行政后勤服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作流程手冊前言為規(guī)范公司行政后勤服務(wù)管理，提升服務(wù)效率與質(zhì)量，保障日常運(yùn)營有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋辦公用品管理、會議室預(yù)定與管理、固定資產(chǎn)日常維護(hù)、后勤服務(wù)申請等核心工作流程，明確各環(huán)節(jié)操作規(guī)范與責(zé)任分工，為行政后勤人員及各部門提供統(tǒng)一指引，保證服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化。一、辦公用品管理流程適用范圍適用于各部門日常辦公所需物品（如紙張、筆、文件夾、辦公耗材等）的申領(lǐng)、發(fā)放、庫存盤點(diǎn)及采購管理。操作流程詳解1.需求申請申請人根據(jù)部門實(shí)際需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)部門。申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、避免浪費(fèi)”原則，非必需品或超量申領(lǐng)需在備注欄說明原因。2.部門審批申領(lǐng)單提交至部門負(fù)責(zé)人*進(jìn)行審核，負(fù)責(zé)人需核對申領(lǐng)物品的必要性與合理性，簽字確認(rèn)后反饋至行政后勤部。對于月度常規(guī)消耗品（如A4紙、中性筆），部門可統(tǒng)一匯總申領(lǐng)，減少單次申請頻次。3.庫存核查行政后勤專員*收到申領(lǐng)單后，首先查詢《辦公用品庫存臺賬》，確認(rèn)庫存是否充足。若庫存充足，直接進(jìn)入發(fā)放環(huán)節(jié)；若庫存不足，啟動采購流程：專員根據(jù)《月度采購計(jì)劃》填寫《物品采購申請單》，經(jīng)行政后勤部經(jīng)理*審批后，聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購（緊急采購可優(yōu)先處理，保證3個工作日內(nèi)到貨）。4.發(fā)放登記物品發(fā)放時，行政后勤專員與申領(lǐng)人當(dāng)面核對物品名稱、數(shù)量、規(guī)格，確認(rèn)無誤后雙方簽字。發(fā)放后，行政后勤專員及時更新《辦公用品庫存臺賬》，記錄出庫時間、領(lǐng)用人、物品數(shù)量及剩余庫存，保證賬實(shí)相符。5.定期盤點(diǎn)每月最后一個工作日，行政后勤專員組織各部門聯(lián)絡(luò)員*進(jìn)行月度庫存盤點(diǎn)，核對臺賬與實(shí)際庫存，編制《月度庫存盤點(diǎn)表》。若發(fā)覺盤盈或盤虧，需分析原因（如發(fā)放錯誤、自然損耗等），并在盤點(diǎn)表中注明，盤虧金額較大時需提交書面說明至行政后勤部經(jīng)理。相關(guān)表單模板表1：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申請人聯(lián)系方式申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量審批人簽字發(fā)放人簽字領(lǐng)用人簽字表2：辦公用品庫存臺賬物品名稱規(guī)格單位期初庫存入庫數(shù)量出庫數(shù)量期末庫存管理員更新日期執(zhí)行要點(diǎn)提示申領(lǐng)物品需與部門職能匹配，禁止申領(lǐng)與工作無關(guān)的物品（如個人生活用品）。庫存存放需分類標(biāo)識（如“文具類”“耗材類”），定期檢查物品保質(zhì)期，避免過期浪費(fèi)。采購需選擇合格供應(yīng)商，保留采購合同及質(zhì)保憑證，保證物品質(zhì)量。二、會議室預(yù)定與管理流程適用范圍適用于公司內(nèi)部各部門、團(tuán)隊(duì)及外部合作單位的會議、培訓(xùn)、接待等活動的會議室預(yù)定、使用及后續(xù)管理。操作流程詳解1.線上預(yù)定申請人通過公司會議室預(yù)定系統(tǒng)（或指定行政后勤聯(lián)系人*）提交《會議室使用申請單》，需注明會議名稱、使用部門、申請人聯(lián)系方式、會議時間（起止時間）、預(yù)計(jì)人數(shù)、會議內(nèi)容、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）及特殊需求（如茶歇、橫幅）。預(yù)定需提前1個工作日提交，緊急會議（如臨時工作部署）可電話溝通，但需在會后2個工作日內(nèi)補(bǔ)填申請單。2.審核確認(rèn)行政后勤專員*收到申請后，查詢會議室使用日程表，確認(rèn)會議室可用性。若會議室空閑，直接回復(fù)“預(yù)定成功”；若沖突，與申請人協(xié)商調(diào)整時間或推薦其他同容量會議室，確認(rèn)后回復(fù)預(yù)定結(jié)果。大型會議（參會人數(shù)50人以上）或重要接待需提前3天預(yù)定，并提交《會議方案》至行政后勤部經(jīng)理*審批。3.會前準(zhǔn)備會議前1個工作日，行政后勤專員根據(jù)申請單準(zhǔn)備設(shè)備：調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)等電子設(shè)備，保證正常運(yùn)行；檢查桌椅擺放是否符合會議需求（如圓桌式、課桌式），擺放會議所需物料（如席卡、議程表、飲用水）。特殊需求（如茶歇、鮮花）需提前與申請人確認(rèn)細(xì)節(jié)，保證會議開始前30分鐘準(zhǔn)備完畢。4.使用監(jiān)督會議期間，行政后勤專員不定期巡查，保證會議室使用規(guī)范（如設(shè)備正常、衛(wèi)生整潔）。若申請人需額外設(shè)備或服務(wù)（如臨時增加座位），需提前2小時提出，專員根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)處理。5.會后整理會議結(jié)束后，申請人需清理現(xiàn)場（如帶走個人物品、關(guān)閉設(shè)備電源、整理桌椅），并在《會議室使用登記表》上簽字確認(rèn)。行政后勤專員檢查會議室設(shè)備完好性及衛(wèi)生情況，關(guān)閉電源、鎖好門窗，并在系統(tǒng)中更新會議室狀態(tài)為“空閑”。相關(guān)表單模板表3：會議室使用申請單會議名稱使用部門申請人聯(lián)系方式預(yù)定日期會議時間預(yù)計(jì)人數(shù)會議地點(diǎn)會議內(nèi)容所需設(shè)備特殊需求審批人簽字確認(rèn)結(jié)果申請人簽字表4：會議室使用登記表日期會議室名稱使用部門使用時段使用人設(shè)備使用情況衛(wèi)生檢查檢查人執(zhí)行要點(diǎn)提示會議室僅用于工作相關(guān)活動，禁止用于私人聚會或商業(yè)宣傳。使用期間需愛護(hù)設(shè)備，嚴(yán)禁私自拆卸或外借會議室物品。預(yù)定成功后，如需取消需提前4小時告知，避免資源浪費(fèi)。三、固定資產(chǎn)日常維護(hù)流程適用范圍適用于公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具、空調(diào)、投影儀等）的日常檢查、簡單維護(hù)、問題上報(bào)及專業(yè)保養(yǎng)管理。操作流程詳解1.日常巡檢行政后勤專員*每周一至周五對各部門固定資產(chǎn)進(jìn)行巡查，重點(diǎn)檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（如電腦能否正常開機(jī)、打印機(jī)是否有卡紙、空調(diào)制冷制熱效果、辦公家具是否損壞等）。巡檢時使用《固定資產(chǎn)巡檢記錄表》，記錄設(shè)備名稱、位置、運(yùn)行狀態(tài)及異常情況，如發(fā)覺問題，需拍照留存并標(biāo)注具體問題點(diǎn)。2.問題記錄發(fā)覺設(shè)備異常后，行政后勤專員立即填寫《固定資產(chǎn)問題登記表》，注明設(shè)備編號、設(shè)備名稱、所在部門、問題描述（如“1號會議室投影儀無法顯示”“財(cái)務(wù)部打印機(jī)頻繁卡紙”）、發(fā)覺時間及緊急程度（一般/緊急）。緊急問題（如電路故障、漏水）需立即通知使用部門暫停使用，并采取臨時防護(hù)措施（如切斷電源、放置警示標(biāo)識）。3.分類處理簡單問題：如打印機(jī)缺墨、文件卡紙、電源線松動等，行政后勤專員自行處理，處理后在《固定資產(chǎn)問題登記表》上記錄處理方式、處理時間及結(jié)果，并請使用部門簽字確認(rèn)。復(fù)雜問題：如電腦硬件故障、空調(diào)制冷劑不足、投影儀主板損壞等，專員聯(lián)系專業(yè)維修服務(wù)商，提供設(shè)備故障詳情及歷史維修記錄，跟進(jìn)維修進(jìn)度，保證48小時內(nèi)修復(fù)（緊急情況需24小時內(nèi)修復(fù)）。4.維護(hù)反饋設(shè)備維修完成后，行政后勤專員與使用部門共同驗(yàn)收，確認(rèn)設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)行，雙方在《固定資產(chǎn)問題登記表》上簽字確認(rèn)。維修服務(wù)商需提供《維修報(bào)告》，注明故障原因、維修內(nèi)容及更換零件（如有），行政后勤專員將報(bào)告存檔至固定資產(chǎn)檔案。5.定期保養(yǎng)每季度末，行政后勤專員組織對大型設(shè)備（如空調(diào)、投影儀、飲水機(jī)）進(jìn)行專業(yè)保養(yǎng)，包括清潔濾網(wǎng)、檢查線路、添加制冷劑等，編制《固定資產(chǎn)季度保養(yǎng)記錄表》，記錄保養(yǎng)設(shè)備、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員及使用部門評價。每年年底，對固定資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對資產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量與臺賬是否一致，編制《年度資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告》，保證賬實(shí)相符。相關(guān)表單模板表5：固定資產(chǎn)巡檢記錄表巡檢日期巡檢人設(shè)備名稱設(shè)備編號所在位置運(yùn)行狀態(tài)異常情況處理結(jié)果表6：固定資產(chǎn)問題登記表設(shè)備編號設(shè)備名稱所在部門問題描述發(fā)覺時間緊急程度處理方式處理人處理時間使用部門確認(rèn)執(zhí)行要點(diǎn)提示巡檢需覆蓋所有辦公區(qū)域，保證無遺漏，重點(diǎn)設(shè)備（如服務(wù)器、大型會議設(shè)備）需增加巡檢頻次。嚴(yán)禁私自拆卸、改裝固定資產(chǎn)，如需調(diào)整設(shè)備位置或功能，需提交書面申請至行政后勤部審批。維修服務(wù)商需從公司合格供應(yīng)商名錄中選擇，保證維修質(zhì)量與售后保障。四、后勤服務(wù)（維修/保潔）申請流程適用范圍適用于辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備故障維修（如水電、門窗、燈具等）、日常保潔（地面清潔、垃圾清運(yùn)）、環(huán)境消殺（辦公區(qū)、會議室消毒）等后勤服務(wù)的申請與處理。操作流程詳解1.服務(wù)申請申請人通過公司后勤服務(wù)系統(tǒng)（或聯(lián)系行政后勤專員*）提交《后勤服務(wù)申請單》，注明服務(wù)類型（維修/保潔/消殺）、服務(wù)地點(diǎn)（具體部門及位置）、問題描述（如“前臺左側(cè)電源插座無電”“茶水間地面有污漬需清潔”）、緊急程度（一般/緊急）、申請人及聯(lián)系方式，期望完成時間（緊急事項(xiàng)需注明“需立即處理”）。2.任務(wù)派發(fā)行政后勤專員*收到申請后，根據(jù)服務(wù)類型與緊急程度分配任務(wù)：緊急事項(xiàng)（如水管破裂、電路故障、大面積漏水）：1小時內(nèi)響應(yīng)，聯(lián)系維修人員或保潔人員30分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場；一般事項(xiàng)（如燈具更換、常規(guī)保潔）：24小時內(nèi)響應(yīng)，按約定時間完成服務(wù)。派發(fā)任務(wù)后，專員在《后勤服務(wù)派工記錄表》中記錄申請單編號、服務(wù)類型、派發(fā)時間、服務(wù)人員及預(yù)計(jì)到達(dá)時間。3.服務(wù)執(zhí)行服務(wù)人員到達(dá)現(xiàn)場后，與申請人確認(rèn)服務(wù)需求，明確服務(wù)范圍（如維修需處理故障點(diǎn)，保潔需清潔的具體區(qū)域）。服務(wù)過程中，需遵守公司安全規(guī)范（如維修時切斷電源、保潔時使用環(huán)保清潔劑），避免影響正常辦公。服務(wù)完成后，申請人現(xiàn)場確認(rèn)服務(wù)效果，如需整改，服務(wù)人員需及時處理直至達(dá)標(biāo)。4.結(jié)果反饋申請人填寫《服務(wù)滿意度評價表》，對服務(wù)的及時性、專業(yè)性、服務(wù)態(tài)度及效果進(jìn)行評價（評價等級：滿意/基本滿意/不滿意），并簽字確認(rèn)。行政后勤專員收集評價表，對“不滿意”評價進(jìn)行跟進(jìn)，知曉原因并協(xié)調(diào)解決，保證問題閉環(huán)。每月匯總《服務(wù)滿意度評價表》，分析服務(wù)薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化服務(wù)流程。相關(guān)表單模板表7：后勤服務(wù)申請單申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期服務(wù)類型服務(wù)地點(diǎn)問題描述緊急程度期望完成時間備注派發(fā)人派發(fā)時間服務(wù)人員到達(dá)時間完成時間表8：服務(wù)滿意度評價表服務(wù)日期服務(wù)類型服務(wù)地點(diǎn)評價項(xiàng)目評價等級及時性（響應(yīng)速度、完成時效）滿意/基本滿意/不滿意專業(yè)性（技術(shù)能力、操作規(guī)范）滿意/基本滿意/不滿意服務(wù)態(tài)度（溝通配合、禮貌程度）滿意/基本滿意/不滿意效果（問題解決度、清潔質(zhì)量等）滿意/基本滿意/不滿意申請人簽字執(zhí)行要點(diǎn)提示申請時需清晰描述問題，提供準(zhǔn)確地點(diǎn)，便于服務(wù)人員快速定位。緊急事項(xiàng)需電話