2026年資源回收公司員工檔案數(shù)字化管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用價值，保障員工檔案信息的安全和完整，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于公司及所屬各部門、各分支機構的全體員工檔案數(shù)字化管理工作。第三條員工檔案數(shù)字化管理工作應遵循依法合規(guī)、真實準確、安全保密、高效利用的原則，確保員工檔案信息的真實性、完整性和可用性。第四條公司設立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施公司的員工檔案數(shù)字化管理工作。各部門應指定專人配合檔案管理部門開展相關工作。第二章檔案數(shù)字化范圍第五條員工檔案數(shù)字化范圍包括員工入職、在職、離職等各個階段形成的各類檔案材料，具體如下：（一）入職階段檔案材料：包括但不限于入職申請表、個人簡歷、學歷證書、學位證書、專業(yè)資格證書、培訓證書、身份證明文件、體檢報告、離職證明等。（二）在職階段檔案材料：包括但不限于勞動合同、崗位變動文件、績效考核記錄、獎懲記錄、培訓記錄、薪資調整記錄、社會保險繳納記錄等。（三）離職階段檔案材料：包括但不限于離職申請表、離職交接清單、離職證明、競業(yè)限制協(xié)議等。（四）其他相關檔案材料：包括但不限于員工的個人榮譽證書、專利證書、著作權證書等。第三章檔案數(shù)字化流程第六條員工檔案數(shù)字化流程一般包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、元數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)。第七條檔案整理階段，檔案管理部門應按照檔案管理的相關規(guī)定，對員工檔案材料進行分類、排序、編號、裝訂等整理工作，確保檔案材料的有序性和完整性。第八條檔案掃描階段，檔案管理部門應使用符合要求的掃描設備，對整理好的檔案材料進行掃描。掃描分辨率應根據(jù)檔案材料的類型和重要性確定，一般不低于300dpi。掃描格式應采用通用的圖像格式，如JPEG、TIFF等。第九條圖像處理階段，檔案管理部門應對掃描后的圖像進行處理，包括圖像裁剪、旋轉、糾偏、去污、增強等，確保圖像的清晰度和可讀性。第十條元數(shù)據(jù)著錄階段，檔案管理部門應按照檔案管理的相關規(guī)定，對數(shù)字化后的檔案圖像進行元數(shù)據(jù)著錄，包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、形成單位、作者、頁數(shù)、關鍵詞等信息。元數(shù)據(jù)著錄應準確、完整、規(guī)范。第十一條數(shù)據(jù)存儲階段，檔案管理部門應將數(shù)字化后的檔案圖像和元數(shù)據(jù)存儲在符合要求的存儲設備中，并建立相應的數(shù)據(jù)庫進行管理。存儲設備應具備足夠的存儲容量和良好的性能，確保數(shù)據(jù)的安全存儲和快速訪問。第十二條數(shù)據(jù)備份階段，檔案管理部門應定期對數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的地方，并做好標記和記錄。備份頻率應根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和更新頻率確定，一般不低于每月一次。第四章數(shù)字化檔案管理第十三條公司應建立健全數(shù)字化檔案管理制度，加強對數(shù)字化檔案的管理和維護，確保數(shù)字化檔案的安全、完整和有效利用。第十四條數(shù)字化檔案的管理應包括檔案的接收、登記、分類、存儲、檢索、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。檔案管理部門應制定相應的管理流程和操作規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的管理工作有序進行。第十五條數(shù)字化檔案的接收和登記應嚴格按照檔案管理的相關規(guī)定進行，確保檔案的來源清晰、內容完整。檔案管理部門應對接收的數(shù)字化檔案進行認真核對和檢查，對不符合要求的檔案應及時退回并要求重新整理。第十六條數(shù)字化檔案的分類和存儲應按照檔案管理的相關規(guī)定進行，確保檔案的分類合理、存儲有序。檔案管理部門應根據(jù)檔案的類型和重要性，對數(shù)字化檔案進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄，方便檔案的檢索和利用。第十七條數(shù)字化檔案的檢索和利用應嚴格按照檔案管理的相關規(guī)定進行，確保檔案的利用合法、合規(guī)。檔案管理部門應建立相應的檢索系統(tǒng)和利用制度，為員工和相關部門提供便捷的檔案檢索和利用服務。員工和相關部門在利用數(shù)字化檔案時，應遵守檔案管理的相關規(guī)定，不得擅自復制、傳播或銷毀檔案。第十八條數(shù)字化檔案的銷毀應嚴格按照檔案管理的相關規(guī)定進行，確保檔案的銷毀合法、合規(guī)。檔案管理部門應定期對數(shù)字化檔案進行鑒定，對超過保管期限或無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應做好記錄，確保檔案的銷毀可追溯。第五章數(shù)字化檔案利用第十九條公司員工和相關部門因工作需要可以查閱和利用數(shù)字化檔案。查閱和利用數(shù)字化檔案應遵守檔案管理的相關規(guī)定，不得損害公司和員工的合法權益。第二十條員工查閱本人的數(shù)字化檔案，應向檔案管理部門提出申請，并提供有效的身份證明文件。檔案管理部門應在核實員工身份后，為其提供相應的檔案查閱服務。員工查閱本人的數(shù)字化檔案時，不得擅自復制、傳播或修改檔案內容。第二十一條相關部門因工作需要查閱和利用數(shù)字化檔案，應向檔案管理部門提出申請，并說明查閱和利用的目的、范圍和方式。檔案管理部門應在核實相關部門的申請理由后，為其提供相應的檔案查閱和利用服務。相關部門在查閱和利用數(shù)字化檔案時，應遵守檔案管理的相關規(guī)定，不得擅自擴大查閱和利用范圍，不得泄露檔案內容。第二十二條數(shù)字化檔案的利用應遵循保密原則，對涉及公司商業(yè)秘密和員工個人隱私的檔案內容，應嚴格保密，不得擅自泄露。檔案管理部門應建立相應的保密制度和措施，加強對數(shù)字化檔案的保密管理。第二十三條數(shù)字化檔案的利用應遵循合理利用原則，不得濫用檔案資源，不得損害公司和員工的合法權益。檔案管理部門應加強對數(shù)字化檔案利用的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)利用行為。第六章數(shù)字化檔案安全管理第二十四條公司應建立健全數(shù)字化檔案安全管理制度，加強對數(shù)字化檔案的安全管理，確保數(shù)字化檔案的安全、完整和有效利用。第二十五條數(shù)字化檔案的安全管理應包括物理安全、網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全、人員安全等方面。檔案管理部門應制定相應的安全管理措施和應急預案，確保數(shù)字化檔案的安全。第二十六條物理安全方面，檔案管理部門應加強對存儲設備和機房的管理，確保存儲設備和機房的安全。存儲設備應放置在安全的地方，避免受到火災、水災、地震等自然災害的影響。機房應配備必要的消防設施和監(jiān)控設備，確保機房的安全運行。第二十七條網(wǎng)絡安全方面，檔案管理部門應加強對網(wǎng)絡的管理，確保網(wǎng)絡的安全。網(wǎng)絡應采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設備和軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。檔案管理部門應定期對網(wǎng)絡進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和解決網(wǎng)絡安全問題。第二十八條數(shù)據(jù)安全方面，檔案管理部門應加強對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的安全。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應采用加密技術進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。檔案管理部門應定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的地方，并做好標記和記錄。第二十九條人員安全方面，檔案管理部門應加強對檔案管理人員的管理，確保人員的安全。檔案管理人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，遵守檔案管理的相關規(guī)定和職業(yè)道德。檔案管理部門應定期對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和安全意識。第七章監(jiān)督與管理第三十條公司檔案管理部門應加強對員工檔案數(shù)字化管理工作的監(jiān)督和管理，確保數(shù)字化管理工作的規(guī)范、有序進行。第三十一條監(jiān)督和管理內容包括檔案數(shù)字化流程的執(zhí)行情況、數(shù)字化檔案的管理情況、數(shù)字化檔案的利用情況、數(shù)字化檔案的安全管理情況等方面。檔案管理部門應定期對員工檔案數(shù)字化管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。第三十二條檔案管理部門應建立健全員工檔案數(shù)字化管理工作的考核機制，將員工檔案數(shù)字化管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系。對在員工檔案數(shù)字化管理工作中表現(xiàn)突出的部門和人員，公司應給予表彰和獎勵；對在員工檔案數(shù)字化管理工作中存在問題的部門和人員，公司應給予批評和處罰，并要求其限期整改。第三十三條各部門應積極配合檔