多功能公司會議室預(yù)定與使用管理制度（提高會議效率版）一、適用范圍與典型使用場景本制度適用于公司各部門、全體員工及經(jīng)授權(quán)的外部合作單位（如客戶、供應(yīng)商等）對公司會議室的使用管理。公司會議室按功能分為三類：綜合會議室（容納20人，配備投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)、白板）；小型研討室（容納8人，適合團隊頭腦風(fēng)暴、項目討論，配備無線投屏、圓桌）；視頻會議室（容納15人，專業(yè)級音視頻設(shè)備，支持遠程會議、多終端接入）。典型使用場景包括：部門周例會、跨部門項目推進會、客戶需求對接會、內(nèi)部技能培訓(xùn)、小型團隊研討會等。二、會議室預(yù)定與使用全流程操作指南（一）會議籌備與需求確認明確會議需求：會議負責(zé)人需提前確認以下核心信息：會議時間（具體日期、開始/結(jié)束時間，建議單次會議不超過2小時，超長需注明原因）；參會人數(shù)（預(yù)估人數(shù)，匹配會議室容量）；會議類型（如常規(guī)討論、培訓(xùn)、視頻會議等）；設(shè)備需求（如投影儀、麥克風(fēng)、白板筆、視頻會議賬號等）；其他特殊需求（如茶歇、桌型布局（課桌式/圓桌式）、橫幅擺放等）。沖突排查：通過公司OA系統(tǒng)或行政部查詢目標會議室的預(yù)定狀態(tài)，保證時間無重疊。（二）會議室預(yù)定申請與審批提交預(yù)定申請：線上預(yù)定：登錄公司OA系統(tǒng)“會議室管理”模塊，選擇會議室類型、時間段，填寫《會議室預(yù)定申請表》（見附件1），會議通知（如有），提交至部門經(jīng)理審批。線下預(yù)定：因特殊情況無法線上操作時，可至行政部填寫紙質(zhì)《會議室預(yù)定申請表》，經(jīng)部門簽字確認后提交行政部備案。審批流程：部門經(jīng)理審核會議必要性及部門資源匹配性，審批通過后流轉(zhuǎn)至行政部；行政部核對會議室可用性，若遇沖突，與會議負責(zé)人協(xié)商調(diào)整時間或更換會議室，審批結(jié)果通過OA系統(tǒng)或短信通知申請人。預(yù)定確認：審批通過后，系統(tǒng)自動“預(yù)定成功通知”，包含會議室名稱、時間、設(shè)備清單及注意事項，會議負責(zé)人需確認收到。（三）使用前準備與設(shè)備檢查提前到場準備：會議負責(zé)人或指定人員需提前30分鐘到達會議室，完成以下工作：檢查會議室環(huán)境（桌椅擺放、清潔衛(wèi)生、空調(diào)/通風(fēng)系統(tǒng)）；測試設(shè)備（投影儀開關(guān)、音量調(diào)節(jié)、無線投屏連接、麥克風(fēng)電池、視頻會議軟件登錄）；根據(jù)需求布置會場（如擺放茶歇、調(diào)整桌型、懸掛橫幅等）。設(shè)備問題處理：若發(fā)覺設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政部（分機號*），由技術(shù)人員維修或更換備用會議室，保證會議按時開始。（四）會議期間使用規(guī)范時間管理：會議需準時開始，禁止提前占用；若需延長使用時間，須在原結(jié)束時間前30分鐘通過OA系統(tǒng)申請續(xù)用，經(jīng)行政部確認后方可繼續(xù)使用。設(shè)備使用：按操作規(guī)程使用設(shè)備，會議結(jié)束后關(guān)閉投影儀、音響、燈光等設(shè)備，將白板擦干凈，麥克風(fēng)、遙控器等歸位。秩序維護：保持會議室安靜，禁止大聲喧嘩、飲食（茶歇除外）；參會人員需將手機調(diào)至靜音或震動模式，重要電話需離場接聽。安全與保密：禁止攜帶易燃易爆物品進入會議室；涉密會議需提前向行政部報備，會議期間關(guān)閉門窗，會后帶走所有涉密資料。（五）使用后清理與反饋會場清理：會議結(jié)束后，會議負責(zé)人需組織參會人員清理會場垃圾（包括茶歇包裝、紙張等），恢復(fù)桌椅原始布局，關(guān)閉所有設(shè)備及燈光。登記反饋：填寫《會議室使用登記表》（見附件2），記錄實際使用時間、設(shè)備狀態(tài)、清潔情況及遺留問題；若對會議室服務(wù)有建議，同步填寫《會議室使用反饋表》（見附件3）。行政部檢查：行政部每日18:00前對當(dāng)日使用過的會議室進行檢查，確認清理達標后鎖定次日預(yù)定權(quán)限，未達標則通知會議負責(zé)人整改。（六）取消與改期管理取消預(yù)定：因會議取消需提前4小時通過OA系統(tǒng)提交“取消申請”，行政部收到后釋放會議室資源；臨時取消（提前不足4小時）需向行政部說明原因，累計3次臨時取消將暫停該部門1周預(yù)定權(quán)限。改期處理：需變更會議時間時，按“新預(yù)定申請”流程操作，原預(yù)定自動失效；改期次數(shù)單月不超過2次，超次需部門總監(jiān)簽字說明。三、配套管理表格模板附件1：會議室預(yù)定申請表預(yù)定編號會議室名稱預(yù)定日期時間段（開始-結(jié)束）會議主題申請人部門申請人聯(lián)系方式參會人數(shù)會議類型（□例會□培訓(xùn)□視頻會議□其他）所需設(shè)備（□投影儀□麥克風(fēng)□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他：______）特殊需求（□茶歇□圓桌式□橫幅□其他：______）部門經(jīng)理簽字審批日期行政部確認□同意預(yù)定□調(diào)整時間：______□更換會議室：______確認人確認日期備注附件2：會議室使用登記表使用日期時間段（開始-結(jié)束）會議室名稱會議實際主題參會人數(shù)使用人簽字設(shè)備使用情況（□正常□故障：______）清潔情況（□合格□需整改：______）遺留問題（如設(shè)備損壞、物品遺失等）處理結(jié)果管理員簽字登記日期附件3：會議室使用反饋表會議室名稱使用日期使用體驗評分（1-5分，5分為最優(yōu)）設(shè)備評分：______環(huán)境評分：______服務(wù)評分：______設(shè)備問題（如投影模糊、麥克風(fēng)無聲等）：____________________環(huán)境建議（如桌椅數(shù)量、通風(fēng)效果等）：____________________其他意見或需求：____________________反饋人反饋日期四、使用管理關(guān)鍵注意事項預(yù)定時效限制：常規(guī)會議需提前1個工作日預(yù)定，大型會議（50人以上）或特殊需求會議需提前3個工作日預(yù)定，保證行政部有充足準備時間。時間遵守原則：會議室使用需嚴格遵循預(yù)定時間段，超時30分鐘以上視為新預(yù)定，需重新申請；若多次超時，行政部有權(quán)暫停該部門預(yù)定權(quán)限。設(shè)備維護責(zé)任：參會人員需愛護會議室設(shè)備，禁止私自拆卸、外借設(shè)備；因人為操作導(dǎo)致設(shè)備損壞，需照價賠償并承擔(dān)維修費用。環(huán)境衛(wèi)生要求：禁止在會議室吸煙、亂扔垃圾；茶歇僅限指定區(qū)域食用，避免污染桌椅及地面；會議后務(wù)必帶走個人物品及會議資料。違規(guī)處理機制：無預(yù)定占用會議室、私自轉(zhuǎn)讓預(yù)定權(quán)限、故意破壞設(shè)備或環(huán)境等行為，將按公司《員工行為規(guī)范》處理，情節(jié)嚴重者通報批評