行政事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化處理指南手冊前言為規(guī)范行政事務(wù)處理流程，提高工作效率，保證各項工作有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋行政工作中常見的會議管理、文件處理、物資申領(lǐng)、訪客接待、用車安排等場景，提供標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟、配套工具表單及執(zhí)行要點提示，適用于公司各部門行政事務(wù)處理人員及相關(guān)崗位。一、會議管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用情境適用于部門例會、項目研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、外部合作洽談會等各類會議的組織與執(zhí)行，保證會議目標(biāo)明確、流程順暢、成果落地。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.會前準(zhǔn)備明確會議要素：由會議發(fā)起人填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間（建議單次會議不超過2小時）、地點（線上會議需確認(rèn)平臺及）、參會人員（含主持人、記錄人）、會議目標(biāo)及需討論的議題。發(fā)布會議通知：至少提前1個工作日通過內(nèi)部通訊工具發(fā)送會議通知，附會議申請表及議題材料（如有），提醒參會人員提前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備會務(wù)物資：確認(rèn)會議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）正常，根據(jù)需求準(zhǔn)備會議資料、飲用水、文具等；線上會議需提前測試設(shè)備穩(wěn)定性。2.會中執(zhí)行簽到與開場：參會人員簽到（線上會議通過簽到），主持人準(zhǔn)時開場，重申會議目標(biāo)及議程，控制會議時間。議題討論：按議程逐項討論，記錄人詳細(xì)記錄關(guān)鍵信息、決議事項及待辦事項（明確責(zé)任人和完成時限）。異常處理：若遇爭議議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)各方充分溝通，必要時暫緩討論并安排專項調(diào)研。3.會后跟進(jìn)整理會議紀(jì)要：會后1個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀(jì)要》，包含會議基本信息、議題討論結(jié)果、決議事項、待辦清單（含責(zé)任人和截止時間），經(jīng)主持人審核后發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。跟蹤待辦事項：行政人員每周匯總待辦事項進(jìn)度，提醒責(zé)任人按時完成，重大事項需向部門負(fù)責(zé)人匯報進(jìn)展。（三）配套工具表單表1：會議申請表會議主題時間（年/月/日時分）地點/線上參會人員（部門+姓名）會議目標(biāo)議題（1.2.3.）需準(zhǔn)備材料申請人簽字表2：會議紀(jì)要會議名稱時間地點主持人記錄人議題討論記錄議題1：關(guān)鍵信息：決議：議題2：關(guān)鍵信息：決議：待辦事項內(nèi)容責(zé)任人截止時間進(jìn)度1.*某2023–未開始2.*某2023–進(jìn)行中二、文件處理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用情境適用于公司內(nèi)部文件（通知、制度、報告等）的起草、審核、流轉(zhuǎn)、歸檔，以及外部文件（函件、合同、客戶資料等）的接收、登記、分發(fā)與反饋，保證文件管理規(guī)范、信息傳遞準(zhǔn)確。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.文件接收與登記外部文件：收到外部文件后，行政人員第一時間檢查文件完整性，填寫《文件收發(fā)登記表》，記錄文件名稱、來源單位、收文日期、份數(shù)、密級（如有），并掃描電子版?zhèn)浞?。?nèi)部文件：各部門提交的文件需注明“部門名稱+文件名稱+日期”，由行政人員統(tǒng)一登記后流轉(zhuǎn)。2.文件擬辦與審核擬辦：行政人員根據(jù)文件內(nèi)容，初步提出擬辦意見（如“呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱”“轉(zhuǎn)發(fā)部門辦理”），隨文件一并報送相關(guān)負(fù)責(zé)人。審核：部門負(fù)責(zé)人對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，重點核對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、合規(guī)性；涉及跨部門的文件，需征求相關(guān)部門意見并達(dá)成一致。3.文件承辦與歸檔承辦：文件明確承辦部門后，承辦人需在規(guī)定時限內(nèi)辦理，辦理結(jié)果及時反饋至文件發(fā)起人或行政人員。歸檔：辦理完畢的文件（含電子版和紙質(zhì)版），由行政人員按“年度-部門-文件類型”分類歸檔，電子版至公司文件管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝入檔案盒并標(biāo)注索引。（三）配套工具表單表3：文件收發(fā)登記表收文日期文件名稱來源單位份數(shù)密級經(jīng)辦人處理結(jié)果歸檔號表4：文件擬辦單文件名稱來源日期擬辦意見（行政人員）審核意見（部門負(fù)責(zé)人）承辦部門承辦人完成時限三、物資申領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用情境適用于辦公文具、設(shè)備耗材（如打印機(jī)墨盒、紙張）、固定資產(chǎn)（如電腦、辦公家具）等物資的申領(lǐng)、采購與發(fā)放，保證物資管理規(guī)范、資源合理配置。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.需求提出與審批申領(lǐng)發(fā)起：員工根據(jù)工作需要填寫《物資申領(lǐng)單》，注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及申領(lǐng)部門。部門審批：部門負(fù)責(zé)人審核申領(lǐng)合理性（如常規(guī)耗材按月度標(biāo)準(zhǔn)申領(lǐng)，固定資產(chǎn)需說明新增原因），簽字確認(rèn)后提交至行政部。2.采購與發(fā)放采購執(zhí)行：行政部根據(jù)審批結(jié)果，常規(guī)耗材從公司定點供應(yīng)商采購（需保留采購清單），固定資產(chǎn)需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后采購。物資發(fā)放：物資到貨后，行政人員核對《物資申領(lǐng)單》與實物信息，發(fā)放至申領(lǐng)人并簽字確認(rèn)；固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，同步更新《固定資產(chǎn)臺賬》。3.庫存管理定期盤點：行政部每月對耗材進(jìn)行盤點，每季度對固定資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點，保證賬實一致，盤點結(jié)果報財務(wù)部備案。庫存預(yù)警：當(dāng)耗材庫存低于安全庫存量時，及時啟動采購流程，避免影響日常工作。（三）配套工具表單表5：物資申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人日期物資名稱規(guī)格型號數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人簽字行政部審核：發(fā)放人簽字：表6：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號名稱規(guī)格型號購買日期使用部門使用人資產(chǎn)狀態(tài)保管人四、訪客接待標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用情境適用于客戶來訪、上級單位檢查、合作伙伴交流等外部訪客的接待工作，體現(xiàn)公司專業(yè)形象，保證接待過程有序、高效。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.預(yù)約與信息確認(rèn)預(yù)約登記：訪客聯(lián)系人提前1-2個工作日與行政部對接，填寫《訪客預(yù)約表》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、人數(shù)、來訪目的、到訪及離開時間、陪同人員需求。信息確認(rèn)：行政部與訪客聯(lián)系人再次確認(rèn)信息，同步告知公司地址、交通路線、停車安排及需準(zhǔn)備的資料（如證件號碼、健康碼等）。2.接待準(zhǔn)備場地布置：根據(jù)訪客級別及來訪目的，安排會議室（提前調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備茶水、擺放會議資料），若需迎賓，安排人員在公司前臺等候。人員協(xié)調(diào)：明確陪同人員（一般為對接部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員），提前告知訪客信息及接待流程。3.現(xiàn)場接待與后續(xù)跟進(jìn)迎賓引導(dǎo)：訪客到訪后，前臺人員主動迎接、核對身份，引導(dǎo)至?xí)h室或會客室；若需領(lǐng)導(dǎo)接待，提前通知相關(guān)人員到場。接待服務(wù)：接待過程中提供茶水、紙巾等，根據(jù)需要協(xié)助訪客使用會議室設(shè)備；重要訪客可準(zhǔn)備公司宣傳資料。送別與記錄：訪客離開時，陪同人員送至公司門口，行政人員填寫《訪客接待記錄表》，記錄接待時間、內(nèi)容、反饋意見，并歸檔保存。（三）配套工具表單表7：訪客預(yù)約表訪客單位訪客姓名職務(wù)人數(shù)到訪時間離開時間來訪目的陪同需求聯(lián)系人表8：訪客接待記錄表接待日期訪客單位訪客姓名接待部門接待人接待地點主要內(nèi)容訪客反饋備注五、用車安排標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用情境適用于公務(wù)用車（客戶接送、外出調(diào)研、緊急事務(wù)處理等）的申請、調(diào)度與使用管理，保證車輛資源合理利用，出行安全高效。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.用車申請與審批提交申請：員工需提前1個工作日填寫《用車申請單》，注明用車事由、時間、地點、乘車人數(shù)、所需車型（如轎車、商務(wù)車），緊急事務(wù)可口頭申請后補(bǔ)流程。審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核用車必要性，簽字后提交至行政部；行政部根據(jù)車輛調(diào)度情況（優(yōu)先保障緊急公務(wù)及重要客戶接待）審批，反饋用車結(jié)果。2.車輛調(diào)度與行程執(zhí)行派車通知：行政部審批通過后，通知司機(jī)及申請人，告知發(fā)車時間、地點、行程路線；司機(jī)提前檢查車輛狀況（油量、車況、證件等）。行程管理：司機(jī)需按指定路線行駛，遵守交通規(guī)則；行程中如遇變更，及時與申請人溝通；乘車人需在《用車登記表》上簽字確認(rèn)行程。3.費用結(jié)算與車輛維護(hù)費用核算：行程結(jié)束后，司機(jī)記錄實際里程、過路費、停車費等，附票據(jù)交行政部審核，財務(wù)部統(tǒng)一報銷。車輛維護(hù)：車輛需定期保養(yǎng)（每行駛5000公里或3個月），司機(jī)發(fā)覺故障及時報修，行政部建立《車輛維護(hù)記錄表》，保證車況良好。（三）配套工具表單表9：用車申請單申請人部門日期用車事由時間（起止）地點人數(shù)所需車型審批人表10：用車登記表日期車牌號司機(jī)用車人起止時間里程過路費停車費用車人簽字六、執(zhí)行要點提示時效性要求：各環(huán)節(jié)需嚴(yán)格遵守時間節(jié)點（如會議通知提前1天、會議紀(jì)要1天內(nèi)完成），緊急事務(wù)優(yōu)先處理并同步匯報。信息準(zhǔn)確性：填寫表單時需保證信息完整（如姓名、日期、事項描述），避免因信息錯誤導(dǎo)致流程延誤。責(zé)任明確：每項事務(wù)需明確責(zé)任主體（如會議發(fā)