票要求等是否符合財務(wù)制度，資金安排是否合理；法務(wù)部：審核合同條款合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險（如格式條款無效、管轄約定不明等），法律術(shù)語是否規(guī)范；輸出成果：各部門填寫《合同審核意見表》，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見，匯總至法務(wù)部。步驟4：外部溝通與修訂責(zé)任人：法務(wù)專員與業(yè)務(wù)部門對接人（如專員）操作要點：匯總內(nèi)部審核意見，與起草人共同修訂合同草案，形成《合同修訂說明》；將修訂后的合同發(fā)送給合作方，就修改條款進行溝通協(xié)商，達成一致；若合作方提出重大修改，需重新啟動內(nèi)部審核流程。步驟5：合同簽署與用印管理責(zé)任人：授權(quán)簽署人（如總經(jīng)理、分管副總）、行政部印章管理員操作要點：確認簽署人權(quán)限：法定代表人或持有《授權(quán)委托書》的授權(quán)代表人；雙方加蓋合同專用章或公章（騎縫章需加蓋完整），簽署日期需與實際用印日期一致；行政部留存簽署原件，掃描存檔電子版，同步更新《合同臺賬》。步驟6：合同履約跟蹤責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門履約負責(zé)人（如主管）、財務(wù)部操作要點：建立履約計劃表，明確關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）；定期（如每月/每季度）檢查履約情況，記錄《合同履約跟蹤表》，包括實際進度、異常事項（如延遲交付、質(zhì)量不達標）及處理措施；發(fā)覺違約風(fēng)險時，及時向法務(wù)部匯報，啟動爭議解決程序。步驟7：合同歸檔與終止責(zé)任人：行政部檔案管理員、法務(wù)部操作要點：合同履行完畢或終止后，10個工作日內(nèi)完成歸檔：電子檔案：按“合同類型-年份-編號”分類存儲至企業(yè)服務(wù)器，加密備份；紙質(zhì)檔案：將簽署原件、附件、審批文件等整理成冊，標注“已歸檔”及歸檔日期；涉及保密信息的合同，單獨建立密級檔案，限制查閱權(quán)限；合同到期未續(xù)簽的，在《合同臺賬》中標注“終止”及終止原因。三、核心工具表格表1：合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期合同類型合作方名稱合作方統(tǒng)一社會信用代碼合同標的合同金額（元）履行期限付款方式負責(zé)人示例：CG2024001設(shè)備采購合同2024-03-15買賣合同科技有限公司91110108生產(chǎn)設(shè)備A500,0002024-04-01至2024-10-31分期付款經(jīng)理表2：合同審核意見表審核部門審核人審核日期審核意見修改建議是否通過財務(wù)部*會計2024-03-18價款不含稅，需補充稅率及稅額條款增加第六條“本合同價款為含稅價/不含稅價，稅率X%”同意修改后通過法務(wù)部*律師2024-03-20爭議解決約定為“協(xié)商不成，提交甲方所在地法院管轄”建議明確“甲方所在地”具體城市，如“北京市朝陽區(qū)人民法院”同意修改后通過表3：合同履約跟蹤表合同編號履約節(jié)點計劃完成時間實際完成時間完成情況異常記錄處理措施負責(zé)人CG2024001設(shè)備交付2024-04-012024-04-03已交付，延遲2天合作方物流原因已與對方協(xié)商，延遲交付不視為違約主管CG2024001首期付款2024-04-052024-04-05已支付無無會計表4：合同變更申請表合同編號原合同條款變更原因變更后條款雙方協(xié)商情況審核意見生效日期CG2024001履行期限至2024-10-31客戶需求調(diào)整，需延長工期至2024-12-31履行期限變更為2024-12-31雙方已簽署《補充協(xié)議》確認法務(wù)部：條款合法，同意變更2024-05-01四、關(guān)鍵風(fēng)險提示條款完整性風(fēng)險：避免遺漏核心條款（如違約責(zé)任、不可抗力、爭議解決方式），特別是涉及金額、期限、質(zhì)量標準等關(guān)鍵內(nèi)容需明確量化，避免模糊表述（如“盡快”“合理范圍”）。審核時效風(fēng)險：內(nèi)部審核需在收到草案后3個工作日內(nèi)完成，緊急合同需提前明確審核時限，避免因?qū)徍搜舆t導(dǎo)致業(yè)務(wù)停滯或合作方違約。授權(quán)合規(guī)風(fēng)險：簽署人必須持有法定代表人簽字的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍（如簽署金額、合同類型），超越授權(quán)簽署的合同可能無效。檔案管理風(fēng)險：電子檔案需定期備份（至少每月一次），紙質(zhì)檔案存放在防火、防潮文件柜中，查閱需經(jīng)部門負責(zé)人審批，嚴禁擅自復(fù)制外傳。履約監(jiān)控風(fēng)險：業(yè)務(wù)部