采購(gòu)合同審核與管理工具模板一、適用場(chǎng)景與工作目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（需求方）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)標(biāo)的、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。（2）收集供應(yīng)商資質(zhì)材料：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營(yíng)許可證等）、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書（如簽約人非法人）、近3年類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)證明（如有）。（3）初步擬定合同框架：參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，明確雙方主體信息、標(biāo)的物描述、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、交付與驗(yàn)收、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款。2.初步審核（采購(gòu)部門主導(dǎo)）責(zé)任主體：采購(gòu)部審核重點(diǎn)：（1）供應(yīng)商資質(zhì)有效性：檢查營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋本次采購(gòu)內(nèi)容；資質(zhì)證書是否與采購(gòu)標(biāo)的匹配（如特種設(shè)備采購(gòu)需特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）。（2）采購(gòu)需求匹配性：核對(duì)合同標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格是否與《采購(gòu)申請(qǐng)單》一致，是否符合預(yù)算要求。（3）條款完整性：檢查合同是否包含核心要素（雙方主體信息、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等），避免關(guān)鍵條款缺失。（4）商務(wù)條款合理性：付款方式是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如是否約定預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例，質(zhì)保金約定是否合理）；交付周期是否滿足生產(chǎn)/項(xiàng)目需求。輸出結(jié)果：若審核通過(guò)，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；若存在資質(zhì)問(wèn)題或需求偏差，退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充材料或調(diào)整需求。3.專業(yè)審核（法務(wù)與財(cái)務(wù)部門協(xié)同）責(zé)任主體：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部審核重點(diǎn)：法務(wù)部門：①合同主體合法性：供應(yīng)商是否為依法注冊(cè)的法人組織，簽約人是否具備有效授權(quán)；②條款合規(guī)性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”；③風(fēng)險(xiǎn)條款：違約責(zé)任是否明確且對(duì)等（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的責(zé)任約定），爭(zhēng)議解決方式是否明確（如仲裁或訴訟，管轄地點(diǎn)是否約定為企業(yè)所在地）；④知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密：涉及技術(shù)或商業(yè)秘密的，是否約定保密義務(wù)及違約責(zé)任。財(cái)務(wù)部門：①價(jià)款合理性：?jiǎn)蝺r(jià)、總價(jià)是否符合市場(chǎng)價(jià)格，是否存在虛高報(bào)價(jià)；②付款方式合規(guī)性：是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定，大額支付是否約定銀行轉(zhuǎn)賬及賬戶信息準(zhǔn)確；③稅費(fèi)約定：是否明確稅費(fèi)包含類型（如是否含稅，稅率是否符合規(guī)定）；④財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：質(zhì)保金比例是否合理（一般為5%-10%），質(zhì)保期是否與產(chǎn)品/服務(wù)壽命匹配。輸出結(jié)果：法務(wù)與財(cái)務(wù)分別出具《審核意見(jiàn)表》，明確“通過(guò)”“修訂后通過(guò)”或“不通過(guò)”。若需修訂，由采購(gòu)部門組織業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商溝通調(diào)整。4.修訂確認(rèn)與最終審批責(zé)任主體：采購(gòu)部、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部操作步驟：（1）采購(gòu)部門匯總法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)，與業(yè)務(wù)部門共同修訂合同條款，形成《合同修訂記錄表》（修訂內(nèi)容、修訂人、修訂日期需明確）。（2）修訂后合同再次提交法務(wù)、財(cái)務(wù)部門復(fù)核，確認(rèn)無(wú)異議后，進(jìn)入審批流程。（3）按企業(yè)權(quán)限審批：金額≤10萬(wàn)元：由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：增加分管副總審批；金額＞50萬(wàn)元：需總經(jīng)理審批。（4）審批通過(guò)后，由采購(gòu)部輸出最終版合同文本，加蓋企業(yè)合同專用章（嚴(yán)禁部門章或個(gè)人章替代）。5.合同簽訂與執(zhí)行跟蹤責(zé)任主體：采購(gòu)部、業(yè)務(wù)部門操作步驟：（1）采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂合同，保證雙方各持正本至少1份，電子版同步歸檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。（2）業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定跟蹤供應(yīng)商履約情況（如生產(chǎn)進(jìn)度、交付時(shí)間），填寫《履約跟蹤表》（記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、實(shí)際進(jìn)展、異常情況）。（3）交付后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合質(zhì)檢部門按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收合格證明》，作為付款依據(jù)。6.合同歸檔與復(fù)盤責(zé)任主體：采購(gòu)部、檔案管理部門操作步驟：（1）合同執(zhí)行完畢（含質(zhì)保期到期后），采購(gòu)部收集合同正本、審批文件、驗(yàn)收證明、修訂記錄等材料，整理成冊(cè)。（2）檔案管理部門按“一合同一檔”原則歸檔，電子檔備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于合同履行期結(jié)束后5年。（3）定期（如每季度）組織采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門復(fù)盤合同執(zhí)行中的問(wèn)題（如條款爭(zhēng)議、供應(yīng)商履約偏差），持續(xù)優(yōu)化合同模板及審核流程。三、核心配套表格1.采購(gòu)合同基本信息表序號(hào)合同編號(hào)簽訂日期甲方（采購(gòu)方）乙方（供應(yīng)商）標(biāo)的物名稱/規(guī)格數(shù)量單價(jià)（元）總金額（元）履行期限付款方式質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收方式違約責(zé)任條款摘要附件清單1CG-2024-0012024–*有限公司*YY科技有限公司型號(hào)設(shè)備5臺(tái)100,000500,000簽訂后30日內(nèi)交付預(yù)付款30%，驗(yàn)收合格付60%，質(zhì)保金10%（1年）符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)按合同附件3驗(yàn)收逾期交貨每日按0.05%違約金營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、技術(shù)參數(shù)表2.合同審核意見(jiàn)表審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期審核意見(jiàn)審核結(jié)果初步審核采購(gòu)部*某2024–供應(yīng)商資質(zhì)齊全，合同條款完整，付款方式符合制度通過(guò)法務(wù)審核法務(wù)部*某2024–第5條“爭(zhēng)議解決”未明確管轄地，建議修改為“向甲方所在地人民法院提起訴訟”修訂后通過(guò)財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*某2024–質(zhì)保金比例建議調(diào)整為15%（因設(shè)備價(jià)值較高）修訂后通過(guò)3.合同修訂記錄表修訂版本號(hào)修訂內(nèi)容摘要修訂人修訂日期確認(rèn)人確認(rèn)日期V1.1第5條增加“爭(zhēng)議解決管轄地為甲方所在地”*某（采購(gòu)部）2024–*某（法務(wù)部）2024–V1.2質(zhì)保金比例由10%調(diào)整為15%*某（采購(gòu)部）2024–*某（財(cái)務(wù)部）2024–四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.供應(yīng)商資質(zhì)審核“三查三看”查營(yíng)業(yè)執(zhí)照：看經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋采購(gòu)標(biāo)的，看注冊(cè)資本是否與項(xiàng)目規(guī)模匹配；查資質(zhì)證書：看證書是否在有效期內(nèi)，看發(fā)證機(jī)關(guān)是否為權(quán)威部門（如行業(yè)協(xié)會(huì)、監(jiān)管部門）；查信用記錄：通過(guò)“信用中國(guó)”等官方平臺(tái)查詢供應(yīng)商是否存在失信行為（避免與失信企業(yè)合作）。2.合同條款避免“模糊表述”質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：需引用具體國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)參數(shù)（如“符合GB/T1-2020”而非“質(zhì)量良好”）；交付時(shí)間：明確具體日期或節(jié)點(diǎn)（如“2024年月日前交付至甲方指定地點(diǎn)”而非“盡快交付”）；違約責(zé)任：量化違約金計(jì)算方式（如“逾期付款每日按應(yīng)付未付金額的0.05%支付違約金”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述。3.付款與履約“強(qiáng)關(guān)聯(lián)”預(yù)付款比例不宜過(guò)高（一般不超過(guò)30%），需供應(yīng)商提供履約保證金（如銀行保函）；進(jìn)度款支付需與履約節(jié)點(diǎn)掛鉤（如“完成設(shè)備生產(chǎn)并預(yù)驗(yàn)收后支付40%”），避免未履約即付款；質(zhì)保金需明確退還條件（如“質(zhì)保期內(nèi)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)保期滿后15日內(nèi)退還”）。4.法律合規(guī)“紅線”禁止簽訂“陰陽(yáng)合同”（對(duì)外合同與內(nèi)部審批內(nèi)容不一致）；不得與不具備法人資格的分支機(jī)構(gòu)簽訂合同（