供應(yīng)鏈物流運輸協(xié)調(diào)操作手冊一、手冊適用場景與對象本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部跨部門（如采購部、銷售部、倉儲部、物流部）及外部合作方（如供應(yīng)商、承運商、客戶）間的物流運輸全流程協(xié)調(diào)工作，具體場景包括但不限于：多節(jié)點企業(yè)間貨物的集中調(diào)配與運輸計劃制定；跨區(qū)域、多運輸方式（公路、鐵路、航空、水路）的聯(lián)運協(xié)調(diào)；突發(fā)運輸異常（如延誤、貨損、路線受阻）的應(yīng)急處理；大型項目/季節(jié)性高峰期（如電商促銷、農(nóng)產(chǎn)品豐收）的運力統(tǒng)籌；運輸過程可視化跟蹤與信息同步。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與步驟說明（一）運輸需求發(fā)起與提報責(zé)任主體：需求部門（如采購部提報原材料入廠需求，銷售部提報成品發(fā)貨需求）操作步驟：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)排期、客戶訂單），填寫《運輸需求申請表》（詳見第三部分“核心工具表格模板”），明確以下核心信息：貨物基礎(chǔ)信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、體積）；起運地/目的地（詳細(xì)地址，含聯(lián)系人及電話，電話示例：5678）；運輸時間要求（最早可提貨時間、最晚送達時間）；特殊需求（如溫控運輸、防震包裝、危險品標(biāo)識、裝卸設(shè)備要求）；結(jié)算信息（如運費承擔(dān)方、對賬周期）。需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，將表格提交至物流協(xié)調(diào)部（可通過內(nèi)部系統(tǒng)或郵件提交，郵件主題格式：“運輸需求-XX部門-日期”）。（二）需求審核與可行性評估責(zé)任主體：物流協(xié)調(diào)部操作步驟：物流協(xié)調(diào)部收到需求后，1個工作日內(nèi)完成信息完整性審核，重點檢查：貨物信息與運輸要求是否匹配（如危險品是否提供合規(guī)證明）；時間要求是否合理（如跨省公路運輸是否預(yù)留3-5天緩沖期）；結(jié)算信息是否明確（如合作承運商是否已簽署運價協(xié)議）。審核通過后，協(xié)調(diào)部評估運力可行性：內(nèi)部運力：優(yōu)先調(diào)度自有車輛/倉庫資源，核查車輛狀態(tài)（如是否年檢合格）、司機資質(zhì)（如駕駛證、從業(yè)資格證）；外部運力：對接合作承運商庫，確認(rèn)可用車輛/艙位，若運力不足需啟動備用承運商或調(diào)整運輸方案（如分批運輸、更換運輸方式）。若需求不可行（如時間過緊、特殊資質(zhì)缺失），協(xié)調(diào)部需在2個工作日內(nèi)反饋需求部門，提出調(diào)整建議（如延長送達時間、簡化包裝要求），直至需求可執(zhí)行。（三）運輸計劃制定與任務(wù)分配責(zé)任主體：物流協(xié)調(diào)部操作步驟：根據(jù)審核通過的需求，協(xié)調(diào)部制定《運輸計劃執(zhí)行表》，明確：運輸方案（運輸方式、路線規(guī)劃、中轉(zhuǎn)節(jié)點（如適用））；執(zhí)行主體（自有車隊/承運商名稱、車牌號/航班號、司機姓名*及聯(lián)系方式）；關(guān)鍵節(jié)點時間（預(yù)計提貨、發(fā)車、中轉(zhuǎn)、到達時間）；責(zé)任分工（需求部門配合提貨準(zhǔn)備，承運商負(fù)責(zé)在途運輸，收貨方安排卸貨）。計劃經(jīng)物流協(xié)調(diào)部經(jīng)理審批后，同步至各相關(guān)方：需求部門：確認(rèn)計劃細(xì)節(jié)，提前準(zhǔn)備貨物（如入庫、貼標(biāo)）；承運商：下達《運輸任務(wù)書》，明確裝貨要求、時效目標(biāo)、異常上報流程；倉儲部：協(xié)調(diào)庫位與裝卸資源（如叉車、裝卸工人）。（四）運輸執(zhí)行與實時監(jiān)控責(zé)任主體：承運商（執(zhí)行）、物流協(xié)調(diào)部（監(jiān)控）操作步驟：承運商按計劃提貨：提前1小時與需求部門確認(rèn)貨物準(zhǔn)備情況（如是否碼放整齊、單證是否齊全）；提貨時核對貨物信息（名稱、數(shù)量、狀態(tài)），簽署《貨物交接單》（雙方留存）。物流協(xié)調(diào)部通過運輸管理系統(tǒng)（TMS）或GPS實時跟蹤貨物狀態(tài)：每日更新運輸節(jié)點（如“10:30XX倉庫提貨完成”“15:20高速XX服務(wù)區(qū)停留”）；異常情況預(yù)警（如路線偏離、超時未更新位置），主動聯(lián)系承運商核實原因。需求部門可通過T系統(tǒng)查詢運輸進度，協(xié)調(diào)部定期（如每2小時）向緊急需求部門推送狀態(tài)更新。（五）異常情況處理與協(xié)調(diào)責(zé)任主體：物流協(xié)調(diào)部（主導(dǎo)）、承運商（配合）、需求部門（支持）操作步驟：異常分類與上報：承運司途中發(fā)覺異常（如車輛故障、天氣封路、貨物破損），需立即（30分鐘內(nèi)）報告協(xié)調(diào)部，說明異常類型、影響范圍、初步處理措施；協(xié)調(diào)部通過監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)覺的異常（如偏離路線、超時），需第一時間聯(lián)系承運商核實。應(yīng)急方案制定：協(xié)調(diào)部組織需求部門、承運商召開緊急溝通會（線上/線下），評估異常影響（如是否延誤交期、是否導(dǎo)致貨損），制定解決方案：延誤：調(diào)整路線（如繞行擁堵路段）、更換車輛（如就近調(diào)用備用車）、分批轉(zhuǎn)運（如部分貨物改發(fā)航空）；貨損：聯(lián)系就近維修點、啟動保險理賠、協(xié)調(diào)收貨方驗收異常貨物；路線受阻：與交通部門溝通、調(diào)整中轉(zhuǎn)節(jié)點。方案執(zhí)行與跟蹤：承運商按方案執(zhí)行，協(xié)調(diào)部全程跟蹤處理進度，每30分鐘向需求部門反饋進展；異常解決后，承運商提交《異常情況處理記錄表》（詳見第三部分），詳細(xì)說明原因、處理過程、結(jié)果及改進建議。（六）貨物簽收與反饋確認(rèn)責(zé)任主體：收貨方、需求部門、物流協(xié)調(diào)部操作步驟：貨物到達目的地前，協(xié)調(diào)部提前24小時通知收貨方準(zhǔn)備（如安排卸貨人員、清理庫位）；承運商送達時，收貨方需核對：貨物信息（名稱、數(shù)量、規(guī)格是否與《運輸計劃執(zhí)行表》一致）；貨物狀態(tài)（外包裝是否完好、是否有破損/浸濕等異常）；單證是否齊全（如送貨單、質(zhì)檢報告）。核對無誤后，收貨方在《貨物交接單》上簽字蓋章（掃描件同步至協(xié)調(diào)部）；若有異常，需在單證上注明異常詳情（如“外箱破損2處，內(nèi)貨疑似受損”），并拍照留存。協(xié)調(diào)部收到簽收單后，1個工作日內(nèi)反饋至需求部門，確認(rèn)貨物是否滿足業(yè)務(wù)需求；若有爭議（如數(shù)量不符、貨損），協(xié)調(diào)需求部門與收貨方共同核實，明確責(zé)任方。（七）運輸結(jié)算與資料歸檔責(zé)任主體：物流協(xié)調(diào)部（主導(dǎo)）、財務(wù)部（復(fù)核）、承運商（對賬）操作步驟：資料收集：協(xié)調(diào)部整理本次運輸全流程資料，包括《運輸需求申請表》《運輸計劃執(zhí)行表》《貨物交接單》《異常情況處理記錄表》（若有）；費用核算：根據(jù)運價協(xié)議（如自有車輛按里程計費、承運商按單次計費），核算運輸費用，填寫《運輸費用結(jié)算表》（詳見第三部分）；對賬與審批：協(xié)調(diào)部將《運輸費用結(jié)算表》及附件提交承運商對賬，承運商確認(rèn)無誤后簽字蓋章；協(xié)調(diào)部將資料提交財務(wù)部復(fù)核，財務(wù)部審核通過后，按流程安排付款（如月結(jié)30天）；資料歸檔：所有運輸資料（紙質(zhì)+電子）按“運輸計劃編號”分類歸檔，保存期限不少于2年，便于后續(xù)追溯或?qū)徲?。三、核心工具表格模板（一）運輸需求申請表申請部門申請人*申請日期貨物名稱規(guī)格型號數(shù)量重量（kg）體積（m3）起運地詳細(xì)地址：聯(lián)系人*：目的地詳細(xì)地址：聯(lián)系人*：要求送達時間最早：最晚：運輸方式偏好□公路□鐵路□航空□水路□聯(lián)運（可多選）特殊要求□溫控（℃：____）□防震□危險品（等級：____）□其他：____緊急程度□普通□緊急（需標(biāo)注原因：____）部門負(fù)責(zé)人簽字*（二）運輸計劃執(zhí)行表計劃編號需求編號承運商名稱運輸方式□公路□鐵路□航空□水路車牌號/航班號：____司機姓名*聯(lián)系方式：9012起運時間：____預(yù)計到達時間____實際提貨時間：____實際發(fā)車時間____在途節(jié)點記錄：____（如“10:30XX高速入口，15:20XX服務(wù)區(qū)停留”）到達時間____收貨人*：簽收狀態(tài)□正?！醍惓＃ó惓Ｃ枋觯篲___）異常處理責(zé)任人*：____備注（三）異常情況處理記錄表異常編號發(fā)生時間涉及運輸計劃編號異常類型□延誤□貨損□丟失□路線變更□其他：____承運商報告內(nèi)容：____協(xié)調(diào)部初步判斷解決方案□調(diào)整路線□更換車輛□分批轉(zhuǎn)運□理賠□其他：____執(zhí)行時間：____處理結(jié)果□已解決□處理中（需跟進事項：____）責(zé)任人*：____后續(xù)改進建議（四）運輸費用結(jié)算表結(jié)算周期承運商名稱運輸計劃編號貨物名稱數(shù)量運輸里程單價（元/噸公里）總費用（元）附加費用□保險□裝卸□其他：____費用合計付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他：____承運商確認(rèn)簽字*：____協(xié)調(diào)部審核人*財務(wù)部復(fù)核人*：____結(jié)算日期：____四、關(guān)鍵操作注意事項與風(fēng)險提示（一）信息準(zhǔn)確性要求需求部門提報的貨物信息（名稱、數(shù)量、重量）、地址、時間要求必須與實際一致，特殊需求（如危險品運輸資質(zhì)、溫控范圍）需提前明確，避免因信息錯誤導(dǎo)致運輸合規(guī)風(fēng)險（如被交通部門攔截）或延誤（如貨物超重需重新安排車輛）。（二）時效性管理緊急需求需在申請時標(biāo)注“緊急”，協(xié)調(diào)部優(yōu)先處理并縮短評估時間（如2小時內(nèi)完成）；運輸計劃需提前至少24小時確認(rèn)給承運商（偏遠(yuǎn)地區(qū)或特殊運輸方式需提前48小時），保證運力預(yù)留充足。（三）異常處理時效承運商發(fā)覺異常需在30分鐘內(nèi)報告協(xié)調(diào)部，協(xié)調(diào)部需在1小時內(nèi)啟動應(yīng)急方案（如聯(lián)系備用車輛、調(diào)整路線），超過2小時未解決的需上報部門負(fù)責(zé)人*，避免問題擴大化。（四）溝通協(xié)同機制建立“物流協(xié)調(diào)群”（含需求方、承運商、司機、收貨方），實時同步運輸狀態(tài)；關(guān)鍵節(jié)點（提貨、發(fā)車、到達）需由協(xié)調(diào)部主動向需求部門反饋（如短信/系統(tǒng)消息），保證信息透明。（五）合規(guī)與安全管理運輸車輛需具備合法資質(zhì)（如道路運輸證、從業(yè)資格證），危險品運輸需遵守《危險貨物運輸規(guī)則》，貨物裝載需符合“堆碼整齊、平衡穩(wěn)固”要求，避免超載、偏載；司機需遵守交通規(guī)則，嚴(yán)禁疲勞駕駛。（六）資料完整性管理所有運輸環(huán)節(jié)的資料（需求表、計劃表、簽