企業(yè)日常行政管理手冊流程指南一、辦公環(huán)境維護管理適用情境適用于企業(yè)日常辦公區(qū)域（包括工位、會議室、公共區(qū)域等）的環(huán)境維護、設施報修及秩序規(guī)范管理，保證辦公環(huán)境整潔、有序，保障員工工作舒適度。操作流程詳解日常環(huán)境巡查行政專員*每日9:00前完成辦公區(qū)域巡查，重點檢查：工位是否整潔、公共區(qū)域（茶水間、走廊、衛(wèi)生間）衛(wèi)生狀況、辦公設施（照明、空調(diào)、門窗）是否正常。對巡查中發(fā)覺的問題（如地面污漬、設備故障）進行拍照記錄，同步標注具體位置及問題描述。問題分類與上報輕微問題（如垃圾未清理、桌面雜物）：現(xiàn)場協(xié)調(diào)保潔人員*或相關員工即時處理，30分鐘內(nèi)完成整改并反饋。設施故障問題（如空調(diào)不制冷、燈光損壞）：通過企業(yè)內(nèi)部報修系統(tǒng)提交申請，填寫《設施報修單》（含故障位置、損壞程度、緊急程度），同步抄送行政主管*。維修跟進與驗收行政專員*每日17:00前核查報修單處理進度，緊急問題（如電路故障）需2小時內(nèi)響應，4小時內(nèi)修復；非緊急問題24小時內(nèi)處理完畢。維修完成后，行政專員*現(xiàn)場驗收，確認設施恢復正常，在報修單上簽字確認，并將處理結果反饋至報修人。定期環(huán)境優(yōu)化每季度末，行政主管組織員工代表召開辦公環(huán)境優(yōu)化會議，收集員工對環(huán)境布置、設施配置的建議（如工位調(diào)整、綠植增補），形成優(yōu)化方案并實施。表單模板參考辦公環(huán)境巡查記錄表日期巡查區(qū)域巡查情況（正常/問題）問題描述處理結果責任人2023-10-013樓會議室正常無無行政專員*2023-10-01茶水間問題垃圾桶溢滿14:00清理完成保潔人員*設施報修單報修人聯(lián)系方式報修區(qū)域故障設備故障描述緊急程度（一般/緊急）報修時間*2樓銷售部空調(diào)制冷效果差一般2023-10-0109:30*13956781樓前臺照明燈管閃爍緊急2023-10-0110:15執(zhí)行要點提示巡查需覆蓋所有辦公區(qū)域，避免遺漏公共設施及角落。設施報修需明確緊急程度，優(yōu)先處理影響正常辦公的問題。保潔人員每日工作結束后需提交《清潔工作日志》，保證衛(wèi)生責任到人。二、辦公物資采購與領用管理適用情境適用于企業(yè)辦公文具、耗材、設備等物資的日常采購、入庫、領用及庫存管理，保障員工辦公需求，同時控制物資成本。操作流程詳解需求提報與匯總各部門每月25日前提交《月度物資需求表》，列明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（如“A4打印紙500張”“簽字筆20支”），部門負責人*審核簽字后提交至行政部。行政專員匯總各部門需求，結合庫存情況，編制《月度物資采購計劃》，經(jīng)行政主管審批后執(zhí)行采購。供應商選擇與采購優(yōu)先選擇企業(yè)合作供應商，若需新增供應商，需對其資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證）進行審核，保證產(chǎn)品質(zhì)量。采購金額≤1000元：行政專員*直接下單；采購金額＞1000元：需簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間及售后條款。入庫驗收與登記物資送達后，行政專員與采購員共同驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購一致，檢查質(zhì)量（如打印紙無受潮、筆具無損壞）。驗收合格后，填寫《物資入庫登記表》（含入庫日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、驗收人），同步更新庫存臺賬。領用與歸還管理員工領用物資需填寫《物資領用申請表》，注明領用物資、數(shù)量、用途，部門負責人*審批后交至行政部。行政專員*核對領用信息后發(fā)放物資，領用人簽字確認；對于可重復使用的物資（如U盤、計算器），離職時需辦理歸還手續(xù)。表單模板參考月度物資需求表部門物資名稱規(guī)格需求數(shù)量用途部門負責人簽字提報日期銷售部A4紙80g10包日常打印*2023-09-25行政部簽字筆0.5mm30支辦公使用趙六*2023-09-25物資領用申請表申請人部門物資名稱規(guī)格領用數(shù)量用途領用日期審批人領取人簽字周七*市場部記事本A55本會議記錄2023-10-01*周七*執(zhí)行要點提示月度需求提報需結合實際使用情況，避免過度囤積。物資入庫需雙人驗收，保證數(shù)量與質(zhì)量無誤，杜絕“三無產(chǎn)品”。每月末行政專員*需進行庫存盤點，編制《庫存盤點表》，保證賬實相符，對積壓物資及時上報處理。三、會議組織與管理適用情境適用于企業(yè)內(nèi)部會議（部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會等）及外部會議（客戶洽談、行業(yè)交流等）的組織、召開及后續(xù)跟進，保證會議高效、有序。操作流程詳解會議發(fā)起與審批會議發(fā)起人填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程及預期成果，部門負責人*審核后提交至行政部。行政部根據(jù)會議室使用情況協(xié)調(diào)場地，若需外部場地，需提前3個工作日預訂并確認費用預算。會議通知與準備會議召開前1-2個工作日，行政專員*通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或郵件發(fā)送會議通知，包含會議主題、時間、地點、參會人員及會議議程（附會議材料如有）。會前30分鐘，行政專員*檢查會議室設備（投影儀、麥克風、音響）是否正常，擺放會議所需物資（飲用水、文具、簽到表），設置會議席卡。會議召開與記錄參會人員提前10分鐘簽到，會議主持人按議程主持會議，控制會議時長（例會不超過1.5小時，專題會議不超過2小時）。行政專員*負責會議記錄，重點記錄討論要點、決議事項、責任部門及完成時限，會后2個工作日內(nèi)整理成《會議紀要》，經(jīng)主持人審核后分發(fā)給參會人員。會議跟進與歸檔行政專員*跟蹤決議事項落實情況，每周更新《會議決議跟蹤表》，向責任部門反饋進度。會議結束后3個工作日內(nèi)，將《會議申請表》《會議紀要》《簽到表》等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。表單模板參考會議申請表會議主題會議時間會議地點參會人員主持人議程預期成果部門負責人簽字第三季度銷售總結會2023-10-1014:00-16:003樓會議室銷售部全體、財務部**1.銷售業(yè)績匯報；2.問題分析；3.下季度計劃明確下季度銷售目標*會議紀要模板會議主題時間地點主持人記錄人參會人員第三季度銷售總結會2023-10-1014:00-16:003樓會議室*行政專員*銷售部全體、財務部*議程與內(nèi)容1.銷售部*匯報第三季度業(yè)績：完成銷售額800萬元，目標達成率100%；2.問題分析：部分區(qū)域客戶跟進不足，需加強團隊培訓；3.下季度計劃：重點開拓華東市場，目標銷售額1000萬元。決議事項1.銷售部*于10月15日前提交客戶跟進優(yōu)化方案；2.行政部協(xié)調(diào)培訓部，于10月20日前組織銷售技能培訓。執(zhí)行要點提示會議通知需明確議程，避免議題發(fā)散，保證會議效率。會議記錄需客觀準確，重點突出決議事項及責任分工。會議室使用需提前預約，避免沖突，使用后及時清理并恢復原狀。四、印章使用與管理適用情境適用于企業(yè)公章、合同章、財務章等印章的使用、保管及登記管理，保證印章使用規(guī)范、安全，防范法律風險。操作流程詳解印章保管與備案印章由行政專員專人保管，存放于帶鎖的印章保險柜中，保險柜鑰匙由行政專員和行政主管*分別保管。印章啟用前需向公安機關備案，留存印模，并建立《印章管理臺賬》，記錄印章名稱、編號、保管人、啟用日期等信息。用印申請與審批用印人填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、用途、份數(shù)、用印日期，附文件電子版或復印件，部門負責人*審核后提交至行政部。一般用?。ㄈ鐑?nèi)部文件、證明）：行政主管審批；重要用?。ㄈ绾贤f(xié)議）：需總經(jīng)理審批，必要時需經(jīng)法務部門*審核。用印登記與核對審批通過后，用印人攜帶文件至行政部，行政專員*核對文件內(nèi)容與申請信息是否一致，確認無誤后在《印章使用登記表》上記錄用印日期、文件名稱、用印人、審批人等信息。用印時需保證文件清晰、完整，加蓋印章位置規(guī)范（如公章蓋在文件落款處，騎縫章粘貼在文件連接處）。印章保管與交接行政專員*每日下班前檢查印章保險柜鎖閉情況，保證印章未被盜用或誤用。保管人離職或變更時，需辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，由行政主管*監(jiān)交，三方簽字確認后備案。表單模板參考印章使用申請表用印部門用印文件名稱用途份數(shù)用印日期申請人部門負責人簽字審批人銷售部產(chǎn)品購銷合同與客戶簽訂合同2份2023-10-10**總經(jīng)理*印章使用登記表用印日期文件名稱用印部門用印人審批人印章類型備注2023-10-10產(chǎn)品購銷合同銷售部*總經(jīng)理*合同章與A公司簽訂執(zhí)行要點提示用印文件需內(nèi)容合法、完整，嚴禁在空白紙張或空白合同上蓋章。印章保管人需定期檢查印章使用情況，發(fā)覺違規(guī)用印及時上報。印章交接需全程監(jiān)交，保證印章安全無遺漏。五、員工入離職手續(xù)管理適用情境適用于新員工入職辦理、員工離職（含主動離職、被動離職）手續(xù)的全流程管理，保證員工信息準確、交接清晰，保障企業(yè)及員工合法權益。操作流程詳解（一）員工入職辦理入職通知與準備人力資源部*向新員工發(fā)送《入職通知書》，明確入職時間、需攜帶資料（證件號碼復印件、學歷證明、體檢報告、銀行卡等）及報到地點。入職前1個工作日，行政專員準備工位（辦公桌椅、電腦、文具等）、門禁卡、工牌，人力資源部辦理社保、公積金開戶手續(xù)。入職辦理與信息錄入新員工報到當日，提交入職資料，人力資源部*核對原件與復印件，填寫《員工入職登記表》（含個人信息、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等）。行政專員*引導新員工簽署《員工手冊確認書》《保密協(xié)議》，發(fā)放工牌、門禁卡，介紹公司環(huán)境及辦公流程。入職培訓與試用入職當日，人力資源部*組織新員工參加入職培訓，內(nèi)容包括企業(yè)文化、規(guī)章制度、崗位職責、安全規(guī)范等。試用期內(nèi)，部門負責人*對新員工進行工作考核，考核合格者正式錄用，不合格者按試用期規(guī)定處理。（二）員工離職辦理離職申請與審批主動離職：員工提前30日（試用期提前3日）提交《離職申請表》，部門負責人與員工溝通離職原因，審批后提交至人力資源部。被動離職：由人力資源部根據(jù)公司規(guī)定填寫《離職通知單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后送達員工，明確離職日期及交接要求。工作交接與物品歸還員工填寫《離職交接清單》，與接手人交接工作內(nèi)容、文件資料、客戶信息、資產(chǎn)物品（電腦、門禁卡、工牌等），部門負責人*監(jiān)督交接過程，確認無誤后簽字。行政專員*收回員工門禁卡、工牌，注銷系統(tǒng)權限（郵箱、OA系統(tǒng)等），確認無未歸還物品后在交接清單上簽字。手續(xù)辦理與資料歸檔人力資源部*辦理社保、公積金停繳手續(xù)，結算工資（含未休年假工資），開具《離職證明》。離職手續(xù)辦理完畢后，人力資源部*將《離職申請表》《離職交接清單》《離職證明》等資料歸檔，保存期限不少于5年。表單模板參考員工入職登記表姓名性別出生日期證件號碼號聯(lián)系方式緊急聯(lián)系人聯(lián)系方式部門崗位入職日期*男1990-01-01110**1395678銷售部銷售代表2023-10-01離職交接清單交接內(nèi)容數(shù)量狀態(tài)（完好/損壞）接手人簽字部門負責人簽字電腦1臺完好**門禁卡1張完好**客戶資料1份完好**執(zhí)行要點提示入職資料需真實完整，虛假信息者不予錄用。工作交接需清晰明確，避免因交接不清導致工作延誤。離職證明需注明入職及離職日期，加蓋公章，保證合規(guī)性。六、訪客接待與管理適用情境適用于外部訪客（客戶、合作伙伴、應聘者等）的預約、接待及離開管理，保證訪客接待規(guī)范、有序，維護企業(yè)辦公秩序及信息安全。操作流程詳解訪客預約與信息登記訪客需提前1個工作日通過電話或企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)向被訪部門提交預約信息，包括訪客姓名、單位、事由、預計到訪及離開時間、聯(lián)系方式。被訪部門確認后，填寫《訪客預約登記表》，提交至行政部，行政專員*訪客二維碼（用于門禁及簽到）。訪客接待與引導訪客到訪當日，在前臺出示有效證件號碼件，行政專員*核對預約信息，掃描訪客二維碼完成簽到，發(fā)放《訪客證》（標注姓名、單位、訪問區(qū)域）。行政專員引導訪客至被訪部門，若訪客需進入辦公區(qū)域，需由被訪人員或行政專員陪同，避免訪客單獨行動。訪客陪同與區(qū)域管理被訪人員負責全程陪同訪客，限定訪客活動范圍（如洽談室、接待區(qū)），禁止訪客進入非開放區(qū)域（如檔案室、財務室）。洽談期間，行政專員*定期巡查，保證訪客遵守辦公秩序，保持環(huán)境安靜。訪客離開與資料歸檔訪客離開時，到前臺掃碼簽退，歸還《訪客證》，行政專員*在《訪客接待記錄表》上記錄離開時間。每日下班前，行政專員*匯總當日訪客信息，將《訪客預約登記表》《訪客接待記錄表》整理歸檔，保存期限不少于1年。表單模板參考訪客預約登記表訪客姓名單位事由被訪部門被訪人預計到訪時間預計離開時間聯(lián)系方式預約人趙七*科技有限公司業(yè)務洽談銷售部*2023-10-1009:002023-10-1011:001367890*訪客接待