企業(yè)行政文檔統(tǒng)一存檔編號規(guī)范模板一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內部行政文檔的存檔管理，保證文檔編號的唯一性、系統(tǒng)性和可追溯性，提高文檔檢索效率，避免重復存檔或遺漏，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門在行政管理活動中形成的各類紙質及電子文檔，包括但不限于通知、報告、會議紀要、合同協(xié)議、制度文件、請示批復、檔案資料等需長期或短期存檔的行政文書。（三）編制依據依據《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《行政文檔管理辦法》及企業(yè)內部管理要求，結合實際業(yè)務流程制定。二、編號規(guī)則設計（一）編號結構行政文檔存檔編號采用“部門代碼-年度-文檔類型代碼-流水號”的組合結構，具體格式部門代碼+年度（后兩位）+文檔類型代碼+流水號（三位）（二）各部分含義說明部門代碼：用2位大寫字母表示，根據企業(yè)部門名稱拼音首字母編制（如行政部“XZ”、人力資源部“RL”、財務部“CW”、市場部“SC”等），具體部門代碼對照表由行政部統(tǒng)一制定并動態(tài)更新。年度：用文檔形成年份的后兩位數字表示（如2024年文檔標注“24”）。文檔類型代碼：用2位大寫字母表示，根據文檔類別分類（如通知“TZ”、報告“BG”、會議紀要“HY”、合同“HT”、制度“ZD”、請示“QS”、批復“FP”等），常見文檔類型代碼詳見下表。流水號：用3位阿拉伯數字表示，從“001”開始，同一部門同一年度同一類型文檔按形成順序依次遞增，每年1月1日重置為“001”。三、編號規(guī)范操作流程第一步：明確文檔所屬類別文檔形成后，由經辦人根據文檔內容判斷其類型（如通知、報告、會議紀要等），參照《企業(yè)常見行政文檔類型代碼表》確定對應的“文檔類型代碼”。第二步：提取部門代碼根據文檔形成部門，查詢《企業(yè)部門代碼對照表》獲取“部門代碼”（如行政部形成的文檔標注“XZ”，財務部標注“CW”）。第三步：確定年度提取文檔形成年份的后兩位數字作為“年度”（如2023年形成的文檔標注“23”，2024年標注“24”）。第四步：流水號同一部門同一年度同一類型文檔，按形成時間順序從“001”開始編號，如行政部2024年形成的第3份通知，編號為“XZ24TZ003”。若跨年度或跨部門協(xié)作形成的文檔，以主要形成部門（或牽頭部門）為準確定部門代碼，流水號按該部門該年度該類型文檔順序延續(xù)編號。第五步：組合編號并登記將“部門代碼-年度-文檔類型代碼-流水號”依次組合形成完整編號，同時在《行政文檔存檔登記表》（見下文）中填寫編號、文檔名稱、形成部門、責任人等信息，保證編號與文檔一一對應。四、編號結構規(guī)則表編號組成部分代碼規(guī)則示例說明部門代碼2位大寫字母XZ行政部；RL為人力資源部，CW為財務部，SC為市場部（具體以最新部門代碼表為準）年度年份后兩位數字242024年形成的文檔文檔類型代碼2位大寫字母TZ通知；BG為報告，HY為會議紀要，HT為合同，ZD為制度，QS為請示，FP為批復流水號3位阿拉伯數字（從001開始）003同部門同年同類型文檔第3份五、存檔登記表模板行政文檔存檔登記表編號文檔名稱文檔類型形成部門責任人形成日期頁數存放位置（柜/層/格）備注XZ24TZ001關于2024年春節(jié)放假的通知TZ行政部*經理2024-01-152檔案柜-01層-01格全公司發(fā)布RL23BG0052023年度人力資源工作總結BG人力資源部*主管2024-01-2015檔案柜-02層-05格呈報總經理CW24HT002辦公設備采購合同（供應商A）HT財務部*會計2024-02-018檔案柜-03層-02格含附件六、執(zhí)行與管理要點（一）編號唯一性要求每份存檔文檔必須對應唯一編號，嚴禁重復編號或漏編。若文檔內容較多需分冊存檔，應在編號后標注“-1、-2”等分冊號（如“XZ24TZ003-1”“XZ24TZ003-2”），并在登記表備注中說明分冊情況。（二）及時性與規(guī)范性文檔形成后3個工作日內完成編號及登記，避免拖延導致編號混亂。編號填寫應清晰、規(guī)范，不得涂改；電子文檔編號需在文件名中完整體現，紙質文檔編號應標注在文檔首頁右上角及檔案袋封面。（三）特殊情況處理跨部門協(xié)作文檔：由牽頭部門負責編號，協(xié)辦部門在登記表中“備注”欄注明協(xié)作部門。文檔補編號：對未編號的歷史文檔，由行政部牽頭核實形成時間、部門等信息，按本規(guī)范補編編號，并在登記表“備注”欄標注“補編”。（四）責任與監(jiān)督各部門負責人為本部門文檔編號的第一責任人，需定期檢查本部門編號執(zhí)行情況。行政部每季度對各部門存檔文檔編號規(guī)范性進行抽查，對未按要求編號的部門責令整改，并納入部門績效考核。（五）動態(tài)更新機制因部門調整或新增文檔類型，需修訂部門代碼