技術(shù)文檔編寫及維護(hù)規(guī)范手冊(cè)第一章總則1.1目的為規(guī)范技術(shù)文檔的編寫流程、內(nèi)容結(jié)構(gòu)與維護(hù)機(jī)制，保證文檔的準(zhǔn)確性、一致性、可讀性及時(shí)效性，支撐產(chǎn)品研發(fā)、項(xiàng)目交付、知識(shí)沉淀與團(tuán)隊(duì)協(xié)作，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有技術(shù)相關(guān)文檔的編寫與維護(hù)，包括但不限于：需求規(guī)格說(shuō)明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、接口文檔、測(cè)試報(bào)告、用戶手冊(cè)、部署手冊(cè)、運(yùn)維文檔等。適用對(duì)象包括產(chǎn)品經(jīng)理、研發(fā)工程師、測(cè)試工程師、運(yùn)維工程師及技術(shù)文檔編寫人員。第二章適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景2.1核心應(yīng)用場(chǎng)景產(chǎn)品研發(fā)階段：需求分析、架構(gòu)設(shè)計(jì)、模塊開發(fā)過(guò)程中，通過(guò)文檔明確需求邊界、技術(shù)方案與實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)，保證研發(fā)團(tuán)隊(duì)對(duì)齊目標(biāo)。項(xiàng)目交付階段：向客戶或內(nèi)部運(yùn)維團(tuán)隊(duì)交付標(biāo)準(zhǔn)化文檔，包括部署指南、使用說(shuō)明、故障處理手冊(cè)等，降低項(xiàng)目交付風(fēng)險(xiǎn)。知識(shí)沉淀與傳承：記錄技術(shù)決策、問(wèn)題解決方案、最佳實(shí)踐，避免因人員流動(dòng)導(dǎo)致知識(shí)斷層，提升團(tuán)隊(duì)整體能力。合規(guī)與審計(jì)：滿足行業(yè)監(jiān)管要求（如數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定性），為后續(xù)系統(tǒng)升級(jí)、故障追溯提供依據(jù)。第三章技術(shù)文檔全流程操作步驟3.1文檔規(guī)劃階段步驟1：明確文檔類型與目標(biāo)根據(jù)項(xiàng)目階段（需求、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維）確定文檔類型（如需求規(guī)格說(shuō)明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔），并定義文檔目標(biāo)（如“明確系統(tǒng)的功能邊界與非功能需求”）。步驟2：指定負(fù)責(zé)人與協(xié)作角色主編寫人：負(fù)責(zé)文檔內(nèi)容撰寫（如產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)需求文檔，研發(fā)工程師負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文檔）；審核人：技術(shù)負(fù)責(zé)人*或領(lǐng)域?qū)＜遥?fù)責(zé)內(nèi)容準(zhǔn)確性、技術(shù)可行性審核；參與人：相關(guān)干系人（如測(cè)試工程師、運(yùn)維工程師），提供需求驗(yàn)證、維護(hù)場(chǎng)景等輸入。步驟3：制定編寫計(jì)劃明確文檔交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)、各階段里程碑（如初稿完成、評(píng)審?fù)瓿?、定稿發(fā)布），并同步至項(xiàng)目協(xié)作平臺(tái)（如Jira、Confluence）。3.2內(nèi)容編寫階段步驟1：遵循文檔結(jié)構(gòu)與規(guī)范按照本手冊(cè)第四章“核心結(jié)構(gòu)”搭建保證章節(jié)完整、邏輯清晰。步驟2：填充核心內(nèi)容需求類文檔：聚焦“做什么”，明確功能列表、用戶場(chǎng)景、非功能需求（功能、安全、兼容性）；設(shè)計(jì)類文檔：聚焦“怎么做”，描述架構(gòu)設(shè)計(jì)、模塊劃分、接口定義、數(shù)據(jù)模型；運(yùn)維類文檔：聚焦“如何用/修”，提供部署步驟、配置說(shuō)明、常見故障處理流程。步驟3：保證內(nèi)容準(zhǔn)確性技術(shù)參數(shù)（如接口響應(yīng)時(shí)間、并發(fā)量）需經(jīng)測(cè)試驗(yàn)證；圖表（如架構(gòu)圖、流程圖）使用標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)（如UML、Mermaid），標(biāo)注清晰；術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一（如“用戶中心”vs“賬戶中心”，需明確唯一表述）。3.3評(píng)審審核階段步驟1：組織評(píng)審會(huì)議由主編寫人發(fā)起評(píng)審，邀請(qǐng)審核人、參與人參會(huì)，提前1天分發(fā)文檔初稿。步驟2：評(píng)審內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)完整性：是否覆蓋所有必要章節(jié)（如需求文檔需包含“用戶角色”“功能描述”）；準(zhǔn)確性：技術(shù)方案、數(shù)據(jù)接口、業(yè)務(wù)邏輯是否與實(shí)際一致；可讀性：語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔，圖表是否易懂，目標(biāo)讀者（如開發(fā)、運(yùn)維）能否理解；一致性：與項(xiàng)目其他文檔（如需求文檔與設(shè)計(jì)文檔）是否存在沖突。步驟3：閉環(huán)修改問(wèn)題記錄評(píng)審意見（需標(biāo)注問(wèn)題等級(jí)：嚴(yán)重/一般/優(yōu)化），主編寫人24小時(shí)內(nèi)反饋修改計(jì)劃，修改后再次審核，直至通過(guò)。3.4發(fā)布?xì)w檔階段步驟1：版本控制文檔采用“版本號(hào)+修訂日期”命名規(guī)則（如“系統(tǒng)需求說(shuō)明書_V1.0_20240515”），重大更新（如需求變更）需升級(jí)版本號(hào)（V1.0→V1.1），優(yōu)化性更新可修訂小版本（V1.1→V1.1.1）。步驟2：發(fā)布與分發(fā)發(fā)布至公司文檔平臺(tái)（如Confluence），設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如公開給項(xiàng)目組、僅維護(hù)人員可編輯）；同步更新文檔目錄，保證相關(guān)人員可快速檢索。步驟3：歸檔備份將最終版文檔歸檔至項(xiàng)目版本庫(kù)（如Git），保留歷史版本（至少保留最近3個(gè)版本），便于追溯。3.5維護(hù)更新階段步驟1：觸發(fā)更新的場(chǎng)景需求變更：產(chǎn)品需求調(diào)整導(dǎo)致文檔內(nèi)容失效；技術(shù)迭代：架構(gòu)重構(gòu)、接口變更、功能升級(jí)；問(wèn)題修復(fù)：文檔中存在錯(cuò)誤描述或遺漏信息；合規(guī)要求：行業(yè)規(guī)范更新需補(bǔ)充內(nèi)容。步驟2：更新流程主編寫人（原文檔負(fù)責(zé)人或接手人）發(fā)起更新，參照“編寫-評(píng)審-發(fā)布”流程；更新后同步通知文檔關(guān)聯(lián)方（如開發(fā)團(tuán)隊(duì)、運(yùn)維團(tuán)隊(duì)），避免使用舊版文檔。第四章核心結(jié)構(gòu)示例4.1需求規(guī)格說(shuō)明書模板章節(jié)編號(hào)章節(jié)名稱核心內(nèi)容要點(diǎn)填寫說(shuō)明1引言1.1目的（說(shuō)明文檔目標(biāo)讀者及用途）1.2范圍（明確系統(tǒng)邊界，包含/不包含功能）1.3術(shù)語(yǔ)定義（解釋專業(yè)術(shù)語(yǔ)，如“用戶畫像”“并發(fā)請(qǐng)求”）目的需具體，如“指導(dǎo)研發(fā)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)核心功能”；術(shù)語(yǔ)定義避免歧義。2總體描述2.1產(chǎn)品功能（用思維導(dǎo)圖或列表概述核心功能模塊）2.2用戶角色（描述不同用戶權(quán)限，如管理員、普通用戶）2.3約束條件（技術(shù)棧、法規(guī)、兼容性要求）功能模塊按業(yè)務(wù)邏輯分組，用戶角色需明確操作權(quán)限。3功能需求3.1功能列表（編號(hào)列出所有功能點(diǎn)，如“1.1用戶注冊(cè)”）3.2詳細(xì)說(shuō)明（功能描述、輸入/輸出、業(yè)務(wù)規(guī)則）3.3用戶場(chǎng)景（用“用戶-操作-預(yù)期結(jié)果”描述流程）功能點(diǎn)需唯一，業(yè)務(wù)規(guī)則示例：“手機(jī)號(hào)需符合11位國(guó)內(nèi)手機(jī)號(hào)格式”。4非功能需求4.1功能需求（如“接口響應(yīng)時(shí)間≤500ms”“支持1000并發(fā)用戶”）4.2安全需求（如“密碼加密存儲(chǔ)”“防SQL注入”）4.3易用性需求（如“頁(yè)面操作步驟≤3步”）功能指標(biāo)需量化，安全需求符合行業(yè)規(guī)范（如等保2.0）。5接口需求5.1內(nèi)部接口（模塊間調(diào)用關(guān)系，如“用戶中心→訂單中心”的用戶信息同步接口）5.2外部接口（第三方系統(tǒng)對(duì)接，如支付接口、短信接口）接口定義包含請(qǐng)求方法、參數(shù)、返回示例，使用Swagger等工具規(guī)范描述。6附錄6.1術(shù)語(yǔ)表（補(bǔ)充未定義的術(shù)語(yǔ)）6.2參考文檔（引用相關(guān)需求、設(shè)計(jì)文檔）6.3修訂記錄（版本、日期、修改人、修改內(nèi)容）參考文檔需標(biāo)注版本號(hào)，修訂記錄需明確每次更新的核心變更。4.2系統(tǒng)設(shè)計(jì)章節(jié)編號(hào)章節(jié)名稱核心內(nèi)容要點(diǎn)填寫說(shuō)明1引言1.1設(shè)計(jì)目的（說(shuō)明設(shè)計(jì)文檔與需求文檔的關(guān)聯(lián)）1.2設(shè)計(jì)原則（如高內(nèi)聚、低耦合、可擴(kuò)展）1.3讀者對(duì)象（研發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維）設(shè)計(jì)原則需結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，如“微服務(wù)架構(gòu)需遵循單一職責(zé)原則”。2架構(gòu)設(shè)計(jì)2.1總體架構(gòu)圖（分層架構(gòu)/微服務(wù)架構(gòu)圖，標(biāo)注核心組件）2.2技術(shù)選型（框架、中間件、數(shù)據(jù)庫(kù)選型及理由）2.3部署架構(gòu)圖（服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)）架構(gòu)圖使用標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)（如矩形表示模塊，箭頭表示調(diào)用關(guān)系），技術(shù)選型需說(shuō)明優(yōu)勢(shì)。3模塊設(shè)計(jì)3.1模塊劃分（按功能/業(yè)務(wù)劃分模塊，明確模塊職責(zé)）3.2模塊交互圖（模塊間調(diào)用關(guān)系、數(shù)據(jù)流向）3.3核心模塊詳細(xì)設(shè)計(jì)（算法流程、狀態(tài)機(jī)）模塊劃分避免重疊，交互圖需標(biāo)注關(guān)鍵接口和數(shù)據(jù)格式。4數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)4.1數(shù)據(jù)庫(kù)ER圖（實(shí)體、關(guān)系、屬性）4.2表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（表名、字段、類型、約束、索引）4.3數(shù)據(jù)字典（關(guān)鍵字段說(shuō)明，如“訂單狀態(tài)：0-待支付，1-已支付”）ER圖需清晰表達(dá)實(shí)體關(guān)系，表結(jié)構(gòu)命名規(guī)范（如“t_user_info”）。5接口設(shè)計(jì)5.1接口列表（編號(hào)、接口名稱、請(qǐng)求方法）5.2接口詳情（請(qǐng)求參數(shù)、返回參數(shù)、錯(cuò)誤碼、示例）5.3安全設(shè)計(jì)（鑒權(quán)方式、加密措施）接口參數(shù)需說(shuō)明是否必填，錯(cuò)誤碼需包含場(chǎng)景描述（如“40001：參數(shù)缺失”）。6附錄6.1設(shè)計(jì)決策記錄（關(guān)鍵設(shè)計(jì)方案的選型依據(jù)，如“為什么選用Redis而非Memcached”）6.2參考資料（架構(gòu)文檔、技術(shù)規(guī)范）6.3修訂記錄設(shè)計(jì)決策記錄需體現(xiàn)思考過(guò)程，便于后續(xù)復(fù)盤。4.3用戶手冊(cè)模板章節(jié)編號(hào)章節(jié)名稱核心內(nèi)容要點(diǎn)填寫說(shuō)明1快速入門1.1系統(tǒng)簡(jiǎn)介（產(chǎn)品定位、核心價(jià)值）1.2使用準(zhǔn)備（賬號(hào)申請(qǐng)、環(huán)境配置、瀏覽器要求）1.3快速上手（3步完成核心操作，如“創(chuàng)建訂單→支付→查看物流”）快速上手需配截圖或GIF，降低用戶學(xué)習(xí)成本。2功能操作指南2.1功能導(dǎo)航（系統(tǒng)菜單結(jié)構(gòu)、功能入口）2.2分模塊操作步驟（圖文結(jié)合描述操作流程，如“如何修改個(gè)人信息”）2.3常見問(wèn)題（操作中可能遇到的問(wèn)題及解決方法）步驟編號(hào)清晰（如“1.登錄系統(tǒng)→2.‘個(gè)人中心’”），問(wèn)題示例真實(shí)。3參數(shù)配置說(shuō)明3.1系統(tǒng)配置（全局參數(shù)設(shè)置，如“訂單自動(dòng)關(guān)閉時(shí)間”）3.2個(gè)人配置（個(gè)性化設(shè)置，如“消息通知方式”）參數(shù)需說(shuō)明取值范圍、默認(rèn)值及影響（如“訂單關(guān)閉時(shí)間：5-60分鐘，默認(rèn)30分鐘”）。4故障與幫助4.1常見故障（報(bào)錯(cuò)提示、現(xiàn)象描述、解決步驟）4.2聯(lián)系支持（客服渠道、技術(shù)支持響應(yīng)時(shí)間）故障描述需包含報(bào)錯(cuò)截圖，解決步驟可分“用戶自查”“聯(lián)系支持”兩步。5附錄5.1名詞解釋（用戶手冊(cè)中的專業(yè)術(shù)語(yǔ)）5.2版本更新記錄（功能變更、優(yōu)化內(nèi)容）5.3版權(quán)聲明名詞解釋需通俗易懂，版本更新記錄按時(shí)間倒序排列。第五章技術(shù)文檔維護(hù)與更新機(jī)制5.1文檔負(fù)責(zé)人制度每份文檔指定唯一負(fù)責(zé)人（一般為原編寫人或模塊負(fù)責(zé)人），負(fù)責(zé)文檔日常維護(hù)、更新觸發(fā)判斷與版本控制。負(fù)責(zé)人變更時(shí)，需完成文檔交接（含歷史版本、更新記錄），并通過(guò)郵件通知相關(guān)方。5.2更新周期要求定期更新：重要文檔（如需求規(guī)格說(shuō)明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔）每季度全面檢查一次，保證與系統(tǒng)版本一致；觸發(fā)更新：發(fā)生需求變更、技術(shù)迭代、問(wèn)題修復(fù)時(shí)，需在變更確認(rèn)后3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)文檔更新流程；版本廢棄：系統(tǒng)下線或文檔長(zhǎng)期（≥6個(gè)月）未使用時(shí)，需標(biāo)記“已廢棄”，并歸檔至歷史文檔庫(kù)。5.3文檔追溯與審計(jì)所有文檔更新需保留操作日志（修改人、修改時(shí)間、修改內(nèi)容），便于追溯；項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如上線前、交付前）需組織文檔審計(jì)，檢查文檔與系統(tǒng)的一致性，審計(jì)結(jié)果納入項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估。第六章質(zhì)量控制與常見問(wèn)題規(guī)避6.1常見質(zhì)量問(wèn)題與規(guī)避措施問(wèn)題類型具體表現(xiàn)規(guī)避措施內(nèi)容不完整缺少關(guān)鍵章節(jié)（如需求文檔無(wú)“非功能需求”）編寫前參照模板檢查章節(jié)清單，評(píng)審階段重點(diǎn)核查完整性。術(shù)語(yǔ)不統(tǒng)一同一概念在不同文檔中表述不同（如“用戶ID”vs“用戶標(biāo)識(shí)”）建立企業(yè)級(jí)術(shù)語(yǔ)庫(kù)（如使用Notion管理），編寫前查閱術(shù)語(yǔ)庫(kù)，強(qiáng)制統(tǒng)一。更新不及時(shí)文檔版本滯后于系統(tǒng)版本（如系統(tǒng)已升級(jí)V2.0，文檔仍為V1.0）將文檔更新納入研發(fā)流程（如發(fā)布前需同步更新文檔），設(shè)置文檔版本與系統(tǒng)版本強(qiáng)關(guān)聯(lián)。評(píng)審流于形式評(píng)審未發(fā)覺(jué)明顯錯(cuò)誤，或評(píng)審意見未閉環(huán)明確評(píng)審人職責(zé)（技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)準(zhǔn)確性，產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)需求一致性），記錄評(píng)審問(wèn)題并跟蹤解決狀態(tài)。6.2文檔質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)完整性：模板章節(jié)覆蓋率≥95%；準(zhǔn)確性：評(píng)審問(wèn)題≤3個(gè)/文檔（不含優(yōu)化類問(wèn)題）；可讀性：目標(biāo)讀