采購流程標準化操作手冊及合同模板一、適用范圍與業(yè)務場景本手冊適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、事業(yè)單位等）在日常運營及項目中開展的采購活動，涵蓋物料采購、服務外包、工程采購等場景。具體包括但不限于：生產所需原材料及輔料采購、辦公設備與耗材采購、技術服務（如IT運維、咨詢）采購、小型修繕工程采購等。當企業(yè)需規(guī)范采購行為、降低合規(guī)風險、提升采購效率時，可參照本手冊執(zhí)行。二、標準化操作流程詳解（一）需求確認與提報操作主體：需求部門、采購部門、財務部門操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據業(yè)務需求，填寫《采購申請單》（見模板一），明確物料/服務名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價、預算金額、用途、期望交付日期等信息，并附技術規(guī)格書（如有）。需求審核：需求部門負責人*對采購需求的合理性（必要性、預算匹配度）進行審核，簽字確認后提交至采購部門。預算復核：采購部門將《采購申請單》抄送財務部門，財務專員*核查采購預算是否充足，若超預算需需求部門補充說明或調整需求。需求備案：采購部門審核需求描述清晰度、規(guī)格完整性，確認無誤后錄入采購管理系統(tǒng)，分配唯一采購編號，啟動后續(xù)流程。輸出成果：審批通過的《采購申請單》（含編號）、技術規(guī)格書（如有）。（二）供應商尋源與評估操作主體：采購部門、需求部門、法務部門（必要時）操作步驟：供應商信息收集：采購部門通過企業(yè)合格供應商名錄、公開招標平臺、行業(yè)協(xié)會推薦、市場調研等渠道，收集潛在供應商信息，初步篩選符合基本資質（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證）的供應商名單。供應商資質審核：向潛在供應商索取《供應商資質文件》（見模板二），包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一）、相關資質證書（如ISO認證、行業(yè)準入許可）、業(yè)績證明（近3年同類項目合同）。法務部門*審核資質文件的合法性與有效性。供應商現場考察（可選）：對金額較大（如超過10萬元）或關鍵物料/服務，采購部門聯合需求部門、質量部門對供應商進行現場考察，評估其生產能力、技術水平、質量管控體系、供貨穩(wěn)定性等，形成《供應商考察記錄》。供應商綜合評估：采購部門組織需求部門、財務部門、法務部門對通過審核的供應商進行綜合評分，評分維度包括：價格（30%）、資質與業(yè)績（25%）、質量保障能力（20%）、交付及時性（15%）、售后服務（10%），形成《供應商評估表》（見模板三），確定候選供應商排序。輸出成果：《供應商資質文件》《供應商考察記錄》（如有）、《供應商評估表》。（三）采購方式確定與執(zhí)行操作主體：采購部門、需求部門、監(jiān)察部門（必要時）操作步驟：根據采購金額、物料/服務特性，選擇合適的采購方式：公開招標：適用于金額較大（如達到企業(yè)招標限額標準）、通用性強的采購項目，需在指定媒體發(fā)布招標公告，組織開標、評標，確定中標供應商。詢價采購：適用于金額較?。ㄈ?萬-10萬元）、規(guī)格標準明確的采購項目，向至少3家合格供應商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內提供報價，比價后確定供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購（如專利產品）、發(fā)生了不可預見的緊急情況等特殊情形，需經企業(yè)采購決策機構審批。競爭性談判：適用于技術復雜、需求不明確或需要優(yōu)化方案的采購項目，與多家供應商分別談判，綜合比較后確定供應商。具體執(zhí)行時，采購部門編制采購文件（招標文件/詢價單/談判邀請函），明確采購需求、供應商資格要求、評審標準、響應時間等，經需求部門確認、法務部門審核后發(fā)出。供應商響應后，組織評審小組（含采購、需求、技術、財務人員）評審，確定成交供應商，發(fā)出《成交通知書》。輸出成果：采購文件、供應商響應文件、《成交通知書》。（四）合同擬定與審批操作主體：采購部門、法務部門、財務部門、需求部門、企業(yè)負責人操作步驟：合同擬定：采購部門根據《成交通知書》及采購需求，參照《采購合同模板》（見模板四）擬定合同文本，明確雙方基本信息、采購標的、數量與質量標準、價款與支付方式、交付與驗收條款、違約責任、爭議解決方式等核心條款。部門審核：需求部門：審核技術條款（規(guī)格、參數、驗收標準）是否與需求一致；財務部門：審核價款計算、支付方式、稅費條款是否合規(guī)；法務部門：審核合同法律條款的合法性、嚴謹性，規(guī)避法律風險。審批簽署：采購部門匯總審核意見修改合同后，按企業(yè)權限逐級報批（如采購經理、分管領導、企業(yè)負責人*），審批通過后，由授權代表與供應商正式簽署合同，雙方各執(zhí)正本一份，復印件抄送需求、財務、采購部門存檔。輸出成果：經審批的《采購合同》（正本）、合同簽署審批表。（五）訂單下達與履約跟蹤操作主體：采購部門、需求部門操作步驟：訂單下達：采購部門根據合同約定，在采購管理系統(tǒng)中《采購訂單》，明確訂單編號、供應商信息、物料/服務明細、交付時間、交付地點等，加蓋采購專用章后發(fā)送給供應商，作為履約依據。履約跟蹤：采購專員*定期與供應商溝通，跟蹤生產/備貨進度，確認是否按計劃執(zhí)行；對可能延期或存在質量風險的，及時向供應商發(fā)出《履約提醒函》，要求其說明原因并采取補救措施，同時將情況反饋至需求部門。變更管理：若因需求變更、不可抗力等因素需調整合同，由需求部門提交《合同變更申請單》，經采購、法務、財務審核后，與供應商簽訂《補充協(xié)議》，明確變更內容、價款調整（如有）、交付時間調整等。輸出成果：《采購訂單》、《履約提醒函》（如有）、《補充協(xié)議》（如有）。（六）驗收與付款操作主體：需求部門、采購部門、質量部門（如有）、財務部門操作步驟：到貨/服務驗收：物料采購：供應商按《采購訂單》交付后，需求部門聯合質量部門（如需）對照合同約定進行數量清點、外觀檢查、功能測試，必要時送第三方檢測機構檢測，填寫《物料驗收單》（見模板五），注明驗收結果（合格/不合格）。服務采購：服務完成后，需求部門根據服務標準（如SLA）評估服務質量，填寫《服務驗收單》（見模板六），確認服務成果是否滿足需求。異議處理：驗收不合格的，需求部門在《驗收單》中注明不合格項，采購部門及時與供應商溝通，要求其在約定時間內免費更換、維修或退貨，由此產生的費用由供應商承擔。付款申請：驗收合格后，采購部門匯總《采購合同》《驗收單》《供應商發(fā)票》（或合規(guī)付款憑證）、付款申請單，提交財務部門。財務部門審核合同條款、驗收結果、發(fā)票信息無誤后，按約定支付方式（如銀行轉賬）辦理付款，留存付款憑證。輸出成果：《物料驗收單》/《服務驗收單》、《付款申請單》、付款憑證。三、配套表單與合同模板模板一：采購申請單采購編號需求部門申請日期物料/服務名稱規(guī)格型號數量預估單價（元）預算金額（元）資金來源用途說明期望交付日期交付地點技術規(guī)格（可附頁）需求部門負責人簽字：日期：采購部門審核意見：審核人：日期：財務部門預算復核意見：復核人：日期：模板二：供應商資質文件清單序號文件名稱份數是否提供備注1營業(yè)執(zhí)照副本復印件（加蓋公章）1□是□否需在有效期內2相關行業(yè)資質證書（如生產許可證、ISO證書）1□是□否與采購項目相關3近3年同類項目業(yè)績合同復印件1□是□否霐加蓋公章4法定代表人證件號碼明及授權委托書（如需）1□是□否授權代表需簽字5其他（如質量體系認證、環(huán)境認證等）□是□否模板三：供應商評估表供應商名稱評估日期評估小組評估維度評分標準得分（100分制）價格（30%）最低報價得30分，每高于最低報價1%扣1分，扣完為止資質與業(yè)績（25%）資質齊全得15分，業(yè)績每項得2.5分（最多10分）質量保障（20%）質量體系認證得10分，檢測報告得5分，售后承諾5分交付及時性（15%）歷史交付準時率≥95%得15分，90%-95%得10分，＜90%得0分服務能力（10%）響應速度得5分，問題解決率得5分總分評估意見：□推薦□不推薦□備選評估小組簽字：模板四：采購合同模板合同編號：[年份]采字第XXX號甲方（采購方）：[企業(yè)名稱]法定代表人：*地址：*聯系人：*乙方（供應商）：[供應商名稱]法定代表人：*地址：*聯系人：*鑒于：甲方因業(yè)務需要向乙方采購物料/服務，雙方根據《_________民法典》及相關法律法規(guī)，本著平等、自愿、公平原則，達成如下協(xié)議：第一條采購標的物料/服務名稱規(guī)格型號單位數量單價（元）總價（元）備注合計金額（大寫）：第二條質量標準：乙方提供的物料/服務需符合[國家/行業(yè)標準]及甲方技術規(guī)格書要求（詳見附件一），提供質量保證書及檢測報告（如需）。第三條交付交付時間：乙方于XXXX年XX月XX日前交付（或分批交付，具體批次見附件二）；交付地點：甲方指定地點[XX省XX市XX區(qū)XX路XX號]；運輸方式及費用：[由乙方/甲方]承擔，運輸途中風險由[乙方/甲方]負責。第四條驗收驗收標準：以本合同第二條及附件約定為準；驗收方式：甲方應在收到物料/服務后[5]個工作日內完成驗收，逾期未驗收視為合格；驗收不合格處理：乙方應在甲方提出異議后[3]個工作日內免費更換/維修，逾期未處理的，甲方有權解除合同并要求乙方賠償損失。第五條付款方式預付款：合同簽訂后[3]個工作日內，甲方向乙方支付合同總價的[30]%，即[金額]元；到貨款：物料交付驗收合格后[7]個工作日內，甲方向乙方支付合同總價的[60]%，即[金額]元；質保金：剩余[10]%即[金額]元作為質保金，質保期[12]個月屆滿無質量問題后[7]個工作日內無息支付。付款賬戶信息：開戶名：[甲方賬戶名]開戶行：[甲方開戶行]賬號：[甲方賬號]第六條違約責任乙方逾期交付的，每逾期1日按合同總價的[0.05]%向甲方支付違約金，逾期超過[15]日的，甲方有權解除合同；乙方提供的物料/服務不符合質量標準的，甲方有權拒收，乙方應在[3]日內更換合格標的，并承擔由此產生的費用；甲方逾期付款的，每逾期1日按應付款項的[0.05]%向乙方支付違約金。第七條爭議解決：因本合同引起的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交[甲方所在地]人民法院訴訟解決。第八條其他：本合同一式[肆]份，甲乙雙方各執(zhí)[貳]份，具有同等法律效力，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：法定代表人/授權代表（簽字）：*日期：XXXX年XX月XX日乙方（蓋章）：法定代表人/授權代表（簽字）：*日期：XXXX年XX月XX日模板五：物料驗收單采購合同編號采購訂單編號驗收日期供應商名稱物料名稱規(guī)格型號數量驗收數量驗收地點驗收項目標準要求驗收結果外觀檢查□合格□不合格（不合格說明：）數量核對□合格□不合格（不合格說明：）功能測試□合格□不合格（不合格說明：）第三方檢測（如有）□合格□不合格（報告編號：）綜合驗收結論：□合格□不合格需求部門驗收人：*質量部門（如有）：*日期：采購部門確認：*日期：模板六：服務驗收單采購合同編號服務內容驗收日期供應商名稱服務期限驗收地點驗收項目服務標準達標情況響應及時性[響應時間≤2小時]□達標□未達標（說明：）服務完成質量[符合SLA要求]□達標□未達標（說明：）成果完整性[交付成果完整]□達標□未達標（說明：）需求部門滿意度評價（1-5分）綜合驗收結論：□合格□不合格需求部門驗收人：*日期：采購部門確認：*日期：四、關鍵風險控制點（一）需求環(huán)節(jié)需求描述需清晰、準確，避免使用“大概”“優(yōu)質”等模糊表述，規(guī)格參數應量化或引用國家標準；大額采購（如超過50萬元）需附成本分析報告，保證預算合理性；禁止超預算或無預算采購，特殊情況需經企業(yè)最高決策層審批。（二）供應商選擇環(huán)節(jié)供應商資質審核需嚴格核原件，留存復印件并加蓋公章，避免“資質掛靠”風險；單一來源采購需提供充分依據（如唯一供應商證明），并履行內部審批程序；評審過程需客觀公正，記錄評分明細，避免“人情采購”。（三）合同條款環(huán)節(jié)價款需明確是否含稅、運費、安裝費等，避免后期爭議；交付時間、驗收標準、違約責任等核心條款不得遺漏，表述需無歧義；涉及知識產權、保密條款的，需明確范圍及責任主體。