3水利工程建設質量監(jiān)督檔案歸檔與管理規(guī)程1范圍本文件適用于遼寧省行政區(qū)域內水利工程建設項目質量監(jiān)督工作的檔案管理，質量監(jiān)督機構履行監(jiān)督職能同時進行檔案資料的收集、整理和歸檔。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。SL/T223水利水電建設工程驗收規(guī)程SL/T824水利工程建設項目文件收集與歸檔規(guī)范GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T11822科學技術檔案卷構成的一般要求DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范GB/T11821照片檔案管理規(guī)范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1水利工程質量監(jiān)督hydraulicengineeringqualitycontrol水行政主管部門或其委托的工程質量監(jiān)督機構，對參與水利工程建設的責任主體及有關機構的質量管理行為和工程質量情況進行監(jiān)督和檢查的行為。3.2質量監(jiān)督檔案qualitysupervisionarchives水行政主管部門或其委托的水利工程建設質量監(jiān)督機構對水利工程建設項目實施質量監(jiān)督過程中形成的具有查考、利用和保存價值并經過整理歸檔的文字、圖表、音像、實物等形式的水利工程建設項目監(jiān)督文件。3.3歸檔范圍archivingscope明確規(guī)定哪些文件材料應納入質量監(jiān)督檔案，包括與質量監(jiān)督工作相關的各類文件、記錄、報告等的界限和范圍。根據(jù)檔案的價值和重要性確定保存期限，分為永久、30年、10年。4DB21/TXXXX—X賦予質量監(jiān)督檔案的一組具有唯一性的代碼，用于標識和區(qū)分不同的檔案，方便檔案的管理和查找。3.6著錄description按照一定的規(guī)則和標準，對質量監(jiān)督檔案的內容和形式特征進行詳細的分析、選擇和記錄的過程，包括檔案的基本信息、主題內容、形成時間等。在質量監(jiān)督過程中，對項目進行驗收時，需要核實和確認的資料。4.1質量監(jiān)督單位對質量監(jiān)督檔案工作負總責，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。4.2質量監(jiān)督檔案工作應納入質量監(jiān)督工作計劃，與質量監(jiān)督工作實行同步管理，做到同部署、同實施、同檢查、同考核。4.3涉及國家秘密的項目質量監(jiān)督檔案管理和利用，應執(zhí)行有關保守秘密的規(guī)定。4.4水行政主管部門或其委托的工程質量監(jiān)督機構應履行下列工作職責。4.4.1貫徹執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)和標準、規(guī)范。4.4.2制定質量監(jiān)督檔案分類方案，明確監(jiān)督文件歸檔范圍和檔案保管期限表等。4.4.3指導質量監(jiān)督文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作。4.4.4負責質量監(jiān)督檔案的收集、整理、鑒定、編目、統(tǒng)計等工作。4.4.5負責質量監(jiān)督檔案的保管和移交工作，并依法提供利用。5.1歸檔范圍質量監(jiān)督文件材料歸檔范圍，詳見附錄A。質量監(jiān)督檔案的保管期限分為永久、30年和10年，詳見附錄B。5.3.1質量監(jiān)督人員應按規(guī)定及時收集、整理應歸檔文件材料，并及時移交給本單位檔案管理人員。5.3.2歸檔文件材料應為原件，且字跡清晰，圖面整潔，簽章手續(xù)完備，制成材料符合檔案保護要求。使用復制件歸檔的，應標明原件所在位置。5.3.3質量監(jiān)督歸檔文件應納入單位檔案全宗，按專業(yè)檔案進行分類管理，以項目為單位進行整理，案卷質量宜符合GB/T11822《科學技術檔案案卷質量構成的一般要求》。5.3.4質量監(jiān)督過程中重要節(jié)點、重大事件或成果應形成音像文件。照片文件應符合GB/T11821《照5片檔案管理規(guī)范》和DA/T50《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》的相關規(guī)定；音頻視頻文件應符合DA/T78《錄單錄像檔案管理規(guī)范》的相關規(guī)定。5.3.5項目建設期間，質量監(jiān)督文件材料應按年度進行收集，項目竣工驗收后按項目整理并統(tǒng)一歸檔。5.4信息化管理要求5.4.1軟硬件設備檔案信息化工作應與本單位信息化工作同步開展。應配置滿足檔案管理的相關設備設施。目錄數(shù)據(jù)庫建設應按DA/T18《檔案著錄規(guī)則》和遼檔發(fā)[2006]3號《遼寧省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式》開展目錄數(shù)據(jù)庫建設，數(shù)據(jù)著錄齊全完整，檔號編制規(guī)范。5.4.2全文數(shù)據(jù)庫建設應按DA/T31《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》開展全文數(shù)據(jù)庫建設。5.4.3電子文件歸檔管理應按GB/T18894《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關標準規(guī)范開展電子文件歸檔與電子檔案管理，實現(xiàn)0A系統(tǒng)中電子文件的歸檔。電子文件與紙質文件的對應關系應清楚。5.4.4檔案信息安全應采取網絡數(shù)據(jù)庫安全防范措施，明確專人負責對軟硬件設備的管理和維護，配備殺毒軟件等安全管理工具。6DB21/TXXXX—XXXX(資料性)A.2.1質量監(jiān)督項目站成立文件。A.2.2質量監(jiān)督項目站規(guī)章制度文件。A.3.2項目年度監(jiān)督計劃(如建設高峰期跨年度)。A.4.1項目法人報送的項目劃分請示文件。A.4.4分部工程開工前單元工程項目劃分文件。A.5.2特殊類型單元工程質量驗收標準文件，A.5.3.1項目法人報送的圍堰、導流隧洞、導流明渠7DB21/TXXXX—XXXXA.5.3.2質量監(jiān)督機構(或項目站)的確認文件。A.7.1質量管理體系年度檢查(復查)通知文件。A.9.4項目監(jiān)督檢測臺賬、檢測報告。A.10.1重要隱蔽(關鍵部位)單元工程質量核備資料。DB21/TXXXX—XXXX8A.13.1質量監(jiān)督機構(或項目站)轉發(fā)的文件。9(資料性)表B.1水利工程質量監(jiān)督檔案保管期限表序號歸檔文件類別保管期限1項目質量監(jiān)督申請、監(jiān)督書永久2項目站成立文件永久3項目質量監(jiān)督計劃文件30年4項目劃分文件30年5項目質量驗收標準文件6參建單位資質復核資料30年7參建單位質量管理體系建立情況檢查資料30年8參建單位