適用范圍與場景本采購申請審批流程適用于各類企業(yè)及組織的常規(guī)采購需求，涵蓋辦公用品、生產原材料、設備工具、服務外包等非特殊類物資或服務的采購。當部門因日常運營、項目開展或業(yè)務拓展需要采購相關物品或服務時，均需通過此流程完成申請與審批，保證采購行為合規(guī)、有序，并實現(xiàn)資源合理配置。審批流程詳解一、申請發(fā)起需求確認：申請人（部門員工或需求負責人）明確所需采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預估單價，確認采購必要性。填寫申請單：通過企業(yè)內部OA系統(tǒng)或紙質表單填寫《采購申請單》（模板詳見第三節(jié)），完整填寫采購明細、預算金額、需求日期、供應商建議（若有）等信息，并相關需求說明（如技術參數(shù)、比價依據(jù)等）。提交審批：提交申請至部門負責人進行初步審核。二、部門審核必要性審核：部門負責人（如經理）確認采購需求是否符合部門工作計劃及預算范圍，檢查申請信息是否完整、規(guī)格描述是否清晰。預算核對：若部門已有年度預算，負責人核對本次采購是否在預算額度內；若為預算外采購，需說明超預算原因并附上預算調整申請（若企業(yè)要求）。審核結果：審核通過后，在《采購申請單》上簽字確認，流轉至下一環(huán)節(jié)；若不通過，注明原因并退回申請人修改。三、財務審核預算合規(guī)性檢查：財務專員（如主管）核查采購申請是否符合企業(yè)財務制度，預算金額是否準確，是否存在重復采購或超預算情況。資金可行性評估：根據(jù)企業(yè)資金狀況，評估采購資金的落實情況，確認支付方式是否符合財務規(guī)定（如預付款比例、結算周期等）。審核反饋：審核通過后簽字確認；若涉及預算調整或資金問題，反饋至申請人或部門負責人協(xié)調處理。四、分級審批根據(jù)采購金額及物品類型，實行分級審批制度（以下為通用示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調整）：小額采購（如≤5000元）：由采購部負責人（如總監(jiān)）審批，確認采購方式（如定點采購、詢價采購）后執(zhí)行。大額采購（如5000元-50000元）：在采購部負責人審批后，提交至分管副總（如副總）審批。重大采購（如＞50000元）：需經分管副總審批后，提交至總經理（如總經理）或企業(yè)決策委員會最終審批。審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內完成（一般不超過3個工作日），緊急采購可啟動加急流程（需注明緊急原因并經更高層級審批）。五、采購執(zhí)行任務分配：審批通過后，采購部將采購需求錄入采購管理系統(tǒng)，分配給采購專員（如專員）執(zhí)行。供應商選擇：采購專員根據(jù)需求開展詢價、比價或招標工作（至少對比3家供應商報價，保留比價記錄），保證性價比最優(yōu)；若為指定供應商，需說明選擇理由并附資質證明。訂單：確定供應商后，簽訂采購合同或訂單，明確交貨時間、質量標準、付款條件等條款，并將合同復印件反饋至申請部門及財務部備案。六、入庫與驗收貨物接收：申請人或指定接收人按訂單要求收貨，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外包裝及外觀質量。質量驗收：對于技術性較強的物品（如設備、原材料），需聯(lián)合使用部門、技術部門共同驗收，出具《驗收報告》；常規(guī)辦公用品可由申請人或行政部驗收簽字。入庫登記：驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員（如管理員）更新庫存信息，并將入庫單復印件傳遞至財務部及申請部門。七、付款與歸檔發(fā)票核對：財務部收到供應商發(fā)票后，與采購訂單、入庫單、驗收單進行“三單匹配”，核對無誤后安排付款。資料歸檔：采購部將采購申請單、審批記錄、合同、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年（或符合企業(yè)檔案管理規(guī)定）。采購申請單模板基本信息申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購類型□辦公用品□生產原料□設備工具□服務外包□其他_________采購明細規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明供應商建議（若有）合計金額（大寫）小寫元審批流程審核人職務審批意見簽字日期部門審核部門負責人財務審核財務負責人采購部審核采購部負責人分級審批（根據(jù)金額）分管領導/總經理備注信息|1.需求日期：年月日前到貨2.特殊要求：_________________________3.附件清單：□需求說明□比價記錄□技術參數(shù)|執(zhí)行要點與常見問題一、關鍵執(zhí)行要點信息準確性：申請單中的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需與實際需求一致，避免因描述模糊導致采購錯誤。預算管控：嚴格執(zhí)行預算審批流程，超預算采購需提前申請預算調整，未經審批不得擅自采購。審批時效：各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個工作日內完成審核，緊急采購需明確標注并啟動加急通道，避免影響工作進度。供應商管理：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應商名錄中的合作方，新供應商需經過資質審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關許可證等）。二、常見問題處理申請信息不完整：若審批環(huán)節(jié)發(fā)覺申請信息缺失（如缺少規(guī)格參數(shù)、預估金額），需退回申請人補充，補充后重新提交審批。預算不足：若采購金額超出部門預算，需由申請人發(fā)起預算調整申請，經財務部及分管領導審批通過后，方可繼續(xù)采購流程。驗收不合格：若到貨物資與訂單不符或質量不達標，