企業(yè)采購(gòu)與供應(yīng)商管理模板工具指南一、適用范圍與核心目標(biāo)本工具模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的采購(gòu)部門(mén)及供應(yīng)鏈管理團(tuán)隊(duì)，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購(gòu)行為，優(yōu)化供應(yīng)商全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)“降本、增效、控風(fēng)險(xiǎn)”的核心目標(biāo)。具體可應(yīng)用于日常采購(gòu)需求提報(bào)、供應(yīng)商篩選評(píng)估、采購(gòu)合同簽訂、交付驗(yàn)收及績(jī)效復(fù)盤(pán)等場(chǎng)景，幫助企業(yè)在復(fù)雜市場(chǎng)環(huán)境中建立透明、高效、合規(guī)的采購(gòu)管理體系。二、操作流程詳解（一）需求識(shí)別與提報(bào)：明確采購(gòu)起點(diǎn)需求發(fā)起：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、期望交付時(shí)間、用途說(shuō)明及緊急程度（普通/緊急）。需求審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性（如必要性、預(yù)算匹配度）進(jìn)行初審，通過(guò)后提交至采購(gòu)部門(mén)；采購(gòu)部門(mén)重點(diǎn)審核需求是否符合公司采購(gòu)政策（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否需要公開(kāi)招標(biāo)）。需求確認(rèn)：采購(gòu)部門(mén)與需求部門(mén)溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)，避免模糊描述（如“辦公用品”需明確具體品類(lèi)、品牌、型號(hào)），形成最終采購(gòu)需求清單。（二）供應(yīng)商信息收集與篩選：建立合格資源池信息收集：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多渠道收集供應(yīng)商信息，包括：公開(kāi)渠道：行業(yè)展會(huì)、招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)名錄；內(nèi)部推薦：已合作供應(yīng)商推薦、其他部門(mén)推薦（需填寫(xiě)《供應(yīng)商推薦表》，說(shuō)明推薦理由）；主動(dòng)尋源：針對(duì)新需求，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研主動(dòng)聯(lián)系潛在供應(yīng)商。資質(zhì)審核：對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步資質(zhì)審查，必備條件包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營(yíng)范圍需覆蓋采購(gòu)品類(lèi)）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品供應(yīng)商需SC認(rèn)證、特種設(shè)備供應(yīng)商需生產(chǎn)許可證）；財(cái)務(wù)狀況（近1年財(cái)務(wù)報(bào)表，無(wú)嚴(yán)重失信記錄）。審核通過(guò)后納入《合格供應(yīng)商名錄》，未通過(guò)則書(shū)面反饋原因（如資質(zhì)不全、失信記錄）。（三）詢價(jià)與比價(jià)：保證價(jià)格合理詢價(jià)準(zhǔn)備：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求清單制定《詢價(jià)單》，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及報(bào)價(jià)截止日期，向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)。報(bào)價(jià)接收：供應(yīng)商在截止日期前提交報(bào)價(jià)，需注明單價(jià)、總價(jià)、含稅/不含稅、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方式及報(bào)價(jià)有效期（通常為30天）。比價(jià)分析：采購(gòu)部門(mén)組織比價(jià)會(huì)議，從價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)（如售后、技術(shù)支持）、合作穩(wěn)定性等維度綜合評(píng)估，形成《比價(jià)分析報(bào)告》，明確候選供應(yīng)商排序（優(yōu)先選擇性價(jià)比最優(yōu)者，并非單純最低價(jià)）。（四）采購(gòu)決策與合同簽訂：鎖定合作細(xì)節(jié)審批決策：根據(jù)采購(gòu)金額及公司權(quán)限，報(bào)請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批：小額采購(gòu)（如≤5萬(wàn)元）：采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批；中額采購(gòu)（5萬(wàn)-50萬(wàn)元）：采購(gòu)經(jīng)理+財(cái)務(wù)部門(mén)聯(lián)合審批；大額采購(gòu)（≥50萬(wàn)元）：需提交管理層會(huì)議審議。合同擬定：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，合同需包含以下核心條款：標(biāo)的物信息（品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；交付與驗(yàn)收（時(shí)間、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；付款方式（如預(yù)付比例、到賬周期、發(fā)票要求）；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的處理方式）；爭(zhēng)議解決（協(xié)商/仲裁/訴訟）。合同簽署：雙方加蓋公章（或合同專(zhuān)用章），采購(gòu)部門(mén)將合同原件歸檔，同時(shí)向需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)同步副本。（五）訂單執(zhí)行與交付驗(yàn)收：保證履約到位訂單下達(dá)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同簽訂結(jié)果，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、交付時(shí)間、批次要求及特殊說(shuō)明（如包裝、運(yùn)輸要求）。交付跟蹤：供應(yīng)商按訂單交付前，采購(gòu)部門(mén)需跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度；交付時(shí)，需求部門(mén)與質(zhì)檢部門(mén)共同到場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格，并檢查外觀、功能等是否符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，雙方簽字確認(rèn)。異常處理：若驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)需在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商，明確整改要求及期限；逾期未整改或整改后仍不合格，啟動(dòng)違約條款（如拒收、扣款、終止合作）。（六）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估：持續(xù)優(yōu)化合作評(píng)估周期：按季度/半年度/年度對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作（如續(xù)約、降級(jí)、淘汰）的核心依據(jù)。評(píng)估維度：質(zhì)量指標(biāo)（如批次合格率、客訴處理及時(shí)率）；交期指標(biāo)（如準(zhǔn)時(shí)交付率、逾期天數(shù)）；服務(wù)指標(biāo)（如響應(yīng)速度、技術(shù)支持滿意度）；價(jià)格指標(biāo)（如價(jià)格穩(wěn)定性、降價(jià)配合度）。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商（評(píng)分≥90分）：優(yōu)先增加訂單量、給予付款周期優(yōu)惠；合格供應(yīng)商（70-89分）：維持合作，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)提出改進(jìn)建議；待改進(jìn)供應(yīng)商（60-69分）：發(fā)出《整改通知書(shū)》，限期1個(gè)月改進(jìn)，期間暫停新訂單；不合格供應(yīng)商（＜60分）：直接從《合格供應(yīng)商名錄》中剔除，終止合作。三、工具模板示例（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表序號(hào)需求部門(mén)需求提報(bào)人*采購(gòu)品名規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）期望交付時(shí)間用途說(shuō)明緊急程度審批人（部門(mén)負(fù)責(zé)人）審批意見(jiàn)備注1生產(chǎn)部*原材料AXYZ-2023噸105,00050,0002024-03-31生產(chǎn)甲產(chǎn)品普通*同意需提供材質(zhì)檢測(cè)報(bào)告（二）合格供應(yīng)商名錄（節(jié)選）序號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人*聯(lián)系方式*主營(yíng)品類(lèi)資質(zhì)等級(jí)合作起始日期最近合作時(shí)間績(jī)效評(píng)級(jí)備注1科技有限公司*電子元器件A級(jí)2023-01-152024-02-20優(yōu)秀年度最佳供應(yīng)商2YY商貿(mào)有限公司*趙六1395678辦公用品B級(jí)2023-06-102024-03-01合格近期交期延遲1次（三）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表（季度）供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估周期評(píng)估維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際得分加權(quán)得分總分評(píng)級(jí)改進(jìn)建議科技2024Q1質(zhì)量合格率30%≥95%得30分，90%-94%得25分，＜90%得0分30992優(yōu)秀無(wú)準(zhǔn)時(shí)交付率25%≥98%得25分，95%-97%得20分，＜95%得0分256.25服務(wù)響應(yīng)速度20%2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得20分，4小時(shí)內(nèi)得15分，＞4小時(shí)得0分204價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力25%低于市場(chǎng)均價(jià)5%得25分，持平得20分，高于得15分184.5（四）采購(gòu)合同關(guān)鍵條款清單條款類(lèi)別核心內(nèi)容備注合同主體甲方（采購(gòu)方全稱(chēng)）、乙方（供應(yīng)商全稱(chēng)）需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致標(biāo)的物品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)數(shù)量可按批次約定，單價(jià)固定或浮動(dòng)（如隨市場(chǎng)價(jià)調(diào)整）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)需明確驗(yàn)收依據(jù)（如檢測(cè)報(bào)告、樣品封存）交付時(shí)間（具體日期或周期）、地點(diǎn)、方式（乙方送貨/甲方自提）逾期交付違約責(zé)任（如按日萬(wàn)分之五支付違約金）付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、周期（如驗(yàn)收合格后30天）、發(fā)票類(lèi)型（增值稅專(zhuān)用發(fā)票）預(yù)付款比例不超過(guò)30%違約責(zé)任乙方違約（質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、逾期交付等）、甲方違約（逾期付款）明確違約金上限及合同解除條件爭(zhēng)議解決協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟優(yōu)先約定訴訟，避免仲裁（成本高、周期長(zhǎng)）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)需求真實(shí)性：需求部門(mén)需如實(shí)提報(bào)采購(gòu)需求，虛報(bào)、瞞報(bào)可能導(dǎo)致資源浪費(fèi)，情節(jié)嚴(yán)重者需追究責(zé)任。資質(zhì)審核紅線：供應(yīng)商資質(zhì)必須合規(guī)，嚴(yán)禁與無(wú)證經(jīng)營(yíng)、資質(zhì)過(guò)期的供應(yīng)商合作，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。比價(jià)過(guò)程透明：詢價(jià)、比價(jià)需留存書(shū)面記錄（如郵件、報(bào)價(jià)單），至少3家供應(yīng)商比價(jià)（緊急小額采購(gòu)可除外），保證價(jià)格公允。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，所有權(quán)利義務(wù)需明確，合同簽訂前需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核（大額采購(gòu)）。驗(yàn)收環(huán)