2026年金屬制品公司辦公設(shè)備全生命周期管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公設(shè)備全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)備采購合理、使用高效、維護(hù)及時(shí)、報(bào)廢合規(guī)，降低管理成本，保障公司日常辦公有序開展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購法》（如涉及）、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司行政管理制度，結(jié)合公司金屬制品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中辦公設(shè)備使用實(shí)際（如行政辦公、生產(chǎn)輔助辦公需求），制定本制度。第二條本制度所稱“辦公設(shè)備”，是指公司用于日常辦公及生產(chǎn)輔助辦公的各類設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備（臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀）、通訊設(shè)備（固定電話、投影儀、視頻會(huì)議設(shè)備）、辦公家具（辦公桌、辦公椅、文件柜、會(huì)議桌）、其他輔助設(shè)備（碎紙機(jī)、保險(xiǎn)柜、空調(diào)、飲水機(jī)）等，適用于公司所有部門及使用辦公設(shè)備的員工，涵蓋設(shè)備采購、驗(yàn)收、登記、使用、維護(hù)、盤點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢等全流程管理。第三條辦公設(shè)備全生命周期管理遵循四大原則：實(shí)用性原則，根據(jù)部門辦公需求合理配置設(shè)備，避免過度采購或配置與需求不符的設(shè)備；經(jīng)濟(jì)性原則，在滿足使用需求的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的設(shè)備，降低采購與維護(hù)成本；合規(guī)性原則，采購、報(bào)廢等環(huán)節(jié)嚴(yán)格遵守公司制度及相關(guān)法律法規(guī)，確保流程合法合規(guī)；責(zé)任到人原則，明確每臺(tái)設(shè)備的使用責(zé)任人，落實(shí)使用、維護(hù)責(zé)任，避免設(shè)備閑置、損壞或流失。第四條行政部為辦公設(shè)備全生命周期管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)、組織采購、建立設(shè)備臺(tái)賬、監(jiān)督使用維護(hù)、統(tǒng)籌調(diào)撥與報(bào)廢；各部門負(fù)責(zé)提出本部門設(shè)備需求、配合設(shè)備驗(yàn)收、落實(shí)使用責(zé)任人、日常維護(hù)設(shè)備；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)備采購資金審核、付款及固定資產(chǎn)核算（如符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備）；使用員工需按制度要求正確使用設(shè)備，及時(shí)反饋設(shè)備故障，配合維護(hù)與盤點(diǎn)工作。第二章辦公設(shè)備采購與驗(yàn)收第五條辦公設(shè)備采購需依據(jù)“按需申請(qǐng)、預(yù)算管控”的原則開展，避免盲目采購：各部門因新增人員、設(shè)備老化無法維修或業(yè)務(wù)拓展需要新增辦公設(shè)備時(shí)，需填寫《辦公設(shè)備采購申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)部門、設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)預(yù)算、需求時(shí)間，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部；行政部收到申請(qǐng)后，3個(gè)工作日內(nèi)審核申請(qǐng)合理性，對(duì)照公司《辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)》（如“部門經(jīng)理配置筆記本電腦，普通員工配置臺(tái)式電腦；每10人配置1臺(tái)打印機(jī)”）核查是否符合配置要求，同時(shí)結(jié)合現(xiàn)有設(shè)備庫存情況（如是否有閑置設(shè)備可調(diào)配），對(duì)符合要求的申請(qǐng)，匯總后報(bào)財(cái)務(wù)部審核預(yù)算，預(yù)算通過后納入采購計(jì)劃；對(duì)不符合配置標(biāo)準(zhǔn)或可通過調(diào)撥解決的申請(qǐng)，行政部需向申請(qǐng)部門說明理由，協(xié)調(diào)解決，不得直接提交采購。第六條辦公設(shè)備采購流程需規(guī)范透明，確保采購設(shè)備質(zhì)量合格、價(jià)格合理：行政部根據(jù)審核通過的采購計(jì)劃，選擇采購方式，小額采購（如單批金額低于XX元）可通過三家及以上供應(yīng)商詢價(jià)，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商；大額采購（如單批金額高于XX元）需通過公開招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式采購，確保采購過程公平公正；采購前需與供應(yīng)商簽訂《辦公設(shè)備采購合同》，明確設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收要求、付款方式、售后服務(wù)（如保修期限、維修響應(yīng)時(shí)間）等條款，合同需經(jīng)法務(wù)部審核（如涉及大額采購）后簽訂；供應(yīng)商按合同約定交貨，交貨地點(diǎn)為公司指定地點(diǎn)（如行政部倉庫），行政部需通知申請(qǐng)部門共同參與驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備外觀是否完好、型號(hào)規(guī)格是否與合同一致、配件是否齊全（如電腦充電器、打印機(jī)墨盒）、設(shè)備開機(jī)測(cè)試是否正常（如電腦運(yùn)行、打印機(jī)打印效果），同時(shí)核對(duì)供應(yīng)商提供的發(fā)票、產(chǎn)品合格證、保修卡等資料是否齊全。第七條驗(yàn)收合格后，行政部需在3個(gè)工作日內(nèi)完成以下工作：填寫《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》，由行政部驗(yàn)收人、申請(qǐng)部門驗(yàn)收人共同簽字確認(rèn)，驗(yàn)收單注明設(shè)備名稱、型號(hào)、采購日期、驗(yàn)收日期、供應(yīng)商信息；將驗(yàn)收合格的設(shè)備分配至申請(qǐng)部門及使用責(zé)任人，同時(shí)建立《辦公設(shè)備管理臺(tái)賬》，記錄設(shè)備唯一編號(hào)（按“部門+設(shè)備類型+序號(hào)”編制，如“行政-電腦-001”）、設(shè)備名稱、型號(hào)、采購日期、采購金額、供應(yīng)商、保修期限、使用部門、使用責(zé)任人、驗(yàn)收情況，確保每臺(tái)設(shè)備信息可追溯；將采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理歸檔，提交財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)，財(cái)務(wù)部需在審核資料齊全后，按合同約定的付款方式（如“驗(yàn)收合格后15日內(nèi)支付全款”）付款，不得逾期。第三章辦公設(shè)備使用與維護(hù)第八條辦公設(shè)備使用需落實(shí)責(zé)任到人，規(guī)范使用行為，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命：設(shè)備分配至使用責(zé)任人后，使用責(zé)任人需正確使用設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范（如“電腦不得安裝與工作無關(guān)的軟件，不得私自拆卸設(shè)備；打印機(jī)不得使用非原裝耗材”），不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用；如使用責(zé)任人因崗位調(diào)整、離職等原因不再使用設(shè)備，需提前3個(gè)工作日向行政部申請(qǐng)辦理設(shè)備交接手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備交接單》，注明設(shè)備狀態(tài)（如是否正常運(yùn)行、有無損壞），由交接雙方及行政部見證人簽字確認(rèn)，行政部更新《辦公設(shè)備管理臺(tái)賬》中的使用責(zé)任人信息，未辦理交接手續(xù)不得離崗。第九條建立辦公設(shè)備日常維護(hù)機(jī)制，及時(shí)處理設(shè)備故障，保障設(shè)備正常運(yùn)行：行政部制定《辦公設(shè)備日常維護(hù)指南》，明確各類設(shè)備的日常維護(hù)要求（如“電腦每周清理一次系統(tǒng)垃圾，每月查殺一次病毒；打印機(jī)每月清理一次進(jìn)紙口灰塵，及時(shí)更換耗盡的墨盒”），通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，指導(dǎo)使用責(zé)任人開展日常維護(hù)；使用責(zé)任人在設(shè)備使用過程中發(fā)現(xiàn)故障（如電腦無法開機(jī)、打印機(jī)卡紙），需及時(shí)填寫《辦公設(shè)備故障報(bào)修單》，注明設(shè)備編號(hào)、故障現(xiàn)象、報(bào)修人、報(bào)修時(shí)間，提交行政部；行政部收到報(bào)修單后，1個(gè)工作日內(nèi)安排維修，對(duì)簡(jiǎn)單故障（如打印機(jī)卡紙、電腦軟件問題），由行政部技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)維修；對(duì)復(fù)雜故障（如電腦硬件損壞、打印機(jī)主板故障），如設(shè)備仍在保修期內(nèi)，聯(lián)系供應(yīng)商按售后服務(wù)約定維修，跟蹤維修進(jìn)度；如設(shè)備已過保修期，選擇有資質(zhì)的第三方維修機(jī)構(gòu)維修，維修前需確認(rèn)維修方案及費(fèi)用，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施；維修完成后，行政部技術(shù)人員需測(cè)試設(shè)備是否恢復(fù)正常，填寫《辦公設(shè)備維修記錄》，記錄維修時(shí)間、故障原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修機(jī)構(gòu)，更新至設(shè)備臺(tái)賬，同時(shí)將維修結(jié)果反饋給使用責(zé)任人。第十條加強(qiáng)辦公設(shè)備安全管理，防范信息泄露與設(shè)備損壞風(fēng)險(xiǎn)：涉及存儲(chǔ)公司數(shù)據(jù)的設(shè)備（如電腦、移動(dòng)硬盤），使用責(zé)任人需設(shè)置開機(jī)密碼，定期備份重要數(shù)據(jù)，不得將設(shè)備接入不安全的網(wǎng)絡(luò)或外接不明存儲(chǔ)設(shè)備，防止病毒感染或數(shù)據(jù)泄露；設(shè)備使用過程中如發(fā)生意外損壞（如電腦摔落、進(jìn)水），使用責(zé)任人需立即向行政部報(bào)告，說明損壞原因，行政部核實(shí)情況后，區(qū)分責(zé)任：因正常使用損耗導(dǎo)致的損壞，按維護(hù)流程處理；因使用責(zé)任人操作不當(dāng)、保管不善導(dǎo)致的損壞，需由使用責(zé)任人承擔(dān)部分或全部維修費(fèi)用（如承擔(dān)維修費(fèi)用的50%），具體比例根據(jù)損壞程度及責(zé)任大小確定；如設(shè)備丟失，使用責(zé)任人需立即報(bào)案，同時(shí)向行政部提交《設(shè)備丟失情況說明》，行政部協(xié)助調(diào)查，若確認(rèn)無法找回，按公司資產(chǎn)管理制度處理，使用責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。第四章辦公設(shè)備盤點(diǎn)與調(diào)撥第十一條建立辦公設(shè)備定期盤點(diǎn)機(jī)制，確保設(shè)備賬實(shí)相符，防止設(shè)備流失：行政部每半年組織一次全面盤點(diǎn)，每年6月、12月開展，盤點(diǎn)范圍包括公司所有部門的辦公設(shè)備；盤點(diǎn)前，行政部需整理《辦公設(shè)備管理臺(tái)賬》，明確各部門需盤點(diǎn)的設(shè)備清單，提前3個(gè)工作日通知各部門做好盤點(diǎn)準(zhǔn)備；盤點(diǎn)時(shí)，行政部盤點(diǎn)人員與各部門盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人共同核對(duì)設(shè)備，逐一核對(duì)設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、使用責(zé)任人、設(shè)備狀態(tài)（正常運(yùn)行、故障待修、閑置），與臺(tái)賬信息比對(duì)，記錄差異情況（如賬有實(shí)無、實(shí)有賬無、設(shè)備損壞未記錄）；盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部在5個(gè)工作日內(nèi)整理《辦公設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》，注明盤點(diǎn)結(jié)果、差異情況及原因分析（如“賬有實(shí)無為設(shè)備已報(bào)廢未更新臺(tái)賬，實(shí)有賬無為新增設(shè)備未登記”），提出整改措施（如“補(bǔ)充登記新增設(shè)備，更新報(bào)廢設(shè)備臺(tái)賬”），報(bào)公司管理層備案；對(duì)盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的閑置設(shè)備（如員工離職后未分配的電腦、不再使用的打印機(jī)），納入閑置設(shè)備庫管理，統(tǒng)一調(diào)配。第十二條辦公設(shè)備調(diào)撥用于優(yōu)化設(shè)備資源配置，提高設(shè)備利用率，避免重復(fù)采購：各部門因人員減少或業(yè)務(wù)調(diào)整出現(xiàn)閑置設(shè)備，或因臨時(shí)需求需要借用其他部門設(shè)備時(shí)，可申請(qǐng)?jiān)O(shè)備調(diào)撥；調(diào)撥流程：需求部門填寫《辦公設(shè)備調(diào)撥申請(qǐng)表》，注明需求部門、所需設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、調(diào)撥原因、使用期限（如為臨時(shí)借用，需注明歸還時(shí)間），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部；行政部核查閑置設(shè)備庫是否有符合需求的設(shè)備，或協(xié)調(diào)有閑置設(shè)備的部門（如“財(cái)務(wù)部有閑置打印機(jī)可調(diào)撥至生產(chǎn)部”），與調(diào)出部門溝通確認(rèn)，調(diào)出部門同意后，在申請(qǐng)表上簽字；行政部組織需求部門與調(diào)出部門辦理設(shè)備交接，填寫《辦公設(shè)備調(diào)撥單》，注明設(shè)備編號(hào)、調(diào)撥日期、調(diào)出部門、調(diào)入部門、設(shè)備狀態(tài)、交接人，雙方簽字確認(rèn)；行政部更新《辦公設(shè)備管理臺(tái)賬》，修改設(shè)備的使用部門、使用責(zé)任人信息，同時(shí)將調(diào)撥單歸檔，確保調(diào)撥過程可追溯；臨時(shí)借用的設(shè)備，使用期限一般不超過3個(gè)月，到期后需求部門需按時(shí)歸還，行政部負(fù)責(zé)跟蹤，若需延長(zhǎng)借用期限，需重新提交調(diào)撥申請(qǐng)。第十三條閑置設(shè)備管理需規(guī)范，充分發(fā)揮設(shè)備價(jià)值：行政部建立《閑置辦公設(shè)備臺(tái)賬》，記錄閑置設(shè)備的編號(hào)、名稱、型號(hào)、采購日期、閑置原因、設(shè)備狀態(tài)、閑置時(shí)間，定期檢查閑置設(shè)備，做好防塵、防潮處理，確保設(shè)備完好；對(duì)閑置時(shí)間超過3個(gè)月且無調(diào)撥需求的設(shè)備，行政部可評(píng)估是否具備二次利用價(jià)值（如維修后可使用、升級(jí)后滿足新需求），對(duì)具備價(jià)值的，制定維修或升級(jí)方案，報(bào)公司管理層審批后實(shí)施，維修升級(jí)后重新納入可用設(shè)備庫；對(duì)無二次利用價(jià)值的閑置設(shè)備，按報(bào)廢流程處理，不得長(zhǎng)期存放占用空間。第五章辦公設(shè)備報(bào)廢第十四條辦公設(shè)備報(bào)廢需符合報(bào)廢條件，嚴(yán)格按流程執(zhí)行，確保資產(chǎn)處置合規(guī)：符合以下條件之一的設(shè)備可申請(qǐng)報(bào)廢：設(shè)備使用年限達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（如電腦使用5年、打印機(jī)使用3年、辦公家具使用8年），性能嚴(yán)重下降，無法滿足辦公需求，且維修費(fèi)用過高（維修費(fèi)用超過設(shè)備當(dāng)前價(jià)值的50%）；設(shè)備因故障損壞嚴(yán)重，經(jīng)專業(yè)維修機(jī)構(gòu)確認(rèn)無法修復(fù)；設(shè)備技術(shù)落后，已被淘汰，無法適配公司現(xiàn)有辦公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)需求；因自然災(zāi)害、意外事故導(dǎo)致設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法使用；國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定需強(qiáng)制報(bào)廢的設(shè)備。第十五條辦公設(shè)備報(bào)廢流程包括申請(qǐng)、評(píng)估、審批、處置四個(gè)環(huán)節(jié)：使用部門發(fā)現(xiàn)設(shè)備符合報(bào)廢條件時(shí)，填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、采購日期、使用年限、報(bào)廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀（如“電腦使用5年，頻繁死機(jī)，維修費(fèi)用需XX元，超過設(shè)備價(jià)值”），附維修機(jī)構(gòu)出具的無法修復(fù)證明（如適用），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部；行政部收到申請(qǐng)后，3個(gè)工作日內(nèi)組織技術(shù)人員或委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢評(píng)估，核實(shí)報(bào)廢原因、設(shè)備損壞程度、是否具備維修價(jià)值，出具《設(shè)備報(bào)廢評(píng)估意見》，明確是否同意報(bào)廢；行政部將《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》《設(shè)備報(bào)廢評(píng)估意見》及設(shè)備臺(tái)賬信息匯總，按審批權(quán)限提交審批：?jiǎn)闻_(tái)設(shè)備報(bào)廢金額低于XX元的，由行政部負(fù)責(zé)人審批；單臺(tái)設(shè)備報(bào)廢金額高于XX元的，需提交公司管理層審批；審批通過后，行政部組織設(shè)備處置，處置方式包括：對(duì)含有涉密信息的設(shè)備（如電腦硬盤），需先進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀處理（如物理粉碎、專業(yè)數(shù)據(jù)擦除），防止信息泄露；選擇有資質(zhì)的廢品回收機(jī)構(gòu)或處置單位，簽訂《設(shè)備報(bào)廢處置協(xié)議》，明確處置方式、處置費(fèi)用、雙方責(zé)任，處置收入（如廢品變賣收入）需上交財(cái)務(wù)部，納入公司收入核算；處置完成后，行政部填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢處置記錄》，記錄處置時(shí)間、處置方式、處置單位、處置收入、數(shù)據(jù)銷毀情況，更新《辦公設(shè)備管理臺(tái)賬》，標(biāo)注設(shè)備“已報(bào)廢”，同時(shí)將報(bào)廢申請(qǐng)表、評(píng)估意見、處置協(xié)議、處置記錄等資料歸檔，提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行固定資產(chǎn)核銷（如為固定資產(chǎn)）。第十六條禁止違規(guī)處置報(bào)廢設(shè)備，確保處置過程合法合規(guī)：不得將未進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀的涉密設(shè)備直接處置，不得將報(bào)廢設(shè)備隨意丟棄或轉(zhuǎn)讓給無資質(zhì)的單位或個(gè)人，不得隱瞞報(bào)廢設(shè)備處置收入；行政部需對(duì)報(bào)廢處置過程進(jìn)行監(jiān)督，確保處置單位按協(xié)議要求處理設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)處置行為，需立即終止合作，追究相關(guān)責(zé)任；財(cái)務(wù)部需對(duì)報(bào)廢設(shè)備的資產(chǎn)核銷與處置收入核算進(jìn)行監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)處理合規(guī)。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第十七條行政部負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備全生命周期管理過程進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查制度執(zhí)行情況：檢查采購環(huán)節(jié)是否按申請(qǐng)流程執(zhí)行，是否存在無申請(qǐng)采購、超預(yù)算采購的情況；檢查使用維護(hù)環(huán)節(jié)是否落實(shí)責(zé)任到人，設(shè)備故障是否及時(shí)報(bào)修，維修記錄是否完整；檢查盤點(diǎn)與調(diào)撥環(huán)節(jié)是否按周期開展盤點(diǎn)，調(diào)撥流程是否規(guī)范，閑置設(shè)備是否合理利用；檢查報(bào)廢環(huán)節(jié)是否符合報(bào)廢條件，審批流程是否完整，處置是否合規(guī)；監(jiān)督周期為每季度1次，形成《辦公設(shè)備管理監(jiān)督報(bào)告》，報(bào)公司管理層備案，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，督促相關(guān)部門限期整改。第十八條建立責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)違反本制度的部門或個(gè)人，按情節(jié)輕重追究責(zé)任：部門未按規(guī)定申請(qǐng)采購，擅自采購辦公設(shè)備的，給予部門負(fù)責(zé)人批評(píng)教育，責(zé)令退回違規(guī)采購的設(shè)備，相關(guān)費(fèi)用由部門承擔(dān)；使用責(zé)任人未按制度使用、維護(hù)設(shè)備，導(dǎo)致設(shè)備損壞或丟失的，按本制