通用型產(chǎn)品說明書編寫規(guī)范一、適用范圍本規(guī)范適用于各類企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)品研發(fā)文檔、對外客戶交付手冊、跨部門協(xié)作指引及第三方合作技術(shù)資料等場景。無論是硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、服務(wù)流程還是組合型產(chǎn)品，均可參照本規(guī)范進行標(biāo)準(zhǔn)化編寫，保證說明書內(nèi)容準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)清晰、用戶友好，有效降低溝通成本，提升產(chǎn)品使用體驗與問題解決效率。二、編寫步驟詳解（一）需求分析與目標(biāo)定位明確說明書類型：根據(jù)產(chǎn)品特性確定說明書類型，如用戶操作手冊、安裝調(diào)試指南、故障排查手冊、功能介紹手冊等。例如面向終端消費者的家電產(chǎn)品需側(cè)重“用戶操作手冊”，面向企業(yè)客戶的工業(yè)設(shè)備需補充“安裝調(diào)試指南”。鎖定目標(biāo)用戶：分析用戶群體特征（如技術(shù)背景、使用經(jīng)驗、操作環(huán)境），調(diào)整內(nèi)容深度與表達方式。例如普通用戶需避免專業(yè)術(shù)語堆砌，技術(shù)人員則需提供參數(shù)配置、接口協(xié)議等詳細信息。界定核心目標(biāo)：清晰說明說明書需解決的核心問題，如“指導(dǎo)用戶完成基礎(chǔ)操作”“幫助用戶快速排查常見故障”“說明產(chǎn)品安全使用規(guī)范”等。（二）資料收集與信息整理內(nèi)部資料整合：收集產(chǎn)品研發(fā)文檔（如BOM表、電路圖、軟件架構(gòu)圖）、測試報告（如功能測試、功能測試、安全測試）、用戶反饋（如投訴記錄、使用建議）、法規(guī)要求（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、安全認證）等。外部需求對接：與研發(fā)團隊、測試團隊、客服團隊、銷售團隊溝通，確認產(chǎn)品功能邊界、操作邏輯、常見問題及解決方案。例如客服團隊需提供高頻咨詢問題列表，納入故障排查章節(jié)。信息分類與篩選：將收集的信息按“產(chǎn)品概述、安裝準(zhǔn)備、操作步驟、功能說明、故障處理、參數(shù)規(guī)格、附錄索引”等模塊分類，剔除冗余或過時信息，保證內(nèi)容時效性。（三）結(jié)構(gòu)框架設(shè)計采用“總-分-總”邏輯構(gòu)建保證層次清晰，用戶可快速定位信息。建議框架層級內(nèi)容模塊說明一級產(chǎn)品概述包含產(chǎn)品簡介、核心功能、適用范圍、版本歷史、安全警示等。二級安裝與準(zhǔn)備硬件連接、環(huán)境配置、賬號注冊、初始化設(shè)置等（如適用）。二級操作指南分場景說明基礎(chǔ)操作、進階功能、組合應(yīng)用等，按邏輯順序排列。二級故障與維護常見故障現(xiàn)象、原因分析、解決步驟、保養(yǎng)建議、聯(lián)系方式等。二級參數(shù)與附錄技術(shù)參數(shù)、兼容列表、術(shù)語解釋、更新日志、法規(guī)認證等補充信息。（四）內(nèi)容撰寫與優(yōu)化語言規(guī)范：使用簡潔、客觀的陳述句，避免口語化、模糊化表達（如“大概”“可能”）；術(shù)語統(tǒng)一：同一功能或組件名稱需全文一致，首次出現(xiàn)時標(biāo)注英文縮寫（如“（人工智能）”）；用戶導(dǎo)向：以“您”作為主語，強調(diào)操作動作（如“請按下電源鍵”而非“電源鍵被按下”）。內(nèi)容邏輯：操作步驟按“先后順序”或“功能關(guān)聯(lián)性”排列，例如“開機→登錄→選擇功能→執(zhí)行操作”；故障排查按“現(xiàn)象→原因→解決”邏輯展開，優(yōu)先列出高頻問題；關(guān)鍵操作需添加“提示”或“警告”，例如“警告：非專業(yè)人員請勿拆機，避免觸電風(fēng)險”。圖文配合：圖示需清晰、標(biāo)注完整（如圖1-1產(chǎn)品結(jié)構(gòu)示意圖），圖中部件需對應(yīng)文字說明；流程圖需使用標(biāo)準(zhǔn)符號（如矩形表示步驟，菱形表示判斷），箭頭指向明確；表格需包含表頭（如“參數(shù)項”“數(shù)值單位”“說明”），數(shù)據(jù)準(zhǔn)確對齊。（五）圖文排版與校對排版規(guī)范：字體：用宋體/微軟雅黑五號，標(biāo)題加粗（一級標(biāo)題三號，二級標(biāo)題四號，三級標(biāo)題五號）；間距：行間距1.2倍，段前段后間距0.5行，頁邊距上下2.5cm、左右2cm；分頁：按模塊分頁，避免跨頁斷句，圖表需在對應(yīng)章節(jié)附近，避免跨章節(jié)。校對流程：初校：檢查文字錯漏、術(shù)語一致性、圖表編號連續(xù)性；二校：驗證操作步驟的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性（如“步驟3：’設(shè)置’按鈕”需確認按鈕實際存在）；三校：模擬用戶使用場景，檢查邏輯連貫性（如“安裝步驟”是否覆蓋所有前置條件）；終審：由產(chǎn)品負責(zé)人、技術(shù)專家、客服代表聯(lián)合審核，保證內(nèi)容無遺漏、無歧義。（六）審核發(fā)布與版本管理審核責(zé)任：技術(shù)審核：研發(fā)工程師確認操作步驟、參數(shù)規(guī)格的準(zhǔn)確性；用戶體驗審核：測試團隊或真實用戶檢查內(nèi)容易用性；法規(guī)審核：法務(wù)或合規(guī)部門確認安全警示、認證信息的合規(guī)性。版本控制：文件命名規(guī)則：“產(chǎn)品名稱-說明書類型-版本號-日期”（例如：“智能音箱-用戶手冊-V2.1-20231015”）；版本變更記錄：在附錄中記錄每次修改的內(nèi)容、修改人、修改日期，例如：“V2.1→V2.2（20231020）：新增‘語音控制’功能操作步驟，修改人：*工號5”；發(fā)布歸檔：最終版本需至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，設(shè)定查閱權(quán)限，保證版本可追溯。三、產(chǎn)品說明書編寫模板表格章節(jié)編號章節(jié)名稱核心內(nèi)容要求撰寫要點示例說明1.1產(chǎn)品概述產(chǎn)品定位、核心功能、適用場景、版本信息簡明扼要，突出用戶價值，避免技術(shù)細節(jié)“智能手環(huán)是一款面向運動愛好者的健康監(jiān)測設(shè)備，支持心率監(jiān)測、運動記錄、消息提醒等核心功能，適用于日常運動及健康管理場景?！?.1包裝清單內(nèi)含物品名稱、數(shù)量、規(guī)格列表呈現(xiàn)，保證用戶可核對實物“包裝清單：主機1臺（規(guī)格：50mm表盤，藍牙5.0）、充電線1根（USB-Ato磁吸）、說明書1份”3.2基礎(chǔ)操作開機/關(guān)機、連接設(shè)備、基本設(shè)置（如時間、語言）分步驟說明，每個步驟配簡潔操作圖“步驟1：長按電源鍵2秒，指示燈亮起；步驟2：打開手機藍牙，打開‘健康’APP，‘設(shè)備連接’”4.3常見故障處理故障現(xiàn)象（如“無法連接手機”）、原因分析（如“藍牙未開啟”）、解決步驟按故障頻率排序，語言通俗易懂“現(xiàn)象：手環(huán)無法連接手機原因：手機藍牙未開啟解決：1.進入手機設(shè)置，開啟藍牙；2.重啟手環(huán)后重新嘗試連接”5.1技術(shù)參數(shù)硬件參數(shù)（尺寸、重量、電池容量）、軟件參數(shù)（系統(tǒng)版本、兼容系統(tǒng)）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，單位統(tǒng)一“尺寸：50mm×38mm×10.5mm；電池容量：180mAh；兼容系統(tǒng)：Android6.0及以上，iOS10及以上”6.2附錄術(shù)語解釋、更新日志、聯(lián)系方式、安全認證術(shù)語按字母排序，更新日志記錄版本變更“術(shù)語解釋：HR心率監(jiān)測（HeartRateMonitoring）；更新日志：V2.0（20230910）新增睡眠監(jiān)測功能”四、關(guān)鍵注意事項（一）術(shù)語一致性全篇使用統(tǒng)一術(shù)語，避免同一概念多種表述。例如“充電接口”不能在部分章節(jié)寫為“充電口”，部分章節(jié)寫為“電源接口”。若需使用縮寫，首次出現(xiàn)時需標(biāo)注全稱，如“NFC（近場通信）”。（二）圖文配合原則圖示需與文字內(nèi)容嚴(yán)格對應(yīng)，避免“文字描述A功能，圖示展示B功能”；圖表下方需標(biāo)注編號（如圖3-1，表4-2）和簡短說明（如“圖3-1手環(huán)按鍵示意圖”）；復(fù)雜流程建議采用“步驟圖+文字說明”結(jié)合，例如“設(shè)備配對流程圖+每步操作文字說明”。（三）版本控制要求說明書更新需與產(chǎn)品版本同步，避免“產(chǎn)品已升級至V3.0，說明書仍為V1.0”；舊版本說明書需明確標(biāo)注“已停用”，并保留至少3個歷史版本供追溯（如內(nèi)部問題排查時使用）；多語言版本需保證翻譯準(zhǔn)確，可由本地化團隊審核，避免文化差異導(dǎo)致誤解。（四）用戶導(dǎo)向思維從用戶使用場景出發(fā)，避免“技術(shù)參數(shù)堆砌”，例如普通用戶更關(guān)注“如何充電”而非“充電芯片型號”；關(guān)鍵操作需添加“小貼士”，例如“小貼士：首次使用前請充滿電（約2小時），以保證最佳體驗”；復(fù)雜功能需提供“示例”，例如“運動記錄功能示例：跑步模式下，記錄5公里跑步數(shù)據(jù)，包括配速、心率、消耗卡路里等”。（五）合規(guī)性審查安全警示需醒目標(biāo)注（如用紅色字體、感嘆號圖標(biāo)）