銷售合同撰寫與審批標準化流程工具模板一、適用場景與業(yè)務背景本標準化流程適用于企業(yè)各類銷售合同的簽訂管理，具體場景包括但不限于：新客戶首次合作：與企業(yè)未建立合作關系的客戶簽訂首份銷售合同，明確雙方權利義務；老客戶續(xù)簽與增量：與現(xiàn)有客戶續(xù)簽原有合同或新增采購訂單、服務范圍等；合同條款變更：因業(yè)務需求調(diào)整（如價格、交付周期、服務內(nèi)容等）需對已簽訂合同進行補充或修訂；特殊業(yè)務定制：針對非標產(chǎn)品、定制化服務或大額訂單（金額超過萬元）的合同簽訂。通過標準化流程，可規(guī)范合同起草、審核、簽署全流程，降低法律風險，提升審批效率，保證合同條款符合企業(yè)內(nèi)部管控要求及外部法律法規(guī)。二、標準化操作流程詳解銷售合同管理遵循“需求明確—起草規(guī)范—審核嚴謹—確認無誤—簽署存檔”的原則，具體步驟步驟1：業(yè)務需求確認與客戶資質初審目的：明確銷售需求，保證客戶具備簽約主體資格，從源頭規(guī)避履約風險。責任部門/人：銷售代表、銷售經(jīng)理操作說明：需求對接：銷售代表*與客戶溝通，確認產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式、交付地點等核心需求，填寫《客戶需求確認單》（見模板1），經(jīng)客戶方初步確認。客戶資質審查：銷售代表*收集客戶主體資格文件，包括：企業(yè)客戶：營業(yè)執(zhí)照復印件（需加蓋公章）、法定代表人證件號碼明、授權委托書（若簽約非法定代表人）；個人客戶：證件號碼復印件、聯(lián)系方式及地址確認；特殊行業(yè)客戶：需提供行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）。初審反饋：銷售經(jīng)理對客戶需求合理性及資質文件完整性進行審核，若客戶資質存疑（如營業(yè)執(zhí)照異常、超范圍經(jīng)營），需暫停流程并上報銷售總監(jiān)處理。輸出成果：《客戶需求確認單》、客戶資質文件掃描件。步驟2：合同起草與內(nèi)部框架審核目的：依據(jù)客戶需求及企業(yè)標準模板，起草合同初稿，保證核心條款完整、表述清晰。責任部門/人：銷售代表、法務專員、財務專員*操作說明：合同起草：銷售代表*使用企業(yè)《銷售合同標準模板》（見模板2），結合《客戶需求確認單》填寫具體條款，重點明確：合同主體：甲方（企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式）、乙方（客戶全稱、證件號、地址、聯(lián)系方式）；標的物信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價（大寫及小寫）、質量標準（如符合國標/行標/企業(yè)標準）；履行條款：交付時間、地點、方式（如送貨/自提）、運輸費用承擔方；付款條款：付款比例（如預付款30%、到貨款60%、質保金10%）、付款賬戶、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）；違約責任：逾期交付/付款的違約金計算方式、爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄法院）；其他約定：保密條款、知識產(chǎn)權歸屬、不可抗力等。框架審核：銷售代表將合同初稿提交部門內(nèi)部審核，銷售經(jīng)理重點核對業(yè)務條款與客戶需求的一致性（如數(shù)量、價格、交付時間）；財務專員審核付款方式、稅務處理、賬戶信息等財務相關條款；法務專員審核合同合法性、條款完整性、違約責任合理性，避免法律漏洞（如“霸王條款”、無效免責條款）。輸出成果：《銷售合同（初稿）》、內(nèi)部審核意見表。步驟3：客戶溝通與條款修訂目的：與客戶就合同條款達成一致，保證雙方對權利義務理解無偏差。責任部門/人：銷售代表、銷售經(jīng)理操作說明：條款傳遞：銷售代表*將內(nèi)部審核通過后的合同初稿（含法務、財務意見）發(fā)送給客戶，同步說明核心條款及企業(yè)標準規(guī)則（如付款周期、違約金比例）?？蛻舴答仯菏占蛻魧l款的修改意見，重點關注：價格、交付時間等商務條款的調(diào)整需求；質量標準、驗收流程等技術條款的補充要求；增加特殊條款（如獨家代理、知識產(chǎn)權歸屬等）。內(nèi)部修訂：銷售代表根據(jù)客戶反饋，結合企業(yè)內(nèi)部管控要求（如價格調(diào)整需銷售總監(jiān)審批、特殊條款需法務專員*復審），修訂合同條款，形成《銷售合同（修訂稿）》。輸出成果：《銷售合同（修訂稿）》、客戶反饋意見記錄。步驟4：最終審核與審批目的：保證合同條款最終符合企業(yè)利益及法律法規(guī)要求，完成內(nèi)部授權審批。責任部門/人：法務專員、財務負責人、銷售總監(jiān)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級審批）操作說明：法務終審：法務專員*對《銷售合同（修訂稿）》進行最終審核，重點檢查：條款是否與《民法典》《消費者權益保護法》等法律法規(guī)沖突；權利義務是否對等，是否存在單方面免責或加重對方責任的不公平條款；爭議解決方式、管轄約定是否明確有效。財務確認：財務負責人*審核合同中的財務條款，保證付款節(jié)點、開票信息、賬戶信息與財務制度一致，規(guī)避稅務風險。分級審批：根據(jù)合同金額及風險等級，提交相應層級領導審批：金額≤10萬元：銷售總監(jiān)*審批；10萬元＜金額≤50萬元：銷售總監(jiān)+財務負責人聯(lián)合審批；金額＞50萬元：銷售總監(jiān)+財務負責人+總經(jīng)理*審批。審批需在2個工作日內(nèi)完成，逾期未反饋視為同意。輸出成果：審批通過的《銷售合同（最終稿）》、審批流程記錄表。步驟5：合同簽署與交付目的：完成合同簽署手續(xù)，明確合同法律效力，并將正式合同交付客戶及內(nèi)部歸檔。責任部門/人：銷售代表、行政專員操作說明：打印與用印：行政專員*根據(jù)審批通過的最終稿打印合同（一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份），加蓋企業(yè)公章及合同專用章（若需），保證印章清晰、無涂改?？蛻艉炇穑轰N售代表*攜帶合同與客戶簽署，核實簽約人身份（核對證件號碼與授權委托書），保證客戶簽字/蓋章真實有效。若客戶為異地，可采用電子簽章（需符合《電子簽名法》要求）或郵寄簽署（留存郵寄憑證及客戶簽收回執(zhí)）。合同交付與存檔：將客戶已簽署的合同原件收回，掃描存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，同步將一份原件交付客戶，留存《合同簽收確認單》（見模板3）。輸出成果：雙方簽署的正式合同、合同簽收確認單、電子存檔文件。步驟6：合同履行與歸檔管理目的：跟蹤合同履行情況，保證按約完成交付、收款，實現(xiàn)合同閉環(huán)管理。責任部門/人：銷售代表、倉儲物流部、財務部、檔案管理員操作說明：履行跟蹤：銷售代表按合同約定跟進交付進度，協(xié)調(diào)倉儲物流部發(fā)貨，填寫《合同履行記錄表》（見模板4），記錄發(fā)貨時間、物流單號、簽收人等信息；客戶驗收合格后，獲取《驗收合格證明》。收款管理：財務部根據(jù)合同付款節(jié)點開具發(fā)票，跟蹤客戶付款情況，逾期未付的由銷售代表催收，必要時啟動違約責任條款。歸檔與查詢：檔案管理員*將合同正本、審批文件、客戶資質、履行記錄等資料統(tǒng)一歸檔，按“合同編號-客戶名稱-簽訂日期”分類存儲，保存期限不少于合同終止后5年，便于后續(xù)查詢、審計或糾紛處理。輸出成果：《合同履行記錄表》、《驗收合格證明》、完整合同檔案。三、核心工具模板清單模板1：客戶需求確認單合同編號客戶名稱需求對接人聯(lián)系方式產(chǎn)品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）交付時間交付地點付款方式質量標準其他特殊要求客戶確認簽字日期：____年__月__日銷售代表簽字日期：____年__月__日銷售經(jīng)理審核日期：____年__月__日模板2：銷售合同標準模板（節(jié)選核心條款）甲方：[企業(yè)全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]地址：[地址]聯(lián)系人：[姓名]電話：[電話]乙方：[客戶全稱]證件號碼：[代碼]地址：[地址]聯(lián)系人：[姓名]電話：[電話]第一條合同標的1.1產(chǎn)品名稱：[名稱]，規(guī)格型號：[型號]，數(shù)量：[數(shù)量]，單價：[元]，總價：[元]（大寫：[大寫金額]）。第二條質量標準2.1產(chǎn)品質量符合[國家標準/行業(yè)標準/企業(yè)標準]標準，乙方應在收貨后[3]個工作日內(nèi)驗收，逾期未視為合格。第三條交付與運輸3.1甲方于___年_月__日前將貨物交付至[交付地點]，運費由[甲方/乙方]承擔。第四條付款方式4.1乙方于合同簽訂后[3]日內(nèi)支付預付款30%，即[金額]元；到貨驗收合格后[7]日內(nèi)支付到貨款60%，即[金額]元；質保期滿無質量問題后支付質保金10%，即[金額]元。第五條違約責任5.1甲方逾期交付，每逾期1日按逾期金額0.05%支付違約金；乙方逾期付款，每逾期1日按逾期金額0.05%支付違約金。第六條爭議解決6.1本合同發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交[甲方所在地]人民法院訴訟解決。簽署頁甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權代表：法定代表人/授權代表：日期：____年__月日日期：__年__月__日模板3：合同簽收確認單合同編號合同名稱簽署日期甲方名稱乙方名稱簽約人職務簽收份數(shù)簽收時間簽收人簽字備注模板4：合同履行記錄表合同編號履行階段時間節(jié)點完成情況描述相關憑證發(fā)貨____年__月__日物流單號：[號]發(fā)貨簽收單驗收____年__月__日驗收結論：合格驗收合格證明收款____年__月__日收款金額：[元]銀行回單備注四、關鍵風險控制與執(zhí)行要點條款合規(guī)性：嚴禁使用“最終解釋權歸甲方所有”“免除己方主要責任”等違反《民法典》公平原則的條款，特殊條款（如管轄約定、違約金比例）需經(jīng)法務專員*終審。客戶資質“三查”：查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否含標的物）、查信用記錄（通過“信用中國”等平臺查失信信息）、查授權委托書（非法定代表人簽署時需核實授權范圍及期限）。版本管理：合同修訂需標注版本號（如V1.0、V2.0），避免“舊版合同已簽但執(zhí)行新版條款”的混淆，所有修訂痕跡需在修訂稿中保留。留痕管理：溝通記錄（如郵件）、審批意見、客戶反饋等需書面或電子化留存，保證糾紛時可追溯，禁止“口頭承諾”代替書面條款。特殊業(yè)務處理：緊