辦公設(shè)備管理規(guī)范與制度匯編一、總則（一）制定目的為規(guī)范辦公設(shè)備全生命周期管理，提升設(shè)備使用效率、保障資產(chǎn)安全，結(jié)合單位實際運營需求，制定本管理規(guī)范與制度。（二）適用范圍本制度適用于單位各部門辦公設(shè)備（含計算機、打印機、復印機、投影儀、辦公家具等）的采購、使用、維護、資產(chǎn)管理及報廢處置等全流程管理。（三）管理職責行政部：統(tǒng)籌設(shè)備采購計劃、臺賬管理、維護調(diào)度及報廢鑒定，定期匯報管理情況。部門設(shè)備管理員：負責本部門設(shè)備日常使用監(jiān)督、故障報修及信息反饋，配合行政部完成盤點、調(diào)撥。財務部門：負責采購資金審核、資產(chǎn)入賬核算及報廢財務核銷，確保賬實一致。二、設(shè)備采購管理（一）需求申報各部門新增/更新設(shè)備時，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》（明確名稱、型號、預算及需求原因），經(jīng)部門評估后提交行政部。行政部結(jié)合存量、效率及預算初審，大額采購需提交管理層審議。（二）采購實施集中采購：單價/批量達集中采購標準的設(shè)備，由行政部聯(lián)合采購小組通過招標、談判等方式選定供應商。分散采購：小額、應急設(shè)備從單位認可的供應商名錄中選擇，優(yōu)先考慮性價比與售后。協(xié)議采購：常用設(shè)備（如耗材、辦公家具）可簽訂年度協(xié)議，約定價格、供貨周期。（三）驗收與入賬設(shè)備到貨后，行政部聯(lián)合申請部門、技術(shù)人員驗收（核對型號、配置、功能），填寫《設(shè)備驗收單》。驗收合格的設(shè)備，行政部3個工作日內(nèi)完成臺賬登記，財務同步入賬；不合格則協(xié)調(diào)退換貨。三、設(shè)備使用與維護管理（一）使用規(guī)范設(shè)備使用人需熟悉操作手冊，禁止超負載、違規(guī)操作（如私裝軟件、改裝硬件）。做好使用記錄（如耗材用量、設(shè)備時長），部門管理員每周匯總反饋行政部。設(shè)備僅限辦公用途，確需外借的按“調(diào)撥與借用”流程辦理。（二）維護責任日常維護：使用人每日清潔、檢查設(shè)備（如關(guān)閉電源、清理卡紙），每月配合行政部完成除塵、系統(tǒng)更新。定期檢修：行政部聯(lián)合服務商每季度檢測高價值設(shè)備，每年組織全單位巡檢，形成《設(shè)備維護報告》。耗材管理：耗材由行政部統(tǒng)一采購配發(fā)，禁止私換非指定耗材（如劣質(zhì)硒鼓）。（三）安全操作與保密涉密設(shè)備（如涉密計算機）需單獨管理，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或共用存儲介質(zhì)，使用人需定期備份加密數(shù)據(jù)。設(shè)備故障時立即聯(lián)系技術(shù)人員，不得擅自拆機或刪除系統(tǒng)文件。四、資產(chǎn)管理（一）臺賬管理行政部建立《辦公設(shè)備資產(chǎn)臺賬》，記錄設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用人、資產(chǎn)編號等信息，每月更新確保賬實一致。臺賬需支持多維度查詢（如部門、類型、時間）。（二）盤點與清查行政部每半年組織全單位盤點，部門管理員配合清點實物，核對臺賬。賬實不符需3個工作日內(nèi)查明原因并調(diào)整。年度終了，行政部聯(lián)合財務開展資產(chǎn)清查，分析閑置、待報廢設(shè)備，為采購計劃提供依據(jù)。（三）調(diào)撥與借用部門間調(diào)撥：跨部門調(diào)撥需填寫《設(shè)備調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門及行政部審批后，完成移交與臺賬更新。外部借用：外借設(shè)備需提交申請，經(jīng)行政部、分管領(lǐng)導審批后簽訂《設(shè)備借用協(xié)議》，明確期限、責任及歸還要求。五、故障與報廢處理（一）故障報修設(shè)備故障時，使用人聯(lián)系部門管理員填寫《設(shè)備故障報修單》。管理員初步排查，無法處理的24小時內(nèi)提交行政部，由行政部聯(lián)系服務商維修。維修后需使用人簽字確認。（二）報廢鑒定設(shè)備符合以下條件可申請報廢：達使用年限且維修成本超殘值50%；故障無法修復或無維修價值；嚴重損壞無修復可能。申請時需附故障報告、維修記錄，行政部組織技術(shù)、財務人員鑒定。（三）報廢處置報廢申請經(jīng)審批后，行政部拆除存儲介質(zhì)并銷毀數(shù)據(jù)，移至指定存放區(qū)。處置方式：可回收設(shè)備聯(lián)系合規(guī)回收商，收入上繳財務；涉密設(shè)備需專業(yè)機構(gòu)無害化處理，留存處置證明。財務部門核銷資產(chǎn)賬務，確保賬實一致。六、監(jiān)督與考核（一）檢查機制行政部每月抽查設(shè)備使用、維護情況，形成《設(shè)備管理檢查報告》通報結(jié)果。每季度召開管理會議，總結(jié)經(jīng)驗、分析問題、提出改進措施。（二）獎懲措施獎勵：年度評選“設(shè)備管理先進部門/個人”，給予榮譽或物質(zhì)獎勵。懲戒：違規(guī)操作導致?lián)p壞、虛報需求、拒不配合盤點的，視情節(jié)批評教育、扣減