委托辦會協(xié)議書甲方（委托方）：姓名/名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（受托方）：姓名/名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：鑒于甲方有舉辦會議的需求，乙方具備提供會議承辦服務(wù)的專業(yè)能力和經(jīng)驗，雙方經(jīng)友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》相關(guān)規(guī)定，就甲方委托乙方承辦會議事宜達(dá)成如下協(xié)議：一、委托事項及服務(wù)內(nèi)容（一）會議基本信息1.會議名稱：2.會議時間：自年月日起至年月日止3.會議地點：（二）服務(wù)具體內(nèi)容1.會議籌備根據(jù)甲方要求，負(fù)責(zé)會議場地的選址、租賃及布置，包括但不限于舞臺搭建、音響設(shè)備調(diào)試、燈光布置、桌椅擺放、會標(biāo)制作、橫幅懸掛等，確保會議場地符合會議規(guī)模及主題要求。協(xié)助甲方完成會議資料的準(zhǔn)備工作，如會議手冊、議程表、嘉賓資料、宣傳資料等的設(shè)計、排版、印刷及裝訂，并保證資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。負(fù)責(zé)會議嘉賓的邀請、確認(rèn)及接待工作，包括發(fā)送邀請函、安排接送車輛、引導(dǎo)簽到、安排住宿餐飲等，確保嘉賓能夠順利參會。2.會議組織與執(zhí)行制定詳細(xì)的會議議程安排，合理規(guī)劃會議時間，確保各項會議活動有序進(jìn)行。負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的組織協(xié)調(diào)工作，包括會議主持、嘉賓引導(dǎo)、會議記錄、設(shè)備操作等，保障會議的順利開展。按照甲方要求，組織安排會議期間的各類活動，如開幕式、閉幕式、主題演講、分組討論、文藝表演、參觀考察等，確保活動內(nèi)容豐富、形式多樣，符合會議主題和參會人員需求。3.會議宣傳推廣根據(jù)甲方提供的會議信息及宣傳需求，制定會議宣傳方案，通過多種渠道進(jìn)行宣傳推廣，如網(wǎng)絡(luò)媒體、社交媒體、行業(yè)雜志、線下海報等，提高會議的知名度和影響力。負(fù)責(zé)收集、整理會議期間的照片、視頻等資料，并進(jìn)行后期編輯制作，形成會議宣傳素材，供甲方用于后續(xù)宣傳報道。4.會議后勤保障提供會議期間的餐飲服務(wù)，根據(jù)會議規(guī)模和參會人員需求，制定合理的餐飲菜單，確保餐飲質(zhì)量和衛(wèi)生安全。安排會議期間的安保人員，負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，維護(hù)會議秩序，確保參會人員的人身和財產(chǎn)安全。配備專業(yè)的技術(shù)支持人員，隨時處理會議期間可能出現(xiàn)的設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)問題等，保障會議的正常進(jìn)行。二、雙方權(quán)利與義務(wù)（一）甲方權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)對乙方承辦會議的各項工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出意見和建議。有權(quán)要求乙方按照本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，如乙方未達(dá)到約定要求，有權(quán)要求乙方進(jìn)行整改或采取補(bǔ)救措施。有權(quán)獲取乙方在承辦會議過程中形成的相關(guān)資料和文件，如會議籌備方案、會議議程安排、會議記錄、宣傳資料等。2.義務(wù)向乙方提供舉辦會議所需的詳細(xì)信息和資料，包括會議主題、參會人員名單、會議議程、會議預(yù)算等，并確保所提供信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。按照本協(xié)議約定的時間和方式向乙方支付服務(wù)費用。協(xié)助乙方辦理會議相關(guān)的審批手續(xù)，如場地使用許可、活動備案等，并提供必要的文件和證明材料。在會議舉辦前，對乙方準(zhǔn)備的會議場地、設(shè)備、資料等進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知乙方進(jìn)行整改。（二）乙方權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)要求甲方按照本協(xié)議約定支付服務(wù)費用。根據(jù)甲方提供的信息和要求，自主安排承辦會議的各項工作，但應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范的要求。在承辦會議過程中，有權(quán)使用甲方提供的相關(guān)資料和文件，但應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，不得擅自泄露給第三方。2.義務(wù)按照本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)為甲方提供優(yōu)質(zhì)、高效的會議承辦服務(wù)，確保會議順利舉辦。制定詳細(xì)的會議承辦方案，并提交甲方審核通過后實施。在承辦過程中，如遇重大事項或變更，應(yīng)當(dāng)及時通知甲方，并征得甲方同意。負(fù)責(zé)會議承辦過程中的各項費用支出，包括場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲住宿、人員勞務(wù)等，但應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照甲方批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自超支。妥善保管甲方提供的會議資料和文件，在會議結(jié)束后按照甲方要求及時歸還或移交。對會議期間形成的相關(guān)資料和文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行整理歸檔，并保存一定期限，以備甲方查閱調(diào)用。遵守法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范的要求，確保會議承辦過程中的各項活動合法合規(guī)。如因乙方原因?qū)е聲h出現(xiàn)任何法律糾紛或安全事故，乙方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)全部責(zé)任。三、服務(wù)費用及支付方式（一）服務(wù)費用本協(xié)議項下的服務(wù)費用總計為人民幣元（大寫：元整）。該費用為固定總價，包含乙方承辦會議所需的全部費用，除本協(xié)議約定的調(diào)整情形外，不再因任何原因進(jìn)行調(diào)整。（二）支付方式甲方應(yīng)按照以下方式向乙方支付服務(wù)費用：1.合同簽訂后個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付服務(wù)費用的%作為預(yù)付款，即人民幣元（大寫：元整）。2.會議籌備工作完成并經(jīng)甲方驗收合格后個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付服務(wù)費用的%，即人民幣元（大寫：元整）。3.會議結(jié)束后個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付剩余服務(wù)費用，即人民幣元（大寫：元整）。乙方應(yīng)在每次收款前向甲方提供合法有效的發(fā)票，否則甲方有權(quán)拒絕付款且不承擔(dān)任何違約責(zé)任。四、保密條款雙方應(yīng)對在履行本協(xié)議過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及其他機(jī)密信息予以保密。未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向第三方披露或使用對方的保密信息。本條款的保密期限為自本協(xié)議生效之日起年。五、違約責(zé)任（一）甲方違約責(zé)任1.若甲方未按照本協(xié)議約定向乙方支付服務(wù)費用，每逾期一日，應(yīng)按照未支付金額的%向乙方支付違約金。逾期超過日的，乙方有權(quán)暫停服務(wù)，并要求甲方支付已完成服務(wù)對應(yīng)的費用及違約金。2.若甲方未按照本協(xié)議約定提供相關(guān)信息或資料，導(dǎo)致乙方無法正常履行服務(wù)義務(wù)的，甲方應(yīng)承擔(dān)因此給乙方造成的全部損失。3.若甲方擅自變更會議時間、地點、規(guī)模、主題等重要事項，導(dǎo)致乙方需要重新調(diào)整服務(wù)內(nèi)容或增加服務(wù)成本的，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的費用增加部分，并按照增加費用的%向乙方支付違約金給乙方造成的全部損失。（二）乙方違約責(zé)任1.若乙方未按照本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，或未按時完成服務(wù)工作，每逾期一日，應(yīng)按照服務(wù)費用的%向甲方支付違約金。逾期超過日的，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求乙方返還已收取的服務(wù)費用，同時乙方應(yīng)按照服務(wù)費用的%向甲方支付違約金。2.若乙方擅自將本協(xié)議項下的服務(wù)工作轉(zhuǎn)包給第三方，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求乙方返還已收取的服務(wù)費用，同時乙方應(yīng)按照服務(wù)費用的%向甲方支付違約金。3.若乙方違反保密條款的約定，向第三方披露或使用甲方的保密信息，乙方應(yīng)向甲方支付違約金人民幣元，并賠償甲方因此遭受的全部損失。如損失難以計算的，按照本協(xié)議服務(wù)費用的%進(jìn)行賠償。六、爭議解決本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。雙方在履行本協(xié)議過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。七、其他條款（一）協(xié)議變更與解除1.本協(xié)議的任何變更或補(bǔ)充需經(jīng)雙方書面協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或補(bǔ)充協(xié)議作為本協(xié)議的組成部分，與本協(xié)議具有同等法律效力。2.在履行本協(xié)議過程中，如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е卤緟f(xié)議無法繼續(xù)履行或部分無法履行的，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)及時通知對方，并提供相關(guān)證明文件。雙方應(yīng)根據(jù)不可抗力事件對