電子檔案管理服務(wù)合同協(xié)議鑒于委托方（以下簡稱“甲方”）因業(yè)務(wù)需要，希望聘請服務(wù)商（以下簡稱“乙方”）提供電子檔案管理服務(wù)，雙方根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，本著平等、自愿、公平和誠實信用的原則，經(jīng)友好協(xié)商，達成以下協(xié)議：第一條服務(wù)范圍與內(nèi)容1.1乙方同意根據(jù)甲方的要求，為其提供電子檔案管理服務(wù)，包括但不限于電子檔案的接收、整理、分類、編目、存儲、備份、安全保管、利用查詢、鑒定、銷毀以及系統(tǒng)維護等技術(shù)支持服務(wù)。1.2服務(wù)對象為甲方指定范圍內(nèi)的，由甲方業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件及元數(shù)據(jù)，具體范圍包括[請列明具體業(yè)務(wù)系統(tǒng)或文件類型，例如：客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）中的客戶信息記錄、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）中的訂單和發(fā)票數(shù)據(jù)、財務(wù)系統(tǒng)中生成的電子憑證等]。1.3服務(wù)流程：(1)檔案接收：甲方按照約定方式（例如：通過安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸接口或加密郵件）定期（例如：每日/每周）向乙方傳輸需管理的電子檔案及其元數(shù)據(jù)。甲方保證提供檔案的格式符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或乙方規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式（例如：PDF/A、TIFF、Word、Excel等），并確保傳輸過程的安全性。(2)檔案整理與分類：乙方接收檔案后，將按照甲方提供的分類方案（或乙方標(biāo)準(zhǔn)方案，需事先商定）和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行分類、排序、提取和著錄必要元數(shù)據(jù)，建立檔案目錄。(3)檔案存儲與保管：乙方將接收的電子檔案存儲在其具備相應(yīng)容量的、符合安全規(guī)范的存儲系統(tǒng)中。乙方將實施定期的數(shù)據(jù)備份策略（例如：每日增量備份、每周全量備份），并存儲在獨立的物理或邏輯位置。存儲期限根據(jù)檔案類型和甲方要求確定，具體見附件[如約定]或在本條款1.4中列明。(4)檔案安全與備份：乙方承諾采取包括但不限于訪問控制（用戶認(rèn)證、權(quán)限管理）、數(shù)據(jù)加密（傳輸加密、存儲加密）、防病毒防護、防火墻部署、入侵檢測等安全措施，保障電子檔案的機密性、完整性和可用性。乙方將制定并維護災(zāi)難恢復(fù)計劃，以應(yīng)對可能發(fā)生的系統(tǒng)故障或自然災(zāi)害。(5)檔案利用與查詢：乙方將提供檔案查詢接口或系統(tǒng)，允許甲方授權(quán)用戶根據(jù)預(yù)設(shè)條件（例如：按時間、按關(guān)鍵詞、按檔案編號等）檢索、調(diào)閱、下載或打印所需電子檔案。乙方應(yīng)保證查詢服務(wù)的響應(yīng)時間滿足甲方的要求（例如：普通查詢在X小時內(nèi)響應(yīng)，緊急查詢即時響應(yīng)）。(6)檔案鑒定與銷毀：對于存儲期滿的電子檔案，乙方將根據(jù)甲方的指示或國家相關(guān)法律法規(guī)進行鑒定，并按照甲方批準(zhǔn)的程序進行安全銷毀。銷毀方式包括但不限于物理銷毀存儲介質(zhì)或使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字銷毀技術(shù)。乙方應(yīng)向甲方提供銷毀過程的證明記錄。(7)元數(shù)據(jù)管理：乙方將按照約定的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行管理，確保元數(shù)據(jù)與原始檔案的準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)，并支持基于元數(shù)據(jù)的檢索。(8)系統(tǒng)支持：乙方負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常運行維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定可靠。根據(jù)約定，乙方提供用戶操作培訓(xùn)和技術(shù)支持服務(wù)。第二條服務(wù)期限與地點2.1本合同服務(wù)期限自[起始日期年月日]起，至[終止日期年月日]止，為期[年/月]。2.2服務(wù)地點：乙方提供服務(wù)的地點為[請?zhí)顚懢唧w地點，如：乙方數(shù)據(jù)中心]，涉及為甲方提供本地服務(wù)的，在甲方的辦公地點[請?zhí)顚懢唧w地址]。第三條服務(wù)費用與支付3.1服務(wù)費用：(1)本合同服務(wù)費用采用[請選擇計費方式，例如：固定年費/按存儲容量收費/按檔案數(shù)量收費/按處理量收費/混合模式]方式計算。(2)具體費率或計算標(biāo)準(zhǔn)如下：[詳細列出費率、計算公式或費用明細]。3.2支付周期：服務(wù)費用按[月/季/年]支付。3.3支付方式：甲方應(yīng)將服務(wù)費用支付至乙方指定的以下銀行賬戶：賬戶名稱：[乙方賬戶全稱]開戶銀行：[乙方開戶銀行名稱]銀行賬號：[乙方銀行賬號]3.4乙方應(yīng)在收到甲方款項后[例如：10]個工作日內(nèi)，向甲方開具等額的、符合稅務(wù)規(guī)定的[增值稅專用/普通]發(fā)票。第四條雙方權(quán)利與義務(wù)4.1甲方的權(quán)利與義務(wù)：(1)有權(quán)要求乙方按照合同約定提供專業(yè)、高效的電子檔案管理服務(wù)。(2)有權(quán)監(jiān)督乙方的服務(wù)過程，并對服務(wù)質(zhì)量提出意見和建議。(3)按時、足額向乙方支付服務(wù)費用。(4)負(fù)責(zé)及時、準(zhǔn)確、完整地向乙方提供電子檔案及其元數(shù)據(jù)，并對提供檔案的真實性、合法性負(fù)責(zé)。(5)配合乙方進行檔案的整理、分類、鑒定等工作。(6)指定專門聯(lián)系人（姓名：[姓名]，職務(wù)：[職務(wù)]，聯(lián)系方式：[電話和郵箱]）負(fù)責(zé)與乙方的日常溝通協(xié)調(diào)。(7)遵守乙方關(guān)于電子檔案管理系統(tǒng)使用和數(shù)據(jù)安全的相關(guān)規(guī)定。(8)根據(jù)需要，及時向乙方提供或更新與檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程、分類方案、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等文件。4.2乙方的權(quán)利與義務(wù)：(1)有權(quán)要求甲方按時提供必要的檔案信息和配合服務(wù)工作。(2)有權(quán)按照合同約定收取服務(wù)費用。(3)嚴(yán)格按照合同約定的服務(wù)范圍、流程和標(biāo)準(zhǔn)，為甲方提供電子檔案管理服務(wù)。(4)建立并維護穩(wěn)定、安全、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求的電子檔案管理系統(tǒng)和存儲環(huán)境。(5)嚴(yán)格控制用戶訪問權(quán)限，確保電子檔案的機密性、完整性和可用性，落實各項安全防護措施和備份策略。(6)積極配合甲方的檔案利用和查詢需求，保證檔案的可訪問性。(7)遵守國家及地方有關(guān)數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、個人信息保護的法律法規(guī)和政策要求。(8)對在服務(wù)過程中接觸到的甲方商業(yè)秘密和檔案信息承擔(dān)保密義務(wù)。(9)為甲方提供必要的系統(tǒng)使用培訓(xùn)和技術(shù)支持。(10)定期向甲方匯報服務(wù)運行情況，并接受甲方的監(jiān)督。第五條保密條款5.1甲乙雙方應(yīng)對在合作過程中獲悉的對方的商業(yè)秘密、技術(shù)信息、客戶信息以及所管理的電子檔案內(nèi)容等保密信息承擔(dān)保密義務(wù)。5.2未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向任何第三方披露、泄露或用于本合同目的之外。5.3本保密義務(wù)不因本合同的終止而解除，持續(xù)有效期限為本合同終止后[例如：三]年。5.4以下信息不屬于保密信息：已公開的信息；接收方在披露前已合法知悉且非通過違反保密義務(wù)獲得的信息；接收方從有權(quán)披露的第三方合法獲得且無保密限制的信息；接收方為履行本合同需要知悉且已向其員工或授權(quán)代表披露的信息，但接收方有責(zé)任確保該等員工或授權(quán)代表遵守本保密條款。5.5雙方應(yīng)采取合理的措施保護保密信息，防止其被未經(jīng)授權(quán)的人訪問、使用或泄露。第六條數(shù)據(jù)安全與合規(guī)6.1乙方承諾在提供電子檔案管理服務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守國家及行業(yè)關(guān)于數(shù)據(jù)安全、個人信息保護的相關(guān)法律法規(guī)，包括但不限于《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》、《中華人民共和國個人信息保護法》以及相關(guān)的國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐（如ISO27001）。6.2乙方應(yīng)確保其存儲和處理甲方數(shù)據(jù)的設(shè)施和技術(shù)符合數(shù)據(jù)安全要求，具備防范數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失的能力。6.3如涉及個人信息的電子檔案管理，乙方應(yīng)遵守個人信息保護的相關(guān)規(guī)定，僅在甲方授權(quán)范圍內(nèi)處理個人信息，并承擔(dān)相應(yīng)的保護責(zé)任。6.4如涉及數(shù)據(jù)跨境傳輸，乙方應(yīng)確保符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，并事先通知甲方。6.5甲方有權(quán)要求乙方提供其數(shù)據(jù)安全管理制度、技術(shù)措施以及相關(guān)合規(guī)證明文件。第七條知識產(chǎn)權(quán)7.1乙方提供的電子檔案管理系統(tǒng)及其相關(guān)軟件的知識產(chǎn)權(quán)歸乙方所有。甲方獲得的是該系統(tǒng)的使用許可，非所有權(quán)，使用范圍限于履行本合同。7.2甲方提供的電子檔案內(nèi)容的知識產(chǎn)權(quán)歸甲方所有。乙方在提供服務(wù)過程中，根據(jù)甲方要求或標(biāo)準(zhǔn)操作，可能生成部分輔助性文件或記錄，其知識產(chǎn)權(quán)歸屬由雙方根據(jù)貢獻另行協(xié)商確定，或視為屬于甲方。7.3雙方合作過程中共同完成的與檔案管理相關(guān)的文檔或成果，其知識產(chǎn)權(quán)歸屬由雙方在合作前協(xié)商確定，并在合同中明確。第八條違約責(zé)任8.1若甲方未按合同約定按時支付服務(wù)費用，每逾期一日，應(yīng)按逾期支付金額的[例如：萬分之五]向乙方支付違約金。逾期超過[例如：三十]日，乙方有權(quán)暫停服務(wù)，并要求甲方一次性付清所有欠款及違約金。若甲方仍不支付，乙方有權(quán)解除合同，并要求甲方賠償因此造成的損失。8.2若乙方未按合同約定提供服務(wù)，或提供的服務(wù)不符合約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，導(dǎo)致甲方利益受損，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償方式可以是修復(fù)服務(wù)、減免部分服務(wù)費用或支付違約金（具體金額或計算方式為：[例如：相當(dāng)于當(dāng)期應(yīng)付款項的X%]）。若乙方服務(wù)嚴(yán)重不符合約定，或因乙方原因?qū)е录追綌?shù)據(jù)丟失、泄露或產(chǎn)生其他重大損失，甲方有權(quán)要求乙方承擔(dān)賠償責(zé)任，并有權(quán)解除合同。8.3任何一方違反本合同第五條保密義務(wù)，給對方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。8.4因一方違約導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的，守約方有權(quán)解除合同，并要求違約方賠償損失。8.5雙方約定的賠償上限為[例如：本合同總金額的X倍/具體金額]，超出部分雙方互不承擔(dān)責(zé)任（除非法律另有強制性規(guī)定）。第九條不可抗力9.1“不可抗力”是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于地震、臺風(fēng)、洪水、火災(zāi)、戰(zhàn)爭、罷工、政府行為、法律政策重大調(diào)整、疫情及其管控措施等。9.2任何一方因不可抗力導(dǎo)致無法履行或無法完全履行本合同義務(wù)時，不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)在不可抗力發(fā)生后[例如：五]日內(nèi)通知對方，并提供相關(guān)證明文件。雙方應(yīng)根據(jù)不可抗力的影響，協(xié)商決定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力影響持續(xù)時間較長的，雙方可協(xié)商變更合同條款。第十條爭議解決凡因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向[選擇仲裁或訴訟]解決：(1)仲裁：提交[具體仲裁委員會名稱]按照其屆時有效的仲裁規(guī)則進行仲裁。仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。(2)訴訟：向[具體法院名稱，例如：甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院]提起訴訟。第十一條合同的變更、解除與終止11.1對本合同的任何修改或補充，均須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽署書面文件后方能生效。11.2除本合同另有約定外，發(fā)生以下情況之一，守約方有權(quán)書面通知違約方解除本合同：(a)一方嚴(yán)重違反本合同約定，經(jīng)守約方書面催告后[例如：三十]日內(nèi)仍未糾正的；(b)一方進入破產(chǎn)、清算或解散程序的；(c)因?qū)Ψ竭`約導(dǎo)致本合同目的無法實現(xiàn)的。11.3發(fā)生不可抗力，致使合同目的無法實現(xiàn)的。11.4雙方協(xié)商一致同意解除合同的。11.5合同期限屆滿，雙方未續(xù)簽的。11.6合同解除或終止后，乙方應(yīng)在[例如：十五]日內(nèi)完成檔案數(shù)據(jù)的返還或轉(zhuǎn)移工作（根據(jù)雙方約定或法律規(guī)定），并按照甲方要求或規(guī)定進行檔案的銷毀處理，并向甲方提供相關(guān)證明。雙方應(yīng)結(jié)清所有未付款項。乙方應(yīng)將甲方提供的專用章、印章等物品返還給甲方。第十二條法律適用與通知12.1本合同的訂立、效力、解釋、履行及爭議解決均適用中華人民共和國法律（為免疑義，不包括香港、澳門、臺灣地區(qū)法律）。12.2所有根據(jù)本合同發(fā)出的通知或通訊，均應(yīng)以書面形式，通過專人遞送、掛號信、快遞服務(wù)或雙方確認(rèn)的電子郵件地址發(fā)送至本合同首部列明的地址或聯(lián)系方式。以電子郵件方式發(fā)送的，發(fā)出時視為送達；以專人遞送或掛號信方式發(fā)送的，簽收或投寄當(dāng)日視為送達。任何一方變更聯(lián)系方式，應(yīng)提前[例如：七]日書面通知對方。第十三條其他條款13.1本