公司日常行政管理模板手冊(cè)一、會(huì)議管理規(guī)范（一）適用情形適用于部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)等各類公司內(nèi)部會(huì)議的組織與實(shí)施，旨在規(guī)范會(huì)議流程、提高會(huì)議效率、保證會(huì)議決議有效落地。（二）操作流程會(huì)議發(fā)起與審批會(huì)議發(fā)起人根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間（建議單次會(huì)議不超過2小時(shí)）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）及參會(huì)人員范圍。填寫《會(huì)議審批單》，明確會(huì)議議程（含各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)預(yù)估），提前2個(gè)工作日提交至部門負(fù)責(zé)人審批；涉及跨部門或重要事項(xiàng)的，需同步抄送行政主管。會(huì)議通知發(fā)布審批通過后，至少提前1個(gè)工作日通過公司內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)/釘釘）發(fā)布會(huì)議通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)/、參會(huì)人員、議程及會(huì)議材料（如有）。對(duì)需提前準(zhǔn)備的匯報(bào)材料，通知中應(yīng)明確提交截止時(shí)間（一般為會(huì)議開始前半天）。會(huì)議準(zhǔn)備行政專員*提前確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂情況（線上會(huì)議測(cè)試設(shè)備穩(wěn)定性），準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、投影儀、白板等物資；如需會(huì)議記錄，提前安排記錄人。發(fā)起人負(fù)責(zé)匯總會(huì)議材料，提前24小時(shí)分發(fā)至參會(huì)人員。會(huì)議召開參會(huì)人員提前5分鐘到場(chǎng)，簽到后按指定就座；會(huì)議開始前，主持人明確會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、禁止無關(guān)討論）。嚴(yán)格按照議程控制各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)，主持人引導(dǎo)聚焦議題，避免偏離主題；如需臨時(shí)調(diào)整議程，需經(jīng)參會(huì)人員多數(shù)同意。會(huì)議記錄與紀(jì)要分發(fā)記錄人實(shí)時(shí)記錄會(huì)議要點(diǎn)，包括討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門/人及完成時(shí)限（決議需明確“誰完成、何時(shí)完成、標(biāo)準(zhǔn)是什么”）。會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送；未參會(huì)人員如有異議，需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋。決議跟蹤與歸檔行政專員*負(fù)責(zé)將《會(huì)議紀(jì)要》及會(huì)議材料整理歸檔（電子檔存入共享文件夾，紙質(zhì)檔按年度分類存放），并建立《會(huì)議決議跟蹤表》，每月更新決議完成情況，反饋至相關(guān)負(fù)責(zé)人。（三）模板示例1.會(huì)議審批單會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)/線上參會(huì)人員會(huì)議議程1.（時(shí)長(zhǎng)：分鐘）2.（時(shí)長(zhǎng)：分鐘）會(huì)議材料□無□匯報(bào)材料1□方案草案2□其他：申請(qǐng)部門申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人審批行政主管審批備注2.會(huì)議紀(jì)要表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)/線上主持人參會(huì)人員記錄人會(huì)議主題會(huì)議議程及主要內(nèi)容1.議程一：討論要點(diǎn)：決議事項(xiàng)：責(zé)任人/部門：完成時(shí)限：2.議程二：（同上格式）待辦事項(xiàng)跟蹤序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人/部門1附件□會(huì)議材料□簽到表□其他：審核人（四）特別提醒會(huì)議通知需明確“準(zhǔn)時(shí)開始，過時(shí)不候”，避免拖延；緊急會(huì)議可適當(dāng)縮短通知時(shí)間，但需提前告知參會(huì)人員。會(huì)議中避免與議題無關(guān)的討論，主持人需及時(shí)引導(dǎo)發(fā)言，保證高效聚焦。決議事項(xiàng)必須明確責(zé)任主體和時(shí)限，避免模糊表述（如“盡快”“盡快處理”需替換為具體日期）。會(huì)議記錄需客觀準(zhǔn)確，避免主觀臆斷，重要決議需經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)無誤后再分發(fā)。二、辦公用品管理規(guī)范（一）適用情形適用于公司各部門及員工日常辦公所需的文具、耗材、設(shè)備配件等物品的申領(lǐng)、采購(gòu)、領(lǐng)用與庫(kù)存管理，旨在規(guī)范物資使用、控制成本、保障辦公需求。（二）操作流程需求提報(bào)員工根據(jù)實(shí)際工作需要填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、申領(lǐng)數(shù)量、用途及申領(lǐng)人信息；部門內(nèi)通用物品（如打印紙）由部門文員統(tǒng)一匯總申領(lǐng)。申領(lǐng)數(shù)量遵循“按需申領(lǐng)、避免浪費(fèi)”原則，非消耗性物品（如計(jì)算器、U盤）需注明“新申領(lǐng)”或“以舊換新”（舊物品交行政部*登記后報(bào)廢）。審批與匯總部門負(fù)責(zé)人審核申領(lǐng)需求的合理性（如是否為必需品、數(shù)量是否適當(dāng)），簽字確認(rèn)后提交至行政部。行政專員每月25日前匯總各部門次月申領(lǐng)需求，結(jié)合庫(kù)存情況編制《月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》，提交行政主管審批。采購(gòu)與入庫(kù)行政部*根據(jù)審批通過的采購(gòu)計(jì)劃，通過合格供應(yīng)商采購(gòu)（金額超5000元需簽訂采購(gòu)合同）；采購(gòu)物品需核對(duì)規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，保證與需求一致。物品送達(dá)后，行政專員*與采購(gòu)人共同驗(yàn)收，填寫《辦公用品入庫(kù)單》（含物品名稱、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、驗(yàn)收人），登記《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》（電子+紙質(zhì)）。領(lǐng)用與登記員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)用，當(dāng)面核對(duì)物品名稱及數(shù)量；領(lǐng)用后，行政專員在申領(lǐng)單及庫(kù)存臺(tái)賬上核銷數(shù)量，保證賬實(shí)一致。部門文員負(fù)責(zé)本部門辦公用品的二次分發(fā)與登記，避免私下轉(zhuǎn)借或挪用。盤點(diǎn)與核銷行政部每季度末進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存，編制《辦公用品盤點(diǎn)表》，對(duì)盤盈、盤虧情況分析原因并報(bào)行政主管處理。對(duì)于臨近保質(zhì)期或損壞無法使用的物品，填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》，經(jīng)審批后統(tǒng)一銷毀，并在臺(tái)賬中備注。（三）模板示例1.辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期年月日申領(lǐng)人用途□日常辦公□新員工入職□其他：序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位—————-———-——12部門負(fù)責(zé)人審批行政專員核發(fā)2.辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位單價(jià)（元）上期庫(kù)存本期入庫(kù)本期出庫(kù)當(dāng)前庫(kù)存負(fù)責(zé)人12（四）特別提醒申領(lǐng)非消耗性物品時(shí)，需以舊換新（如鍵盤、鼠標(biāo)），舊物品需保證無明顯損壞且功能正常。行政部*需定期更新《常用辦公用品價(jià)格表》，保證采購(gòu)成本合理，避免重復(fù)采購(gòu)。員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，杜絕浪費(fèi)（如隨意丟棄文具、濫用打印紙），違規(guī)行為將納入部門績(jī)效考核。庫(kù)存物品需分類存放（如文具區(qū)、耗材區(qū)、設(shè)備區(qū)），標(biāo)注清晰名稱及數(shù)量，定期通風(fēng)防潮。三、固定資產(chǎn)管理規(guī)范（一）適用情形適用于公司價(jià)值2000元以上、使用期限超過1年的辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、投影儀）、家具（如辦公桌、文件柜）、工具等固定資產(chǎn)的采購(gòu)、領(lǐng)用、調(diào)撥、維護(hù)與報(bào)廢管理，旨在規(guī)范資產(chǎn)全生命周期管理，防止資產(chǎn)流失。（二）操作流程申購(gòu)與審批因新增或更換需求需申購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)，使用部門填寫《固定資產(chǎn)申購(gòu)單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及使用人，部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。行政部審核申購(gòu)必要性（如是否可調(diào)配閑置資產(chǎn)、是否為最低配置需求），編制《固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算》，提交財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理*審批。采購(gòu)與驗(yàn)收審批通過后，行政部*按采購(gòu)流程執(zhí)行（參考辦公用品采購(gòu)規(guī)范），要求供應(yīng)商提供資產(chǎn)合格證、保修卡及使用說明書。資產(chǎn)到貨后，行政專員、使用部門代表、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)信息與申購(gòu)單是否一致，測(cè)試功能是否正常，填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)。入庫(kù)與建卡驗(yàn)收合格后，行政專員*將資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（含資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)日期、使用部門、使用人、原值、存放地點(diǎn)、維保期限），并粘貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（標(biāo)簽包含編號(hào)及名稱）。財(cái)務(wù)部*根據(jù)《驗(yàn)收單》及發(fā)票進(jìn)行資產(chǎn)入賬，保證賬實(shí)、賬卡、賬賬一致。領(lǐng)用與調(diào)撥使用部門憑審批通過的《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》至行政部*領(lǐng)用，使用人需簽字確認(rèn)《固定資產(chǎn)保管責(zé)任書》，明保證管責(zé)任。部間調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)原使用部門、新使用部門及行政部審批后，更新臺(tái)賬信息，同步通知財(cái)務(wù)部。維護(hù)與維修使用人日常負(fù)責(zé)資產(chǎn)清潔及簡(jiǎn)單維護(hù)（如定期除塵、關(guān)閉電源）；出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)填寫《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》，行政部*聯(lián)系維保方（保修期內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，保修期外選擇定點(diǎn)維修商），維修費(fèi)用需經(jīng)審批后報(bào)銷。盤點(diǎn)與報(bào)廢行政部*每半年組織一次全面盤點(diǎn)，使用部門配合核對(duì)資產(chǎn)實(shí)物與臺(tái)賬，編制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對(duì)盤盈、盤虧、閑置資產(chǎn)分析原因并提出處理建議。對(duì)于損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰或維修成本超過重置價(jià)值的資產(chǎn)，使用部門提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》，附技術(shù)鑒定意見，經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理*審批后，統(tǒng)一處置（如變賣、回收殘值），并核銷臺(tái)賬及財(cái)務(wù)賬目。（三）模板示例1.固定資產(chǎn)申購(gòu)單申購(gòu)部門申購(gòu)日期年月日使用人用途□新增□更換□其他：序號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)單位—————-———-——12部門負(fù)責(zé)人審批行政部審核財(cái)務(wù)部審批總經(jīng)理審批2.固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)采購(gòu)日期使用部門使用人原值（元）存放地點(diǎn)維保期限狀態(tài)（在用/閑置/維修/報(bào)廢）（四）特別提醒固定資產(chǎn)嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、調(diào)撥、拆卸或改裝，如需變更用途，需提前向行政部*申請(qǐng)。使用人離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，行政部*核對(duì)臺(tái)賬無誤后方可辦理離職/調(diào)動(dòng)流程。維修費(fèi)用需控制在合理范圍內(nèi)，單次維修超5000元需重新評(píng)估維修價(jià)值。報(bào)廢資產(chǎn)殘值收入需及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部，嚴(yán)禁私自處理或截留。四、訪客接待管理規(guī)范（一）適用情形適用于客戶來訪、合作伙伴考察、應(yīng)聘面試、上級(jí)單位檢查等各類外部訪客的接待工作，旨在規(guī)范接待流程、展現(xiàn)公司形象、保障訪客與公司人員的安全及溝通效率。（二）操作流程訪客預(yù)約接待部門*需提前與訪客確認(rèn)到訪時(shí)間、人數(shù)、身份（如客戶、應(yīng)聘者、人員）、到訪目的及特殊需求（如翻譯、設(shè)備支持），填寫《訪客預(yù)約登記表》。如需公司領(lǐng)導(dǎo)陪同，提前3個(gè)工作日與領(lǐng)導(dǎo)秘書協(xié)調(diào)時(shí)間；重要訪客（如戰(zhàn)略客戶、領(lǐng)導(dǎo)）需提前1周預(yù)約，并報(bào)行政部*備案。接待準(zhǔn)備行政專員*根據(jù)預(yù)約信息，提前1個(gè)工作日完成以下準(zhǔn)備工作：安排會(huì)議室（根據(jù)人數(shù)選擇小型洽談室/大型會(huì)議室，調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議設(shè)備等）；準(zhǔn)備接待物資（如飲用水、紙巾、公司宣傳冊(cè)、來訪登記本、筆）；如需車輛接送，提前安排公務(wù)用車并填寫《用車申請(qǐng)單》。接待部門*負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與訪客溝通的相關(guān)資料（如項(xiàng)目方案、產(chǎn)品手冊(cè)、崗位說明），并告知訪客交通路線（如地鐵、自駕停車信息）。訪客接待訪客到達(dá)時(shí)，前臺(tái)接待人員主動(dòng)上前問候（“您好，歡迎來到公司，請(qǐng)問您預(yù)約了哪個(gè)部門？”），核對(duì)《訪客預(yù)約登記表》信息（姓名、單位、事由），請(qǐng)?jiān)L客填寫《訪客登記表》（含證件號(hào)碼號(hào)、聯(lián)系方式，僅用于備案），發(fā)放《訪客證》（需佩戴于胸前）。引導(dǎo)訪客至?xí)h室，告知休息區(qū)位置及衛(wèi)生間方位；如需等待，提供茶水、雜志等；接待人員提前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查資料、設(shè)備是否到位。陪同與溝通接待人員按約定時(shí)間引導(dǎo)訪客至洽談區(qū)域，介紹參會(huì)人員（先介紹己方職位低者，再介紹職位高者；先介紹主方，再介紹客方）；溝通中注意言行得體，避免泄露公司機(jī)密信息（如未公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)），重要內(nèi)容需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*確認(rèn)后再告知；如需參觀辦公區(qū)域，提前規(guī)劃路線（避開機(jī)密區(qū)域），安排專人陪同，避免影響員工工作。送別與記錄會(huì)談結(jié)束后，接待人員送訪客至公司門口或電梯口，禮貌道別（“感謝您的來訪，期待下次合作”）；如需車輛接送，協(xié)助聯(lián)系司機(jī)。行政專員當(dāng)天內(nèi)將《訪客登記表》《訪客預(yù)約登記表》整理歸檔，接待部門填寫《訪客接待記錄表》，記錄會(huì)談要點(diǎn)、達(dá)成的共識(shí)及待跟進(jìn)事項(xiàng)，同步抄送相關(guān)部門。（三）模板示例1.訪客預(yù)約登記表預(yù)約部門預(yù)約人聯(lián)系方式訪客姓名單位職務(wù)到訪日期到訪時(shí)間時(shí)分離開時(shí)間預(yù)估時(shí)分到訪人數(shù)人訪客身份□客戶□應(yīng)聘者□□其他：到訪目的特殊需求□無□車輛接送□翻譯□設(shè)備支持：接待人職務(wù)聯(lián)系方式預(yù)約人簽字行政部審核2.訪客登記表到訪日期到訪時(shí)間時(shí)分離開時(shí)間時(shí)分訪客姓名性別單位證件號(hào)碼號(hào)聯(lián)系方式接待部門接待人訪客事由訪客證號(hào)（四）特別提醒涉密部門（如研發(fā)部、財(cái)務(wù)部）需嚴(yán)格控制訪客進(jìn)入，非必要不安排參觀；確需進(jìn)入的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部雙重審批。前臺(tái)接待人員需熟悉公司部門架構(gòu)及員工信息，避免錯(cuò)誤引導(dǎo)訪客。接訪過程中如遇突發(fā)情況（如訪客身體不適、投訴），立即聯(lián)系行政部及部門負(fù)責(zé)人處理，保持冷靜禮貌?！对L客登記表》信息僅用于內(nèi)部安全管理，嚴(yán)禁外泄，保管期限為1年。五、辦公環(huán)境維護(hù)規(guī)范（一）適用情形適用于公司公共區(qū)域（前臺(tái)、會(huì)議室、走廊、茶水間等）及各部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、綠植養(yǎng)護(hù)等工作，旨在營(yíng)造整潔、有序、舒適的辦公環(huán)境，提升員工工作效率。（二）操作流程問題反饋員工發(fā)覺辦公環(huán)境問題（如設(shè)施損壞、衛(wèi)生臟亂、綠植枯萎）時(shí)，可通過以下方式反饋：線上：通過公司內(nèi)部通訊工具提交《辦公環(huán)境維護(hù)申請(qǐng)單》，附問題照片；線下：至行政部填寫紙質(zhì)申請(qǐng)單，或直接聯(lián)系行政專員。反饋內(nèi)容需明確具體位置、問題描述（如“3號(hào)會(huì)議室投影儀無法開機(jī)”“茶水間下水道堵塞”）。處理跟進(jìn)行政專員*收到反饋后，1個(gè)工作日內(nèi)分類處理：設(shè)施設(shè)備問題（如空調(diào)、打印機(jī)故障）：聯(lián)系維修人員，明確到場(chǎng)時(shí)間（緊急問題2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，非緊急問題24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)），跟蹤維修進(jìn)度；衛(wèi)生問題：安排保潔人員及時(shí)清理（公共區(qū)域每日清潔1次，辦公區(qū)域每周清潔2次）；綠植問題：聯(lián)系養(yǎng)護(hù)人員更換枯萎綠植，每周澆水、施肥1次。驗(yàn)收反饋問題處理完成后，行政專員*通知反饋人現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，確認(rèn)問題解決后，在《辦公環(huán)境維護(hù)申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，并更新《辦公環(huán)境維護(hù)記錄表》（含問題描述、處理人、完成時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果）。定期檢查行政部*每月組織一次辦公環(huán)境全面檢查，各部門負(fù)責(zé)人配合自查，重點(diǎn)檢查：衛(wèi)生情況（桌面整潔、垃圾及時(shí)清理、地面無污漬）；設(shè)施狀態(tài)（門窗完好、燈具正常、線路無裸露）；秩序維護(hù)（物品擺放整齊、通道暢通、無私人物品堆積）。檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核，對(duì)不合格部門下達(dá)《整改通知書》，限期3個(gè)工作日內(nèi)整改并反饋。（三）模板示例1.辦公環(huán)境維護(hù)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期年月日問題位置□公共區(qū)域□辦公區(qū)域具體區(qū)域：會(huì)議室3/銷售部辦公室問題描述（附照片）問題類型□設(shè)施設(shè)備□衛(wèi)生□綠植□其他：期望完成時(shí)間處理人完成時(shí)間驗(yàn)收人申請(qǐng)人簽字行政部審核2.辦公環(huán)境維護(hù)記錄表序號(hào)問題位置問題描述處理人完成時(shí)間驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格驗(yàn)收人備注12（四）特別提醒員工需保持個(gè)人工位整潔，下班前整理桌面物品、關(guān)閉電腦及電源，避免堆放與工作無關(guān)的私人物品（如食品、衣物）。公共區(qū)域物品（如沙發(fā)、飲水機(jī)）需按指定位置擺放，不得隨意移動(dòng)；茶水間使用后需清理臺(tái)面、歸位餐具。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域吸煙、大聲喧嘩、飲食刺激性氣味食物（如榴蓮、螺螄粉），營(yíng)造安靜文明的辦公氛圍。行政部*定期更新《辦公環(huán)境維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》，張貼于公共區(qū)域，方便員工查閱。六、文件歸檔管理規(guī)范（一）適用情形適用于公司各類具有保存價(jià)值的文件資料，包括但不限于行政類文件（制度、通知、會(huì)議紀(jì)要）、合同類文件、人事類文件（員工檔案、考勤記錄）、財(cái)務(wù)類憑證（非涉密）等的分類、整理、歸檔與借閱管理，保證文件完整、安全、可追溯。（二）操作流程文件分類與編號(hào)行政部*制定《公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)》，將文件分為一級(jí)類目（如行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)）和二級(jí)類目（如行政類下分制度、會(huì)議、接待），每類文件賦予唯一編號(hào)（如“XZ-01-2024”表示行政類-制度-2024年）。文件形成部門*在文件生效后1個(gè)工作日內(nèi)，完成初步分類并填寫《文件歸檔清單》（含文件名稱、編號(hào)、形成日期、密級(jí)、頁數(shù)、歸檔部門）。整理與裝訂紙質(zhì)文件需去除夾子、回形針等金屬物，按編號(hào)順序排列，左側(cè)裝訂（厚度超1cm的需加裝封面）；重要文件需復(fù)印1份，原件與復(fù)印件分開存放。電子文件需按分類建立文件夾，文件名格式為“編號(hào)-文件名稱-形成日期”，存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器，定期備份（每周1次），防止數(shù)據(jù)丟失。歸檔與登記紙質(zhì)文件每月末由行政專員*統(tǒng)一收集，核對(duì)《文件歸檔清單》與實(shí)物一致后，存入文件柜（文件柜標(biāo)注類目及年份），并在《文件總臺(tái)賬》中登記。電子文件由行政專員*每月匯總，刻錄成光盤或至服務(wù)器指定目錄，刻錄光盤需標(biāo)注編號(hào)、類目及日期，一式兩份（一份存檔，一份備份）。借閱與歸還員工因工作需要借閱文件時(shí)，填寫《文件借閱申請(qǐng)單》，注明