機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化流程規(guī)范手冊(cè)第一章總則1.1編制目的為規(guī)范機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化工作流程，提升行政效能，保障辦公數(shù)據(jù)安全與協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本規(guī)范手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）操作、公文處理、信息管理、會(huì)議組織、檔案管理及日常事務(wù)辦理等工作。1.3基本原則1.高效協(xié)同：通過自動(dòng)化流程簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)，促進(jìn)跨部門、跨層級(jí)信息共享與業(yè)務(wù)協(xié)作，提升工作效率。2.安全保密：嚴(yán)格遵循國(guó)家信息安全與保密法規(guī)，落實(shí)數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管控、備份恢復(fù)等措施，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.規(guī)范有序：明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任主體及時(shí)限要求，確保流程可追溯、工作有依據(jù)。4.持續(xù)優(yōu)化：結(jié)合技術(shù)發(fā)展與業(yè)務(wù)需求，定期評(píng)估流程合理性，動(dòng)態(tài)調(diào)整優(yōu)化操作規(guī)范。第二章核心流程規(guī)范2.1公文處理自動(dòng)化流程2.1.1收文流程1.系統(tǒng)簽收：辦公室文秘人員通過OA系統(tǒng)簽收外部來(lái)文（含電子公文、掃描件），核對(duì)文號(hào)、標(biāo)題、主送單位等信息，確認(rèn)無(wú)誤后登記“收文登記表”。2.擬辦分送：文秘人員根據(jù)來(lái)文內(nèi)容、性質(zhì)，擬定辦理意見（如“請(qǐng)××部門閱辦”“請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)批示”），經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，通過系統(tǒng)推送至相關(guān)責(zé)任人。3.批辦承辦：責(zé)任人登錄系統(tǒng)查閱來(lái)文及擬辦意見，如需簽批，在系統(tǒng)內(nèi)填寫批示意見；如需承辦，制定工作方案并反饋進(jìn)展，重要事項(xiàng)需同步報(bào)送紙質(zhì)材料至辦公室備案。4.辦結(jié)歸檔：承辦部門完成工作后，在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)記“辦結(jié)”，并上傳相關(guān)材料；文秘人員定期將辦結(jié)公文歸檔至電子檔案庫(kù)，同時(shí)整理紙質(zhì)文件入檔。2.1.2發(fā)文流程1.擬稿審核：業(yè)務(wù)部門起草公文（含文號(hào)、標(biāo)題、主送/抄送單位、正文等），通過系統(tǒng)提交部門負(fù)責(zé)人審核；涉及多部門的聯(lián)合發(fā)文，需經(jīng)會(huì)簽部門依次審核。2.簽發(fā)排版：審核通過后，公文流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；簽發(fā)后，辦公室文秘人員按規(guī)范格式排版（字體、行距、頁(yè)碼等），生成正式電子公文。3.發(fā)布分發(fā)：文秘人員通過OA系統(tǒng)發(fā)布公文，同步推送至相關(guān)單位/人員；需印發(fā)紙質(zhì)文件的，按規(guī)定份數(shù)印制、蓋章后分發(fā)，并在系統(tǒng)內(nèi)登記發(fā)放記錄。4.歸檔備案：發(fā)文完成后，文秘人員將公文定稿、簽發(fā)單、會(huì)簽意見等材料歸檔至電子檔案庫(kù)，確保全流程可追溯。2.2信息資源管理流程2.2.1信息采集與審核1.信息采集：各部門指定信息員，通過OA系統(tǒng)“信息報(bào)送”模塊提交工作動(dòng)態(tài)、調(diào)研成果、數(shù)據(jù)報(bào)表等信息，需注明來(lái)源、時(shí)間、聯(lián)系人。2.多級(jí)審核：信息經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審（內(nèi)容真實(shí)性、合規(guī)性）、辦公室復(fù)審（格式規(guī)范、涉密排查）后，方可進(jìn)入發(fā)布環(huán)節(jié)。2.2.2信息發(fā)布與共享1.分類發(fā)布：辦公室根據(jù)信息性質(zhì)，在OA系統(tǒng)“通知公告”“工作動(dòng)態(tài)”“數(shù)據(jù)共享”等欄目發(fā)布；涉及對(duì)外公開的信息，同步推送至政務(wù)網(wǎng)站（需履行保密審查與審批手續(xù)）。2.3會(huì)議管理自動(dòng)化流程2.3.1會(huì)議申請(qǐng)與安排1.會(huì)議申請(qǐng)：部門發(fā)起會(huì)議需填寫“會(huì)議申請(qǐng)表”（含時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、材料），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交辦公室。2.統(tǒng)籌安排：辦公室結(jié)合會(huì)議室使用情況、領(lǐng)導(dǎo)日程，在OA系統(tǒng)“會(huì)議管理”模塊排定會(huì)議，生成會(huì)議通知并推送至參會(huì)人員，同步更新會(huì)議室使用臺(tái)賬。2.3.2會(huì)議記錄與紀(jì)要1.會(huì)議記錄：指定記錄人通過系統(tǒng)“會(huì)議記錄”功能實(shí)時(shí)記錄發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)，會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)整理成電子文檔。2.紀(jì)要簽發(fā)：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，通過系統(tǒng)分發(fā)至參會(huì)部門，同時(shí)歸檔至“會(huì)議檔案”模塊。2.4電子檔案管理流程2.4.1檔案收集與整理1.檔案收集：各部門在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，將電子文件（含公文、會(huì)議材料、報(bào)表等）按“年度-部門-類別”分類，通過OA系統(tǒng)“檔案上傳”模塊提交。2.檔案整理：檔案管理員對(duì)上傳文件進(jìn)行審核（完整性、規(guī)范性），補(bǔ)充元數(shù)據(jù)（如文號(hào)、作者、密級(jí)），建立電子檔案索引。2.4.2檔案存儲(chǔ)與利用1.安全存儲(chǔ)：電子檔案采用“本地備份+云端存儲(chǔ)”雙模式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保文件可長(zhǎng)期讀取。2.5日常事務(wù)處理流程（以請(qǐng)假、報(bào)銷為例）2.5.1請(qǐng)假流程1.申請(qǐng)?zhí)峤唬簡(jiǎn)T工通過OA系統(tǒng)“請(qǐng)假申請(qǐng)”模塊填寫請(qǐng)假類型（病假、事假等）、時(shí)間、事由，上傳證明材料（病假需附醫(yī)院證明），提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批反饋：部門負(fù)責(zé)人在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（同意/駁回需注明理由），審批結(jié)果同步推送至申請(qǐng)人及辦公室考勤崗。2.5.2費(fèi)用報(bào)銷流程1.票據(jù)上傳：?jiǎn)T工填寫報(bào)銷單（含事由、金額、附件張數(shù)），通過系統(tǒng)上傳發(fā)票、合同等電子憑證，提交部門負(fù)責(zé)人初審。2.財(cái)務(wù)審核：初審?fù)ㄟ^后，報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，審核票據(jù)合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性；如需補(bǔ)充材料，財(cái)務(wù)人員在線反饋要求，員工限時(shí)補(bǔ)全。3.付款歸檔：審核通過后，財(cái)務(wù)部門按規(guī)定流程付款，并將報(bào)銷單及憑證歸檔至電子檔案庫(kù)。第三章操作規(guī)范與技術(shù)要求3.1系統(tǒng)操作規(guī)范1.賬號(hào)管理：?jiǎn)T工賬號(hào)由辦公室統(tǒng)一分配，首次登錄需修改初始密碼（長(zhǎng)度≥8位，含數(shù)字、字母、特殊字符）；離職/調(diào)崗人員賬號(hào)須在24小時(shí)內(nèi)注銷或變更權(quán)限。3.異常處理：遇系統(tǒng)卡頓、文件無(wú)法上傳等問題，應(yīng)聯(lián)系技術(shù)支持人員（內(nèi)部郵箱×××），禁止擅自重啟服務(wù)器或修改系統(tǒng)設(shè)置。3.2數(shù)據(jù)管理要求1.數(shù)據(jù)備份：技術(shù)部門每日對(duì)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行增量備份，每周進(jìn)行全量備份，備份文件存儲(chǔ)于離線介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤），并異地存放一份。2.保密管理：涉密文件須標(biāo)注密級(jí)（秘密、機(jī)密、絕密），僅限授權(quán)人員查閱；傳輸涉密信息時(shí)，需使用加密通道（如VPN），禁止通過非涉密終端處理涉密文件。3.數(shù)據(jù)質(zhì)量：提交系統(tǒng)的文件需確保格式規(guī)范（如公文用仿宋GB2312字體、A4紙排版）、內(nèi)容準(zhǔn)確，避免錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。3.3設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)維護(hù)1.終端管理：辦公電腦須安裝正版殺毒軟件，定期更新病毒庫(kù)；禁止在終端存儲(chǔ)涉密文件，下班前需關(guān)閉OA系統(tǒng)并鎖屏。2.網(wǎng)絡(luò)安全：通過內(nèi)部局域網(wǎng)訪問OA系統(tǒng)，禁止使用公共WiFi或個(gè)人熱點(diǎn)；發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常（如彈窗廣告、數(shù)據(jù)泄露），立即斷開網(wǎng)絡(luò)并報(bào)告技術(shù)部門。第四章保障機(jī)制4.1組織保障成立“辦公自動(dòng)化工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，辦公室、技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員，統(tǒng)籌推進(jìn)流程優(yōu)化、系統(tǒng)升級(jí)、培訓(xùn)考核等工作。4.2培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)機(jī)制：新員工入職后1周內(nèi)參加OA系統(tǒng)操作培訓(xùn)，每年組織1次全員進(jìn)階培訓(xùn)（含新功能、安全規(guī)范）；培訓(xùn)內(nèi)容納入員工年度考核。2.考核要求：對(duì)流程執(zhí)行情況（如公文辦結(jié)時(shí)限、信息報(bào)送質(zhì)量）進(jìn)行月度通報(bào)，考核結(jié)果與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤；連續(xù)3次未達(dá)標(biāo)者，需重新參加培訓(xùn)。4.3監(jiān)督與獎(jiǎng)懲1.日常監(jiān)督：辦公室定期抽查流程操作記錄，重點(diǎn)檢查涉密文件管理、審批時(shí)限合規(guī)性；發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)下發(fā)整改通知，限期反饋整改結(jié)果。2.獎(jiǎng)懲措施：對(duì)流程執(zhí)行規(guī)范、創(chuàng)新提效的部門/個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違規(guī)操作（如泄露涉密信息、逾期未辦）視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。4.4安全保障1.技術(shù)防護(hù)：OA系統(tǒng)部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS），定期開展漏洞掃描與滲透測(cè)試；重要數(shù)據(jù)采用區(qū)塊鏈存證技術(shù)，確保不可篡改。2.應(yīng)急預(yù)案：制定《OA系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案》，明確系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)情況的處置