適用工作情境在企業(yè)日常運營中，各類采購需求頻繁發(fā)生，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備、服務外包等多個場景。為保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性和高效性，規(guī)范采購申請審批流程及供應商選擇標準。本工具適用于企業(yè)各部門發(fā)起采購申請、審批人員履行審批職責、采購部門執(zhí)行供應商篩選及采購操作的全流程管理，尤其適用于需要跨部門協(xié)作、預算控制嚴格或供應商資源豐富的企業(yè)環(huán)境。通過標準化流程，可有效避免采購隨意性、降低合規(guī)風險，同時提升采購效率與資金使用效益。操作流程詳解一、采購需求發(fā)起與初審操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價、用途說明、期望交付時間等關(guān)鍵信息，并附必要的技術(shù)參數(shù)或需求說明文檔。申請人需保證需求描述清晰、準確，避免模糊表述導致后續(xù)采購偏差。責任人：需求部門申請人、部門負責人輸出物：《采購申請單》（部門負責人簽字版）二、采購審批流程操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額及物品類型，按企業(yè)分級審批制度執(zhí)行：小額采購（如金額≤5000元）：由部門負責人審批后，直接提交至采購部門執(zhí)行；中等金額采購（如5000元＜金額≤50000元）：需部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批，再轉(zhuǎn)交采購部門；大額采購（如金額＞50000元）：需經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理三級審批，必要時提交總經(jīng)理辦公會集體決策。審批人需重點審核采購需求的必要性、預算合理性及合規(guī)性，對不符合要求的申請應注明退回理由并反饋至申請人修改。責任人：部門負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理（按權(quán)限劃分）輸出物：審批通過的《采購申請單》（含各環(huán)節(jié)審批意見）三、供應商信息收集與篩選操作內(nèi)容：采購部門收到審批通過的《采購申請單》后，啟動供應商信息收集：歷史供應商庫篩選：優(yōu)先從企業(yè)合格供應商名錄中篩選符合需求的供應商，核查其過往合作記錄（履約率、質(zhì)量評價等）；新供應商拓展：對于未合作過的品類，可通過行業(yè)推薦、公開招標平臺、供應商自薦等渠道收集潛在供應商信息，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如經(jīng)營許可證、ISO認證等）、產(chǎn)品/服務說明及報價單；初步篩選：根據(jù)供應商資質(zhì)、行業(yè)口碑、報價范圍、交期能力等，剔除不符合基本要求的供應商，形成候選供應商名單（一般不少于3家）。責任人：采購專員、采購部門負責人輸出物：《候選供應商清單》（含基本信息及初步篩選理由）四、供應商評估與確定操作內(nèi)容：采購部門組織對候選供應商進行綜合評估，可采用“評分法”或“比選法”：評估指標：包括資質(zhì)合規(guī)性（20%）、價格競爭力（30%）、產(chǎn)品質(zhì)量/服務標準（25%）、交付及時性（15%）、合作穩(wěn)定性（10%）等，各項指標需量化評分（如1-10分制）；現(xiàn)場考察/樣品測試：對關(guān)鍵物品采購（如設(shè)備、原材料），可組織技術(shù)部門對供應商生產(chǎn)場地、樣品進行實地考察或測試；確定供應商：根據(jù)綜合評分結(jié)果，選擇得分最高的供應商作為候選成交方，若評分接近（如分差≤5分），需結(jié)合企業(yè)長期合作需求、應急響應能力等因素綜合決策。評估過程需形成書面記錄，由采購部門負責人簽字確認。責任人：采購部門、技術(shù)部門（必要時）、財務部門（參與價格審核）輸出物：《供應商評估表》（含評分詳情及推薦意見）五、采購執(zhí)行與合同簽訂操作內(nèi)容：采購部門與選定供應商確認采購細節(jié)（最終價格、交付時間、付款方式、售后條款等），擬定《采購合同》。合同需明確雙方權(quán)利義務、違約責任、爭議解決方式等條款，經(jīng)法務部門審核（如企業(yè)設(shè)有法務崗）后，由采購負責人與供應商代表簽字蓋章生效。隨后，采購部門向供應商下達正式采購訂單，并抄送需求部門及財務部門。責任人：采購專員、采購部門負責人、法務部門（如需）、供應商代表輸出物：《采購合同》（簽字蓋章版）、《采購訂單》六、交付驗收與歸檔操作內(nèi)容：供應商按合同約定交付物品/服務后，需求部門聯(lián)合采購部門、技術(shù)部門（如需）進行驗收：物品驗收：核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與合同一致，檢查合格證明、檢測報告等文件；服務驗收：評估服務是否達到約定標準，如交付成果完整性、響應及時性等；驗收結(jié)果：驗收合格后，填寫《采購驗收單》，各方簽字確認；驗收不合格的，需及時通知供應商整改或更換，并記錄整改過程。采購部門負責整理采購全流程文檔（申請單、審批表、供應商評估表、合同、驗收單等），按企業(yè)檔案管理規(guī)定分類歸檔，保存期限不少于5年。責任人：需求部門、采購部門、技術(shù)部門（如需）輸出物：《采購驗收單》、完整采購檔案工具模板清單表1：采購申請單申請單號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）用途說明附件清單（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）部門負責人意見簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導意見簽字：__________日期：__________總經(jīng)理意見簽字：__________日期：__________備注表2：供應商評估表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址營業(yè)執(zhí)照編號主營產(chǎn)品/服務合作歷史（如有）資質(zhì)證書（如ISO、行業(yè)認證等）報價（元）交付周期（天）評估指標權(quán)重評分（1-10分）加權(quán)得分資質(zhì)合規(guī)性20%價格競爭力30%產(chǎn)品質(zhì)量/服務標準25%交付及時性15%合作穩(wěn)定性10%綜合得分100%評估意見□推薦□備選□不推薦評估人日期采購部門負責人簽字日期表3：采購合同（模板節(jié)選）合同編號：__________簽訂日期：__________采購方：____________________（名稱、地址、聯(lián)系人、電話）供應商：____________________（名稱、地址、聯(lián)系人、電話）采購清單：物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點付款方式：____________________（如：驗收合格后30日內(nèi)支付全款/分期付款等）違約責任：供應商逾期交付的，每逾期1天按合同總額的0.5%支付違約金；質(zhì)量不合格的，需在7日內(nèi)更換或整改，否則采購方有權(quán)解除合同。爭議解決：雙方友好協(xié)商解決，協(xié)商不成的，提交采購方所在地人民法院訴訟解決。雙方簽字蓋章：采購方：____________________（蓋章）供應商：____________________（蓋章）授權(quán)代表：____________________授權(quán)代表：____________________日期：____________________日期：____________________關(guān)鍵要點提示需求明確性：申請人在填寫《采購申請單》時，需詳細描述物品/服務的規(guī)格、用途及技術(shù)參數(shù)，避免因信息模糊導致采購偏差或供應商理解錯誤。預算剛性約束：采購申請金額不得超過部門年度預算，超預算需提前啟動預算調(diào)整流程，嚴禁先采購后補手續(xù)。供應商資質(zhì)審核：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應商名錄中的合作方，新供應商必須提供有效營業(yè)執(zhí)照及行業(yè)相關(guān)資質(zhì)，保證合法合規(guī)經(jīng)營。審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成