企業(yè)合同審查及管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程適用于企業(yè)各類對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的審查、簽訂、履行及歸檔管理，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。旨在規(guī)范合同全生命周期管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰明確，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理效率。二、合同審查及管理操作流程（一）合同接收與初步登記操作主體：合同經(jīng)辦人*（業(yè)務(wù)部門指定人員）操作內(nèi)容：合同接收：收到對(duì)方合同文本或合作方發(fā)起的簽約需求時(shí)，核對(duì)合同份數(shù)（正本至少2份，電子版同步）、附件是否齊全，檢查合同文本是否清晰、無涂改（若涂改需雙方蓋章確認(rèn)）。登記信息：在《合同審查登記表》（見模板一）中錄入合同基本信息，包括合同編號(hào)（按“年份-部門-序號(hào)”規(guī)則編制，如2024-采-001）、合同名稱、對(duì)方單位全稱、合同類型、合同金額、簽訂意向方、接收日期、預(yù)計(jì)簽訂日期等，分配唯一跟蹤編號(hào)。輸出成果：《合同審查登記表》（電子版+紙質(zhì)版簽字確認(rèn)）。（二）初步形式審查操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：基礎(chǔ)信息完整性檢查：核對(duì)合同是否包含雙方單位全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人信息、合同簽訂日期、合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限等核心要素，避免關(guān)鍵信息缺失。商務(wù)條款一致性：審查合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)洽談結(jié)果一致（如價(jià)格、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、服務(wù)期限等），是否存在與前期招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書或口頭約定沖突的條款。附件完整性：檢查合同附件（如技術(shù)協(xié)議、規(guī)格書、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）是否齊全，與主合同條款是否銜接。輸出成果：初步審查意見，在《合同審查登記表》“業(yè)務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)，若存在基礎(chǔ)問題，退回經(jīng)辦人*補(bǔ)充完善。（三）專項(xiàng)法律與合規(guī)審查操作主體：法務(wù)部門（或外部法律顧問）操作內(nèi)容：主體資格審查：核查對(duì)方單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)許可證等），確認(rèn)簽約主體是否合法存續(xù)、是否具備履約能力；若對(duì)方為授權(quán)代表，需審核授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）及授權(quán)代表證件號(hào)碼明。法律條款審查：重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等），是否存在無效、可撤銷條款；格式條款是否公平，是否免除己方主要責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任或排除對(duì)方主要權(quán)利；爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)約定是否明確、有效。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：識(shí)別合同履約風(fēng)險(xiǎn)（如付款條件不明確、違約責(zé)任過輕、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不清、保密條款缺失等），提出具體修改建議。合規(guī)性審查：審查合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如數(shù)據(jù)安全、反壟斷、廣告法等）及企業(yè)內(nèi)部管理制度。輸出成果：《合同法律審查意見書》（見模板二），列明審查結(jié)論（通過/修改后通過/不通過）及具體修改意見，反饋至業(yè)務(wù)部門。（四）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與修訂確認(rèn)操作主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同付款方式、資金安排、稅務(wù)處理、發(fā)票要求等條款進(jìn)行審核，評(píng)估資金流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提出財(cái)務(wù)意見（如付款節(jié)奏調(diào)整、發(fā)票類型明確等）。綜合修訂：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)部門意見，與對(duì)方協(xié)商修訂合同文本，形成修訂版合同；重大修訂需重新履行審查流程。最終確認(rèn)：各方對(duì)修訂后合同無異議后，在《合同審查登記表》“會(huì)簽意見”欄簽字確認(rèn)，明確“同意簽署”或“附條件同意”。輸出成果：最終版合同文本（雙方確認(rèn)版本），附《合同審查登記表》《合同法律審查意見書》等會(huì)簽文件。（五）審批流程執(zhí)行操作主體：按企業(yè)權(quán)限分級(jí)審批（部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理/董事長(zhǎng)）操作內(nèi)容：權(quán)限劃分：根據(jù)合同金額、類型及重要性確定審批層級(jí)（如10萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批；10-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；50萬元以上由總經(jīng)理審批；重大戰(zhàn)略合同需提交董事會(huì)審批）。審批要點(diǎn)：審批人重點(diǎn)審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)濟(jì)效益是否合理、風(fēng)險(xiǎn)是否可控，簽署審批意見。審批時(shí)限：各級(jí)審批需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，超時(shí)未反饋視為默認(rèn)通過。輸出成果：《合同審批表》（見模板三），完整記錄各環(huán)節(jié)審批意見及簽字。（六）合同簽署與用印操作主體：合同經(jīng)辦人*、行政部（用印管理）操作內(nèi)容：簽署準(zhǔn)備：核對(duì)最終版合同文本、審批文件是否齊全，確認(rèn)合同份數(shù)（正本、副本、電子版）；準(zhǔn)備簽約所需印章（公章、合同專用章、法定代表人簽字章等）。簽署規(guī)范：企業(yè)方：由法定代表人或其授權(quán)代表在合同指定位置簽字，并加蓋公章/合同專用章（騎縫章需覆蓋合同所有頁）；對(duì)方方：確認(rèn)對(duì)方簽字人身份（法定代表人/授權(quán)代表），核對(duì)簽字與預(yù)留印鑒是否一致，加蓋對(duì)方單位公章。用印登記：行政部在《用印登記表》中記錄合同編號(hào)、用印類型、用印份數(shù)、經(jīng)辦人*等信息，保證用印痕跡清晰、無漏頁。輸出成果：簽署完成的有效合同文本（正本至少2份，雙方各執(zhí)1份）。（七）合同履行跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：履行計(jì)劃：合同生效后，業(yè)務(wù)部門制定履行計(jì)劃（如交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)等），明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人*，同步錄入《合同履行跟蹤表》（見模板四）。過程監(jiān)控：按計(jì)劃跟蹤合同履行情況，重點(diǎn)監(jiān)控交付質(zhì)量、驗(yàn)收結(jié)果、付款進(jìn)度等；發(fā)覺履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不合格、對(duì)方違約等）時(shí)，及時(shí)收集證據(jù)（書面函件、郵件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），啟動(dòng)協(xié)商或爭(zhēng)議解決程序。履約記錄：在《合同履行跟蹤表》中記錄每次履約情況（時(shí)間、參與人、結(jié)果、附件等），定期（每月/每季度）向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門反饋。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、履約異常處理報(bào)告（若有）。（八）合同歸檔與備案操作主體：檔案管理員*、行政部操作內(nèi)容：歸檔范圍：包括合同正本、審批文件、會(huì)簽意見、法律審查意見書、履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更函、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等所有相關(guān)材料。整理裝訂：按合同編號(hào)順序整理材料，去除金屬夾，使用檔案盒統(tǒng)一裝訂，封面標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、歸檔日期。歸檔管理：紙質(zhì)版：移交至企業(yè)檔案室，存放于專用檔案柜，標(biāo)注“合同檔案”標(biāo)識(shí)，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；電子版：掃描存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或指定服務(wù)器），加密備份，保證數(shù)據(jù)安全，電子版與紙質(zhì)版具有同等法律效力。備案：法律法規(guī)要求備案的合同（如不動(dòng)產(chǎn)租賃合同、建設(shè)工程合同等），在簽訂后30日內(nèi)完成相關(guān)部門備案。輸出成果：完整的合同檔案（紙質(zhì)+電子），更新《合同臺(tái)賬》（見模板五）。三、關(guān)鍵模板表格模板一：合同審查登記表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位全稱合同類型（采購(gòu)/銷售等）合同金額（元）簽訂意向方接收日期預(yù)計(jì)簽訂日期經(jīng)辦人*聯(lián)系方式審查階段審查部門審查日期審查意見簽字確認(rèn)初步形式審查業(yè)務(wù)部門專項(xiàng)法律審查法務(wù)部門財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估財(cái)務(wù)部門最終審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理備注（如修訂情況、特殊條款說明等）模板二：合同法律審查意見書合同編號(hào)合同名稱審查日期審查人*審查結(jié)論□通過□修改后通過□不通過審查意見詳情：主體資格問題：（如對(duì)方資質(zhì)過期、授權(quán)范圍不明確等）法律條款問題：（如違約責(zé)任約定不明、爭(zhēng)議解決方式無效等）合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)問題：（如違反行業(yè)規(guī)定、數(shù)據(jù)安全條款缺失等）其他問題：（如條款歧義、附件缺失等）修改建議：（逐條對(duì)應(yīng)審查意見，提出具體修改方案）審查人簽字：__________________法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：__________________模板三：合同審批表合同編號(hào)合同名稱合同金額（元）合同類型申請(qǐng)部門經(jīng)辦人*聯(lián)系方式申請(qǐng)日期合同核心條款摘要：（標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、爭(zhēng)議解決方式等，限200字內(nèi)）審批意見：審批層級(jí)審批人職務(wù)審批意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理董事會(huì)（若有）模板四：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段（交付/驗(yàn)收/付款等）計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況描述（如“第一批貨物已交付，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)X”）參與人*附件清單（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等）異常情況記錄（如延遲原因、爭(zhēng)議問題描述等）處理措施及結(jié)果責(zé)任人*模板五：合同臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位合同類型簽署日期履行期限履行狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/終止）歸檔日期檔案編號(hào)（備注：臺(tái)賬需實(shí)時(shí)更新，按年度整理歸檔）四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示主體資格審查“三查”：查營(yíng)業(yè)執(zhí)照（最新年檢）、查資質(zhì)證書（行業(yè)許可）、查授權(quán)委托書（授權(quán)范圍與期限），避免與無簽約主體資格的單位合作。合同條款“四明確”：明確標(biāo)的（具體名稱、規(guī)格型號(hào)）、明確價(jià)款（含稅價(jià)、付款方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）、明確履行期限（起止時(shí)間、交付地點(diǎn)）、明確違約責(zé)任（具體賠償標(biāo)準(zhǔn)、爭(zhēng)議解決方式）。審批流程“不越權(quán)”：嚴(yán)格按照權(quán)限分級(jí)審批，嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越權(quán)審批”，重大合同需經(jīng)集體決策（如總經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)）。簽署用印“三核對(duì)”：核對(duì)合同文本與審批版本是否一致、核對(duì)簽字人身份與授權(quán)是否匹配、核對(duì)用印類型與合同性質(zhì)