一、適用范圍與典型應(yīng)用場景二、供應(yīng)商信息管理全流程操作指南（一）前期準(zhǔn)備：明確管理目標(biāo)與責(zé)任分工確定管理范圍：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需求，明確需納入管理的供應(yīng)商類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)外包商、設(shè)備供應(yīng)商等）及信息維度（如基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、合作記錄等）。成立管理小組：由采購部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、使用部門（如生產(chǎn)部、市場部）指定專人負(fù)責(zé)，保證信息收集的全面性與準(zhǔn)確性。準(zhǔn)備資料清單：梳理供應(yīng)商需提供的必備資料（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、法定代表人證件號碼明等），并制定統(tǒng)一的信息填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)。（二）信息收集：全面獲取供應(yīng)商基礎(chǔ)資料供應(yīng)商自主申報(bào)：向潛在或現(xiàn)有供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商信息登記表》，要求其完整填寫企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊地址、經(jīng)營范圍、聯(lián)系人及職務(wù)等基礎(chǔ)信息，并附上資質(zhì)文件掃描件（加蓋公章）。部門交叉驗(yàn)證：采購部對接供應(yīng)商獲取信息后，交由法務(wù)部核查營業(yè)執(zhí)照、許可證等文件的有效性與合規(guī)性；財(cái)務(wù)部核實(shí)供應(yīng)商的銀行賬戶信息、納稅信用等級等財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)。現(xiàn)場補(bǔ)充調(diào)研：對關(guān)鍵或高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商（如長期合作、大宗采購供應(yīng)商），可安排實(shí)地考察，核實(shí)其生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)能力、倉儲(chǔ)條件等實(shí)際情況，補(bǔ)充信息記錄。（三）系統(tǒng)錄入：規(guī)范填寫與信息核對選擇管理工具：根據(jù)企業(yè)規(guī)模選擇管理方式（如Excel表格、ERP系統(tǒng)、專業(yè)供應(yīng)商管理軟件），保證信息可存儲(chǔ)、可查詢、可更新。填寫模板表格：按照本模板“核心表格”要求，逐項(xiàng)錄入收集到的信息，保證字段完整、格式統(tǒng)一（如日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，金額單位統(tǒng)一為“元”）。三級審核機(jī)制：錄入完成后，由采購專員初審、采購經(jīng)理復(fù)核、部門負(fù)責(zé)人終審，重點(diǎn)核對信息一致性（如名稱與營業(yè)執(zhí)照是否一致、聯(lián)系方式是否有效）及資質(zhì)文件有效期。（四）動(dòng)態(tài)維護(hù)：定期更新與狀態(tài)跟蹤設(shè)置更新周期：根據(jù)供應(yīng)商合作風(fēng)險(xiǎn)等級，制定差異化更新頻率——高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商每季度更新一次，中低風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商每半年更新一次，內(nèi)容包括資質(zhì)續(xù)期、聯(lián)系人變更、經(jīng)營異常等。狀態(tài)分類管理：在系統(tǒng)中標(biāo)注供應(yīng)商合作狀態(tài)（如“正常合作”“暫停合作”“終止合作”“考察中”），對“暫?！被颉敖K止”合作的供應(yīng)商，記錄原因及截止日期，并歸檔相關(guān)合同與溝通記錄。異常預(yù)警機(jī)制：對即將到期的資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、ISO認(rèn)證等），系統(tǒng)提前30天提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人跟進(jìn)續(xù)期；對出現(xiàn)嚴(yán)重違約或負(fù)面新聞的供應(yīng)商，及時(shí)觸發(fā)風(fēng)險(xiǎn)評估流程。（五）歸檔管理：分類存儲(chǔ)與合規(guī)留存電子與紙質(zhì)歸檔：審核通過的供應(yīng)商信息（含資質(zhì)文件、合作合同、更新記錄等）需同步存儲(chǔ)至企業(yè)服務(wù)器（加密）及指定檔案柜，電子檔案命名規(guī)則為“供應(yīng)商名稱-信息類型-日期”（如“科技有限公司-資質(zhì)文件-2023-10-01”）。歸檔期限要求：合作期間的信息長期保存；合作終止后，基礎(chǔ)信息與資質(zhì)文件至少保存3年，涉及法律糾紛的檔案保存至糾紛解決后5年。調(diào)閱權(quán)限控制：建立信息調(diào)閱審批流程，僅采購管理小組、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門人員因工作需要可申請調(diào)閱，嚴(yán)禁私自復(fù)制或外傳供應(yīng)商敏感信息。三、供應(yīng)商信息管理核心表格模板（一）供應(yīng)商基本信息表字段名稱填寫說明示例供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致的法定名稱科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110108注冊地址工商注冊的詳細(xì)地址北京市海淀區(qū)路號大廈經(jīng)營地址實(shí)際經(jīng)營場所地址（如與注冊地址不同）上海市浦東新區(qū)路號法定代表人姓名*經(jīng)理聯(lián)系人日常對接人姓名*主管聯(lián)系人職務(wù)如“銷售經(jīng)理”“采購專員”采購總監(jiān)聯(lián)系方式企業(yè)固定電話或聯(lián)系人手機(jī)（內(nèi)部脫敏）010-X開戶銀行合作銀行全稱中國工商銀行支行銀行賬號用于結(jié)算的銀行賬戶（內(nèi)部脫敏）6222X納稅人識別號稅務(wù)登記號91110108主營業(yè)務(wù)核心產(chǎn)品或服務(wù)描述電子元器件研發(fā)與生產(chǎn)合作狀態(tài)正常/暫停/終止/考察中正常最后更新日期信息最近一次更新的日期2023-10-01（二）供應(yīng)商資質(zhì)文件清單文件名稱證書編號發(fā)證機(jī)關(guān)有效期附件名稱（掃描件）更新日期營業(yè)執(zhí)照91110108北京市工商行政管理局2025-12-31公司營業(yè)執(zhí)照.pdf2023-09-15ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證0012023中國質(zhì)量認(rèn)證中心2026-05-20ISO9001證書.pdf2023-05-20行業(yè)生產(chǎn)許可證XK01-2023-國家食品藥品監(jiān)督管理局2024-03-01生產(chǎn)許可證.pdf2023-03-10環(huán)評分析環(huán)評[2023]號市生態(tài)環(huán)境局2025-08-31環(huán)評報(bào)告.pdf2023-08-20（三）供應(yīng)商合作情況跟蹤表合作產(chǎn)品/服務(wù)名稱合同編號合作起始日期合作截止日期付款方式合作狀態(tài)最近合作日期備注（如履約情況）LCD顯示屏HT-2023-0012023-01-012024-12-31月結(jié)60天正常2023-09-30交付及時(shí)，質(zhì)量合格技術(shù)支持服務(wù)JS-2023-0052023-06-012024-05-31按季度結(jié)算正常2023-09-15響應(yīng)速度需提升包裝材料BZ-2022-1182022-03-012023-02-28預(yù)付款30%終止2023-02-20合同到期未續(xù)簽四、管理過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示（一）信息準(zhǔn)確性是管理基礎(chǔ)所有錄入信息需以供應(yīng)商提供的官方文件（如營業(yè)執(zhí)照、合同）為依據(jù)，禁止憑經(jīng)驗(yàn)或口頭信息填寫。對模糊信息（如“地址不詳”“聯(lián)系人待定”），必須及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)，保證字段完整率為100%。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)避免信息滯后供應(yīng)商資質(zhì)過期、地址變更、股權(quán)結(jié)構(gòu)變動(dòng)等情況會(huì)影響合作合規(guī)性，需嚴(yán)格執(zhí)行定期更新機(jī)制。更新后需重新審核，避免“只更新不審核”，保證信息始終與實(shí)際情況一致。（三）權(quán)限管理保障數(shù)據(jù)安全供應(yīng)商信息可能涉及企業(yè)商業(yè)秘密，需通過系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置（如角色分級、操作日志記錄）限制信息查看與修改范圍。離職員工需及時(shí)注銷賬號，防止信息泄露。（四）保密要求維護(hù)合作關(guān)系未經(jīng)供應(yīng)商書面許可，不得將其信息用于非合作目的（如營銷、其他項(xiàng)目詢價(jià)）。對外