企業(yè)日常行政管理流程手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)日常行政管理行為，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，提升行政事務(wù)處理效率，保證各項(xiàng)工作有序開展。手冊(cè)內(nèi)容涵蓋辦公事務(wù)、會(huì)議管理、檔案管理、辦公環(huán)境維護(hù)及費(fèi)用報(bào)銷等核心場(chǎng)景，適用于全體員工及行政相關(guān)部門人員。第一章：日常辦公事務(wù)管理一、適用情境適用于員工日常辦公用品申領(lǐng)、辦公設(shè)備使用申請(qǐng)、員工假期辦理等行政事務(wù)，保證辦公資源合理分配與管理規(guī)范。二、操作流程詳解（一）辦公用品申領(lǐng)流程需求提報(bào)：?jiǎn)T工根據(jù)工作需要，通過OA系統(tǒng)“辦公用品申領(lǐng)”模塊填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*登錄系統(tǒng)審核申領(lǐng)需求的合理性，確認(rèn)與部門工作計(jì)劃的匹配度。行政配發(fā)：行政專員*審核通過后，根據(jù)庫存情況安排發(fā)放；若庫存不足，啟動(dòng)采購(gòu)流程，采購(gòu)?fù)瓿珊蠹皶r(shí)通知領(lǐng)用。簽收確認(rèn)：?jiǎn)T工領(lǐng)取物品時(shí)核對(duì)數(shù)量與規(guī)格，在《辦公用品發(fā)放登記表》簽字確認(rèn)，保證賬實(shí)相符。（二）辦公設(shè)備使用申請(qǐng)流程提交申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要使用投影儀、會(huì)議室設(shè)備等非日常辦公設(shè)備時(shí)，提前1個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)提交《辦公設(shè)備使用申請(qǐng)表》，注明使用時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備名稱及用途。資源協(xié)調(diào)：行政專員*根據(jù)設(shè)備使用情況統(tǒng)籌安排，若遇沖突優(yōu)先保障重要會(huì)議或緊急任務(wù)，并及時(shí)與申請(qǐng)人溝通調(diào)整。使用與歸還：申請(qǐng)人使用前檢查設(shè)備完好性，使用后按原樣歸還，并在《設(shè)備使用記錄表》中登記使用時(shí)長(zhǎng)及設(shè)備狀態(tài)。（三）員工假期辦理流程申請(qǐng)?zhí)峤唬簡(jiǎn)T工需請(qǐng)假時(shí)，提前通過OA系統(tǒng)“假期申請(qǐng)”模塊提交申請(qǐng)，選擇假期類型（事假、病假、年假等），填寫起止時(shí)間、事由及聯(lián)系方式。審批流程：事假/年假：部門負(fù)責(zé)人審批→人力資源部審核→分管領(lǐng)導(dǎo)*審批（超3天需加簽分管領(lǐng)導(dǎo)）；病假：提供醫(yī)院證明→部門負(fù)責(zé)人審批→人力資源部備案；緊急情況：需提前1小時(shí)電話告知部門負(fù)責(zé)人*，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)錄系統(tǒng)。假期記錄：人力資源部*審批通過后，假期狀態(tài)同步至員工考勤系統(tǒng)，作為考勤核算依據(jù)。三、標(biāo)準(zhǔn)化表單表1-1：辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)人所屬部門申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格數(shù)量部門審核意見：行政配發(fā)記錄：負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：______專員簽字：_________日期：______表1-2：?jiǎn)T工請(qǐng)假單申請(qǐng)人部門職位假期類型起止時(shí)間共計(jì)天數(shù)請(qǐng)假事由：部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：_________日期：______人力資源部意見：簽字：_________日期：______四、執(zhí)行要點(diǎn)提示辦公用品申領(lǐng)需按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，嚴(yán)禁虛報(bào)冒領(lǐng)；辦公設(shè)備使用前需檢查設(shè)備功能，使用后及時(shí)清理，保證設(shè)備完好；請(qǐng)假需提前規(guī)劃，緊急情況需及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)，避免影響工作銜接；所有表單需填寫完整、信息真實(shí)，審批流程需按順序完成，不可越級(jí)審批。第二章：會(huì)議組織與管理一、適用情境適用于部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、全體員工大會(huì)等各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議，保證會(huì)議高效、有序開展。二、操作流程詳解（一）會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)起：會(huì)議組織者明確會(huì)議主題、目標(biāo)、參會(huì)人員及議程，提前3個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)發(fā)送《會(huì)議通知》，包含時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容及需準(zhǔn)備的資料。資源預(yù)訂：根據(jù)參會(huì)人數(shù)預(yù)訂會(huì)議室（需確認(rèn)設(shè)備如投影儀、麥克風(fēng)、白板等可用），如需外部場(chǎng)地，提前5個(gè)工作日完成預(yù)訂及布置。材料準(zhǔn)備：組織者提前1個(gè)工作日將會(huì)議議程、相關(guān)資料通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)人員，或打印紙質(zhì)材料分發(fā)至參會(huì)部門。（二）會(huì)中執(zhí)行簽到入場(chǎng)：參會(huì)人員提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，在《會(huì)議簽到表》簽字確認(rèn)；組織者核對(duì)參會(huì)人員，保證關(guān)鍵人員到會(huì)。會(huì)議主持：主持人按議程主持會(huì)議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)間（一般會(huì)議不超過1.5小時(shí)，重要會(huì)議不超過3小時(shí)），引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題討論，避免跑題。記錄要點(diǎn)：指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工及完成時(shí)限，形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿。（三）會(huì)后跟進(jìn)紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，記錄者整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)會(huì)議組織者審核確認(rèn)后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門。任務(wù)跟蹤：責(zé)任部門根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要》中的任務(wù)分工，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，并在OA系統(tǒng)“任務(wù)管理”模塊更新進(jìn)度；行政專員*每周匯總?cè)蝿?wù)完成情況，反饋至分管領(lǐng)導(dǎo)。資料歸檔：會(huì)議通知、《會(huì)議簽到表》、《會(huì)議紀(jì)要》等資料由行政專員*整理歸檔，保存期限不少于2年。三、標(biāo)準(zhǔn)化表單表2-1：會(huì)議通知單會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員會(huì)議組織者聯(lián)系方式會(huì)議議程：備注（需準(zhǔn)備的資料/設(shè)備）：表2-2：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員會(huì)議主題：主要議題及討論要點(diǎn)：決議事項(xiàng)：責(zé)任分工與完成時(shí)限：附件（如有）：四、執(zhí)行要點(diǎn)提示會(huì)議需提前明確目標(biāo)，避免無主題、無準(zhǔn)備的會(huì)議；參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，特殊情況需提前向組織者請(qǐng)假；會(huì)議紀(jì)要需準(zhǔn)確記錄決議及任務(wù)分工，避免模糊表述；任務(wù)跟蹤需及時(shí)，保證會(huì)議成果落地，避免議而不決。第三章：檔案資料管理一、適用情境適用于企業(yè)各類文件、合同、會(huì)議記錄、員工資料等檔案資料的收集、整理、歸檔、借閱及銷毀管理，保證檔案完整、安全、可追溯。二、操作流程詳解（一）檔案分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案按“部門-類型-時(shí)間”三級(jí)分類，類型包括行政類（制度、通知）、人事類（員工檔案、合同）、財(cái)務(wù)類（報(bào)銷單、憑證）、業(yè)務(wù)類（合同、項(xiàng)目資料）等。編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)格式為“部門代碼-類型代碼-年份-流水號(hào)”（如“XZ-001-2023-001”），部門代碼和類型代碼由行政部統(tǒng)一制定。（二）歸檔流程收集：各部門每月最后一個(gè)工作日將本月形成的檔案資料整理后提交至行政部，行政專員核對(duì)檔案完整性。整理：行政專員*對(duì)檔案進(jìn)行排序、編頁、填寫《檔案目錄》，保證檔案編號(hào)與目錄一致。入庫：檔案資料存入專用檔案柜，標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)及保管期限，電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。（三）借閱與歸還借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案時(shí)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、借閱用途及歸還時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。借閱登記：行政專員審批通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過7天（特殊情況可延長(zhǎng)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。歸還檢查：檔案歸還時(shí)，行政專員*檢查檔案完整性，無誤后在《檔案借閱登記表》中簽字確認(rèn)；如損壞或丟失，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。（四）檔案銷毀鑒定：對(duì)超過保管期限的檔案，由行政部*會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無保存價(jià)值后，填寫《檔案銷毀清單》。審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政專員和監(jiān)銷人*共同監(jiān)銷，保證銷毀過程徹底。記錄：銷毀后在《檔案銷毀登記表》中記錄銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人及檔案信息，保存期限不少于5年。三、標(biāo)準(zhǔn)化表單表3-1：檔案目錄檔案編號(hào)檔案名稱形成部門形成時(shí)間保管期限存放位置表3-2：檔案借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門借閱日期檔案編號(hào)檔案名稱借閱用途歸還時(shí)間部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：_________日期：______行政部意見：簽字：_________日期：______四、執(zhí)行要點(diǎn)提示檔案歸檔需及時(shí)，保證資料不遺漏、不拖延；檔案借閱需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳檔案內(nèi)容；檔柜需保持干燥、通風(fēng)，防火、防蟲、防潮，電子檔案需定期備份；銷毀檔案需履行完整審批流程，嚴(yán)禁私自銷毀。第四章：辦公環(huán)境與設(shè)備維護(hù)一、適用情境適用于辦公區(qū)域清潔、辦公設(shè)備故障報(bào)修、辦公安全檢查等日常管理，營(yíng)造整潔、安全、高效的辦公環(huán)境。二、操作流程詳解（一）辦公區(qū)域清潔管理日常清潔：保潔人員每日上班前對(duì)辦公區(qū)域（工位、會(huì)議室、走廊、衛(wèi)生間等）進(jìn)行清潔，包括地面清掃、垃圾清理、桌面擦拭等，保證環(huán)境整潔。定期大掃除：每月最后一個(gè)周五下午組織全體員工參與部門大掃除，行政專員*檢查清潔效果，記錄在《辦公區(qū)域清潔檢查表》中。維護(hù)要求：?jiǎn)T工需保持個(gè)人工位整潔，物品擺放有序，禁止在辦公區(qū)域堆放雜物、吸煙或飲食。（二）辦公設(shè)備故障報(bào)修故障申報(bào)：?jiǎn)T工發(fā)覺辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、空調(diào)等）故障時(shí)，通過OA系統(tǒng)“設(shè)備報(bào)修”模塊提交《設(shè)備維修申請(qǐng)單》，注明設(shè)備名稱、故障現(xiàn)象、位置及緊急程度。維修派單：行政專員*根據(jù)故障等級(jí)（一般故障、緊急故障）安排維修：一般故障24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，緊急故障2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)并聯(lián)系維修人員。驗(yàn)收與記錄：設(shè)備維修完成后，員工驗(yàn)收使用效果，在《設(shè)備維修記錄表》中簽字確認(rèn)；行政專員*更新設(shè)備臺(tái)賬，記錄故障原因及維修情況。（三）辦公安全檢查日常檢查：各部門下班前需檢查本區(qū)域電源、門窗、消防設(shè)施是否關(guān)閉，指定專人負(fù)責(zé)，填寫《辦公安全日常檢查表》。定期檢查：行政部*每月組織一次全面安全檢查，包括用電安全、消防通道、應(yīng)急設(shè)備等，對(duì)隱患問題下達(dá)《整改通知單》，限期整改并跟蹤落實(shí)。三、標(biāo)準(zhǔn)化表單表4-1：辦公區(qū)域清潔檢查表檢查區(qū)域檢查時(shí)間檢查人清潔項(xiàng)目（地面/桌面/衛(wèi)生間/其他）達(dá)標(biāo)情況（是/否）備注整改要求：負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：______表4-2：設(shè)備維修申請(qǐng)單申請(qǐng)人部門設(shè)備位置設(shè)備名稱設(shè)備編號(hào)故障現(xiàn)象緊急程度（一般/緊急）報(bào)修時(shí)間預(yù)計(jì)使用時(shí)間行政部處理意見：維修結(jié)果：簽字：_________日期：______申請(qǐng)人簽字：_________日期：______四、執(zhí)行要點(diǎn)提示保持辦公區(qū)域整潔是員工基本義務(wù)，需共同維護(hù)辦公環(huán)境；設(shè)備故障需及時(shí)報(bào)修，避免影響工作，嚴(yán)禁私自拆卸設(shè)備；下班前務(wù)必關(guān)閉電源、門窗，保證辦公安全；安全檢查需認(rèn)真對(duì)待，對(duì)隱患問題需立即整改，杜絕安全。第五章：費(fèi)用報(bào)銷管理一、適用情境適用于員工差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)等企業(yè)日常費(fèi)用的報(bào)銷，保證費(fèi)用支出合規(guī)、透明、有據(jù)可查。二、操作流程詳解（一）報(bào)銷準(zhǔn)備票據(jù)收集：?jiǎn)T工在費(fèi)用發(fā)生時(shí)取得合法合規(guī)票據(jù)（發(fā)票、收據(jù)等），票據(jù)需注明單位名稱、金額、日期及業(yè)務(wù)內(nèi)容，保證信息完整、清晰。單據(jù)填寫：通過OA系統(tǒng)“費(fèi)用報(bào)銷”模塊填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，注明報(bào)銷類型、費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷金額、支付方式及事由，電子票據(jù)。（二）審批流程部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷單的真實(shí)性、合規(guī)性及與部門預(yù)算的匹配度，簽字確認(rèn)后提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專員審核票據(jù)合法性、金額準(zhǔn)確性及報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)限額），審核通過后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。付款處理：分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部在5個(gè)工作日內(nèi)完成付款（銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金發(fā)放），并在OA系統(tǒng)中更新報(bào)銷狀態(tài)。（三）特殊情況處理預(yù)借款：?jiǎn)T工因公需預(yù)先墊付大額費(fèi)用時(shí)，可通過OA系統(tǒng)提交《預(yù)借款申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審批后領(lǐng)取，報(bào)銷時(shí)沖抵預(yù)借款。票據(jù)遺失：票據(jù)遺失需提供《票據(jù)遺失說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部審核可補(bǔ)報(bào)銷（單筆金額不超過500元），超過500元需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。三、標(biāo)準(zhǔn)化表單表5-1：費(fèi)用報(bào)銷單申請(qǐng)人部門報(bào)銷日期費(fèi)用類型（差旅/辦公/招待等）報(bào)銷期間支付方式費(fèi)用明細(xì)：項(xiàng)目金額票據(jù)號(hào)報(bào)銷金額（大寫）：_________________元部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：_________日期：______財(cái)務(wù)部意見：簽字：_________日