采購(gòu)需求審批快速響應(yīng)模板一、適用工作情境二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一步：需求發(fā)起與表單填寫(xiě)責(zé)任人：需求部門(mén)申請(qǐng)人（某部門(mén)員工）操作說(shuō)明：申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求審批表單》（詳見(jiàn)第三部分表單模板），保證信息完整、準(zhǔn)確，包括：采購(gòu)內(nèi)容（具體物品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、預(yù)算金額（含大寫(xiě)）、用途說(shuō)明（需明確使用場(chǎng)景，如“行政部日常辦公用打印紙”）、緊急程度（勾選“普通/緊急/特急”）、附件清單（如需提供報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等，需一并）。對(duì)于緊急采購(gòu)（如影響正常辦公的突發(fā)需求），需在“緊急程度”欄勾選“緊急”或“特急”，并在“備注”欄說(shuō)明緊急原因（如“會(huì)議室空調(diào)突發(fā)故障，需24小時(shí)內(nèi)更換，保障明日重要會(huì)議”）。表單填寫(xiě)完畢后，提交至需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。第二步：需求部門(mén)內(nèi)部審核責(zé)任人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（某部門(mén)經(jīng)理）操作說(shuō)明：部門(mén)負(fù)責(zé)人收到表單后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)確認(rèn)：采購(gòu)需求的必要性（是否為部門(mén)工作必需，是否存在重復(fù)采購(gòu)或替代方案）；預(yù)算金額是否符合部門(mén)年度預(yù)算及公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)；采購(gòu)內(nèi)容描述是否清晰，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體物品名稱(chēng)及數(shù)量）。審核通過(guò)：在“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，并提交至采購(gòu)部門(mén)；審核不通過(guò)：注明駁回原因（如“預(yù)算超支，建議調(diào)整采購(gòu)數(shù)量”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。第三步：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)業(yè)復(fù)核責(zé)任人：采購(gòu)專(zhuān)員（某采購(gòu)人員）操作說(shuō)明：采購(gòu)部門(mén)收到表單后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)核查：采購(gòu)內(nèi)容是否符合公司《采購(gòu)管理辦法》規(guī)定的采購(gòu)范圍（如是否屬于集中采購(gòu)目錄內(nèi)物資，是否需公開(kāi)招標(biāo)）；預(yù)算金額是否準(zhǔn)確，市場(chǎng)價(jià)格是否合理（如需，可通過(guò)第三方平臺(tái)比價(jià)或要求補(bǔ)充供應(yīng)商報(bào)價(jià)）；附件材料是否齊全（如技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商資質(zhì)等）。復(fù)核通過(guò)：在“采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，提交至對(duì)應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)；復(fù)核不通過(guò)：注明問(wèn)題（如“未提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)，需補(bǔ)充至少3家合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)”），退回需求部門(mén)補(bǔ)充材料。第四步：領(lǐng)導(dǎo)審批與結(jié)果反饋責(zé)任人：審批領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)采購(gòu)金額確定，如分管副總/總經(jīng)理）操作說(shuō)明：審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）：預(yù)算金額≤5000元：部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)專(zhuān)員審核通過(guò)后，即可審批；5000元＜預(yù)算金額≤20000元：需分管副總審批；預(yù)算金額＞20000元：需總經(jīng)理審批。審批領(lǐng)導(dǎo)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)確認(rèn)：采購(gòu)需求與公司戰(zhàn)略、年度計(jì)劃的匹配度；投入產(chǎn)出比是否合理（如高額采購(gòu)的必要性）。審批通過(guò)：在“審批意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，采購(gòu)部門(mén)收到簽字版表單后，啟動(dòng)采購(gòu)執(zhí)行流程（如聯(lián)系供應(yīng)商、簽訂合同、下單采購(gòu)）；審批不通過(guò)：注明原因（如“非預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目，建議納入下月計(jì)劃”），由采購(gòu)部門(mén)反饋至需求部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)在完成采購(gòu)后，1個(gè)工作日內(nèi)將審批結(jié)果及采購(gòu)進(jìn)度反饋至申請(qǐng)人。第五步：歸檔與閉環(huán)管理責(zé)任人：采購(gòu)專(zhuān)員+需求部門(mén)申請(qǐng)人操作說(shuō)明：采購(gòu)部門(mén)將審批通過(guò)的《采購(gòu)需求審批表單》、附件材料、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等資料整理歸檔，保存期限不少于3年；需求部門(mén)收到采購(gòu)物資/服務(wù)后，需在2個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，并在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，保證采購(gòu)內(nèi)容與需求一致；如驗(yàn)收不合格，需及時(shí)反饋至采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部門(mén)協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理（如退換貨、重新供貨），直至需求閉環(huán)。三、采購(gòu)需求審批表單模板字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例需求編號(hào)由采購(gòu)部門(mén)自動(dòng)（格式：CG+年份+月份+序號(hào)，如CG202405001）CG202405001申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)需求所屬部門(mén)全稱(chēng)行政部申請(qǐng)人填寫(xiě)申請(qǐng)人姓名（用*號(hào)代替）*聯(lián)系方式填寫(xiě)申請(qǐng)人辦公電話（用*號(hào)代替部分?jǐn)?shù)字，如）采購(gòu)內(nèi)容詳細(xì)填寫(xiě)物品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量（避免模糊表述）聯(lián)想ThinkPad筆記本（i5/16G/512G），1臺(tái)預(yù)算金額填寫(xiě)預(yù)估采購(gòu)總金額（大寫(xiě)+小寫(xiě)）小寫(xiě)：5,000元；大寫(xiě)：伍仟元整用途說(shuō)明說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的具體使用場(chǎng)景用于市場(chǎng)部新員工入職辦公緊急程度勾選“普通/緊急/特急”（緊急需說(shuō)明原因）普通附件清單列出需的附件名稱(chēng)（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商資質(zhì)等）供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表部門(mén)審核意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)（簽字+日期），說(shuō)明審核結(jié)論及理由“需求合理，預(yù)算符合部門(mén)計(jì)劃，同意采購(gòu)。”*2024-05-01采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)采購(gòu)專(zhuān)員填寫(xiě)（簽字+日期），說(shuō)明復(fù)核結(jié)論及理由“已比價(jià)，市場(chǎng)價(jià)格合理，附件齊全，同意采購(gòu)?！?2024-05-02審批意見(jiàn)審批領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)（簽字+日期），說(shuō)明審批結(jié)論及理由“同意采購(gòu)，按流程執(zhí)行?！?趙六2024-05-03采購(gòu)結(jié)果反饋采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)（采購(gòu)?fù)瓿珊蠓答仯?，注明供?yīng)商名稱(chēng)、交付時(shí)間、驗(yàn)收情況“已采購(gòu)?fù)瓿?，供?yīng)商：科技，交付時(shí)間：2024-05-05，驗(yàn)收合格?！?2024-05-05四、使用要點(diǎn)提示信息完整性：申請(qǐng)人需保證表單所有字段填寫(xiě)完整，尤其是“采購(gòu)內(nèi)容”“用途說(shuō)明”“預(yù)算金額”，避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤。附件規(guī)范性：如需提供報(bào)價(jià)單，需注明供應(yīng)商名稱(chēng)、聯(lián)系方式（用*號(hào)代替）、報(bào)價(jià)有效期（如“報(bào)價(jià)有效期7天”）；技術(shù)參數(shù)需明確、可量化，避免“優(yōu)質(zhì)”“高效”等模糊表述。時(shí)限要求：普通采購(gòu)：需求發(fā)起至審批完成不超過(guò)3個(gè)工作日；緊急采購(gòu)：需求發(fā)起至審批完成不超過(guò)1個(gè)工作日（特急采購(gòu)可啟動(dòng)“綠色通道”，先口頭溝通后補(bǔ)手續(xù)）；采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，常規(guī)采購(gòu)5個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購(gòu)24小時(shí)內(nèi)完成。緊急處理流程：特急采購(gòu)（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即更換）可由申請(qǐng)人直接電話聯(lián)系采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人及審批領(lǐng)導(dǎo)，說(shuō)明情況后先行采購(gòu)，并在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《采購(gòu)需求審批表單》